本文摘要：【摘要】無(wú)論是對(duì)于企事業(yè)單位抑或是其他任何單位，檔案管理工作都非常重要。辦公室檔案管理工作關(guān)系到單位的發(fā)展，加強(qiáng)和重視檔案管理工作是單位應(yīng)該正視的問(wèn)題。只有不斷加強(qiáng)對(duì)單位辦公室檔案管理的重視與關(guān)注，才能讓檔案發(fā)展更上一層樓，在檔案的作用下
【摘要】無(wú)論是對(duì)于企事業(yè)單位抑或是其他任何單位，檔案管理工作都非常重要。辦公室檔案管理工作關(guān)系到單位的發(fā)展，加強(qiáng)和重視檔案管理工作是單位應(yīng)該正視的問(wèn)題。只有不斷加強(qiáng)對(duì)單位辦公室檔案管理的重視與關(guān)注，才能讓檔案發(fā)展更上一層樓，在檔案的作用下助力單位前進(jìn)。自從檔案發(fā)展以來(lái)我國(guó)就對(duì)此有了一定程度的研究和探討，但實(shí)際上，我國(guó)的單位辦公室檔案管理工作仍然存在著一定的問(wèn)題。這就需要我們不斷地去探索與創(chuàng)新，以解決更多實(shí)際問(wèn)題。本文將針對(duì)單位辦公室管理存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析與闡述，并論述加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路。
【關(guān)鍵詞】辦公室檔案;檔案管理;存在問(wèn)題;創(chuàng)新思路
隨著社會(huì)的發(fā)展以及企事業(yè)單位的不斷深化管理，辦公室檔案管理工作在實(shí)際工作中扮演著越來(lái)越重要的角色。社會(huì)在進(jìn)步、科技在發(fā)展，我們應(yīng)該發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題采取積極有效的措施，使得檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用。只有不斷創(chuàng)新、革陳出新，不斷完善現(xiàn)有的檔案管理體系，才能有效提升檔案管理工作效率，讓我國(guó)單位辦公室檔案管理在良好的體系中茁壯成長(zhǎng)。
一、單位辦公室檔案管理職能定位混亂
(一)對(duì)于檔案管理工作性質(zhì)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。由于單位辦公室檔案管理發(fā)展并不算久，很多人對(duì)它的工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)并不準(zhǔn)確，這就導(dǎo)致了在日常工作中對(duì)檔案管理的掌握不充分。對(duì)于單位辦公室檔案管理工作而言，它的工作性質(zhì)定位為儲(chǔ)存和檔案管理，在民眾需要的時(shí)候還可以及時(shí)調(diào)取查看。但從目前的單位檔案管理工作來(lái)看，大多把重點(diǎn)放在了收集資料上，不能把相關(guān)文檔分門別類地儲(chǔ)存與管理好。
(二)對(duì)于檔案管理工作任務(wù)認(rèn)識(shí)不清。從目前的單位辦公室檔案管理工作任務(wù)來(lái)看，維護(hù)檔案的完整與安全是其重中之重。檔案的安全不僅關(guān)系著整個(gè)單位的商業(yè)機(jī)密，更涉及員工的政治信息機(jī)密。維護(hù)檔案的完整是整個(gè)檔案管理工作中的共同任務(wù)與目標(biāo)。但就目前的單位辦公室檔案管理工作來(lái)看，很多都把工作任務(wù)定位為收集資料，儲(chǔ)存信息等，忽略了檔案的完整性與安全性。辦公室檔案管理的具體任務(wù)應(yīng)為：(1)防止檔案的損壞。(2)延長(zhǎng)檔案的壽命。(3)維護(hù)檔案的安全。只有做好以上幾點(diǎn)，才能真正地認(rèn)識(shí)檔案管理工作的任務(wù)，落實(shí)好檔案管理工作的各項(xiàng)任務(wù)。
(三)對(duì)于檔案管理工作方向性模糊。缺乏統(tǒng)一的管理，一些單位主管部門既管理固定工身份和部分合同制工人檔案，同時(shí)也管理合同制工人檔案。這樣的管理方式和管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，朝著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向努力，向著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方向發(fā)展自身的檔案管理工作，使得目標(biāo)明確而具有方向性。
二、單位辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題
(一)辦公室檔案存儲(chǔ)制度不完善。辦公室檔案管理工作是有需要的時(shí)候可以快速地查詢、調(diào)取。然而在實(shí)際的工作確保中，辦公室檔案儲(chǔ)存制度并不完善。其主要原因是各部門之間缺乏良好的溝通與配合。例如人事部的檔案管理工作，需要財(cái)務(wù)部、統(tǒng)計(jì)部等相關(guān)部門的相互配合才能更好地完成。這些部門屬于同級(jí)部門，彼此互不幫助，自己管理自己部門的檔案，不愿意將自身部門的檔案外借，不把自身部門檔案交由辦公室進(jìn)行管理。雖然自己管理自己部門的檔案，更方便查找，但是這樣容易造成辦公室檔案管理內(nèi)部檔案收錄不完整、不全面等問(wèn)題。
(二)辦公室檔案管理人員設(shè)置不合理。企事業(yè)單位辦公室檔案管理的人員設(shè)置大概可以分為兩大類：一類是負(fù)責(zé)檔案收錄和管理的人員，另一類是負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案查閱的人員。辦公室檔案管理人員的設(shè)置之間關(guān)系到檔案管理工作的正常進(jìn)行。負(fù)責(zé)這部分工作的人員要更具專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。但有研究發(fā)現(xiàn)，很多企事業(yè)單位的檔案管理對(duì)于檔案查閱工作并不重視。在設(shè)置人員時(shí)也只是安排一些返聘人員或者是年老的員工。
這些員工雖然在接待來(lái)訪群眾時(shí)態(tài)度和藹，但由于年齡與專業(yè)知識(shí)的限制，在工作時(shí)難免怠慢，操作時(shí)由于對(duì)電腦的不屬于以及對(duì)檔案管理工作的不熟悉、對(duì)信息化技術(shù)了解少等，不能熟練地操作電腦技術(shù)。再者并不是每一天都有人去查閱，所以負(fù)責(zé)這部分工作的人員變得可有可無(wú)。這也是檔案查閱工作人員不受重視的主要原因之一。
(三)辦公室檔案管理施展空間有限。隨著辦公室檔案管理的不斷發(fā)展，目前單位辦公室檔案管理已初具規(guī)模。辦公室檔案管理勢(shì)必要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。一次全新的檔案管理改革勢(shì)在必行。將現(xiàn)有的辦公室檔案管理模式進(jìn)行全新的規(guī)劃與革新，發(fā)揮檔案管理的更大作用，更加方便人們查閱和調(diào)取檔案。但在實(shí)際的踐行過(guò)程中卻會(huì)遇到很多困難，比如人手不足的問(wèn)題。
大部分的單位檔案都是長(zhǎng)年累月地積累，數(shù)量巨大，整理起來(lái)繁雜，任務(wù)艱巨，如果想要改變現(xiàn)狀勢(shì)必要花費(fèi)巨大的經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷大幅度增長(zhǎng)，企事業(yè)單位很難承擔(dān)這部分的額外開(kāi)銷，所以要想做好辦公室檔案管理的改革工作是非常困難的。即使企事業(yè)單位有心要改善現(xiàn)如今的檔案管理狀況，也可能因改革困難、耗時(shí)太長(zhǎng)等問(wèn)題而放棄。
三、加強(qiáng)單位辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路
(一)不斷完善檔案存儲(chǔ)制度。良好的檔案存儲(chǔ)制度不僅能保障檔案管理工作正常、有序地展開(kāi)，更是其發(fā)展的根本條件。目前，通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)有很多辦公室檔案管理工作存在著存儲(chǔ)制度問(wèn)題，這不僅影響了檔案管理工作的開(kāi)展，還阻礙了企事業(yè)單位的發(fā)展。針對(duì)存儲(chǔ)制度，企事業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷改善，建立完善的存儲(chǔ)制度使得辦公室檔案管理工作更好地進(jìn)行。
如針對(duì)檔案的保密性，不能備份的檔案，但是辦公室又想要收錄這些檔案，各部門之間不合作造成這些問(wèn)題無(wú)法解決，企事業(yè)單位可以通過(guò)建立專門的檔案管理通道，利用互聯(lián)網(wǎng)作為媒介傳輸信息、文件等，同時(shí)創(chuàng)新和完善制度，讓良好的制度成為高效率的跳板。在良好的檔案存儲(chǔ)制度下，各部門之間能互惠互利、互幫互助。既不影響自身部門的檔案管理工作，還能幫助其他部門的檔案管理順利進(jìn)行。
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(二)加強(qiáng)工作人員自身素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理工作人員的自身素質(zhì)直接影響到整個(gè)檔案工作的運(yùn)作與進(jìn)度、效率與質(zhì)量。所以強(qiáng)化員工自身素質(zhì)，提高其專業(yè)素養(yǎng)非常有必要。首先，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備一定的電腦操作技能。因?yàn)樵?1世紀(jì)中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要條件。各行各業(yè)也都實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以檔案管理工作必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。
如建筑設(shè)計(jì)研究院的辦公室檔案管理相關(guān)人員，單位可以有方法、有步驟地加強(qiáng)檔案工作人員的自身素質(zhì)培養(yǎng)。(1)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為檔案人才的培養(yǎng)提供政策、資金上的支持。例如政策方面可以把檔案工作納入單位工作規(guī)劃中，關(guān)心、愛(ài)護(hù)檔案人員;建立獎(jiǎng)勵(lì)制度;在待遇、福利方面給予重視。(2)培養(yǎng)檔案人員的專業(yè)知識(shí)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、文書(shū)、編纂、檔案保密、檔案維護(hù)等，熟悉有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針。(3)培養(yǎng)檔案人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)，讓檔案人員能熟練掌握計(jì)算機(jī)的各種操作，以此優(yōu)化檔案的整理和歸檔。
作者：祝常兵
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