提升林業(yè)檔案管理水平 助力現(xiàn)代林業(yè)發(fā)展

　　摘要：林業(yè)檔案是對林業(yè)資料和林業(yè)發(fā)展的真實記載，是開展林業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、研究林業(yè)歷史的基礎(chǔ)。本文以泰安市為例，探討了提升林業(yè)檔案管理水平的措施，以期助力現(xiàn)代林業(yè)發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：林業(yè)檔案;現(xiàn)代林業(yè)

　　1 科學合理分類，實現(xiàn)林業(yè)檔案管理的標準化

　　檔案管理標準化是檔案信息管理的基礎(chǔ)，目前，國家檔案局已制定了9項國家標準，發(fā)布了21項行業(yè)標準，這些標準為林業(yè)檔案工作規(guī)范提出了基本要求。泰安市林業(yè)局按照林業(yè)產(chǎn)業(yè)、造林綠化、林業(yè)改革、森林保護、林業(yè)科技、資源林政等六大類業(yè)務(wù)，將應(yīng)歸檔的不同門類、不同載體的文件材料，按歸檔范圍及時進行收集，做到文件印件與定稿齊全、請示與批復齊全、正文與附件齊全、會議文件齊全、圖紙與說明文件齊全、照片與底片齊全、帳簿與憑證齊全，保證歸檔文件的齊全、完整，能正確反映本單位的主要情況，方便林業(yè)檔案的保管和利用。同時，還將不同類型的檔案分別進行分類登記和編號，根據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》按照永久、30年、10年進行分類保存。將對工作和歷史研究有長遠利用價值的檔案列為永久保存;對反映一般工作，在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的檔案列為30年保存;對短期內(nèi)本局有參考利用價值的文件材料列為10年保存。

　　2 規(guī)范完善管理，實現(xiàn)林業(yè)檔案管理的制度化

　　2.1 建立完善檔案管理的相關(guān)技術(shù)規(guī)范和標準

　　將規(guī)范細化融入到檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)，形成了規(guī)范的工作流程和步驟，完善了檔案整理、檔案服務(wù)、檔案統(tǒng)計等技術(shù)標準。

　　2.2 規(guī)范完善林業(yè)檔案規(guī)章制度

　　泰安市林業(yè)局先后制定了《文件材料歸檔制度》、《檔案工作人員守則》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護使用制度》、《重大活動檔案登記制度》、《音像檔案歸檔管理制度》、《實物檔案歸檔管理制度》、《檔案庫房保密制度》、《計算機病毒安全保密管理制度》、《檔案災(zāi)害應(yīng)急預案》等15項林業(yè)檔案管理制度，保障工作高效有序進行。

　　2.3 健全完善四項機制

　　健全協(xié)調(diào)機制，加強局機關(guān)各業(yè)務(wù)科室與檔案室之間的協(xié)調(diào)，提高檔案的完整性;健全運行機制，制定泰安市林業(yè)局檔案管理工作制度，加強對檔案搜集、整理、立卷、歸檔、查閱工作的管理，提高檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和制度化;健全管理機制，加強專(兼)職檔案管理人員的教育培訓，完善檔案管理人員激勵、考核、評價和獎懲機制，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)、道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)和綜合能力;健全保密機制，建立檔案管理保密工作領(lǐng)導小組，在日常檔案借閱過程中做到認真登記造冊，注明借閱檔案具體信息、借閱人、借閱時間及歸還時間等。

　　3 創(chuàng)新管理形式，實現(xiàn)林業(yè)檔案管理的科學化

　　觀念創(chuàng)新是實現(xiàn)林業(yè)檔案管理信息化的關(guān)鍵，改變傳統(tǒng)落后的方式，不斷創(chuàng)新管理方法，將檔案管理的封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃娱_發(fā)式的服務(wù)，以此更加方便地提供有效信息。泰安市林業(yè)局著眼于將計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，實現(xiàn)了檔案管理的計算機化、自動化、文書檔案工作一體化。檔案室先后配備了計算機、掃描儀、打印機、刻錄機、移動硬盤等現(xiàn)代化設(shè)備，針對紙質(zhì)檔案易潮、易霉、易折損和不便查找翻閱的弊端。與市檔案局協(xié)調(diào)溝通，利用全市檔案管理專用軟件，結(jié)合林業(yè)部門的工作特點，設(shè)立專業(yè)林業(yè)檔案查詢數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息化的處理。檔案管理人員按照國家檔案局頒發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)則》，一事一卷，分類歸檔，將各類紙質(zhì)檔案歸檔整理完成后，將林業(yè)永久類檔案轉(zhuǎn)入市檔案館入館，使2005年之前的林業(yè)永久檔案得到更優(yōu)的保存環(huán)境。

　　4 確保保障到位，實現(xiàn)林業(yè)檔案管理的常態(tài)化

　　4.1 強化組織領(lǐng)導

　　建立“主要領(lǐng)導重視，分管領(lǐng)導主管、檔案人員負責”的檔案工作領(lǐng)導體制，研究制定工作規(guī)劃，加強對檔案管理工作的重要領(lǐng)域和重點環(huán)節(jié)的指導，及時研究解決林業(yè)檔案管理工作中出現(xiàn)的難題和困難，為林業(yè)檔案管理工作的深入開展提供強有力的組織保障。

　　4.2 加大資金投入

　　建立林業(yè)檔案管理工作的長效投入機制，設(shè)立專門的檔案室，對現(xiàn)有不規(guī)范、不達標的檔案室進行改造和完善，并逐步提高檔案室標準。加大對林業(yè)檔案設(shè)施的投入，使用標準的檔案柜、檔案盒以及檔案裝具，并根據(jù)林業(yè)檔案數(shù)量情況不斷進行更新和購置。

　　4.3 加強檔案管理隊伍建設(shè)

　　強化了林業(yè)檔案管理人員服務(wù)意識，引導檔案管理人員正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，在管嚴管好的基礎(chǔ)上，做到嘴勤、眼勤、手勤，真正使檔案能被便利查考，又能得到妥善保管，使死的檔案成為活的資料，準確完整地直接為全市林業(yè)經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)服務(wù)。注重林業(yè)檔案管理人員的學習意識，不斷強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)學習，要求通過自學、參加培訓、實地參觀等形式，學習《文書學》、《檔案管理學》、《檔案法》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等，系統(tǒng)掌握基礎(chǔ)理論知識和檔案管理規(guī)則。同時，積極鼓勵參加各種信息化建設(shè)培訓班，使他們既掌握電子文件的相關(guān)使用規(guī)范，又了解計算機檔案管理的安全防護知識，做到了與時俱進，專業(yè)知識的更新，不斷提高自我能力和工作水平，確保檔案信息管理的安全性和完整性。

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