辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路研究

　　【摘要】無論是對于企事業(yè)單位抑或是其他任何單位，檔案管理工作都非常重要。辦公室檔案管理工作關系到單位的發(fā)展，加強和重視檔案管理工作是單位應該正視的問題。只有不斷加強對單位辦公室檔案管理的重視與關注，才能讓檔案發(fā)展更上一層樓，在檔案的作用下助力單位前進。自從檔案發(fā)展以來我國就對此有了一定程度的研究和探討，但實際上，我國的單位辦公室檔案管理工作仍然存在著一定的問題。這就需要我們不斷地去探索與創(chuàng)新，以解決更多實際問題。本文將針對單位辦公室管理存在的一些問題進行分析與闡述，并論述加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路。

　　【關鍵詞】辦公室檔案;檔案管理;存在問題;創(chuàng)新思路

　　隨著社會的發(fā)展以及企事業(yè)單位的不斷深化管理，辦公室檔案管理工作在實際工作中扮演著越來越重要的角色。社會在進步、科技在發(fā)展，我們應該發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，并針對問題采取積極有效的措施，使得檔案管理工作發(fā)揮出應有的作用。只有不斷創(chuàng)新、革陳出新，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理體系，才能有效提升檔案管理工作效率，讓我國單位辦公室檔案管理在良好的體系中茁壯成長。

　　一、單位辦公室檔案管理職能定位混亂

　　(一)對于檔案管理工作性質(zhì)的錯誤認識。由于單位辦公室檔案管理發(fā)展并不算久，很多人對它的工作性質(zhì)認識并不準確，這就導致了在日常工作中對檔案管理的掌握不充分。對于單位辦公室檔案管理工作而言，它的工作性質(zhì)定位為儲存和檔案管理，在民眾需要的時候還可以及時調(diào)取查看。但從目前的單位檔案管理工作來看，大多把重點放在了收集資料上，不能把相關文檔分門別類地儲存與管理好。

　　(二)對于檔案管理工作任務認識不清。從目前的單位辦公室檔案管理工作任務來看，維護檔案的完整與安全是其重中之重。檔案的安全不僅關系著整個單位的商業(yè)機密，更涉及員工的政治信息機密。維護檔案的完整是整個檔案管理工作中的共同任務與目標。但就目前的單位辦公室檔案管理工作來看，很多都把工作任務定位為收集資料，儲存信息等，忽略了檔案的完整性與安全性。辦公室檔案管理的具體任務應為：(1)防止檔案的損壞。(2)延長檔案的壽命。(3)維護檔案的安全。只有做好以上幾點，才能真正地認識檔案管理工作的任務，落實好檔案管理工作的各項任務。

　　(三)對于檔案管理工作方向性模糊。缺乏統(tǒng)一的管理，一些單位主管部門既管理固定工身份和部分合同制工人檔案，同時也管理合同制工人檔案。這樣的管理方式和管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應。企事業(yè)單位應當緊跟時代發(fā)展的步伐，朝著市場經(jīng)濟發(fā)展的方向努力，向著市場經(jīng)濟發(fā)展的方向發(fā)展自身的檔案管理工作，使得目標明確而具有方向性。

　　二、單位辦公室檔案管理工作中存在的問題

　　(一)辦公室檔案存儲制度不完善。辦公室檔案管理工作是有需要的時候可以快速地查詢、調(diào)取。然而在實際的工作確保中，辦公室檔案儲存制度并不完善。其主要原因是各部門之間缺乏良好的溝通與配合。例如人事部的檔案管理工作，需要財務部、統(tǒng)計部等相關部門的相互配合才能更好地完成。這些部門屬于同級部門，彼此互不幫助，自己管理自己部門的檔案，不愿意將自身部門的檔案外借，不把自身部門檔案交由辦公室進行管理。雖然自己管理自己部門的檔案，更方便查找，但是這樣容易造成辦公室檔案管理內(nèi)部檔案收錄不完整、不全面等問題。

　　(二)辦公室檔案管理人員設置不合理。企事業(yè)單位辦公室檔案管理的人員設置大概可以分為兩大類：一類是負責檔案收錄和管理的人員，另一類是負責進行檔案查閱的人員。辦公室檔案管理人員的設置之間關系到檔案管理工作的正常進行。負責這部分工作的人員要更具專業(yè)性、嚴謹性。但有研究發(fā)現(xiàn)，很多企事業(yè)單位的檔案管理對于檔案查閱工作并不重視。在設置人員時也只是安排一些返聘人員或者是年老的員工。

　　這些員工雖然在接待來訪群眾時態(tài)度和藹，但由于年齡與專業(yè)知識的限制，在工作時難免怠慢，操作時由于對電腦的不屬于以及對檔案管理工作的不熟悉、對信息化技術了解少等，不能熟練地操作電腦技術。再者并不是每一天都有人去查閱，所以負責這部分工作的人員變得可有可無。這也是檔案查閱工作人員不受重視的主要原因之一。

　　(三)辦公室檔案管理施展空間有限。隨著辦公室檔案管理的不斷發(fā)展，目前單位辦公室檔案管理已初具規(guī)模。辦公室檔案管理勢必要跟上時代發(fā)展的步伐。一次全新的檔案管理改革勢在必行。將現(xiàn)有的辦公室檔案管理模式進行全新的規(guī)劃與革新，發(fā)揮檔案管理的更大作用，更加方便人們查閱和調(diào)取檔案。但在實際的踐行過程中卻會遇到很多困難，比如人手不足的問題。

　　大部分的單位檔案都是長年累月地積累，數(shù)量巨大，整理起來繁雜，任務艱巨，如果想要改變現(xiàn)狀勢必要花費巨大的經(jīng)費。經(jīng)費開銷大幅度增長，企事業(yè)單位很難承擔這部分的額外開銷，所以要想做好辦公室檔案管理的改革工作是非常困難的。即使企事業(yè)單位有心要改善現(xiàn)如今的檔案管理狀況，也可能因改革困難、耗時太長等問題而放棄。

　　三、加強單位辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

　　(一)不斷完善檔案存儲制度。良好的檔案存儲制度不僅能保障檔案管理工作正常、有序地展開，更是其發(fā)展的根本條件。目前，通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)有很多辦公室檔案管理工作存在著存儲制度問題，這不僅影響了檔案管理工作的開展，還阻礙了企事業(yè)單位的發(fā)展。針對存儲制度，企事業(yè)應當不斷改善，建立完善的存儲制度使得辦公室檔案管理工作更好地進行。

　　如針對檔案的保密性，不能備份的檔案，但是辦公室又想要收錄這些檔案，各部門之間不合作造成這些問題無法解決，企事業(yè)單位可以通過建立專門的檔案管理通道，利用互聯(lián)網(wǎng)作為媒介傳輸信息、文件等，同時創(chuàng)新和完善制度，讓良好的制度成為高效率的跳板。在良好的檔案存儲制度下，各部門之間能互惠互利、互幫互助。既不影響自身部門的檔案管理工作，還能幫助其他部門的檔案管理順利進行。

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　　(二)加強工作人員自身素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理工作人員的自身素質(zhì)直接影響到整個檔案工作的運作與進度、效率與質(zhì)量。所以強化員工自身素質(zhì)，提高其專業(yè)素養(yǎng)非常有必要。首先，檔案管理工作人員應當具備一定的電腦操作技能。因為在21世紀中，互聯(lián)網(wǎng)技術已經(jīng)成為經(jīng)濟發(fā)展的重要條件。各行各業(yè)也都實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟發(fā)展，所以檔案管理工作必須緊跟時代發(fā)展的步伐。

　　如建筑設計研究院的辦公室檔案管理相關人員，單位可以有方法、有步驟地加強檔案工作人員的自身素質(zhì)培養(yǎng)。(1)各級領導為檔案人才的培養(yǎng)提供政策、資金上的支持。例如政策方面可以把檔案工作納入單位工作規(guī)劃中，關心、愛護檔案人員;建立獎勵制度;在待遇、福利方面給予重視。(2)培養(yǎng)檔案人員的專業(yè)知識，如計算機技術、文書、編纂、檔案保密、檔案維護等，熟悉有關檔案工作的各項法規(guī)和方針。(3)培養(yǎng)檔案人員的計算機知識，讓檔案人員能熟練掌握計算機的各種操作，以此優(yōu)化檔案的整理和歸檔。

　　作者：祝常兵

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