本文摘要：小編推薦優(yōu)秀的電子類期刊 《機械工程學報》 創(chuàng)刊于1953年，是由中國機械工程學會主辦、機械工業(yè)信息研究院承辦的機械工程類高學術(shù)水平期刊。 摘要：本文闡述了電子政務與辦公自動化的關系,并簡要敘述了辦公自動化系統(tǒng)建設的功能需求及實施步驟。 關鍵詞：電
小編推薦優(yōu)秀的電子類期刊 《機械工程學報》創(chuàng)刊于1953年，是由中國機械工程學會主辦、機械工業(yè)信息研究院承辦的機械工程類高學術(shù)水平期刊。
摘要：本文闡述了電子政務與辦公自動化的關系,并簡要敘述了辦公自動化系統(tǒng)建設的功能需求及實施步驟。
關鍵詞：電子政務;辦公自動化;工作流;協(xié)同工作
0引言 全球性的網(wǎng)絡化、信息化進程正改變著人們的生活方式,當 前的通信網(wǎng)正向著智能化、寬帶化、個人化的方向發(fā)展,Internet技 術(shù)應用以及電子商務的飛速增長給人們生活工作的各個層面帶 來了深刻的影響,回顧我國政務信息化的進程,大致可分為三個階 段:(1)以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段,計算 機應用提高了個人工作效率。(2)基于關系型數(shù)據(jù)庫技術(shù),以C/S 體系結(jié)構(gòu)應用為特征階段,這一階段基本實現(xiàn)了部門級的數(shù)據(jù)處 理、公文處理等的自動化。(3)基于符合Internet/Intranet技術(shù)標準 的平臺應用階段,這一階段,不僅在技術(shù)上有了很大進步,而且應 用范圍已從部門內(nèi)部、部門之間擴展到行業(yè)/系統(tǒng)內(nèi)部,乃至跨部 委跨系統(tǒng).
在Internet應用方面,政府部門已陸續(xù)建立了自己的Web服 務器和網(wǎng)站,有的還實現(xiàn)了一些簡單的網(wǎng)上業(yè)務。但由于各相關 單位在信息化建設中的技術(shù)差異和經(jīng)驗欠缺,電子政務并未在真 正意義上得以實現(xiàn),相反,不少政府站點在規(guī)劃建設、管理維護以 及安全性方面還停留在較低的水平上,各級政府部門還有待建立 和完善從頁面制作、審批、更新,流程管理,應用開發(fā),安全性保 證,與后臺應用系統(tǒng)(如OA和業(yè)務系統(tǒng))集成的以及客互支持的 一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術(shù)平臺.
電子政務應用與一般的辦公自動化系統(tǒng)既緊密相關,又在應用側(cè) 重點、用戶群體以及采用的技術(shù)等方面都有所差異,總的來說,前 者在用戶的范疇上包含后者,電子政務是更廣義上的政府辦公自 動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”.
1實施原則 實用性原則;先進性及成熟性原則;可靠性原則;開放性及安 全性原則;標準化原則;可擴充性原則;可維護性、可管理性原則; 節(jié)約性原則.
2實施步驟 第一,在組織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇 等),工作人員之間建立網(wǎng)上信息交流和初步的網(wǎng)上協(xié)同工作.
第二,在組織內(nèi)部人員的計算機應用水平得以普遍提高,基 本建立起網(wǎng)上協(xié)同辦公的意識之后,考慮在辦公網(wǎng)絡內(nèi)進行一些 日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息 采集審批與查詢,以及各部門的日常業(yè)務等。在這一階段,基本實 現(xiàn)組織內(nèi)部辦公自動化.
第三,在Internet上建立公用網(wǎng)站,進行信息采集、發(fā)布,部門 間公文交換乃至簡單的電子貿(mào)易等,將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業(yè)、跨部委。此時,基本實現(xiàn)電子政務.
在以上過程中,網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性自始至終都是十 分重要的。是否建立起強健的網(wǎng)絡信息安全防范系統(tǒng),在某種程 度上決定著政府部門信息化建設的成敗.
一般來說,政府部門辦公自動化系統(tǒng)應以公文處理和機關事 務管理(尤其以領導辦公)為核心,同時提供信息通訊與服務等重 要功能,因此,典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、 政務信息采集與發(fā)布、內(nèi)部請示報告管理、檔案管理、會議管理、 領導活動管理、政策法規(guī)庫、內(nèi)部論壇等應用,另外鑒于Internet 在日常辦公中占有日益重要的地位,辦公自動化系統(tǒng)應該與留有 平滑的接口.
3辦公自動化系統(tǒng)與Internet
3.1提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求 在一個辦公自動化系統(tǒng)中通常包含了多個應用子系統(tǒng),如發(fā) 文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等,可以將 電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口,每一個 用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作,而 不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應用系統(tǒng),辦公自動化應用系統(tǒng)以 電子郵件作為統(tǒng)一入口的設計思想,可以大大提高系統(tǒng)用戶的友 好性和易用性,減少培訓的工作量.
3.2處理大量的復合文檔型的數(shù)據(jù)信息 辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳 真等形式出現(xiàn),因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。這 些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息,就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復合文檔 數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”.
一般認為,關系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)(如Oracle、DB/2、SQL Server、Fox- pro等)適合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型(結(jié)構(gòu)化信息)的表示和存儲,但是對復 合文檔數(shù)據(jù)的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因 此,“文檔數(shù)據(jù)庫”或“對象存儲”的概念就被引入數(shù)據(jù)庫領域,其 目標就是針對新出現(xiàn)的需求,高效率地表達和存儲管理“復合文 檔數(shù)據(jù)”。當然,傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲和處理也是辦公自動化系統(tǒng)經(jīng) 常不可或缺的.
辦公自動化系統(tǒng)由于其對復合文檔數(shù)據(jù)的處理要求,必須以 文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立,同時選擇性地結(jié)合關系數(shù)據(jù)庫.
3.3包含大量的工作流應用 所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務所進行的所 有工作與工作轉(zhuǎn)交(交互)過程。辦公自動化應用系統(tǒng)的大多數(shù)應 用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式,由發(fā)起者 (如文件起草人)發(fā)起流程,經(jīng)過本部門以及其他部門的處理(如簽署、會簽),最終到達流程的終點(如發(fā)出文件、歸檔入庫).
工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的,如一個工作 流的終點可能就是另一個工作流的起點,如上級部門的發(fā)文處理 過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打 破單位界限的,發(fā)生于機關與機關的相關單位之間.
在相當程度上工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。即:基于郵件 的、基于共享數(shù)據(jù)庫的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式(即“群 件模式”)的.
從信息技術(shù)的角度出發(fā),群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù),充 分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點,克服了其缺點,是理想的辦公自動化流 程處理模式,也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具.
3.4支持協(xié)同工作和移動辦公 在日常辦公中,辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交 流意見,才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工 作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展,異步協(xié)作 方式如電子郵件、網(wǎng)絡論壇等,以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡實時會 議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式,它們 打破了時間、地域的限制,使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作 中去,大大提高了工作效率.
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公 手段,他可以遠程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡,通過電話線或廣 域網(wǎng)絡,隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng);為提高工作效率和減 少費用,辦公人員還可以選擇“離線”工作方式,即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上,然后切斷連接,“離線地”處理信息 (例如他可以在旅途中批閱公文,起草電子郵件等),工作完畢才 再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信 息。辦公自動化系統(tǒng)作為網(wǎng)絡應用系統(tǒng)應提供用戶協(xié)同工作支 持和移動辦公支持.
3.5應有完整的安全性 安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決 條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶 侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密,以及電子簽名。這些手段必須 足夠強大,難以被攻破,而且也必須足夠靈活,方便使用者掌握和 利用.
3.6能集成其他業(yè)務應用系統(tǒng)和Internet 隨著Internet技術(shù)的普及和應用,辦公自動化系統(tǒng)作為Intranet的 重要應用必須能夠與Internet相連接,包括電子郵件、Web發(fā)布 等,這不僅溝通了機關內(nèi)外的信息、對外宣傳了機關單位,而且還 可以進一步提供網(wǎng)絡服務,實現(xiàn)電子商務與參與電子社區(qū).
事實上,從用戶使用角度出發(fā),“數(shù)據(jù)存訪中心”的概念可以 最大限度地提高應用系統(tǒng)的友好性和易用性。辦公自動化系統(tǒng)應 該成為這樣的“存訪中心”,也只有辦公自動化系統(tǒng)可以承擔這樣 的角色.
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