本文摘要：因造船物料品種繁雜，每類船型約需5000種規(guī)格型號，且類別歸屬關系復雜;為精細管理，需采用ERP等軟件。本篇中國修船雜志論文中船業(yè)與其它行業(yè)不同，其進銷存管理系統(tǒng)的起點為生產(chǎn)圖紙所自動產(chǎn)生的生產(chǎn)物耗數(shù)量定額，但因目前國內(nèi)通用的ERP軟件和造船專用的圖
因造船物料品種繁雜，每類船型約需5000種規(guī)格型號，且類別歸屬關系復雜;為精細管理，需采用ERP等軟件。本篇中國修船雜志論文中船業(yè)與其它行業(yè)不同，其進銷存管理系統(tǒng)的起點為生產(chǎn)圖紙所自動產(chǎn)生的生產(chǎn)物耗數(shù)量定額，但因目前國內(nèi)通用的ERP軟件和造船專用的圖紙設計軟件難完成對接、或成本太高，以技術部門手工編制的物耗定額本為起點是較經(jīng)濟的做法。這是造船企業(yè)物料管理勞動量的重頭。
《中國修船》雜志于1987年創(chuàng)刊，是國內(nèi)唯一公開發(fā)行的修船行業(yè)綜合性科技期刊。本刊旨在宣傳黨和國家有關修造船方面的方針政策，報道國內(nèi)外修船信息，探討修船企事業(yè)單位的發(fā)展方向，介紹經(jīng)營管理方面的成功經(jīng)驗及修新技術、新工藝、新設備，切磋保證修船質(zhì)量、縮短修船周期、提高修船效率的有力措施，為修船界積累、儲存知識，促進修船技術進步。本刊設有經(jīng)營管理、技術交流、維修理論、企業(yè)窗口、新產(chǎn)品介紹、國內(nèi)外修船動態(tài)等專欄。
造船企業(yè)物料管理的內(nèi)部控制流程：依據(jù)技術部門設計的船舶生產(chǎn)圖紙，預算生產(chǎn)物耗的數(shù)量定額;生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)工期計劃、物耗定額，申報領料計劃;采購部門以物耗定額為上限，結(jié)合領料計劃，選擇經(jīng)濟進貨批量模式、適時存貨管理等方案，組織采購;倉庫部門以采購合同為上限驗收物料并入庫，以物耗定額為上限受理領料申請，報財務部門核算。與其它行業(yè)不同，造船企業(yè)主要由技術部門以下達定額的形式請購物料，物料的超儲積壓、儲存期控制等問題非主要矛盾;其更多表現(xiàn)為上述內(nèi)部控制的缺失、失效、執(zhí)行偏差。
一、技術部門對物料管理的影響
1、對定額的物料名稱、規(guī)格型號等描述不規(guī)范。
具體表現(xiàn)為：一物多名、多物同名、型號描述不完整。如：喉箍、抱箍、管夾、管扣是同類物的不同稱謂;電纜CJPF86/SC2*1.5必須完整描述，SC與NSC是不同物料、2*1.5是尺寸規(guī)格，缺一不可。其不規(guī)范直接導致后續(xù)的信息傳遞、帳物管理的混亂。若在定額本的物料名稱、規(guī)格型號旁，注明對應的ERP編碼，有助于檢查不規(guī)范的描述、并減少疏忽差錯。如斜梯的規(guī)格型號55°*650*4331與55°*650*4431，兩種物料僅一字之差，不易察覺;在ERP編碼上，是尾數(shù)03和04的差別，更明顯。
規(guī)范描述，技術部門最具專業(yè)優(yōu)勢。因為：船舶修造用的物料規(guī)格型號、品牌等選擇，是由技術部門和船舶使用方逐項磋商確認;其員工是船舶專業(yè)，按船舶內(nèi)部結(jié)構(gòu)分工，在圖紙設計時已對所用構(gòu)件、配件做周密考慮。但是，因ERP編碼對唯一性、完備性、永久性的要求嚴格，船舶專業(yè)人員不能勝任其編制;而ERP編碼編制人員又不熟悉船舶物料的用途、類別歸屬等，二者不合作，使許多造船企業(yè)實施ERP半途而廢。
2、下達的物耗定額數(shù)量不真實、項目不完整。
如：因?qū)κ字拼弯摪謇寐实墓烙嬈�，造成鋼板定額的數(shù)量不真實;因?qū)I(yè)不勝任、或疏忽，遺漏組合構(gòu)件的部分配件，造成定額的項目不完整;因工作量太大、權(quán)衡成本效益，放棄對次要物料的數(shù)量定額預算。定額的數(shù)量不真實，只是影響精細管理的效果;定額的項目不完整，直接導致后續(xù)對應的采購合同、入庫單等信息數(shù)據(jù)不被允許輸入，使ERP進銷存管理系統(tǒng)無法運行、或改以采購合同為起點部分運行。這是造船企業(yè)實施ERP半途而廢的最初、最大的部門利益阻力。
二、采購部門對物料管理的影響
1、采購合同與技術部門定額本的物料名稱、規(guī)格型號、計量單位等差異，造成生產(chǎn)部門與倉庫部門的溝通障礙。
與供貨商簽采購合同，優(yōu)先考慮合同的嚴謹、法律問題，對物料名稱、規(guī)格型號、計量單位等要素的選擇，以法律、供貨商所屬的行業(yè)習慣為準，與技術部門遵循的船舶修造行業(yè)習慣有差異。若采購部門事后未實施補救措施，則產(chǎn)生：倉庫部門依據(jù)供貨商送貨清單上的物料名稱、規(guī)格型號、計量單位等描述辦理入庫、簿記、管理;而生產(chǎn)部門領料是依據(jù)技術部門定額本，物料名稱、規(guī)格型號、計量單位等描述與倉庫部門不同。
預算的定額與生產(chǎn)實際耗用必然存在差異。當形成超儲積壓時，因定額本與倉庫簿記采用的物料品名、規(guī)格型號等描述不同，采購部門就難知道物料的實際庫存數(shù)量，無法修正應執(zhí)行定額的合同實際采購數(shù)量，無法將物料控制到：只在需要的時候、由供應商按需要的數(shù)量，提供所需的物料;既防止物料供應滯后于生產(chǎn)要求，也防止物料過早地進貨，增加庫存積壓。
2、出現(xiàn)無合同的采購、無金額的合同、或執(zhí)行偏差的合同。
三、倉庫部門實物管理難的客觀原因
1、物料復雜難辯與人員素質(zhì)的反差。
造船物料品種繁雜，每類船型約需5000種;且類別歸屬關系復雜;同類物料的不同品種、規(guī)格型號，外觀相近難辯。即使是船舶專業(yè)人員都容易混淆，只了解本工種內(nèi)的物料用途;何況倉管員、領料員、成本會計等非船舶專業(yè)人員?員工的專業(yè)勝任能力、工作量大、責任心等是倉庫物料管理出問題的根源，但這受企業(yè)人力成本控制的制約;前者可通過組織在崗系統(tǒng)培訓船舶知識來緩解。
2、物料特性懸殊、種類逐期大量變化對倉庫管理的壓力。
造船是個件、小批量生產(chǎn)，船型更換周期短;不同船型的物料品種、規(guī)格型號的相同率低;同類物料的重量、體積等懸殊，從人力可搬運、到需特大型機械吊運。這影響倉庫部門對同類物料預留堆放空間的合理預期，擾亂其設計的貨架、倉庫堆放示意圖的適用期限，制約其對倉儲空間的調(diào)整能力，使其難嚴格物料的歸類、有序倉儲;加上部分物料外觀相近難辯，就難免錯發(fā)物料。當倉儲實物的銘牌不健全，簿記不及時或有差錯，簿記名稱與實物銘牌不一等情況發(fā)生時，問題就更混亂。
3、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設置帶來的問題。
造船物料多笨重，需請吊運部門裝卸，易產(chǎn)生裝卸不到位等問題。倉管員因水平有限，難舉證裝卸不到位的理由;因是經(jīng)常性的配合，也不敢把事鬧大;除非問題明顯、惡劣，否則也難仲裁、不值得提請仲裁;只能將就，客觀上遏制其認真負責的心態(tài)。因造船廠多地處偏遠的江河、海邊，與供貨商的發(fā)貨倉庫距離遠，物料運達時間不易準確把握，部分企業(yè)考慮內(nèi)部協(xié)調(diào)力度，將倉庫部門隸屬采購部門;這是不相容部門，易產(chǎn)生隱患。
4、用工方式和廠區(qū)現(xiàn)狀帶來的問題。
造船企業(yè)的勞動力組織形式是：電焊等絕大部分一線工人都以外包工的方式管理，削弱了企業(yè)制度、行為規(guī)范的約束力。而造船廠面積大，若建廠的布局規(guī)劃、生產(chǎn)部門安置分段加工件不合理，就會產(chǎn)生大量的監(jiān)控死角。某些物料如梯、格柵、鋼板、鋼管等，因重量、體積等原因，只能在施工現(xiàn)場附近露天堆放，采用先用后補單、按實用量開單的出庫方式，就易產(chǎn)生問題。
四、物料出入庫等單證管理、簿記失控的原因
1、自身的主觀問題。如：
倉管員不熟悉物料名稱、規(guī)格型號、對應的標準計量單位、用途、存放位置、保管方法等。疏忽或缺乏責任心、出入庫時單證與實物核對失誤、未嚴格履行日清月結(jié)、盤點時帳與實物核對失誤、單據(jù)未及時簿記、帳單保管不善等。對退庫物料，直接在日后的出庫單中扣減數(shù)量，造成所對應的成本對象差異。退庫時驗收不嚴、未請質(zhì)檢部門檢驗，造成不完整的組合件、損毀件混入，虛構(gòu)庫存。
部分物料的外觀相近難辯，規(guī)格型號的描述差異小，同名不同規(guī)格、不同名同規(guī)格，雙組份油漆的出庫搭配等現(xiàn)實問題，也助長差錯概率，這需在科學有序地歸類倉儲、健全倉儲實物的銘牌，完善ERP編碼的編制和應用上努力。
2、一切服從于生產(chǎn)的企業(yè)文化氛圍的影響。
造船生產(chǎn)協(xié)作性強、誤工成本高，權(quán)衡利益使倉管員處弱勢。因生產(chǎn)計劃制定或執(zhí)行偏差、意外變更等原因，產(chǎn)生物料緊急調(diào)度的要求;物料由供貨商直運施工現(xiàn)場，造成無入庫單;越級指令取用露天堆放的物料，造成無出庫單;事后遺忘、或未及時補辦手續(xù)。
3、進銷存管理軟件系統(tǒng)的功能項設置問題。
4、物料計量單位的轉(zhuǎn)換問題。
五、在未用ERP等軟件控制時，可用下列方法
1、技術部門下達物料數(shù)量定額時，按定額的數(shù)量，設單價為1元，做分錄：
借：管理帳——技術部定額
貸：管理帳——采購部可訂合同
這就以定額為起點控制物料，“技術部定額”科目的借方發(fā)生額反映定額的下達、調(diào)整情況，用“采購部可訂合同”科目的貸方余額控制采購數(shù)量的上限。余額為負數(shù)時表明：采購超量、生產(chǎn)用料異常、定額有偏差、倉庫管理出問題。合同管理員用EXCEL表格記錄的方法，因造船企業(yè)的物料采購合同太多，實踐中很難追蹤其履行狀況、與定額的差異;也不利于多人輸入操作、制止未授權(quán)修改。
2、采購部門與供貨商簽合同時，按合同購買數(shù)量，設單價為1元，做分錄：
借：管理帳——采購部可訂合同
貸：管理帳——倉庫應入庫材料
3、倉庫部門收到供貨商的物料時，按入庫的數(shù)量，設單價為1元，做分錄：
借：管理帳——倉庫應入庫材料
貸：管理帳——技術部定額
用“倉庫應入庫材料”科目的貸方余額反映采購合同的履行情況;用“技術部定額”科目的借方余額反映定額的執(zhí)行情況。余額為零時，本循環(huán)控制完成。調(diào)整延伸該組分錄還可融入倉管帳。
4、造船采購合同多已鎖定單價，貨到發(fā)票未到，應入應付帳款帳，否則難及時發(fā)現(xiàn)未來現(xiàn)金流等方面的問題;不利于實施鋪底賒購;在資金緊張時，也難通過按比例付款遏止糾紛和謀私。若以已到發(fā)票余額為付款上限，可拆分應付帳款科目。某些供貨商的物料入庫筆數(shù)很多，且與發(fā)票不對應，手工核對的差錯率很高，也可設管理帳科目處理，更容易發(fā)現(xiàn)其送貨清單與發(fā)票的物料名稱、規(guī)格型號、計量單位等差異。
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