檔案學研究人力資源管理中人事檔案的應(yīng)用

　　人事檔案管理是非常重要的一項工作，對人力資源管理的成效有著極大的促進作用。我們應(yīng)不斷開拓創(chuàng)新、銳意進取、多措并舉，積極搞好人事檔案工作，以便更好的實現(xiàn)人才資源的有效、科學、合理性配置，不斷推進我國的現(xiàn)代化建設(shè)。 《檔案學研究》(雙月刊)創(chuàng)刊于1987年，由中國檔案學會主辦。檔案專業(yè)學術(shù)性刊物。結(jié)合我國檔案事業(yè)的實際，開展學術(shù)研究，促進檔案資源的開發(fā)與利用，加強國際交流合作。

　　【摘　要】隨著全球科技的迅猛發(fā)展，知識經(jīng)濟時代迅速來臨。在這種形勢下，國家之間的競爭雖然表現(xiàn)為綜合國力的競爭，實則是人才之間的競爭。有效的人力資源管理對于人才的發(fā)展極為有利，其中，人事檔案的應(yīng)用占據(jù)著重要地位。筆者基于自身從事人力資源管理多年的工作經(jīng)驗，在實際調(diào)研的基礎(chǔ)上對人力資源管理中人事檔案的應(yīng)用進行了深入細致的分析論證。

　　【關(guān)鍵詞】人力資源管理?人事檔案?應(yīng)用

　　人力資源管理，即對人才資源的有效管理。而人事檔案則是人才信息的重要載體，記錄著人才的成長、工作、德行表現(xiàn)以及工作業(yè)績等方面的內(nèi)容。二者互為整體，不可分割。然而，近年來，隨著我國知識經(jīng)濟進程的加速，人事檔案在人力資源中的重要作用備受重視，許多單位紛紛采取措施，加強人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用，雖然有了較大的創(chuàng)新與改進，但問題仍然存在，在一定程度上造成了人才上的流失或者浪費，不利于國家人才資源的發(fā)展。

　　一、人事檔案對人力資源管理的重要性

　　人事檔案對于人力資源管理有著十分重要的作用，不僅能夠為人力資源管理提供可靠的數(shù)據(jù)、資源信息，促進人力資源的科學有效管理。更為重要的是，人事檔案作為人力資源管理背后強大的支持者，為人力資源管理提供不竭的發(fā)展動力。

　　(一)人事檔案可以實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置

　　人力資源是世界上最寶貴而又最靈動的資源，它并非一成不變，而是隨時間的推進而不斷變化的。人事檔案恰恰可以將人力資源的各種動態(tài)表現(xiàn)精準的記錄并保存下來，比如人才的工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、品德操行、業(yè)績考核、業(yè)務(wù)素質(zhì)與水平、個人榮譽等，為單位選人用人提供最可靠的借鑒與參考，避免人才的浪費與流失，從而實現(xiàn)了人力資源的優(yōu)化配置。

　　(二)人事檔案具有基礎(chǔ)性作用

　　人事檔案精準的將個人的工作經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、參與的社會活動、個人的品德操行、個人的業(yè)務(wù)素養(yǎng)技能、個人的榮譽等記錄下來，可以為國家、社會組織、用人單位展現(xiàn)一個人才動態(tài)的成長過程，對于人才的提干、調(diào)用、重用等有十分重要的參考作用。因此，作為一個人才的第一手資料，人事檔案的基礎(chǔ)性作用是不可忽視的。

　　(三)人事檔案具有參考輔助作用

　　人事檔案參考輔助作用主要表現(xiàn)在兩方面，一方面，人事檔案對于人才的培訓(xùn)有著重要的參考作用。通過調(diào)閱人事檔案，用人單位可以準確的獲悉該員工曾經(jīng)接受過什么類型的培訓(xùn)，需要什么類型的培訓(xùn)，避免人才的重復(fù)培訓(xùn);另一方面，人事檔案對于單位的績效考核有種的輔助作用。員工的績效考核需要大量的資料信息，包括員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)、個人榮譽、業(yè)務(wù)技能及品德操行等等。通過調(diào)閱人事檔案，可以對員工進行一個全方位的了解，為單位的績效考核提供最有效的輔助作用。

　　(四)人事檔案對勞動關(guān)系具有確認支持作用

　　在人事檔案中，記錄著用人單位與員工之間簽署的勞動合同、聘任書、工作協(xié)議等內(nèi)容，這些都是單位與個人之間確定勞動關(guān)系最有利的證明。不管是聘任、解聘或者職稱評定，都需要人事檔案的重要支持。因此，人事檔案對于單位與員工之間的勞動關(guān)系有著確認與支持的作用。

　　二、人事檔案用于人力資源管理的問題

　　目前，人事檔案用于人力資源管理雖然一直在改進，但仍然存在著問題。只有妥善解決好這些問題，才能更好的發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要作用，促進人力資源管理工作的順利進行。

　　(一)部分單位重視不足，致使人事檔案利用率低下

　　現(xiàn)代社會中，不少單位對于人事檔案沒有足夠的重視，在選人、用人、育人的過程中，更多的依賴其他渠道，忽視了人事檔案的重要價值及功用，導(dǎo)致人事檔案在人力資源管理中的利用率十分低下。

　　(二)社會人員流動性大，致使人事檔案工作任務(wù)繁重

　　隨著雇傭制度的轉(zhuǎn)變，人員的流動性十分巨大，這是新形勢下人事檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)。人員的較快流動，工作時間的短期化，直接導(dǎo)致了單位用人、選人、育人方面的困難，同時，由于人員較快的流動性，使得人事檔案對流動性人員相關(guān)資料的記錄、整理等工作變得繁重。

　　(三)人事檔案存在失真性、缺乏時效性

　　人事檔案的失真性主要表現(xiàn)在：現(xiàn)存的人事檔案中，不少檔案由于特殊的客觀原因，在記錄、整理或者移進移出的過程中，出現(xiàn)個人信息不對稱或虛假信息，以及信息遺漏的情況，直接導(dǎo)致了單位選人用人等方面的誤差參考。

　　人事檔案缺乏時效性表現(xiàn)在：我國人事檔案整理年限為五年，在現(xiàn)今高速運轉(zhuǎn)的社會中，個人的人事檔案與個人的發(fā)展現(xiàn)狀相比往往不能同步，故而不能準確反映出個人的整體情況，直接導(dǎo)致人力資源相關(guān)部門不能從人事檔案中提取有效信息，從而給人力資源管理工作增加了一定的難度。

　　(四)人事檔案管理手段落后、管理制度不健全

　　現(xiàn)在不少單位中，人事檔案管理的手段仍然依靠經(jīng)驗管理、手工管理。在新形勢下，這種管理手段已經(jīng)遠遠不能滿足當前人事檔案工作的需求。在管理制度上，人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、更新等方面缺乏嚴格的管理，對于借閱、查閱、移進移出也沒有完整的規(guī)章制度，不利于各方面工作的開展。此外，管理人員的素質(zhì)參差不齊，也是管理制度上較大的漏洞。

　　三、人事檔案用于人力資源管理的策略

　　人事檔案在人力資源管理中有著巨大的功用，面對全新的形勢，一定要不斷提升人事檔案的利用效率，多措并舉、開拓創(chuàng)新，讓人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮應(yīng)有的功用。

　　(一)大膽創(chuàng)新，建立健全管理制度，創(chuàng)新管理手段

　　當今社會，科技的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時代的到來，為人事檔案管理工作提供了最有利的條件。一方面，依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息資源，進一步建立健全人事檔案管理制度，進一步明確人事檔案材料的歸檔類別、歸檔要求，完善歸檔制度，并安排專員負責人事檔案的入卷歸檔等工作。其他相關(guān)部門也要搞好配合工作，實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化、科學化管理。另一方面，大膽解放思想，創(chuàng)新人事檔案管理手段。依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開創(chuàng)網(wǎng)絡(luò)管理手段，實現(xiàn)資源的無線共享，節(jié)省人力、財力、物力。

　　(二)多措并舉，加強人事檔案的真實性與時效性

　　要做到人事檔案的真實性，首先要加強檔案材料的審查工作，確保材料的名副其實。其次，充分利用法律法規(guī)，制定嚴格的審查規(guī)章制度，對于弄虛作假行為，嚴懲不貸。

　　人事檔案不是固定不變的，應(yīng)該隨著人才的變動而及時的變動。應(yīng)該進一步加強人事檔案的動態(tài)管理，定期對原有檔案進行審核鑒定工作，保證檔案中及時填充新內(nèi)容，去掉無價值的內(nèi)容，保證人事檔案的時效性。

　　(三)全面推進，不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)

　　人事檔案工作人員的素質(zhì)直接決定著人事檔案工作的成效性，因此，必須進一步提升人事檔案工作人員的基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。一方面，可以通過知識技能培訓(xùn)的方式，讓人事檔案工作人員接受培訓(xùn)，提升其理論知識素養(yǎng);另一方面，可以在同行業(yè)中舉行“業(yè)務(wù)技能大比武”等活動，既可以互相學習，又可以促進工作人員自身業(yè)務(wù)技能的提升。

　　(四)推陳出新，強化服務(wù)功能，提高利用率

　　人事檔案本身就具有服務(wù)功能，但是在現(xiàn)代社會中，這種服務(wù)功能逐漸的被其他功能所掩蓋，被許多用人單位逐漸的淡忘，導(dǎo)致人事檔案的利用率低下。因此，我們應(yīng)該解放思想，拋棄落后的思想觀念，推陳出新，不斷強化人事檔案的服務(wù)功能，吸引更多的用人單位，不斷提升其利用率，為人力資源管理發(fā)揮更大、更積極的作用。

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