本文摘要：文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過檔案人員長期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個可被持續(xù)開發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基
文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過檔案人員長期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個可被持續(xù)開發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。卷宗雜志是國家級期刊。我們分辨一個期刊是省級還是國家級，主要看主管單位�！�卷宗》雜志由中國興川戰(zhàn)略促進中心主管，是國家級單位，所以，很簡單就可以確認，《卷宗》雜志是國家級期刊。如果一個期刊是省級單位主管，那它就是省級期刊。下面我們看下國家級和省級期刊分類原則。
[摘 要]過去，在文書檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的價值。
[關(guān)鍵詞]保持 文件 歷史聯(lián)系 開發(fā)利用 檔案資源
一、案卷的價值
過去，在文書檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的價值。
(一)保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。
文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準確地再現(xiàn)歷史的真實。對于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時就是一個文件整體的組成部分，圖號確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標識。但對機關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復原。因為相關(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門，而且文件本身沒有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標識。正是由于這個原因，案卷作為文件組合體的價值才彌足珍貴。計算機的應用不僅沒有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。
1.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤、光盤等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過賦予并讀取物理標識，使具有同一標識的電子文件的信息構(gòu)成一個邏輯整體――電子案卷。只要不人為改變物理標識，它們之間的關(guān)系就不會改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。
2.進行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權(quán)威性，無可替代。同時，紙質(zhì)檔案也有一個建立數(shù)字附本的問題。因此，同一文件兩種版本的情況將長期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當沒有電子文件時，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄;當有電子文件時，就成為電子案卷中相應文件目錄的內(nèi)容，并由計算機進行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個文件進行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢：前者通過計算機和網(wǎng)絡系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用;后者入庫保存，以備查考。
3.實現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合�？茖W技術(shù)的發(fā)展，使機關(guān)文書檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標識，構(gòu)成一個文件的整體;然后賦予它們各自不同的載體標識，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實。
(二)是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。
案卷作為全宗內(nèi)檔案實體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置;因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。
1.保護電子文件的利用價值。一份檔案文件的價值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來龍去脈和真實面貌。在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)的問題。同時，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價值的守護神。
2.提供利用檔案信息的重要途徑。檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量小;層次低，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。
二、改革立卷方法的思考
(一)改革的基本條件。
一是機構(gòu)、職能明確;二是實施規(guī)范化、制度化管理;三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對降低;四是計算機的普及和應用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。
(二)改革的基本思路。
立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開展和檔案價值的保護，舉足輕重。應該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢，共同為案卷診病療疾。
1.明確案卷概念。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時，要肯定電子案卷特殊的存在形式。
2.明確組卷規(guī)則。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度;而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。
目前，職能管理在機關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關(guān)工作的組成部分，應該與之融為一體。因此，在分類方案中，應該以“職能”替代“問題”，或作為“問題”的上位分類標準;并且通過“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。
3.簡化立卷方法。電子文件歸檔并建立管理系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案的利用價值將永久性地降低。因此，可以參照《歸檔文件整理規(guī)則》簡化立卷方法。例如，取消《卷內(nèi)備考表》，個別需要說明的情況在《交接文據(jù)》或電子案卷的“備注”中說明;改硬卷皮為軟卷皮，并取消封底，既便于計算機打印，又便于裝入卷盒內(nèi)保存。
4.應用計算機輔助立卷，無論是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的;另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等。
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