本文摘要：[摘要] 隨著信息化技術(shù)的普及，對未來檔案管理建設(shè)提出了新要求。高校檔案信息化管理成為以后檔案管理工作的必然趨勢，但因為網(wǎng)絡(luò)的動態(tài)性、開放性、可加工性，安全問題凸顯，因此有必要提高高校檔案管理信息化的安全性，使其在檔案管理信息化建設(shè)過程中發(fā)揮
[摘要] 隨著信息化技術(shù)的普及，對未來檔案管理建設(shè)提出了新要求。高校檔案信息化管理成為以后檔案管理工作的必然趨勢，但因為網(wǎng)絡(luò)的動態(tài)性、開放性、可加工性，安全問題凸顯，因此有必要提高高校檔案管理信息化的安全性，使其在檔案管理信息化建設(shè)過程中發(fā)揮更積極的作用。立足于現(xiàn)實分析高校檔案管理信息化的重要性、存在的安全隱患以及針對安全隱患做出一定的對策分析。
[關(guān)鍵詞] 高校檔案;信息化;管理;安全
檔案管理的信息化可以迅速提升檔案管理的工作效率及質(zhì)量。但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性、動態(tài)性、匿名性、共享性、可加工性等特點，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息管理容易出現(xiàn)各種安全問題，如信息被泄露、假冒、篡改等。所以，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的安全工作是開展高校檔案信息化的基礎(chǔ)。
一、高校檔案管理信息化的必要性
高校檔案再現(xiàn)了高校各個歷史階段的發(fā)展情況，從中也反映出高校自身的文化，是了解高校的第一手資料，更成為一種社會重要資源，其信息量非常大。目前各高校的檔案還是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)實物檔案歸檔管理工作量比較大，特別是提供利用時查詢較慢。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化成為必然趨勢，電子化的檔案可以很好地解決檔案存放空間問題，充分發(fā)揮現(xiàn)代化的信息查詢手段，提高檔案信息的查找率，為后人提供先進、高效、實用的信息。因此，高校檔案信息化管理具有重要作用，直接涉及高校未來的發(fā)展。
目前高校檔案管理主要有兩種方式：一是以傳統(tǒng)人工操作方式為主、信息管理為輔的管理方法，首先建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機等軟件索引檔案目錄，當需要查找調(diào)閱某檔案時，管理員通過計算機檢索，快速查找出該檔案具體存放的位置、檔案使用情況或檔案當前使用狀態(tài)等信息。這種管理手段的優(yōu)點是投入成本相對較低，使用比較方便;缺點是一旦信息索引目錄被破壞或者停電，會導致不能正常工作，而且不能提供遠程服務(wù)。二是以網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段為主的檔案信息共享系統(tǒng)，人工操作為輔的管理方法。即檔案在建檔時，管理人員就應(yīng)當把檔案信息的征集、接收、整理、分類、編目、存儲、編輯、查詢和利用的全過程進行信息化處理，并全部保存在檔案管理中心總服務(wù)器中，根據(jù)管理人員工作需要，劃分好各部門人員的權(quán)限屬性，并劃定檔案保管密級，一旦產(chǎn)生查詢、調(diào)閱等請求時，不需要檔案管理人員協(xié)助，借閱人可直接在系統(tǒng)中把請求信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送到學校檔案管理的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中，服務(wù)器自動根據(jù)借閱人的權(quán)限和檔案保密級別等做出判斷，從而完成網(wǎng)絡(luò)化自動查詢借閱。這種方式的最大優(yōu)點是快捷方便，可以24小時滿足有需求的人員的近程遠程查詢、調(diào)閱。這種方法的優(yōu)勢顯而易見，極大地提高了對檔案保管、傳輸、統(tǒng)計、利用的方式和水平，缺點主要是檔案網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)投入及維護資金大，信息化操作的工作量龐大，且要求有高素質(zhì)的檔案管理人員，不可否認的是檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理存在的安全隱患。
二、高校檔案管理信息化存在的安全隱患
(一)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境缺乏安全性 一般情況下，信息化檔案管理系統(tǒng)登錄使用用戶名和密碼，一旦用戶名和密碼發(fā)生泄密，非系統(tǒng)使用或管理人員進入系統(tǒng)中就有可能篡改或損毀原始檔案資料。還有一種可能是，黑客入侵或病毒入侵，從而導致檔案信息內(nèi)容面臨損壞、丟失等無法挽回的后果，并由此帶來經(jīng)濟損失甚至法律糾紛，這是網(wǎng)絡(luò)安全影響檔案信息安全的重要方面，所以業(yè)界不少學者也提出對檔案信息化中的保密性方面的擔憂，以及檔案信息的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布也成為新的趨勢，但是檔案信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)布與公民隱私權(quán)保護之間也存在著沖突。
(二)軟件和硬件方面缺乏安全性 軟件和硬件是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的重要載體。我國的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備應(yīng)用的核心技術(shù)基本是依靠國外引進，自主研發(fā)能力還有待提升。而我國軟件系統(tǒng)發(fā)展還不夠成熟，在實際操作過程中，對檔案信息的錄入或者輸出，雖然也有加密認證，但就目前使用來看，認證級別還需提高，否則在面對一些具有極強技術(shù)手段的安全威脅時，常常無能為力。這是因為檔案管理軟件設(shè)計中往往存在一些漏洞，給了不法人員可乘之機，這就是檔案信息安全管理的重要潛在威脅，更是目前一些人反對檔案信息化的重要理由。
(三)檔案管理人員安全意識不夠或管理人員綜合素質(zhì)偏低，對檔案信息管理安全有著直接影響 高校檔案管理大都缺乏現(xiàn)代高技術(shù)管理人才，尤其是缺乏既具有檔案管理又具備信息化技術(shù)的復合型人才，管理人員的素質(zhì)高低直接影響檔案信息化管理的安全，因為檔案信息的征集、接收、整理、分類、編目、存儲、編輯、查詢等工作都離不開人的操作，對檔案管理人員提出更高的要求，人員的專業(yè)知識與技能水平在一定程度上也制約了高校檔案管理信息化建設(shè)的步伐。
(四)信息化檔案自身缺乏安全性 檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理目的是檔案建檔快捷、傳播迅速、存儲方便、使用簡便、節(jié)約存放空間的現(xiàn)代化電子檔案功能。但是信息化檔案建設(shè)過程中自身也存在一些薄弱環(huán)節(jié)，如數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露、復制等，此外，電子元件的不穩(wěn)定性確實也是一個問題。有人就認為其安全性和真實性遜于傳統(tǒng)方式，假如存儲信息化檔案服務(wù)器的內(nèi)存、CPU、主板出現(xiàn)故障，則會造成部分甚至整個電子檔案系統(tǒng)癱瘓、電子檔案數(shù)據(jù)損壞或丟失等嚴重后果;假如檔案管理人員沒有設(shè)定內(nèi)部訪問權(quán)限、檔案密級設(shè)定錯誤或泄露他人、檔案系統(tǒng)程序被病毒侵入、篡改等原因都會造成檔案數(shù)據(jù)的安全性風險。
三、高校檔案信息化管理安全隱患的對策分析
(一)加強管理制度體系建設(shè)
由于檔案信息管理具有較強的政治性，因此，不僅高校檔案館(室)自身需努力，學校管理層也必須給予大力支持。首先自上而下實行校長負責制，形成管理人員網(wǎng)絡(luò)，并有一定的制度保障從業(yè)人員的穩(wěn)定性。其次，進一步提升檔案信息化管理的工作水平，需結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺自身的特點以及檔案信息管理需求，研究制訂出適合高校自身的科學管理方法與政策，制訂相應(yīng)的檔案管理制度和具體的實施方案，以確保各項規(guī)章制度的貫徹落實。
推薦閱讀：《檔案時空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復、整頓的大環(huán)境下誕生的。
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