簽證智能化在電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理中的可行性應(yīng)用探究

　　摘要：檔案簽證是工程項(xiàng)目檔案建設(shè)過(guò)程中衍生出的專有概念，特指參建單位已完成建設(shè)單位招標(biāo)文件及合同中所規(guī)定的檔案收集與整理任務(wù)，而獲得的書(shū)面簽字確認(rèn)憑證，在工程項(xiàng)目檔案建設(shè)中具有不容小覷的地位。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的提出及信息化技術(shù)的發(fā)展，探索簽證智能化在工程項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用有助于明確責(zé)任主體、規(guī)范檔案建設(shè)及提升辦理效率。本研究以中國(guó)南方電網(wǎng)有限公司超高壓輸電公司所承建的烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端柔性直流示范工程為例，分析了傳統(tǒng)檔案簽證面臨的困境和問(wèn)題，探究在政策法規(guī)日益完善、信息技術(shù)大力發(fā)展的背景下，簽證智能化在工程項(xiàng)目檔案建設(shè)中的可行性、應(yīng)用路徑及預(yù)期效益，以期為電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案簽證的智能化辦理提供思考與借鑒。

　　關(guān)鍵詞：簽證智能化;電網(wǎng)工程;工程項(xiàng)目檔案;可行性應(yīng)用

　　0引言

　　工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于工程項(xiàng)目實(shí)施、完善與改擴(kuò)建具有重要的憑證與參考價(jià)值。在長(zhǎng)期的工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)踐中，我國(guó)企業(yè)依據(jù)工程項(xiàng)目的周期及建設(shè)特色，形成了專門(mén)的工程項(xiàng)目檔案管理辦法[1]，針對(duì)工程項(xiàng)目檔案的前期階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段和竣工階段等環(huán)節(jié)提出了相應(yīng)的檔案管理要求。

　　工程項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收即為竣工階段中的關(guān)鍵內(nèi)容，是工程項(xiàng)目檔案建設(shè)的重要組成部分。早在2006年6月14日，國(guó)家檔案局與國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)就印發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》(檔發(fā)〔2006〕2號(hào))，強(qiáng)調(diào)“未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”，指明了工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的重要地位，并對(duì)工程竣工驗(yàn)收工作提出了具體規(guī)定。

　　電網(wǎng)論文范例：電網(wǎng)工程造價(jià)偏差分析與管理成效評(píng)價(jià)研究

　　竣工驗(yàn)收簽證是工程項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的特有概念，指在工程完工后，由設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、施工方和建設(shè)方四方代表經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)考察，檢查工程建設(shè)和試運(yùn)行情況，聽(tīng)取施工、監(jiān)理、建設(shè)單位管理工作報(bào)告后開(kāi)具的相關(guān)證明，是工程完工初檢質(zhì)量合格的憑證[2]，對(duì)于工程結(jié)算和工程驗(yàn)收具有重要價(jià)值。檔案簽證的概念源于工程竣工驗(yàn)收簽證。由于電網(wǎng)工程大多具有空間跨度大、建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位多等特點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案簽證工作中紙質(zhì)檔案需在相關(guān)部門(mén)多次流轉(zhuǎn)，辦理流程繁瑣。隨著電子簽名、時(shí)間戳等技術(shù)的發(fā)展以及電子文件法律效力的明確，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)在線辦理檔案簽證成為一種行之有效的解決途徑。

　　通過(guò)將物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)與檔案簽證相結(jié)合開(kāi)展“簽證智能化”建設(shè)，有助于規(guī)范簽證行為、加快簽證處理進(jìn)度，推動(dòng)驗(yàn)收工作的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)對(duì)工程項(xiàng)目的精細(xì)化管理。因此，本研究以中國(guó)南方電網(wǎng)有限公司超高壓輸電公司(以下稱為“超高壓公司”)烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端柔性直流示范工程(以下簡(jiǎn)稱“昆柳龍直流工程”)為典型性案例，對(duì)簽證智能化在電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案中應(yīng)用的可行性以及在試點(diǎn)過(guò)程中的應(yīng)用情況予以闡述與分析，以期為同類電力工程項(xiàng)目檔案簽證實(shí)現(xiàn)智能化提供參考與借鑒。

　　1概念梳理：基于檔案簽證的相關(guān)分析

　　“檔案簽證”概念是在借鑒“工程竣工驗(yàn)收簽證”[3]的基礎(chǔ)上提出的，也可稱為“檔案竣工簽證”。工程竣工驗(yàn)收簽證是在建工程完工后，提交審計(jì)方前的第一次完整的分部分項(xiàng)驗(yàn)收，也是工程完工初檢質(zhì)量合格的憑證�？⒐を�(yàn)收是竣工結(jié)算的前提，建設(shè)方需對(duì)施工方報(bào)送的證明材料、審批文件以及技術(shù)資料進(jìn)行初檢并上交。建設(shè)工程竣工驗(yàn)收是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，而竣工驗(yàn)收簽證則是對(duì)該過(guò)程的一個(gè)確認(rèn)證明。與工程簽證[4]所界定的“按承發(fā)包合同約定，一般由承發(fā)包雙方代表就施工過(guò)程中設(shè)計(jì)合同價(jià)款以外的責(zé)任事件所做的簽認(rèn)證明”不同，竣工驗(yàn)收簽證不涉及工程變更事項(xiàng)，只是作為一種驗(yàn)收確認(rèn)憑證。

　　盡管工程簽證和竣工驗(yàn)收簽證為不同工程階段的產(chǎn)物，在工程建設(shè)中側(cè)重點(diǎn)有所不同，但二者均是對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中實(shí)際情況的反映，均具有憑證作用。檔案簽證是參建單位已完成建設(shè)單位招標(biāo)文件及合同中規(guī)定的檔案收集與整理任務(wù)后獲得的書(shū)面簽字確認(rèn)憑證，該憑證的出具需要工程項(xiàng)目檔案在完成內(nèi)部驗(yàn)收、移交項(xiàng)目部審核后，由公司辦公室驗(yàn)證、核實(shí)并蓋章出具《竣工檔案簽證書(shū)》。檔案簽證涉及一系列流程，其核心成果——《竣工檔案簽證書(shū)》是檔案自查、監(jiān)理單位檢查的關(guān)鍵依據(jù)，也是公司進(jìn)行合同款支付的前提條件。

　　2傳統(tǒng)檔案簽證在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用及存在問(wèn)題

　　超高壓公司作為電網(wǎng)行業(yè)發(fā)展的典型性代表，其所承建的昆柳龍直流工程是世界首個(gè)特高壓多端混合直流輸電工程，也是目前南方電網(wǎng)輸送容量最大、技術(shù)難度最大、工程投資最大的直流輸電工程，對(duì)于電力行業(yè)發(fā)展具有重大科技示范效應(yīng)。因此，以超高壓公司作為典型性案例開(kāi)展研究，探究其傳統(tǒng)檔案存在的問(wèn)題及檔案簽證智能化的可行性，對(duì)同類企業(yè)開(kāi)展檔案簽證工作具有重要的參考價(jià)值。

　　2.1傳統(tǒng)檔案簽證在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用分析

　　為有效監(jiān)控工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，昆柳龍直流工程采取了較為嚴(yán)謹(jǐn)、繁瑣的簽證步驟與流程，并貫徹主體責(zé)任制的原則要求，將責(zé)任落實(shí)到具體部門(mén)。

　　超高壓公司在《超高壓輸電公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書(shū)》和《烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端直流示范工程檔案工作規(guī)劃》中對(duì)檔案簽證的流程、辦理材料進(jìn)行了明確規(guī)定，要求職能部門(mén)在完成檔案整改并向項(xiàng)目部移交檔案后，收集、整合檔案，編制相關(guān)檔案簽證表，并由辦公室檢查、接收檔案，簽發(fā)檔案簽證書(shū)。超高壓公司在管理規(guī)范中強(qiáng)調(diào)了檔案簽證具體的步驟、流程及相關(guān)簽證文件的辦理要求，要求參建單位在最終獲得簽證書(shū)之前，填寫(xiě)參建單位自檢意見(jiàn)、監(jiān)理單位驗(yàn)收意見(jiàn)、項(xiàng)目分部意見(jiàn)、項(xiàng)目部意見(jiàn)、運(yùn)行單位意見(jiàn)及檔案驗(yàn)收小組意見(jiàn)，并進(jìn)行簽字及蓋章。由此，簽證簽發(fā)前，檔案需要經(jīng)歷上述相關(guān)單位或部門(mén)的多次檢查，且各單位檢查的側(cè)重點(diǎn)有所不同。

　　參建單位檔案自檢為基礎(chǔ)的全面性檢查;監(jiān)理單位檢查重在審查檔案是否真實(shí)、完整、準(zhǔn)確;項(xiàng)目分部注重內(nèi)部驗(yàn)收前后整改閉環(huán)文件的核查和雙質(zhì)對(duì)照的審查;各局和運(yùn)行單位檢查則側(cè)重于分類的科學(xué)與系統(tǒng)性。在上述簽證文件辦理過(guò)程中，紙質(zhì)檔案在各單位間流轉(zhuǎn)，并因負(fù)責(zé)人間斷性外出、請(qǐng)假等情況，產(chǎn)生負(fù)責(zé)人簽章蓋章不及時(shí)等問(wèn)題，因此降低了簽證文件完成的效率，并增加了參建單位簽證辦理的時(shí)間與人力消耗。此外，在傳統(tǒng)的檔案簽證管理模式中，簽字和蓋章均依賴于檔案人員的手工操作，漏簽、錯(cuò)簽、代簽現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，影響簽證的真實(shí)性和完整性，無(wú)法很好地適應(yīng)現(xiàn)代檔案高效管理的目標(biāo)要求。

　　2.2傳統(tǒng)檔案簽證在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題作為工程項(xiàng)目活動(dòng)中形成的重要憑證材料，檔案簽證在工程項(xiàng)目檔案管理中具有較為廣泛的應(yīng)用，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量控制體現(xiàn)出重要作用。根據(jù)《烏東德電站廣東廣西特高壓多端直流示范工程檔案工作規(guī)劃》，工程項(xiàng)目檔案經(jīng)歸檔審查合格后，由辦公室簽發(fā)《竣工檔案簽證書(shū)》。各參建單位只有在完成檔案簽證流程后，才能獲得合同尾款。通過(guò)將項(xiàng)目文件、收集、整理及歸檔納入到參建單位責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)工程項(xiàng)目文件全過(guò)程質(zhì)量管理[5]。但在長(zhǎng)期的實(shí)踐應(yīng)用中，傳統(tǒng)檔案簽證產(chǎn)生了一系列的問(wèn)題與難點(diǎn)。

　　2.2.1簽證資料真實(shí)性有待考證簽證資料真實(shí)性保障問(wèn)題是電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理中一大常見(jiàn)問(wèn)題。盡管工程項(xiàng)目建設(shè)均有監(jiān)理單位對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度和投資進(jìn)行控制，并對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行監(jiān)督檢查。但在實(shí)際工作中，仍存在著檔案簽證把關(guān)不嚴(yán)的問(wèn)題，如未對(duì)工程項(xiàng)目資料的同步編制進(jìn)行監(jiān)督，未核實(shí)檔案資料的真實(shí)性和可靠性，“先施工、后簽證”等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致簽證資料無(wú)法真實(shí)、完整地反映工程建設(shè)的實(shí)際情況[6]。

　　2.2.2簽證資料完整性難以保障作為工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中形成的原始記錄，檔案簽證要求能夠完整、全面地反映工程項(xiàng)目施工的全過(guò)程，以供日后查看利用。然而，在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，由于“重項(xiàng)目、輕檔案”的觀念影響，加之檔案管理人員大多并未實(shí)施跟進(jìn)各個(gè)項(xiàng)目，導(dǎo)致檔案管理工作滯后于工程項(xiàng)目建設(shè)，許多項(xiàng)目檔案未及時(shí)收集并進(jìn)行歸檔，因此工程項(xiàng)目檔案存在內(nèi)容不完整、材料不齊全等問(wèn)題[7]。此外，部分工程項(xiàng)目由于建設(shè)周期長(zhǎng)，加之檔案管理人員有所變動(dòng)，未能嚴(yán)格落實(shí)檔案工作交接，為工程項(xiàng)目檔案簽證的完整性帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。

　　2.2.3簽證資料規(guī)范性尚待提高依據(jù)超高壓公司制定的相關(guān)管理辦法，一定程度上規(guī)范了檔案簽證工作的落實(shí)，然而由于涉及單位較多，加之檔案管理人員重視不足，部分簽證資料仍存在規(guī)范性差的問(wèn)題。一是內(nèi)容不規(guī)范，部分簽證用詞不準(zhǔn)確、模棱兩可，導(dǎo)致內(nèi)容描述不夠詳盡，為后續(xù)流程帶來(lái)困難[8];二是書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，部分重要材料用鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)，與竣工資料歸檔要求不符[9]，有部分簽證材料中存在隨意涂改、字跡潦草等情況[10];三是格式不規(guī)范，原始施工驗(yàn)收簽證資料未按開(kāi)工前統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式所進(jìn)行，導(dǎo)致資料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范，不便統(tǒng)一裝訂組卷[11]。

　　3簽證智能化在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用探究

　　3.1簽證智能化在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的理論探究

　　超高壓公司根據(jù)電網(wǎng)工程特點(diǎn)及已有電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合工程項(xiàng)目檔案簽證管理中的薄弱環(huán)節(jié)，提出了“簽證智能化”的概念。簽證智能化是在信息化時(shí)代背景下，將傳統(tǒng)檔案簽證與新興技術(shù)相結(jié)合所衍生的重要概念，主要側(cè)重于解決工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中竣工驗(yàn)收檔案簽證產(chǎn)生的辦理流程繁瑣等問(wèn)題。相較于傳統(tǒng)簽證側(cè)重于手工作業(yè)，檔案簽證智能化更加強(qiáng)調(diào)數(shù)字技術(shù)在檔案簽證中的應(yīng)用。

　　簽證智能化主要是利用在線形式接收與管理簽證申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)其流轉(zhuǎn)和審核，它改變了傳統(tǒng)的檔案簽證在“項(xiàng)目分部——項(xiàng)目部”“物流公司——項(xiàng)目部”“項(xiàng)目部——公司辦公室”等各部門(mén)之間分層級(jí)遞交及審核的形式，由各單位通過(guò)在線形式發(fā)起簽證申請(qǐng)，相關(guān)部門(mén)根據(jù)工程項(xiàng)目檔案審核系統(tǒng)的結(jié)果決定是否同意申請(qǐng)、辦理簽字蓋章手續(xù)，并向辦理單位反饋成功簽證的消息;若審核未通過(guò)，則反饋整改意見(jiàn)至相應(yīng)責(zé)任方端口，再次修改后提交。簽證智能化提高了工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收效率，同時(shí)也避免了檔案漏簽、誤簽及錯(cuò)簽所導(dǎo)致的人員往返遞交材料等問(wèn)題，節(jié)省了人力與時(shí)間成本。

　　3.2簽證智能化在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的可行性分析

　　3.2.1政策法規(guī)建設(shè)為簽證智能化提供依據(jù)簽證智能化實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)簽證的電子化管理，涉及到電子作業(yè)單的法律效力問(wèn)題。2004年中華人民共和國(guó)第十屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十一次會(huì)議頒布了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，明確了電子化數(shù)據(jù)可以作為法律認(rèn)可的依據(jù)，為網(wǎng)絡(luò)信任體系建設(shè)提供了法律基礎(chǔ)。新修訂的《中華人民共和 國(guó)檔案法》首次以法律的形式肯定了電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力，為電子檔案的發(fā)展提供依據(jù)。

　　此外，超高壓公司內(nèi)部也提出了一系列制度政策，為簽證智能化的實(shí)施提供了具體的參考，如《超高壓輸電公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書(shū)》等文件中明確提及關(guān)于簽證智能化的相關(guān)規(guī)定及意見(jiàn)，為檔案簽證的發(fā)展提供指導(dǎo)。依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)指示，利用在線簽證平臺(tái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的在線辦理，有利于推動(dòng)辦公自動(dòng)化、信息化建設(shè)，提高業(yè)務(wù)效率、降低人員成本，推動(dòng)工程項(xiàng)目建設(shè)的發(fā)展。

　　3.2.2信息技術(shù)成熟為簽證智能化提供條件互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字簽名、電子簽章及自然語(yǔ)言處理[12]等技術(shù)的成熟，為簽證智能化建設(shè)提供支持。檔案簽證智能化將傳統(tǒng)的檔案簽證與電子化平臺(tái)相結(jié)合，利用數(shù)字簽名和電子簽章技術(shù)開(kāi)展簽證業(yè)務(wù)的辦理。隨著PKI技術(shù)[13]的成熟及數(shù)字簽名技術(shù)、電子簽章技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了非對(duì)稱加密算法的應(yīng)用，強(qiáng)化了簽證智能化中文件簽署、簽證申請(qǐng)表的辦理的可靠性與可信性，管理人員可以利用有效電子簽名查詢簽署辦理人員，增加了利用智能化平臺(tái)辦理簽證業(yè)務(wù)的認(rèn)可度。再者，利用在線簽證平臺(tái)，檔案管理人員可以實(shí)時(shí)進(jìn)行查閱與監(jiān)督，減少因檔案材料在簽證過(guò)程中流轉(zhuǎn)所涉及的大量簽字蓋章造成的一系列問(wèn)題，更好地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的科學(xué)化管理及簽證的智能化管理。

　　4結(jié)語(yǔ)

　　本研究探究了簽證智能化在當(dāng)前政策與技術(shù)背景下的可行性、創(chuàng)新性與突破性。依據(jù)簽證智能化平臺(tái)進(jìn)行檔案簽證的申請(qǐng)、審批與簽發(fā)，不僅能夠有效提升簽證審批的效率，也為工程項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理提供了有效途徑。簽證智能化平臺(tái)在最終推廣應(yīng)用前需要經(jīng)過(guò)試點(diǎn)驗(yàn)證、評(píng)估等一系列過(guò)程，以探索簽證智能化平臺(tái)應(yīng)用效果與存在問(wèn)題，為進(jìn)一步優(yōu)化平臺(tái)功能，擴(kuò)大應(yīng)用范圍奠定基礎(chǔ)。相信隨著人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、電子簽章等技術(shù)的大力發(fā)展，相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度不斷健全，簽證智能化將不斷完善與進(jìn)步，從而有效克服當(dāng)前竣工檔案辦理的問(wèn)題，更好地促進(jìn)工程項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化與智能化。

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　　作者：劉春培1劉茜1陳慧2南夢(mèng)潔

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