本文摘要:[摘要] 隨著信息化技術(shù)的普及,對(duì)未來(lái)檔案管理建設(shè)提出了新要求。高校檔案信息化管理成為以后檔案管理工作的必然趨勢(shì),但因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)性、開放性、可加工性,安全問題凸顯,因此有必要提高高校檔案管理信息化的安全性,使其在檔案管理信息化建設(shè)過程中發(fā)揮
[摘要] 隨著信息化技術(shù)的普及,對(duì)未來(lái)檔案管理建設(shè)提出了新要求。高校檔案信息化管理成為以后檔案管理工作的必然趨勢(shì),但因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)性、開放性、可加工性,安全問題凸顯,因此有必要提高高校檔案管理信息化的安全性,使其在檔案管理信息化建設(shè)過程中發(fā)揮更積極的作用。立足于現(xiàn)實(shí)分析高校檔案管理信息化的重要性、存在的安全隱患以及針對(duì)安全隱患做出一定的對(duì)策分析。
[關(guān)鍵詞] 高校檔案;信息化;管理;安全
檔案管理的信息化可以迅速提升檔案管理的工作效率及質(zhì)量。但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性、動(dòng)態(tài)性、匿名性、共享性、可加工性等特點(diǎn),網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息管理容易出現(xiàn)各種安全問題,如信息被泄露、假冒、篡改等。所以,做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的安全工作是開展高校檔案信息化的基礎(chǔ)。
一、高校檔案管理信息化的必要性
高校檔案再現(xiàn)了高校各個(gè)歷史階段的發(fā)展情況,從中也反映出高校自身的文化,是了解高校的第一手資料,更成為一種社會(huì)重要資源,其信息量非常大。目前各高校的檔案還是以紙質(zhì)為主,紙質(zhì)實(shí)物檔案歸檔管理工作量比較大,特別是提供利用時(shí)查詢較慢。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案信息管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化成為必然趨勢(shì),電子化的檔案可以很好地解決檔案存放空間問題,充分發(fā)揮現(xiàn)代化的信息查詢手段,提高檔案信息的查找率,為后人提供先進(jìn)、高效、實(shí)用的信息。因此,高校檔案信息化管理具有重要作用,直接涉及高校未來(lái)的發(fā)展。
目前高校檔案管理主要有兩種方式:一是以傳統(tǒng)人工操作方式為主、信息管理為輔的管理方法,首先建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù),利用計(jì)算機(jī)等軟件索引檔案目錄,當(dāng)需要查找調(diào)閱某檔案時(shí),管理員通過計(jì)算機(jī)檢索,快速查找出該檔案具體存放的位置、檔案使用情況或檔案當(dāng)前使用狀態(tài)等信息。這種管理手段的優(yōu)點(diǎn)是投入成本相對(duì)較低,使用比較方便;缺點(diǎn)是一旦信息索引目錄被破壞或者停電,會(huì)導(dǎo)致不能正常工作,而且不能提供遠(yuǎn)程服務(wù)。二是以網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段為主的檔案信息共享系統(tǒng),人工操作為輔的管理方法。即檔案在建檔時(shí),管理人員就應(yīng)當(dāng)把檔案信息的征集、接收、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、編輯、查詢和利用的全過程進(jìn)行信息化處理,并全部保存在檔案管理中心總服務(wù)器中,根據(jù)管理人員工作需要,劃分好各部門人員的權(quán)限屬性,并劃定檔案保管密級(jí),一旦產(chǎn)生查詢、調(diào)閱等請(qǐng)求時(shí),不需要檔案管理人員協(xié)助,借閱人可直接在系統(tǒng)中把請(qǐng)求信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送到學(xué)校檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中,服務(wù)器自動(dòng)根據(jù)借閱人的權(quán)限和檔案保密級(jí)別等做出判斷,從而完成網(wǎng)絡(luò)化自動(dòng)查詢借閱。這種方式的最大優(yōu)點(diǎn)是快捷方便,可以24小時(shí)滿足有需求的人員的近程遠(yuǎn)程查詢、調(diào)閱。這種方法的優(yōu)勢(shì)顯而易見,極大地提高了對(duì)檔案保管、傳輸、統(tǒng)計(jì)、利用的方式和水平,缺點(diǎn)主要是檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)投入及維護(hù)資金大,信息化操作的工作量龐大,且要求有高素質(zhì)的檔案管理人員,不可否認(rèn)的是檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理存在的安全隱患。
二、高校檔案管理信息化存在的安全隱患
(一)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境缺乏安全性 一般情況下,信息化檔案管理系統(tǒng)登錄使用用戶名和密碼,一旦用戶名和密碼發(fā)生泄密,非系統(tǒng)使用或管理人員進(jìn)入系統(tǒng)中就有可能篡改或損毀原始檔案資料。還有一種可能是,黑客入侵或病毒入侵,從而導(dǎo)致檔案信息內(nèi)容面臨損壞、丟失等無(wú)法挽回的后果,并由此帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失甚至法律糾紛,這是網(wǎng)絡(luò)安全影響檔案信息安全的重要方面,所以業(yè)界不少學(xué)者也提出對(duì)檔案信息化中的保密性方面的擔(dān)憂,以及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布也成為新的趨勢(shì),但是檔案信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)布與公民隱私權(quán)保護(hù)之間也存在著沖突。
(二)軟件和硬件方面缺乏安全性 軟件和硬件是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的重要載體。我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備應(yīng)用的核心技術(shù)基本是依靠國(guó)外引進(jìn),自主研發(fā)能力還有待提升。而我國(guó)軟件系統(tǒng)發(fā)展還不夠成熟,在實(shí)際操作過程中,對(duì)檔案信息的錄入或者輸出,雖然也有加密認(rèn)證,但就目前使用來(lái)看,認(rèn)證級(jí)別還需提高,否則在面對(duì)一些具有極強(qiáng)技術(shù)手段的安全威脅時(shí),常常無(wú)能為力。這是因?yàn)闄n案管理軟件設(shè)計(jì)中往往存在一些漏洞,給了不法人員可乘之機(jī),這就是檔案信息安全管理的重要潛在威脅,更是目前一些人反對(duì)檔案信息化的重要理由。
(三)檔案管理人員安全意識(shí)不夠或管理人員綜合素質(zhì)偏低,對(duì)檔案信息管理安全有著直接影響 高校檔案管理大都缺乏現(xiàn)代高技術(shù)管理人才,尤其是缺乏既具有檔案管理又具備信息化技術(shù)的復(fù)合型人才,管理人員的素質(zhì)高低直接影響檔案信息化管理的安全,因?yàn)闄n案信息的征集、接收、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、編輯、查詢等工作都離不開人的操作,對(duì)檔案管理人員提出更高的要求,人員的專業(yè)知識(shí)與技能水平在一定程度上也制約了高校檔案管理信息化建設(shè)的步伐。
(四)信息化檔案自身缺乏安全性 檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理目的是檔案建檔快捷、傳播迅速、存儲(chǔ)方便、使用簡(jiǎn)便、節(jié)約存放空間的現(xiàn)代化電子檔案功能。但是信息化檔案建設(shè)過程中自身也存在一些薄弱環(huán)節(jié),如數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露、復(fù)制等,此外,電子元件的不穩(wěn)定性確實(shí)也是一個(gè)問題。有人就認(rèn)為其安全性和真實(shí)性遜于傳統(tǒng)方式,假如存儲(chǔ)信息化檔案服務(wù)器的內(nèi)存、CPU、主板出現(xiàn)故障,則會(huì)造成部分甚至整個(gè)電子檔案系統(tǒng)癱瘓、電子檔案數(shù)據(jù)損壞或丟失等嚴(yán)重后果;假如檔案管理人員沒有設(shè)定內(nèi)部訪問權(quán)限、檔案密級(jí)設(shè)定錯(cuò)誤或泄露他人、檔案系統(tǒng)程序被病毒侵入、篡改等原因都會(huì)造成檔案數(shù)據(jù)的安全性風(fēng)險(xiǎn)。
三、高校檔案信息化管理安全隱患的對(duì)策分析
(一)加強(qiáng)管理制度體系建設(shè)
由于檔案信息管理具有較強(qiáng)的政治性,因此,不僅高校檔案館(室)自身需努力,學(xué)校管理層也必須給予大力支持。首先自上而下實(shí)行校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制,形成管理人員網(wǎng)絡(luò),并有一定的制度保障從業(yè)人員的穩(wěn)定性。其次,進(jìn)一步提升檔案信息化管理的工作水平,需結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺(tái)自身的特點(diǎn)以及檔案信息管理需求,研究制訂出適合高校自身的科學(xué)管理方法與政策,制訂相應(yīng)的檔案管理制度和具體的實(shí)施方案,以確保各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)。
推薦閱讀:《檔案時(shí)空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學(xué)會(huì)主辦。它是在黨的十一屆三中全會(huì)后全國(guó)檔案工作恢復(fù)、整頓的大環(huán)境下誕生的。
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