本文摘要：文書(shū)檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過(guò)檔案人員長(zhǎng)期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個(gè)可被持續(xù)開(kāi)發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實(shí)體分類體系是建立檔案信息體系的基
文書(shū)檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過(guò)檔案人員長(zhǎng)期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個(gè)可被持續(xù)開(kāi)發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實(shí)體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。卷宗雜志是國(guó)家級(jí)期刊。我們分辨一個(gè)期刊是省級(jí)還是國(guó)家級(jí)，主要看主管單位。《卷宗》雜志由中國(guó)興川戰(zhàn)略促進(jìn)中心主管，是國(guó)家級(jí)單位，所以，很簡(jiǎn)單就可以確認(rèn)，《卷宗》雜志是國(guó)家級(jí)期刊。如果一個(gè)期刊是省級(jí)單位主管，那它就是省級(jí)期刊。下面我們看下國(guó)家級(jí)和省級(jí)期刊分類原則。
[摘 要]過(guò)去，在文書(shū)檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的價(jià)值。
[關(guān)鍵詞]保持 文件 歷史聯(lián)系 開(kāi)發(fā)利用 檔案資源
一、案卷的價(jià)值
過(guò)去，在文書(shū)檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的價(jià)值。
(一)保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。
文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準(zhǔn)確地再現(xiàn)歷史的真實(shí)。對(duì)于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來(lái)、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時(shí)就是一個(gè)文件整體的組成部分，圖號(hào)確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標(biāo)識(shí)。但對(duì)機(jī)關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復(fù)原。因?yàn)橄嚓P(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門(mén)，而且文件本身沒(méi)有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標(biāo)識(shí)。正是由于這個(gè)原因，案卷作為文件組合體的價(jià)值才彌足珍貴。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不僅沒(méi)有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。
1.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過(guò)賦予并讀取物理標(biāo)識(shí)，使具有同一標(biāo)識(shí)的電子文件的信息構(gòu)成一個(gè)邏輯整體――電子案卷。只要不人為改變物理標(biāo)識(shí)，它們之間的關(guān)系就不會(huì)改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。
2.進(jìn)行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問(wèn)題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價(jià)值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權(quán)威性，無(wú)可替代。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也有一個(gè)建立數(shù)字附本的問(wèn)題。因此，同一文件兩種版本的情況將長(zhǎng)期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當(dāng)沒(méi)有電子文件時(shí)，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄;當(dāng)有電子文件時(shí)，就成為電子案卷中相應(yīng)文件目錄的內(nèi)容，并由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計(jì)。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個(gè)文件進(jìn)行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)：前者通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用;后者入庫(kù)保存，以備查考。
3.實(shí)現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合�？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使機(jī)關(guān)文書(shū)檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進(jìn)行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進(jìn)行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標(biāo)識(shí)，構(gòu)成一個(gè)文件的整體;然后賦予它們各自不同的載體標(biāo)識(shí)，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個(gè)樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實(shí)。
(二)是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。
案卷作為全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置;因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開(kāi)發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。
1.保護(hù)電子文件的利用價(jià)值。一份檔案文件的價(jià)值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來(lái)龍去脈和真實(shí)面貌。在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)的問(wèn)題。同時(shí)，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價(jià)值的守護(hù)神。
2.提供利用檔案信息的重要途徑。檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量小;層次低，則信息量大。案卷作為一個(gè)中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問(wèn)題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢(shì)，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。
二、改革立卷方法的思考
(一)改革的基本條件。
一是機(jī)構(gòu)、職能明確;二是實(shí)施規(guī)范化、制度化管理;三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對(duì)降低;四是計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。
(二)改革的基本思路。
立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展和檔案價(jià)值的保護(hù)，舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢(shì)，共同為案卷診病療疾。
1.明確案卷概念。一張光盤(pán)可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時(shí)，要肯定電子案卷特殊的存在形式。
2.明確組卷規(guī)則。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過(guò)去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度;而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。
目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書(shū)立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。因此，在分類方案中，應(yīng)該以“職能”替代“問(wèn)題”，或作為“問(wèn)題”的上位分類標(biāo)準(zhǔn);并且通過(guò)“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。
3.簡(jiǎn)化立卷方法。電子文件歸檔并建立管理系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案的利用價(jià)值將永久性地降低。因此，可以參照《歸檔文件整理規(guī)則》簡(jiǎn)化立卷方法。例如，取消《卷內(nèi)備考表》，個(gè)別需要說(shuō)明的情況在《交接文據(jù)》或電子案卷的“備注”中說(shuō)明;改硬卷皮為軟卷皮，并取消封底，既便于計(jì)算機(jī)打印，又便于裝入卷盒內(nèi)保存。
4.應(yīng)用計(jì)算機(jī)輔助立卷，無(wú)論是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個(gè)好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實(shí)現(xiàn)的;另一方面，要利用計(jì)算機(jī)替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書(shū)登記的目錄組卷并進(jìn)行電子文件的自動(dòng)歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號(hào)，進(jìn)行各種立卷統(tǒng)計(jì)，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計(jì)表和交接文據(jù)等。
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