檔案學研究人力資源管理中人事檔案的應用

　　人事檔案管理是非常重要的一項工作，對人力資源管理的成效有著極大的促進作用。我們應不斷開拓創(chuàng)新、銳意進取、多措并舉，積極搞好人事檔案工作，以便更好的實現人才資源的有效、科學、合理性配置，不斷推進我國的現代化建設。 《檔案學研究》(雙月刊)創(chuàng)刊于1987年，由中國檔案學會主辦。檔案專業(yè)學術性刊物。結合我國檔案事業(yè)的實際，開展學術研究，促進檔案資源的開發(fā)與利用，加強國際交流合作。

　　【摘　要】隨著全球科技的迅猛發(fā)展，知識經濟時代迅速來臨。在這種形勢下，國家之間的競爭雖然表現為綜合國力的競爭，實則是人才之間的競爭。有效的人力資源管理對于人才的發(fā)展極為有利，其中，人事檔案的應用占據著重要地位。筆者基于自身從事人力資源管理多年的工作經驗，在實際調研的基礎上對人力資源管理中人事檔案的應用進行了深入細致的分析論證。

　　【關鍵詞】人力資源管理?人事檔案?應用

　　人力資源管理，即對人才資源的有效管理。而人事檔案則是人才信息的重要載體，記錄著人才的成長、工作、德行表現以及工作業(yè)績等方面的內容。二者互為整體，不可分割。然而，近年來，隨著我國知識經濟進程的加速，人事檔案在人力資源中的重要作用備受重視，許多單位紛紛采取措施，加強人事檔案在人力資源管理中的應用，雖然有了較大的創(chuàng)新與改進，但問題仍然存在，在一定程度上造成了人才上的流失或者浪費，不利于國家人才資源的發(fā)展。

　　一、人事檔案對人力資源管理的重要性

　　人事檔案對于人力資源管理有著十分重要的作用，不僅能夠為人力資源管理提供可靠的數據、資源信息，促進人力資源的科學有效管理。更為重要的是，人事檔案作為人力資源管理背后強大的支持者，為人力資源管理提供不竭的發(fā)展動力。

　　(一)人事檔案可以實現人力資源的優(yōu)化配置

　　人力資源是世界上最寶貴而又最靈動的資源，它并非一成不變，而是隨時間的推進而不斷變化的。人事檔案恰恰可以將人力資源的各種動態(tài)表現精準的記錄并保存下來，比如人才的工作經歷、學習經歷、品德操行、業(yè)績考核、業(yè)務素質與水平、個人榮譽等，為單位選人用人提供最可靠的借鑒與參考，避免人才的浪費與流失，從而實現了人力資源的優(yōu)化配置。

　　(二)人事檔案具有基礎性作用

　　人事檔案精準的將個人的工作經歷、學習經歷、參與的社會活動、個人的品德操行、個人的業(yè)務素養(yǎng)技能、個人的榮譽等記錄下來，可以為國家、社會組織、用人單位展現一個人才動態(tài)的成長過程，對于人才的提干、調用、重用等有十分重要的參考作用。因此，作為一個人才的第一手資料，人事檔案的基礎性作用是不可忽視的。

　　(三)人事檔案具有參考輔助作用

　　人事檔案參考輔助作用主要表現在兩方面，一方面，人事檔案對于人才的培訓有著重要的參考作用。通過調閱人事檔案，用人單位可以準確的獲悉該員工曾經接受過什么類型的培訓，需要什么類型的培訓，避免人才的重復培訓;另一方面，人事檔案對于單位的績效考核有種的輔助作用。員工的績效考核需要大量的資料信息，包括員工的業(yè)務素質、個人榮譽、業(yè)務技能及品德操行等等。通過調閱人事檔案，可以對員工進行一個全方位的了解，為單位的績效考核提供最有效的輔助作用。

　　(四)人事檔案對勞動關系具有確認支持作用

　　在人事檔案中，記錄著用人單位與員工之間簽署的勞動合同、聘任書、工作協(xié)議等內容，這些都是單位與個人之間確定勞動關系最有利的證明。不管是聘任、解聘或者職稱評定，都需要人事檔案的重要支持。因此，人事檔案對于單位與員工之間的勞動關系有著確認與支持的作用。

　　二、人事檔案用于人力資源管理的問題

　　目前，人事檔案用于人力資源管理雖然一直在改進，但仍然存在著問題。只有妥善解決好這些問題，才能更好的發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要作用，促進人力資源管理工作的順利進行。

　　(一)部分單位重視不足，致使人事檔案利用率低下

　　現代社會中，不少單位對于人事檔案沒有足夠的重視，在選人、用人、育人的過程中，更多的依賴其他渠道，忽視了人事檔案的重要價值及功用，導致人事檔案在人力資源管理中的利用率十分低下。

　　(二)社會人員流動性大，致使人事檔案工作任務繁重

　　隨著雇傭制度的轉變，人員的流動性十分巨大，這是新形勢下人事檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)。人員的較快流動，工作時間的短期化，直接導致了單位用人、選人、育人方面的困難，同時，由于人員較快的流動性，使得人事檔案對流動性人員相關資料的記錄、整理等工作變得繁重。

　　(三)人事檔案存在失真性、缺乏時效性

　　人事檔案的失真性主要表現在：現存的人事檔案中，不少檔案由于特殊的客觀原因，在記錄、整理或者移進移出的過程中，出現個人信息不對稱或虛假信息，以及信息遺漏的情況，直接導致了單位選人用人等方面的誤差參考。

　　人事檔案缺乏時效性表現在：我國人事檔案整理年限為五年，在現今高速運轉的社會中，個人的人事檔案與個人的發(fā)展現狀相比往往不能同步，故而不能準確反映出個人的整體情況，直接導致人力資源相關部門不能從人事檔案中提取有效信息，從而給人力資源管理工作增加了一定的難度。

　　(四)人事檔案管理手段落后、管理制度不健全

　　現在不少單位中，人事檔案管理的手段仍然依靠經驗管理、手工管理。在新形勢下，這種管理手段已經遠遠不能滿足當前人事檔案工作的需求。在管理制度上，人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、更新等方面缺乏嚴格的管理，對于借閱、查閱、移進移出也沒有完整的規(guī)章制度，不利于各方面工作的開展。此外，管理人員的素質參差不齊，也是管理制度上較大的漏洞。

　　三、人事檔案用于人力資源管理的策略

　　人事檔案在人力資源管理中有著巨大的功用，面對全新的形勢，一定要不斷提升人事檔案的利用效率，多措并舉、開拓創(chuàng)新，讓人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮應有的功用。

　　(一)大膽創(chuàng)新，建立健全管理制度，創(chuàng)新管理手段

　　當今社會，科技的迅速發(fā)展，網絡時代的到來，為人事檔案管理工作提供了最有利的條件。一方面，依托現代網絡信息資源，進一步建立健全人事檔案管理制度，進一步明確人事檔案材料的歸檔類別、歸檔要求，完善歸檔制度，并安排專員負責人事檔案的入卷歸檔等工作。其他相關部門也要搞好配合工作，實現人事檔案的規(guī)范化、科學化管理。另一方面，大膽解放思想，創(chuàng)新人事檔案管理手段。依托網絡技術，開創(chuàng)網絡管理手段，實現資源的無線共享，節(jié)省人力、財力、物力。

　　(二)多措并舉，加強人事檔案的真實性與時效性

　　要做到人事檔案的真實性，首先要加強檔案材料的審查工作，確保材料的名副其實。其次，充分利用法律法規(guī)，制定嚴格的審查規(guī)章制度，對于弄虛作假行為，嚴懲不貸。

　　人事檔案不是固定不變的，應該隨著人才的變動而及時的變動。應該進一步加強人事檔案的動態(tài)管理，定期對原有檔案進行審核鑒定工作，保證檔案中及時填充新內容，去掉無價值的內容，保證人事檔案的時效性。

　　(三)全面推進，不斷提升檔案管理人員的素質

　　人事檔案工作人員的素質直接決定著人事檔案工作的成效性，因此，必須進一步提升人事檔案工作人員的基本素質和業(yè)務素養(yǎng)。一方面，可以通過知識技能培訓的方式，讓人事檔案工作人員接受培訓，提升其理論知識素養(yǎng);另一方面，可以在同行業(yè)中舉行“業(yè)務技能大比武”等活動，既可以互相學習，又可以促進工作人員自身業(yè)務技能的提升。

　　(四)推陳出新，強化服務功能，提高利用率

　　人事檔案本身就具有服務功能，但是在現代社會中，這種服務功能逐漸的被其他功能所掩蓋，被許多用人單位逐漸的淡忘，導致人事檔案的利用率低下。因此，我們應該解放思想，拋棄落后的思想觀念，推陳出新，不斷強化人事檔案的服務功能，吸引更多的用人單位，不斷提升其利用率，為人力資源管理發(fā)揮更大、更積極的作用。

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