檔案學(xué)研究人力資源管理中人事檔案的應(yīng)用

　　人事檔案管理是非常重要的一項(xiàng)工作，對(duì)人力資源管理的成效有著極大的促進(jìn)作用。我們應(yīng)不斷開(kāi)拓創(chuàng)新、銳意進(jìn)取、多措并舉，積極搞好人事檔案工作，以便更好的實(shí)現(xiàn)人才資源的有效、科學(xué)、合理性配置，不斷推進(jìn)我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)。 《檔案學(xué)研究》(雙月刊)創(chuàng)刊于1987年，由中國(guó)檔案學(xué)會(huì)主辦。檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)性刊物。結(jié)合我國(guó)檔案事業(yè)的實(shí)際，開(kāi)展學(xué)術(shù)研究，促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，加強(qiáng)國(guó)際交流合作。

　　【摘　要】隨著全球科技的迅猛發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代迅速來(lái)臨。在這種形勢(shì)下，國(guó)家之間的競(jìng)爭(zhēng)雖然表現(xiàn)為綜合國(guó)力的競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)則是人才之間的競(jìng)爭(zhēng)。有效的人力資源管理對(duì)于人才的發(fā)展極為有利，其中，人事檔案的應(yīng)用占據(jù)著重要地位。筆者基于自身從事人力資源管理多年的工作經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際調(diào)研的基礎(chǔ)上對(duì)人力資源管理中人事檔案的應(yīng)用進(jìn)行了深入細(xì)致的分析論證。

　　【關(guān)鍵詞】人力資源管理?人事檔案?應(yīng)用

　　人力資源管理，即對(duì)人才資源的有效管理。而人事檔案則是人才信息的重要載體，記錄著人才的成長(zhǎng)、工作、德行表現(xiàn)以及工作業(yè)績(jī)等方面的內(nèi)容。二者互為整體，不可分割。然而，近年來(lái)，隨著我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程的加速，人事檔案在人力資源中的重要作用備受重視，許多單位紛紛采取措施，加強(qiáng)人事檔案在人力資源管理中的應(yīng)用，雖然有了較大的創(chuàng)新與改進(jìn)，但問(wèn)題仍然存在，在一定程度上造成了人才上的流失或者浪費(fèi)，不利于國(guó)家人才資源的發(fā)展。

　　一、人事檔案對(duì)人力資源管理的重要性

　　人事檔案對(duì)于人力資源管理有著十分重要的作用，不僅能夠?yàn)槿肆�資源管理提供可靠的數(shù)據(jù)、資源信息，促進(jìn)人力資源的科學(xué)有效管理。更為重要的是，人事檔案作為人力資源管理背后強(qiáng)大的支持者，為人力資源管理提供不竭的發(fā)展動(dòng)力。

　　(一)人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置

　　人力資源是世界上最寶貴而又最靈動(dòng)的資源，它并非一成不變，而是隨時(shí)間的推進(jìn)而不斷變化的。人事檔案恰恰可以將人力資源的各種動(dòng)態(tài)表現(xiàn)精準(zhǔn)的記錄并保存下來(lái)，比如人才的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、品德操行、業(yè)績(jī)考核、業(yè)務(wù)素質(zhì)與水平、個(gè)人榮譽(yù)等，為單位選人用人提供最可靠的借鑒與參考，避免人才的浪費(fèi)與流失，從而實(shí)現(xiàn)了人力資源的優(yōu)化配置。

　　(二)人事檔案具有基礎(chǔ)性作用

　　人事檔案精準(zhǔn)的將個(gè)人的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、參與的社會(huì)活動(dòng)、個(gè)人的品德操行、個(gè)人的業(yè)務(wù)素養(yǎng)技能、個(gè)人的榮譽(yù)等記錄下來(lái)，可以為國(guó)家、社會(huì)組織、用人單位展現(xiàn)一個(gè)人才動(dòng)態(tài)的成長(zhǎng)過(guò)程，對(duì)于人才的提干、調(diào)用、重用等有十分重要的參考作用。因此，作為一個(gè)人才的第一手資料，人事檔案的基礎(chǔ)性作用是不可忽視的。

　　(三)人事檔案具有參考輔助作用

　　人事檔案參考輔助作用主要表現(xiàn)在兩方面，一方面，人事檔案對(duì)于人才的培訓(xùn)有著重要的參考作用。通過(guò)調(diào)閱人事檔案，用人單位可以準(zhǔn)確的獲悉該員工曾經(jīng)接受過(guò)什么類(lèi)型的培訓(xùn)，需要什么類(lèi)型的培訓(xùn)，避免人才的重復(fù)培訓(xùn);另一方面，人事檔案對(duì)于單位的績(jī)效考核有種的輔助作用。員工的績(jī)效考核需要大量的資料信息，包括員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)、個(gè)人榮譽(yù)、業(yè)務(wù)技能及品德操行等等。通過(guò)調(diào)閱人事檔案，可以對(duì)員工進(jìn)行一個(gè)全方位的了解，為單位的績(jī)效考核提供最有效的輔助作用。

　　(四)人事檔案對(duì)勞動(dòng)關(guān)系具有確認(rèn)支持作用

　　在人事檔案中，記錄著用人單位與員工之間簽署的勞動(dòng)合同、聘任書(shū)、工作協(xié)議等內(nèi)容，這些都是單位與個(gè)人之間確定勞動(dòng)關(guān)系最有利的證明。不管是聘任、解聘或者職稱(chēng)評(píng)定，都需要人事檔案的重要支持。因此，人事檔案對(duì)于單位與員工之間的勞動(dòng)關(guān)系有著確認(rèn)與支持的作用。

　　二、人事檔案用于人力資源管理的問(wèn)題

　　目前，人事檔案用于人力資源管理雖然一直在改進(jìn)，但仍然存在著問(wèn)題。只有妥善解決好這些問(wèn)題，才能更好的發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要作用，促進(jìn)人力資源管理工作的順利進(jìn)行。

　　(一)部分單位重視不足，致使人事檔案利用率低下

　　現(xiàn)代社會(huì)中，不少單位對(duì)于人事檔案沒(méi)有足夠的重視，在選人、用人、育人的過(guò)程中，更多的依賴(lài)其他渠道，忽視了人事檔案的重要價(jià)值及功用，導(dǎo)致人事檔案在人力資源管理中的利用率十分低下。

　　(二)社會(huì)人員流動(dòng)性大，致使人事檔案工作任務(wù)繁重

　　隨著雇傭制度的轉(zhuǎn)變，人員的流動(dòng)性十分巨大，這是新形勢(shì)下人事檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)。人員的較快流動(dòng)，工作時(shí)間的短期化，直接導(dǎo)致了單位用人、選人、育人方面的困難，同時(shí)，由于人員較快的流動(dòng)性，使得人事檔案對(duì)流動(dòng)性人員相關(guān)資料的記錄、整理等工作變得繁重。

　　(三)人事檔案存在失真性、缺乏時(shí)效性

　　人事檔案的失真性主要表現(xiàn)在：現(xiàn)存的人事檔案中，不少檔案由于特殊的客觀(guān)原因，在記錄、整理或者移進(jìn)移出的過(guò)程中，出現(xiàn)個(gè)人信息不對(duì)稱(chēng)或虛假信息，以及信息遺漏的情況，直接導(dǎo)致了單位選人用人等方面的誤差參考。

　　人事檔案缺乏時(shí)效性表現(xiàn)在：我國(guó)人事檔案整理年限為五年，在現(xiàn)今高速運(yùn)轉(zhuǎn)的社會(huì)中，個(gè)人的人事檔案與個(gè)人的發(fā)展現(xiàn)狀相比往往不能同步，故而不能準(zhǔn)確反映出個(gè)人的整體情況，直接導(dǎo)致人力資源相關(guān)部門(mén)不能從人事檔案中提取有效信息，從而給人力資源管理工作增加了一定的難度。

　　(四)人事檔案管理手段落后、管理制度不健全

　　現(xiàn)在不少單位中，人事檔案管理的手段仍然依靠經(jīng)驗(yàn)管理、手工管理。在新形勢(shì)下，這種管理手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足當(dāng)前人事檔案工作的需求。在管理制度上，人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、更新等方面缺乏嚴(yán)格的管理，對(duì)于借閱、查閱、移進(jìn)移出也沒(méi)有完整的規(guī)章制度，不利于各方面工作的開(kāi)展。此外，管理人員的素質(zhì)參差不齊，也是管理制度上較大的漏洞。

　　三、人事檔案用于人力資源管理的策略

　　人事檔案在人力資源管理中有著巨大的功用，面對(duì)全新的形勢(shì)，一定要不斷提升人事檔案的利用效率，多措并舉、開(kāi)拓創(chuàng)新，讓人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮應(yīng)有的功用。

　　(一)大膽創(chuàng)新，建立健全管理制度，創(chuàng)新管理手段

　　當(dāng)今社會(huì)，科技的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，為人事檔案管理工作提供了最有利的條件。一方面，依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息資源，進(jìn)一步建立健全人事檔案管理制度，進(jìn)一步明確人事檔案材料的歸檔類(lèi)別、歸檔要求，完善歸檔制度，并安排專(zhuān)員負(fù)責(zé)人事檔案的入卷歸檔等工作。其他相關(guān)部門(mén)也要搞好配合工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理。另一方面，大膽解放思想，創(chuàng)新人事檔案管理手段。依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開(kāi)創(chuàng)網(wǎng)絡(luò)管理手段，實(shí)現(xiàn)資源的無(wú)線(xiàn)共享，節(jié)省人力、財(cái)力、物力。

　　(二)多措并舉，加強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性與時(shí)效性

　　要做到人事檔案的真實(shí)性，首先要加強(qiáng)檔案材料的審查工作，確保材料的名副其實(shí)。其次，充分利用法律法規(guī)，制定嚴(yán)格的審查規(guī)章制度，對(duì)于弄虛作假行為，嚴(yán)懲不貸。

　　人事檔案不是固定不變的，應(yīng)該隨著人才的變動(dòng)而及時(shí)的變動(dòng)。應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，定期對(duì)原有檔案進(jìn)行審核鑒定工作，保證檔案中及時(shí)填充新內(nèi)容，去掉無(wú)價(jià)值的內(nèi)容，保證人事檔案的時(shí)效性。

　　(三)全面推進(jìn)，不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)

　　人事檔案工作人員的素質(zhì)直接決定著人事檔案工作的成效性，因此，必須進(jìn)一步提升人事檔案工作人員的基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。一方面，可以通過(guò)知識(shí)技能培訓(xùn)的方式，讓人事檔案工作人員接受培訓(xùn)，提升其理論知識(shí)素養(yǎng);另一方面，可以在同行業(yè)中舉行“業(yè)務(wù)技能大比武”等活動(dòng)，既可以互相學(xué)習(xí)，又可以促進(jìn)工作人員自身業(yè)務(wù)技能的提升。

　　(四)推陳出新，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高利用率

　　人事檔案本身就具有服務(wù)功能，但是在現(xiàn)代社會(huì)中，這種服務(wù)功能逐漸的被其他功能所掩蓋，被許多用人單位逐漸的淡忘，導(dǎo)致人事檔案的利用率低下。因此，我們應(yīng)該解放思想，拋棄落后的思想觀(guān)念，推陳出新，不斷強(qiáng)化人事檔案的服務(wù)功能，吸引更多的用人單位，不斷提升其利用率，為人力資源管理發(fā)揮更大、更積極的作用。

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