簽證智能化在電網(wǎng)工程項目檔案管理中的可行性應(yīng)用探究

　　摘要：檔案簽證是工程項目檔案建設(shè)過程中衍生出的專有概念，特指參建單位已完成建設(shè)單位招標(biāo)文件及合同中所規(guī)定的檔案收集與整理任務(wù)，而獲得的書面簽字確認(rèn)憑證，在工程項目檔案建設(shè)中具有不容小覷的地位。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的提出及信息化技術(shù)的發(fā)展，探索簽證智能化在工程項目檔案管理中的應(yīng)用有助于明確責(zé)任主體、規(guī)范檔案建設(shè)及提升辦理效率。本研究以中國南方電網(wǎng)有限公司超高壓輸電公司所承建的烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端柔性直流示范工程為例，分析了傳統(tǒng)檔案簽證面臨的困境和問題，探究在政策法規(guī)日益完善、信息技術(shù)大力發(fā)展的背景下，簽證智能化在工程項目檔案建設(shè)中的可行性、應(yīng)用路徑及預(yù)期效益，以期為電網(wǎng)工程項目檔案簽證的智能化辦理提供思考與借鑒。

　　關(guān)鍵詞：簽證智能化;電網(wǎng)工程;工程項目檔案;可行性應(yīng)用

　　0引言

　　工程項目檔案是工程項目建設(shè)的重要組成部分，對于工程項目實施、完善與改擴(kuò)建具有重要的憑證與參考價值。在長期的工程項目建設(shè)實踐中，我國企業(yè)依據(jù)工程項目的周期及建設(shè)特色，形成了專門的工程項目檔案管理辦法[1]，針對工程項目檔案的前期階段、設(shè)計階段、施工階段和竣工階段等環(huán)節(jié)提出了相應(yīng)的檔案管理要求。

　　工程項目檔案竣工驗收即為竣工階段中的關(guān)鍵內(nèi)容，是工程項目檔案建設(shè)的重要組成部分。早在2006年6月14日，國家檔案局與國家發(fā)展和改革委員會就印發(fā)了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》(檔發(fā)〔2006〕2號)，強(qiáng)調(diào)“未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目竣工驗收”，指明了工程項目檔案驗收的重要地位，并對工程竣工驗收工作提出了具體規(guī)定。

　　電網(wǎng)論文范例：電網(wǎng)工程造價偏差分析與管理成效評價研究

　　竣工驗收簽證是工程項目檔案竣工驗收環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的特有概念，指在工程完工后，由設(shè)計方、監(jiān)理方、施工方和建設(shè)方四方代表經(jīng)現(xiàn)場考察，檢查工程建設(shè)和試運行情況，聽取施工、監(jiān)理、建設(shè)單位管理工作報告后開具的相關(guān)證明，是工程完工初檢質(zhì)量合格的憑證[2]，對于工程結(jié)算和工程驗收具有重要價值。檔案簽證的概念源于工程竣工驗收簽證。由于電網(wǎng)工程大多具有空間跨度大、建設(shè)周期長、參建單位多等特點，傳統(tǒng)檔案簽證工作中紙質(zhì)檔案需在相關(guān)部門多次流轉(zhuǎn)，辦理流程繁瑣。隨著電子簽名、時間戳等技術(shù)的發(fā)展以及電子文件法律效力的明確，通過互聯(lián)網(wǎng)在線辦理檔案簽證成為一種行之有效的解決途徑。

　　通過將物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)與檔案簽證相結(jié)合開展“簽證智能化”建設(shè)，有助于規(guī)范簽證行為、加快簽證處理進(jìn)度，推動驗收工作的順利開展，實現(xiàn)對工程項目的精細(xì)化管理。因此，本研究以中國南方電網(wǎng)有限公司超高壓輸電公司(以下稱為“超高壓公司”)烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端柔性直流示范工程(以下簡稱“昆柳龍直流工程”)為典型性案例，對簽證智能化在電網(wǎng)工程項目檔案中應(yīng)用的可行性以及在試點過程中的應(yīng)用情況予以闡述與分析，以期為同類電力工程項目檔案簽證實現(xiàn)智能化提供參考與借鑒。

　　1概念梳理：基于檔案簽證的相關(guān)分析

　　“檔案簽證”概念是在借鑒“工程竣工驗收簽證”[3]的基礎(chǔ)上提出的，也可稱為“檔案竣工簽證”。工程竣工驗收簽證是在建工程完工后，提交審計方前的第一次完整的分部分項驗收，也是工程完工初檢質(zhì)量合格的憑證�？⒐を炇帐强⒐そY(jié)算的前提，建設(shè)方需對施工方報送的證明材料、審批文件以及技術(shù)資料進(jìn)行初檢并上交。建設(shè)工程竣工驗收是一個動態(tài)過程，而竣工驗收簽證則是對該過程的一個確認(rèn)證明。與工程簽證[4]所界定的“按承發(fā)包合同約定，一般由承發(fā)包雙方代表就施工過程中設(shè)計合同價款以外的責(zé)任事件所做的簽認(rèn)證明”不同，竣工驗收簽證不涉及工程變更事項，只是作為一種驗收確認(rèn)憑證。

　　盡管工程簽證和竣工驗收簽證為不同工程階段的產(chǎn)物，在工程建設(shè)中側(cè)重點有所不同，但二者均是對工程建設(shè)過程中實際情況的反映，均具有憑證作用。檔案簽證是參建單位已完成建設(shè)單位招標(biāo)文件及合同中規(guī)定的檔案收集與整理任務(wù)后獲得的書面簽字確認(rèn)憑證，該憑證的出具需要工程項目檔案在完成內(nèi)部驗收、移交項目部審核后，由公司辦公室驗證、核實并蓋章出具《竣工檔案簽證書》。檔案簽證涉及一系列流程，其核心成果——《竣工檔案簽證書》是檔案自查、監(jiān)理單位檢查的關(guān)鍵依據(jù)，也是公司進(jìn)行合同款支付的前提條件。

　　2傳統(tǒng)檔案簽證在電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中的應(yīng)用及存在問題

　　超高壓公司作為電網(wǎng)行業(yè)發(fā)展的典型性代表，其所承建的昆柳龍直流工程是世界首個特高壓多端混合直流輸電工程，也是目前南方電網(wǎng)輸送容量最大、技術(shù)難度最大、工程投資最大的直流輸電工程，對于電力行業(yè)發(fā)展具有重大科技示范效應(yīng)。因此，以超高壓公司作為典型性案例開展研究，探究其傳統(tǒng)檔案存在的問題及檔案簽證智能化的可行性，對同類企業(yè)開展檔案簽證工作具有重要的參考價值。

　　2.1傳統(tǒng)檔案簽證在電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中的應(yīng)用分析

　　為有效監(jiān)控工程項目檔案的質(zhì)量，昆柳龍直流工程采取了較為嚴(yán)謹(jǐn)、繁瑣的簽證步驟與流程，并貫徹主體責(zé)任制的原則要求，將責(zé)任落實到具體部門。

　　超高壓公司在《超高壓輸電公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》和《烏東德電站送電廣東廣西特高壓多端直流示范工程檔案工作規(guī)劃》中對檔案簽證的流程、辦理材料進(jìn)行了明確規(guī)定，要求職能部門在完成檔案整改并向項目部移交檔案后，收集、整合檔案，編制相關(guān)檔案簽證表，并由辦公室檢查、接收檔案，簽發(fā)檔案簽證書。超高壓公司在管理規(guī)范中強(qiáng)調(diào)了檔案簽證具體的步驟、流程及相關(guān)簽證文件的辦理要求，要求參建單位在最終獲得簽證書之前，填寫參建單位自檢意見、監(jiān)理單位驗收意見、項目分部意見、項目部意見、運行單位意見及檔案驗收小組意見，并進(jìn)行簽字及蓋章。由此，簽證簽發(fā)前，檔案需要經(jīng)歷上述相關(guān)單位或部門的多次檢查，且各單位檢查的側(cè)重點有所不同。

　　參建單位檔案自檢為基礎(chǔ)的全面性檢查;監(jiān)理單位檢查重在審查檔案是否真實、完整、準(zhǔn)確;項目分部注重內(nèi)部驗收前后整改閉環(huán)文件的核查和雙質(zhì)對照的審查;各局和運行單位檢查則側(cè)重于分類的科學(xué)與系統(tǒng)性。在上述簽證文件辦理過程中，紙質(zhì)檔案在各單位間流轉(zhuǎn)，并因負(fù)責(zé)人間斷性外出、請假等情況，產(chǎn)生負(fù)責(zé)人簽章蓋章不及時等問題，因此降低了簽證文件完成的效率，并增加了參建單位簽證辦理的時間與人力消耗。此外，在傳統(tǒng)的檔案簽證管理模式中，簽字和蓋章均依賴于檔案人員的手工操作，漏簽、錯簽、代簽現(xiàn)象時有發(fā)生，影響簽證的真實性和完整性，無法很好地適應(yīng)現(xiàn)代檔案高效管理的目標(biāo)要求。

　　2.2傳統(tǒng)檔案簽證在電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中存在的問題作為工程項目活動中形成的重要憑證材料，檔案簽證在工程項目檔案管理中具有較為廣泛的應(yīng)用，對工程項目檔案管理質(zhì)量控制體現(xiàn)出重要作用。根據(jù)《烏東德電站廣東廣西特高壓多端直流示范工程檔案工作規(guī)劃》，工程項目檔案經(jīng)歸檔審查合格后，由辦公室簽發(fā)《竣工檔案簽證書》。各參建單位只有在完成檔案簽證流程后，才能獲得合同尾款。通過將項目文件、收集、整理及歸檔納入到參建單位責(zé)任制，實現(xiàn)了對工程項目文件全過程質(zhì)量管理[5]。但在長期的實踐應(yīng)用中，傳統(tǒng)檔案簽證產(chǎn)生了一系列的問題與難點。

　　2.2.1簽證資料真實性有待考證簽證資料真實性保障問題是電網(wǎng)工程項目檔案管理中一大常見問題。盡管工程項目建設(shè)均有監(jiān)理單位對工程質(zhì)量、進(jìn)度和投資進(jìn)行控制，并對項目資料進(jìn)行監(jiān)督檢查。但在實際工作中，仍存在著檔案簽證把關(guān)不嚴(yán)的問題，如未對工程項目資料的同步編制進(jìn)行監(jiān)督，未核實檔案資料的真實性和可靠性，“先施工、后簽證”等現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致簽證資料無法真實、完整地反映工程建設(shè)的實際情況[6]。

　　2.2.2簽證資料完整性難以保障作為工程項目建設(shè)活動中形成的原始記錄，檔案簽證要求能夠完整、全面地反映工程項目施工的全過程，以供日后查看利用。然而，在工程項目建設(shè)過程中，由于“重項目、輕檔案”的觀念影響，加之檔案管理人員大多并未實施跟進(jìn)各個項目，導(dǎo)致檔案管理工作滯后于工程項目建設(shè)，許多項目檔案未及時收集并進(jìn)行歸檔，因此工程項目檔案存在內(nèi)容不完整、材料不齊全等問題[7]。此外，部分工程項目由于建設(shè)周期長，加之檔案管理人員有所變動，未能嚴(yán)格落實檔案工作交接，為工程項目檔案簽證的完整性帶來一定的挑戰(zhàn)。

　　2.2.3簽證資料規(guī)范性尚待提高依據(jù)超高壓公司制定的相關(guān)管理辦法，一定程度上規(guī)范了檔案簽證工作的落實，然而由于涉及單位較多，加之檔案管理人員重視不足，部分簽證資料仍存在規(guī)范性差的問題。一是內(nèi)容不規(guī)范，部分簽證用詞不準(zhǔn)確、模棱兩可，導(dǎo)致內(nèi)容描述不夠詳盡，為后續(xù)流程帶來困難[8];二是書寫不規(guī)范，部分重要材料用鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫，與竣工資料歸檔要求不符[9]，有部分簽證材料中存在隨意涂改、字跡潦草等情況[10];三是格式不規(guī)范，原始施工驗收簽證資料未按開工前統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式所進(jìn)行，導(dǎo)致資料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范，不便統(tǒng)一裝訂組卷[11]。

　　3簽證智能化在電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中的應(yīng)用探究

　　3.1簽證智能化在電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中的理論探究

　　超高壓公司根據(jù)電網(wǎng)工程特點及已有電網(wǎng)建設(shè)項目檔案信息化應(yīng)用經(jīng)驗，結(jié)合工程項目檔案簽證管理中的薄弱環(huán)節(jié)，提出了“簽證智能化”的概念。簽證智能化是在信息化時代背景下，將傳統(tǒng)檔案簽證與新興技術(shù)相結(jié)合所衍生的重要概念，主要側(cè)重于解決工程項目建設(shè)過程中竣工驗收檔案簽證產(chǎn)生的辦理流程繁瑣等問題。相較于傳統(tǒng)簽證側(cè)重于手工作業(yè)，檔案簽證智能化更加強(qiáng)調(diào)數(shù)字技術(shù)在檔案簽證中的應(yīng)用。

　　簽證智能化主要是利用在線形式接收與管理簽證申請，實現(xiàn)其流轉(zhuǎn)和審核，它改變了傳統(tǒng)的檔案簽證在“項目分部——項目部”“物流公司——項目部”“項目部——公司辦公室”等各部門之間分層級遞交及審核的形式，由各單位通過在線形式發(fā)起簽證申請，相關(guān)部門根據(jù)工程項目檔案審核系統(tǒng)的結(jié)果決定是否同意申請、辦理簽字蓋章手續(xù)，并向辦理單位反饋成功簽證的消息;若審核未通過，則反饋整改意見至相應(yīng)責(zé)任方端口，再次修改后提交。簽證智能化提高了工程項目檔案驗收效率，同時也避免了檔案漏簽、誤簽及錯簽所導(dǎo)致的人員往返遞交材料等問題，節(jié)省了人力與時間成本。

　　3.2簽證智能化在電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理中的可行性分析

　　3.2.1政策法規(guī)建設(shè)為簽證智能化提供依據(jù)簽證智能化實現(xiàn)了紙質(zhì)簽證的電子化管理，涉及到電子作業(yè)單的法律效力問題。2004年中華人民共和國第十屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十一次會議頒布了《中華人民共和國電子簽名法》，明確了電子化數(shù)據(jù)可以作為法律認(rèn)可的依據(jù)，為網(wǎng)絡(luò)信任體系建設(shè)提供了法律基礎(chǔ)。新修訂的《中華人民共和 國檔案法》首次以法律的形式肯定了電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等效力，為電子檔案的發(fā)展提供依據(jù)。

　　此外，超高壓公司內(nèi)部也提出了一系列制度政策，為簽證智能化的實施提供了具體的參考，如《超高壓輸電公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》等文件中明確提及關(guān)于簽證智能化的相關(guān)規(guī)定及意見，為檔案簽證的發(fā)展提供指導(dǎo)。依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)指示，利用在線簽證平臺實現(xiàn)業(yè)務(wù)的在線辦理，有利于推動辦公自動化、信息化建設(shè)，提高業(yè)務(wù)效率、降低人員成本，推動工程項目建設(shè)的發(fā)展。

　　3.2.2信息技術(shù)成熟為簽證智能化提供條件互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字簽名、電子簽章及自然語言處理[12]等技術(shù)的成熟，為簽證智能化建設(shè)提供支持。檔案簽證智能化將傳統(tǒng)的檔案簽證與電子化平臺相結(jié)合，利用數(shù)字簽名和電子簽章技術(shù)開展簽證業(yè)務(wù)的辦理。隨著PKI技術(shù)[13]的成熟及數(shù)字簽名技術(shù)、電子簽章技術(shù)的發(fā)展，實現(xiàn)了非對稱加密算法的應(yīng)用，強(qiáng)化了簽證智能化中文件簽署、簽證申請表的辦理的可靠性與可信性，管理人員可以利用有效電子簽名查詢簽署辦理人員，增加了利用智能化平臺辦理簽證業(yè)務(wù)的認(rèn)可度。再者，利用在線簽證平臺，檔案管理人員可以實時進(jìn)行查閱與監(jiān)督，減少因檔案材料在簽證過程中流轉(zhuǎn)所涉及的大量簽字蓋章造成的一系列問題，更好地實現(xiàn)工程項目檔案的科學(xué)化管理及簽證的智能化管理。

　　4結(jié)語

　　本研究探究了簽證智能化在當(dāng)前政策與技術(shù)背景下的可行性、創(chuàng)新性與突破性。依據(jù)簽證智能化平臺進(jìn)行檔案簽證的申請、審批與簽發(fā)，不僅能夠有效提升簽證審批的效率，也為工程項目檔案的精細(xì)化管理提供了有效途徑。簽證智能化平臺在最終推廣應(yīng)用前需要經(jīng)過試點驗證、評估等一系列過程，以探索簽證智能化平臺應(yīng)用效果與存在問題，為進(jìn)一步優(yōu)化平臺功能，擴(kuò)大應(yīng)用范圍奠定基礎(chǔ)。相信隨著人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、電子簽章等技術(shù)的大力發(fā)展，相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度不斷健全，簽證智能化將不斷完善與進(jìn)步，從而有效克服當(dāng)前竣工檔案辦理的問題，更好地促進(jìn)工程項目檔案管理的規(guī)范化與智能化。

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　　作者：劉春培1劉茜1陳慧2南夢潔

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