會計論文事業(yè)單位會計檔案管理

　　事業(yè)單位可以根據(jù)自身實際情況針對會計檔案管理者建立合理科學的獎懲制度，這篇會計論文建議不僅要以會計檔案的管理為績效考核，也要對會計檔案管理者進行一定的電算化財務(wù)信息系統(tǒng)知識、計算機財務(wù)管理技能等進行培訓(xùn)和考核，使會計檔案管理者能將電子管理技術(shù)和會計檔案管理方法相結(jié)合，更好地保證會計檔案的安全性和保密性�！�現(xiàn)代審計與會計》是由黑龍江省審計科學研究所主辦，《現(xiàn)代審計與會計》宣傳黨和國家的審計(會計)方針、政策;研究和探討前沿審計(財會)知識;交流工作經(jīng)驗。是熱愛審計、財會事業(yè)者永遠的良師益友。

　　摘　要：事業(yè)單位財務(wù)會計檔案的價值直接與檔案的規(guī)范管理、檔案管理水平掛鉤，因此，為了更好地保障會計檔案的管理，事業(yè)單位應(yīng)采取合理的措施提高檔案管理水平、規(guī)范管理檔案。

　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;會計檔案;管理

　　在事業(yè)單位財務(wù)會計管理以及財務(wù)核算過程中，具有保存價值的財務(wù)會計文字、資料、憑證等各種財務(wù)會計核算直接材料稱為事業(yè)單位會計檔案，是反映事業(yè)單位財務(wù)記錄和財務(wù)會計的直接重要依據(jù)。會計年度終了后應(yīng)整理相關(guān)檔案并將其裝訂成冊，規(guī)范、合理管理。

　　一、事業(yè)單位會計檔案規(guī)范內(nèi)容

　　1.會計檔案的內(nèi)容。事業(yè)單位所有相關(guān)經(jīng)濟活動的記錄在案則是會計檔案，是事業(yè)單位會計檔案資料的重要經(jīng)濟信息。會計檔案想要科學合理地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，必須保證會計檔案內(nèi)容具有精確性、規(guī)范性、有效性以及完整性。事業(yè)單位所有具有保存價值的財務(wù)會計資料都必須認真、細致、及時收集，如原始憑證等各種憑證有差錯要立即找經(jīng)辦人進行補辦或說明原因，充分保證會計資料的完整性。相關(guān)會計人員轉(zhuǎn)調(diào)時要進行工作交接并嚴格做好記錄，保證會計資料的連續(xù)性。

　　2.會計檔案的性質(zhì)。會計檔案分為會計憑證、會計賬簿、會計資料、收集電算化財務(wù)會計檔案以及管理信息系統(tǒng)的會計檔案六個分類。會計憑證：會計原始憑證匯總表、會計記賬憑證以及外來的原始憑證、自制原始憑證等會計憑證的匯總表。這些都是會計核算的基礎(chǔ)憑證，在年度終了時要按規(guī)定入檔。會計賬簿：財務(wù)會計總賬、會計明細賬、固定資產(chǎn)卡片以及財務(wù)會計的各種輔助賬簿等。會計報表：主要財務(wù)報表，包括月度、季度、年度等財務(wù)報表和報表附注以及審計報表等各種關(guān)于會計的報表。其他會計資料：會計檔案的保管、經(jīng)濟分析報告、經(jīng)濟合同等各種與會計核算緊密結(jié)合有會計價值的會計資料。電算化財務(wù)會計檔案的收集：在一定的日期內(nèi)對電算化財務(wù)所有數(shù)據(jù)資料進行收集整理，并將信息備份到計算機財務(wù)系統(tǒng)中。管理信息系統(tǒng)會計檔案：包括年度會計資料的備份、系統(tǒng)升級前的所有財務(wù)數(shù)據(jù)備份、各種會計資料的規(guī)范化保存，且對相關(guān)重要數(shù)據(jù)進行雙備份，以防發(fā)生意外事故，引起整個事業(yè)單位財務(wù)會計檔案信息的殘缺性等各種事故的發(fā)生。

　　二、對管理事業(yè)單位檔案工作人員的要求

　　1.會計檔案管理人員有一定的計算機知識�？茖W、合理的會計檔案管理方法是保證會計檔案管理工作規(guī)范化的前提。檔案管理工作已從原來管理紙質(zhì)財務(wù)會計檔案發(fā)展到管理電子會計檔案，但修改電子會計檔案極其容易，因此，對于財務(wù)會計檔案管理工作要嚴格執(zhí)行計算機授權(quán)權(quán)限，必須嚴格執(zhí)行財務(wù)會計檔案管理制度，一切都必須符合制度、達到標準。要保證會計檔案的保密性和安全性，可以對事業(yè)單位的財務(wù)會計系統(tǒng)建立多用戶和分限管理方法，及時備份、維修會計檔案的重要資料，防止信息的丟失和損壞。除對紙質(zhì)檔案進行嚴格保管外，對電子會計信息要學會利用現(xiàn)代化技術(shù)進行保管，對會計資料進行分類和整理。事業(yè)單位對電子財務(wù)會計資料的保存要選擇質(zhì)量良好的載體進行保存，并將其明確分類、合理管理，利用電子信息技術(shù)進行會計檔案管理可減少存儲空間，減少會計檔案管理成本，節(jié)約資源。

　　2.培養(yǎng)雙面人才。會計檔案管理工作是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，會計檔案的內(nèi)容、數(shù)量以及保密性都特別重要。要改善會計檔案的管理條件，提高會計檔案水平，確保會計檔案的安全，就必須任用專業(yè)、綜合性的人才來進行會計檔案管理工作。事業(yè)單位任用的會計檔案管理工作人員，必須具備專業(yè)的檔案管理知識，同時又要對會計知識和計算機知識有所了解，在遵守事業(yè)單位相關(guān)規(guī)定的前提下，要以充分挖掘會計檔案價值為目標，更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。

　　三、管理事業(yè)單位會計檔案的措施

　　管理會計檔案要將其進行分類整理并立卷，按照順序?qū)α⒕磉M行編號。

　　1.會計檔案管理基本要求。會計檔案按照一定的格式按年立卷，裝訂別類在檔案封面寫清楚，對于事業(yè)單位財務(wù)的輔助賬、現(xiàn)金登記賬等各種財務(wù)會計資料都要按照財務(wù)會計規(guī)定進行整理歸檔并填寫好裝訂封面的所有內(nèi)容。

　　2.整理事業(yè)單位財務(wù)會計憑證。財務(wù)會計憑證要每月整理一次并將其收集整理分門別類地進行裝訂，裝訂要整齊、牢固并便于查找，按照類型順序排列，且統(tǒng)一要求裝訂成冊。

　　3.整理事業(yè)單位基本項目的財務(wù)會計檔案。當事業(yè)單位的基本建設(shè)項目竣工、交付使用時，財務(wù)會計必須等事業(yè)單位結(jié)轉(zhuǎn)所有債務(wù)和所有款項以及其他相關(guān)款項后才能對該項目的財務(wù)會計資料進行整理和立卷歸檔，對于所有已經(jīng)收集整理好的會計資料要如實填寫其名稱、卷號、檔案編號等各個信息，完備會計檔案的歸檔手續(xù)，按照相關(guān)規(guī)定整理、分類、編號和擺放，以便查閱。

　　4.裝訂事業(yè)單位財務(wù)會計檔案的順序。對財務(wù)會計檔案的裝訂必須按照規(guī)定的順序進行，這樣才能保證會計檔案管理的規(guī)范化、標準化，也便于以后的查閱：裝訂會計賬薄的封面、使用賬薄啟用表、賬戶目錄、按本賬薄頁順序裝訂頁、會計裝訂封底。同時，財務(wù)會計賬薄的裝訂必須平整，不得折損;會計賬薄必須按照賬薄名稱、年度和編號進行裝訂;裝訂人對賬薄的封口處必須加蓋印章;對于賬簿要進行分類，如總賬、現(xiàn)金日記賬等。

　　四、理智銷毀事業(yè)單位會計檔案

　　會計檔案管理工作環(huán)節(jié)之一就是對會計檔案進行鑒定及銷毀。國家制定《會計檔案管理辦法》，要求事業(yè)單位在遵守相關(guān)規(guī)定、符合自身實際情況的條件下，制定出合適的會計檔案鑒定銷毀方案，且編制會計檔案銷毀清單。會計部門和檔案部門共同提出檔案鑒定及銷毀的書面意見，在一定的規(guī)章制度下，確定會計檔案的保管期限，判斷其價值。

　　當會計檔案的保管期滿，需要銷毀時，檔案部門和會計部門要共同對其進行鑒定，確定會計檔案可以銷毀時，必須經(jīng)過事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，且要檔案、財務(wù)、審計、保衛(wèi)等各部門共同在場監(jiān)銷。

　　五、配備專人對事業(yè)單位會計檔案進行管理

　　1.建立高素質(zhì)的事業(yè)單位會計檔案管理隊伍。健全規(guī)范的會計檔案管理制度是保證會計檔案管理工作的基礎(chǔ)。會計工作者分工管理，收集事業(yè)單位所有經(jīng)濟往來憑證，對會計檔案進行明確分類，如實詳細填寫會計檔案的收、借記錄，做好會計檔案管理工作。事業(yè)單位財務(wù)會計部門要任用掌握相關(guān)計算機技術(shù)和檔案管理知識的人員，改變事業(yè)單位財務(wù)隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。對于檔案管理工作人員，要定期對其進行培訓(xùn)，提高檔案管理水平。事業(yè)單位要利用高科技管理會計檔案，積極開發(fā)會計檔案的管理技能，充分挖掘會計檔案價值，加強會計檔案管理力度。

　　2.聘用綜合性的人才進行會計檔案管理工作。事業(yè)單位要建立健全完善的會計檔案的立卷歸檔、保管、查閱等各個步驟的管理制度。會計檔案管理人員要穩(wěn)定，可以全面負責會計檔案工作的管理。會計檔案管理人員對會計檔案的保管、借閱、鑒定、銷毀等要嚴格按照一定制度進行。事業(yè)單位對會計檔案管理人員要進行關(guān)于檔案管理和操作的技能崗前培訓(xùn)，使其在掌握基本會計知識的同時也要熟悉相關(guān)的會計檔案管理知識。

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