如何提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量

　　【摘 要】提供檔案利用服務(wù)是工程公司檔案館的一項(xiàng)重要的日常工作，它是展示檔案管理水平、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的直接手段，在檔案工作中占有重要地位。論文從檔案數(shù)字化建設(shè)、服務(wù)模式多元化、保密與利用三個(gè)方面，積極探討和思考提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量的措施和方法。

　　【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案利用;保密

　　1 引言

　　中國(guó)核電工程公司檔案館依托核二院成品檔案室發(fā)展至今，有六十年歷史。館藏量大，涉及領(lǐng)域廣、專業(yè)多、種類全，涵蓋了核工程、民用工程、商用核電站相關(guān)的工程設(shè)計(jì)、商務(wù)、設(shè)備、科研、文書和會(huì)計(jì)等文件，凝聚了項(xiàng)目建設(shè)者和檔案工作者的智慧和心血。隨著公司總承包項(xiàng)目順利推進(jìn)，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案利用需求量日益增加，給傳統(tǒng)的服務(wù)理念、服務(wù)模式提出了新的挑戰(zhàn)和要求，如何運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)提高服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)利用手段多樣化，滿足檔案服務(wù)于總承包項(xiàng)目和公司各業(yè)務(wù)板塊是每個(gè)檔案工作者應(yīng)不斷思考和解決的問題。

　　2 加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)

　　檔案實(shí)體可用館藏容量隨著館藏檔案數(shù)量的日益增多愈加捉襟見肘，為了保證新項(xiàng)目歸檔文件的存儲(chǔ)空間不得不將大量老工程檔案進(jìn)行異地存放，這給檔案利用工作帶來不便，在保管上也存在一定的安全隱患。

　　為解決館藏容量不足與歸檔文件數(shù)量大之間的矛盾，避免異地保存帶來實(shí)物利用不便的問題，工程公司通過加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，積極開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，搭建檔案信息網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)行電子文件與實(shí)體檔案雙套制管理等措施，有效釋放了館藏占用空間的壓力。

　　2.1 利用優(yōu)先，分階段分重點(diǎn)數(shù)字化

　　在檔案數(shù)字化過程中遵循利用優(yōu)先、分步實(shí)施的原則，對(duì)于新增項(xiàng)目的各類文件，堅(jiān)持電子文件與紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔;對(duì)于早期庫(kù)存檔案，先重點(diǎn)對(duì)異地保存的檔案、搶救性保護(hù)的珍貴歷史檔案，以及利用率高的永久檔案進(jìn)行數(shù)字化，然后再由點(diǎn)到面、分階段逐步實(shí)施到所有的有價(jià)值文檔資料。

　　2.2 實(shí)行鑒定與數(shù)字化同步

　　從長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的角度，公司對(duì)早期庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的同時(shí)，還應(yīng)分工程、分種類組織專家進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果及時(shí)剔除已失去利用價(jià)值的檔案，對(duì)利用價(jià)值小的工程文檔暫緩數(shù)字化處理。實(shí)行鑒定與數(shù)字化同步不僅有利于減少數(shù)字化加工成本，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，還能幫助優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)，提高工作效率。

　　3 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，促進(jìn)服務(wù)方式多元化

　　信息化技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，公司以此為契機(jī)轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，如清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)同步的PW系統(tǒng)、CIMS設(shè)計(jì)信息管理系統(tǒng)和項(xiàng)目文函管理平臺(tái)等，通過檔案信息網(wǎng)平臺(tái)提供電子檔案管理系統(tǒng)檢索、全文瀏覽及通知公告、業(yè)務(wù)交流、服務(wù)指南、留言板等綜合性服務(wù)，開展大事記、專題匯編，促進(jìn)服務(wù)方式多元化，拓展和深化檔案利用工作。

　　3.1 完善各種檢索工具，提供多途徑檢索

　　一般企業(yè)，一個(gè)員工查找資料的平均花費(fèi)時(shí)間約占其工作總時(shí)間的40%[1]，這一數(shù)據(jù)從側(cè)面反映了檔案檢索效率低是大多數(shù)企業(yè)普遍存在的問題，主要原因表現(xiàn)在兩方面：檔案檢索工具種類單一，數(shù)據(jù)著錄標(biāo)引質(zhì)量不高，難以滿足利用者多角度全方位查檔的需求;利用者檢索目的不明確，不熟悉檢索工具的使用方法，需要依賴工作人員幫助才能查找到所需文檔。

　　對(duì)于有些員工來館查閱文件無法清楚描述要查的文件信息時(shí)，工作人員應(yīng)發(fā)揮熟悉館藏的優(yōu)勢(shì)，為其提供咨詢建議或幫助。

　　3.2 以人為本效率優(yōu)先，實(shí)現(xiàn)利用效率最大化

　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔利用審批手續(xù)煩瑣，利用者為了查閱一份檔案可能需要往返好幾次找領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果碰巧領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)、出差，就不得不暫時(shí)擱置工作。為了解決這一問題，公司著手優(yōu)化檔案利用審批方式，提供檔案網(wǎng)上電子審批流程，員工通過登錄檔案網(wǎng)站提交利用權(quán)限申請(qǐng)，這樣即使領(lǐng)導(dǎo)在外地出差也能及時(shí)簽字審批。

　　檔案信息網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了將館藏實(shí)體文件從有形的檔案館成功遷移到虛擬的數(shù)字檔案館，信息化技術(shù)使不同介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為可被計(jì)算機(jī)識(shí)別的信息，不僅擴(kuò)大了檔案利用范圍，也滿足了員工通過查閱文字、圖像、音頻、視頻等信息全面了解文件背景的需求。檔案網(wǎng)站全天24小時(shí)提供利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了利用者足不出戶隨時(shí)登錄網(wǎng)站查找檔案的需求，提高了檔案利用效率[3]。

　　推薦閱讀：《檔案時(shí)空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學(xué)會(huì)主辦。它是在黨的十一屆三中全會(huì)后全國(guó)檔案工作恢復(fù)、整頓的大環(huán)境下誕生的。

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