本文摘要：摘要：本文主要介紹創(chuàng)建數(shù)字化檔案室的全過程。結(jié)合信息化時(shí)代檔案發(fā)展的新形勢(shì)，通過對(duì)具體創(chuàng)建流程的詳細(xì)描述，提出了創(chuàng)建數(shù)字化檔案室的重要意義，其不僅提高了檔案管理水平，全面提升了檔案管理、開發(fā)共享服務(wù)能力，還實(shí)現(xiàn)了檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展。 關(guān)鍵詞：
摘要：本文主要介紹創(chuàng)建數(shù)字化檔案室的全過程。結(jié)合信息化時(shí)代檔案發(fā)展的新形勢(shì)，通過對(duì)具體創(chuàng)建流程的詳細(xì)描述，提出了創(chuàng)建數(shù)字化檔案室的重要意義，其不僅提高了檔案管理水平，全面提升了檔案管理、開發(fā)共享服務(wù)能力，還實(shí)現(xiàn)了檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展。
關(guān)鍵詞：檔案管理綜合利用數(shù)字化創(chuàng)新
現(xiàn)代辦公和日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，主要依靠大量的紙質(zhì)文件來保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這些紙質(zhì)文件在承載單位重要信息的同時(shí)也帶來了大量管理問題。一方面是日積月累形成的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大、占據(jù)空間大、不利于存儲(chǔ)，而且在數(shù)以萬計(jì)的傳統(tǒng)檔案室中想要準(zhǔn)確而迅速地找出所需要的檔案簡(jiǎn)直像大海撈針，甚至無法盤點(diǎn);另一方面是紙質(zhì)檔案保存時(shí)間久遠(yuǎn)容易受潮、易腐，如沒有進(jìn)行異地備份，在出現(xiàn)災(zāi)難時(shí)，難以恢復(fù)。
1建設(shè)數(shù)字檔案室的意義
在國家大力提倡無紙化辦公的前提下，各單位出現(xiàn)了一種經(jīng)濟(jì)、環(huán)保、高效的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)辦公新模式——紙質(zhì)文檔數(shù)字化。紙質(zhì)文檔數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程，其使文檔檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全。2019年，我單位完成了檔案數(shù)字化項(xiàng)目，全面搭建電子檔案室。
檔案數(shù)字化項(xiàng)目是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使檔案信息資源得到共享，以滿足臺(tái)站對(duì)檔案利用的需要。在制定檔案數(shù)字化方案時(shí)首先要保證的是檔案原件的安全，在數(shù)字化過程中可能要對(duì)檔案進(jìn)行拆卷掃描，每一步都要注意對(duì)檔案原件的保護(hù)。
因此，在最初確定數(shù)字化方案時(shí)，組織召開了多次檔案方案研討會(huì)，并與兄弟單位的檔案管理員溝通，借鑒兄弟臺(tái)站對(duì)不同類型電子檔案管理的好做法，在充分研判分析的基礎(chǔ)上選擇了檔案數(shù)字化最優(yōu)方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的數(shù)字化信息存儲(chǔ)格式。項(xiàng)目進(jìn)展過程中，由于檔案信息的開放程度受密級(jí)限制，我單位積極與各部門溝通協(xié)商，探討電子檔案的開放范圍，進(jìn)一步細(xì)化明確了歸檔流程。
2配備檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境
檔案室空間較緊湊是大多數(shù)單位統(tǒng)一存在的問題，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，檔案數(shù)量逐年遞增，各單位檔案存儲(chǔ)空間告急。檔案數(shù)字化工作需要足夠大、足夠安全的工作環(huán)境，才能對(duì)檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作之初，現(xiàn)有檔案室無法滿足檔案數(shù)字化的工作環(huán)境;在進(jìn)行檔案數(shù)字化的過程中，現(xiàn)有檔案室的空間則是無法達(dá)到信息化要求的大小。所以，選擇工作環(huán)境時(shí)要求臨近現(xiàn)檔案室，以避免在檔案掃描搬 運(yùn)的過程中遺漏、丟失或者損壞。
同時(shí)，在信息化工作場(chǎng)地安裝攝像頭，對(duì)檔案安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕在信息化過程中出現(xiàn)復(fù)制、拍照等泄密事件發(fā)生。為保障加工過程中的檔案實(shí)體安全和加工現(xiàn)場(chǎng)的數(shù)據(jù)安全，在檔案信息化過程中要求不允許使用互聯(lián)網(wǎng)傳遞電子文件，所以要建立局域網(wǎng)，利用局域網(wǎng)組成計(jì)算機(jī)組，實(shí)現(xiàn)文件傳輸、軟件共享等功能。檔案信息化環(huán)境達(dá)標(biāo)后，需按照檔案錄入掃描要求準(zhǔn)備檔案信息化的掃描設(shè)備。
掃描時(shí)要保證檔案資料的載體安全，根據(jù)卷宗的紙張狀況與字跡清晰程度，制定適合的掃描操作方式，不得損壞檔案。對(duì)于紙張較薄或較脆容易破損的，要保護(hù)紙質(zhì)檔案的安全性，應(yīng)使用平板掃描或高拍儀，不可使用滾筒掃描;對(duì)于已經(jīng)裝訂成冊(cè)的采用高拍儀，不得拆卷，裝訂壓角部分可以不掃描，采用高拍儀掃描圖像允許存在曝光;對(duì)于幅面較大的工程類圖紙，采用工程掃描儀或大幅面掃描儀。所以，在檔案信息化場(chǎng)地要配置平板掃描儀、滾筒掃描儀、高拍儀和工程掃描儀。
3加工現(xiàn)場(chǎng)安全管理
3.1人員管理在檔案信息化加工過程中，要求工作人員具有可靠性、專業(yè)性、穩(wěn)定性，具有檔案整理工作的經(jīng)驗(yàn)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)并能處理較基礎(chǔ)的圖像，尤其要具有保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案數(shù)字化加工的紀(jì)律。在項(xiàng)目工作間安裝監(jiān)控?cái)z像頭，中控機(jī)房的值班人員可以觀察到信息化全過程及人員進(jìn)出場(chǎng)地情況。建立《日常管理制度》和《工作間管理制度》，對(duì)人員進(jìn)出、衛(wèi)生值日等方面進(jìn)行規(guī)定，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。
3.2實(shí)體檔案和電子數(shù)據(jù)的安全管理檔案信息化加工全過程要時(shí)刻注意實(shí)體檔案的安全保密工作，并在工作場(chǎng)地設(shè)置臨時(shí)存放檔案的保險(xiǎn)柜，按階段將從檔案室提檔的檔案放置在保險(xiǎn)柜內(nèi)，并加鎖存儲(chǔ)。在完成階段性掃描后，要保證加工數(shù)據(jù)的安全儲(chǔ)存，所以要對(duì)項(xiàng)目所用的計(jì)算機(jī)USB接口全部進(jìn)行封簽，不得隨意拆除封簽。針對(duì)項(xiàng)目過程中可能會(huì)出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)做好應(yīng)急預(yù)案，如遇突發(fā)情況，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。
4高效管理科學(xué)的檔案數(shù)字化
加工生產(chǎn)線搭建數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，利用電子文檔管理平臺(tái)，可以方便地實(shí)現(xiàn)查詢、審批、利用和安全管控;實(shí)現(xiàn)檔案室將線下業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上，將查看紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成查看電子版檔案，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高檔案利用率和檔案管理員的工作效率。
4.1檔案提卷檔案信息化項(xiàng)目組按照信息化需求在檔案室提卷，提卷時(shí)核對(duì)所提檔案的數(shù)量，詳細(xì)登記卷數(shù)和頁碼，填寫檔案交接清單，以便返還時(shí)備查。檔案提卷是數(shù)字化加工路程的第一步，需要確保文檔數(shù)目無誤，文檔實(shí)體安全。
4.2檔案整理在掃描之前，根據(jù)文檔管理情況，對(duì)文檔進(jìn)行適當(dāng)整理，按照卷內(nèi)目錄順序核對(duì)盒內(nèi)的頁數(shù)、順序是否準(zhǔn)確，并按照準(zhǔn)確的順序進(jìn)行調(diào)整，然后逐盒逐卷的拆卷。如果有短缺立刻上報(bào)檔案管理員，作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在實(shí)際操作過程中，按照每個(gè)人專研及擅長(zhǎng)的方向，將檔案分為工程檔案、科技檔案、文書檔案、合同圖紙資料、實(shí)物檔案等類別，由牽頭人按照類別領(lǐng)取2~3類的檔案，下設(shè)三個(gè)組，每個(gè)組配備工作人員，由牽頭人掌握信息化進(jìn)度，把握掃描質(zhì)量，指導(dǎo)監(jiān)督此類檔案的信息化全過程。
4.3標(biāo)引著錄采用手工錄入的方式建立文檔數(shù)據(jù)庫，即同一批目錄數(shù)據(jù)，錄入人員錄入，另外的人員校對(duì)。對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查，核對(duì)著錄項(xiàng)目完整性、著錄內(nèi)容規(guī)范性，不符合要求進(jìn)行修改或重錄。
4.4檔案掃描掃描人員嚴(yán)格按照規(guī)范填寫《數(shù)字化流程記錄單》，記錄掃描文檔的數(shù)量、頁數(shù)等詳細(xì)信息，保證工作的延續(xù)性、可追溯性。文檔掃描是將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募倪^程，導(dǎo)入檔案目錄之后生成計(jì)算機(jī)磁盤樹形目錄結(jié)果，并保存在掃描文檔。
4.5圖像處理對(duì)圖像進(jìn)行處理(包括污漬、黑邊、偏斜等處理)以獲得最好的圖像質(zhì)量，確保圖像視覺不歪斜、圖像數(shù)據(jù)整潔、無污點(diǎn)。在無特殊要求處理時(shí)，要確保圖像頁面中肉眼看不到污點(diǎn)。圖像保存為PDF格式，最終形成的是雙層PDF格式，這樣既可以100%保留原始版面效果，又便于建立索引數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行科學(xué)地管理。
4.6掃描數(shù)據(jù)檢查及驗(yàn)收在掃描數(shù)據(jù)檢查時(shí)，要保證掃描得來的數(shù)據(jù)與原文件內(nèi)容一致，不得出現(xiàn)缺角或掃描模糊、圖像或文字掃描不全的現(xiàn)象。每組掃描結(jié)束，掃描人員要仔細(xì)核對(duì)紙質(zhì)文件與掃描后得來的電子數(shù)據(jù)的一致性，確保掃描得來的數(shù)據(jù)與原文件內(nèi)容完全一致。掃描數(shù)據(jù)檢查及驗(yàn)收要求規(guī)范電子檔案一致性檢查，確保掃描影像與實(shí)體對(duì)應(yīng)、影像與索引數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的一致性。
4.7成品數(shù)據(jù)的內(nèi)部驗(yàn)收對(duì)成品數(shù)據(jù)進(jìn)行一定的抽查，影像準(zhǔn)確率需達(dá)到99%。成品數(shù)據(jù)的內(nèi)部驗(yàn)收要保證電子檔案的順序與實(shí)體檔案的順序一致準(zhǔn)確，不多頁、不缺頁。
4.8質(zhì)量檢驗(yàn)由檔案負(fù)責(zé)人、具體管理人員及相關(guān)人員對(duì)信息化后的電子檔案進(jìn)行再次全面檢驗(yàn)。檢驗(yàn)人員可現(xiàn)場(chǎng)提出查檔要求，由檔案管理人員進(jìn)行操作，檢驗(yàn)查詢過程、檢索過程是否快捷高效，所查到的電子檔案的清晰程度是否滿足查驗(yàn)要求。在質(zhì)量檢驗(yàn)的過程中，如發(fā)現(xiàn)電子檔案查詢不到或者圖像不清晰、不符合要求的情況，統(tǒng)一登記，列出整改清單并退回上一流程重新處理。
4.9資料裝訂、歸還檔案資料裝訂完成后要立即還原并及時(shí)歸還檔案室，在歸還前要詳細(xì)檢查紙質(zhì)檔案裝訂的紙張順序、頁碼是否正確，確保無丟頁、落頁、折頁的情況后再歸還。檔案管理員也要對(duì)歸還的紙質(zhì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的檢查，雙方檢查無誤，在還卷交接單上簽字確認(rèn)。在加工過程中要確保檔案實(shí)體的安全性，不得丟失、泄密、損壞。
4.10數(shù)據(jù)制作制作檔案信息化加工后的所有檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)硬盤和光盤。光盤復(fù)制三份，一份永久存檔，一份利用查詢，一份備份查詢。最終制成一套成品數(shù)據(jù)PDF、一套成品數(shù)據(jù)JPG、一套成品目錄、一套成品報(bào)表。
5檔案信息化過程中遇到的問題
實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化能有效保護(hù)原始檔案。目前，我單位的數(shù)字檔案室已運(yùn)行一年時(shí)間，但在運(yùn)行使用的過程中也逐步發(fā)現(xiàn)了一些問題。檔案信息化過程也是對(duì)實(shí)體檔案歸檔情況的檢查過程。在處理文書檔案信息化的過程中，發(fā)現(xiàn)個(gè)別紙質(zhì)文書檔案歸檔期限和頁碼標(biāo)注錯(cuò)誤，于是按照分類大綱和歸檔期限表重新調(diào)整后再進(jìn)行信息化流程;在基建檔案歸檔時(shí)，整理了很多我單位工程建設(shè)期間招投標(biāo)的一些未中標(biāo)單位的材料。
經(jīng)過會(huì)議研究決定，未中標(biāo)單位的投標(biāo)材料不作為信息化的電子檔案材料歸檔，只作為散材料存檔備查;在實(shí)體檔案進(jìn)行信息化的過程中，拍攝銅、鐵等材質(zhì)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯時(shí)，拍攝環(huán)境不達(dá)標(biāo)影響了拍攝效果(在拍攝過程中銅、鐵材質(zhì)反光嚴(yán)重)，經(jīng)過多次嘗試拍攝和后期圖片處理，實(shí)物檔案的圖片像素能滿足信息化要求。進(jìn)入紙質(zhì)檔案掃描階段時(shí)，遇到了多本多頁膠裝檔案。此種膠裝檔案多為一些投標(biāo)材料，為了不破壞原始檔案，本著膠裝檔案盡量不拆裝的原則就采用了高拍儀和平板掃描儀，這樣操作起來工作量較大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
創(chuàng)建數(shù)字化檔案室要求檔案管理員具有較高的計(jì)算機(jī)水平，能夠熟練掌握并使用檔案管理軟件，在后續(xù)檔案不斷更新信息化的過程中，能夠繼續(xù)完成電子檔案信息的錄入。目前，現(xiàn)有檔案管理員盡管具有一定的計(jì)算機(jī)水平，但距離檔案信息化專業(yè)能力還有差距，還需要提高計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)。
6信息化檔案的開發(fā)及利用
我單位檔案信息化組5人利用45天的時(shí)間完成了15萬頁實(shí)體檔案的信息化全過程，并結(jié)合OA辦公自動(dòng)化全面實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。從檔案室建立到現(xiàn)在已有一年的時(shí)間，這一年提高了檔案的查詢效率，通過網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件，按照各部門承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，可對(duì)檔案進(jìn)行分類分級(jí)開放權(quán)限，例如，對(duì)分管基建及修繕的部門開放工程檔案，對(duì)技術(shù)辦公室、黨務(wù)辦公室、行政辦公室等開放文書類檔案，對(duì)財(cái)務(wù)器材科室開放合同資料等檔案，對(duì)各技術(shù)部門開放科技類檔案的權(quán)限，但為了電子檔案的安全性，避免在查詢過程中擅自打印存檔、另存等行為，所以暫未開放以上功能，目前僅對(duì)各部門開放相應(yīng)范圍的查詢服務(wù)。
后續(xù)待電子檔案查詢制度、審批流程完善后，可按相應(yīng)等級(jí)開放電子檔案。創(chuàng)建數(shù)字化檔案室推進(jìn)了檔案信息治理理念創(chuàng)新和綜合利用，優(yōu)化了數(shù)字化檔案工作機(jī)制，提升了檔案利用精準(zhǔn)服務(wù)，做好了檔案實(shí)體和信息安全工作，提高了管理員業(yè)務(wù)能力。我單位用新思想指導(dǎo)新時(shí)代檔案工作，切實(shí)擔(dān)負(fù)起新時(shí)代檔案工作職責(zé)使命，奮力開創(chuàng)新時(shí)代檔案工作新局面。
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作者：王玲玲
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