會(huì)計(jì)論文事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理

　　事業(yè)單位可以根據(jù)自身實(shí)際情況針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理者建立合理科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，這篇會(huì)計(jì)論文建議不僅要以會(huì)計(jì)檔案的管理為績(jī)效考核，也要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理者進(jìn)行一定的電算化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)知識(shí)、計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理技能等進(jìn)行培訓(xùn)和考核，使會(huì)計(jì)檔案管理者能將電子管理技術(shù)和會(huì)計(jì)檔案管理方法相結(jié)合，更好地保證會(huì)計(jì)檔案的安全性和保密性�！�現(xiàn)代審計(jì)與會(huì)計(jì)》是由黑龍江省審計(jì)科學(xué)研究所主辦，《現(xiàn)代審計(jì)與會(huì)計(jì)》宣傳黨和國(guó)家的審計(jì)(會(huì)計(jì))方針、政策;研究和探討前沿審計(jì)(財(cái)會(huì))知識(shí);交流工作經(jīng)驗(yàn)。是熱愛(ài)審計(jì)、財(cái)會(huì)事業(yè)者永遠(yuǎn)的良師益友。

　　摘　要：事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值直接與檔案的規(guī)范管理、檔案管理水平掛鉤，因此，為了更好地保障會(huì)計(jì)檔案的管理，事業(yè)單位應(yīng)采取合理的措施提高檔案管理水平、規(guī)范管理檔案。

　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;會(huì)計(jì)檔案;管理

　　在事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理以及財(cái)務(wù)核算過(guò)程中，具有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文字、資料、憑證等各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算直接材料稱為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案，是反映事業(yè)單位財(cái)務(wù)記錄和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的直接重要依據(jù)。會(huì)計(jì)年度終了后應(yīng)整理相關(guān)檔案并將其裝訂成冊(cè)，規(guī)范、合理管理。

　　一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范內(nèi)容

　　1.會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容。事業(yè)單位所有相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄在案則是會(huì)計(jì)檔案，是事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案資料的重要經(jīng)濟(jì)信息。會(huì)計(jì)檔案想要科學(xué)合理地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)，必須保證會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容具有精確性、規(guī)范性、有效性以及完整性。事業(yè)單位所有具有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料都必須認(rèn)真、細(xì)致、及時(shí)收集，如原始憑證等各種憑證有差錯(cuò)要立即找經(jīng)辦人進(jìn)行補(bǔ)辦或說(shuō)明原因，充分保證會(huì)計(jì)資料的完整性。相關(guān)會(huì)計(jì)人員轉(zhuǎn)調(diào)時(shí)要進(jìn)行工作交接并嚴(yán)格做好記錄，保證會(huì)計(jì)資料的連續(xù)性。

　　2.會(huì)計(jì)檔案的性質(zhì)。會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)資料、收集電算化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案以及管理信息系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案六個(gè)分類。會(huì)計(jì)憑證：會(huì)計(jì)原始憑證匯總表、會(huì)計(jì)記賬憑證以及外來(lái)的原始憑證、自制原始憑證等會(huì)計(jì)憑證的匯總表。這些都是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)憑證，在年度終了時(shí)要按規(guī)定入檔。會(huì)計(jì)賬簿：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)總賬、會(huì)計(jì)明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片以及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的各種輔助賬簿等。會(huì)計(jì)報(bào)表：主要財(cái)務(wù)報(bào)表，包括月度、季度、年度等財(cái)務(wù)報(bào)表和報(bào)表附注以及審計(jì)報(bào)表等各種關(guān)于會(huì)計(jì)的報(bào)表。其他會(huì)計(jì)資料：會(huì)計(jì)檔案的保管、經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同等各種與會(huì)計(jì)核算緊密結(jié)合有會(huì)計(jì)價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。電算化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的收集：在一定的日期內(nèi)對(duì)電算化財(cái)務(wù)所有數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集整理，并將信息備份到計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。管理信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案：包括年度會(huì)計(jì)資料的備份、系統(tǒng)升級(jí)前的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份、各種會(huì)計(jì)資料的規(guī)范化保存，且對(duì)相關(guān)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，以防發(fā)生意外事故，引起整個(gè)事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息的殘缺性等各種事故的發(fā)生。

　　二、對(duì)管理事業(yè)單位檔案工作人員的要求

　　1.會(huì)計(jì)檔案管理人員有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)�？茖W(xué)、合理的會(huì)計(jì)檔案管理方法是保證會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范化的前提。檔案管理工作已從原來(lái)管理紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案發(fā)展到管理電子會(huì)計(jì)檔案，但修改電子會(huì)計(jì)檔案極其容易，因此，對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作要嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)授權(quán)權(quán)限，必須嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度，一切都必須符合制度、達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。要保證會(huì)計(jì)檔案的保密性和安全性，可以對(duì)事業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)建立多用戶和分限管理方法，及時(shí)備份、維修會(huì)計(jì)檔案的重要資料，防止信息的丟失和損壞。除對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格保管外，對(duì)電子會(huì)計(jì)信息要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行保管，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行分類和整理。事業(yè)單位對(duì)電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料的保存要選擇質(zhì)量良好的載體進(jìn)行保存，并將其明確分類、合理管理，利用電子信息技術(shù)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理可減少存儲(chǔ)空間，減少會(huì)計(jì)檔案管理成本，節(jié)約資源。

　　2.培養(yǎng)雙面人才。會(huì)計(jì)檔案管理工作是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容、數(shù)量以及保密性都特別重要。要改善會(huì)計(jì)檔案的管理?xiàng)l件，提高會(huì)計(jì)檔案水平，確保會(huì)計(jì)檔案的安全，就必須任用專業(yè)、綜合性的人才來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作。事業(yè)單位任用的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員，必須具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)又要對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)有所了解，在遵守事業(yè)單位相關(guān)規(guī)定的前提下，要以充分挖掘會(huì)計(jì)檔案價(jià)值為目標(biāo)，更好地為事業(yè)單位發(fā)展服務(wù)。

　　三、管理事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的措施

　　管理會(huì)計(jì)檔案要將其進(jìn)行分類整理并立卷，按照順序?qū)α⒕磉M(jìn)行編號(hào)。

　　1.會(huì)計(jì)檔案管理基本要求。會(huì)計(jì)檔案按照一定的格式按年立卷，裝訂別類在檔案封面寫(xiě)清楚，對(duì)于事業(yè)單位財(cái)務(wù)的輔助賬、現(xiàn)金登記賬等各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料都要按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)規(guī)定進(jìn)行整理歸檔并填寫(xiě)好裝訂封面的所有內(nèi)容。

　　2.整理事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證要每月整理一次并將其收集整理分門別類地進(jìn)行裝訂，裝訂要整齊、牢固并便于查找，按照類型順序排列，且統(tǒng)一要求裝訂成冊(cè)。

　　3.整理事業(yè)單位基本項(xiàng)目的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案。當(dāng)事業(yè)單位的基本建設(shè)項(xiàng)目竣工、交付使用時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)必須等事業(yè)單位結(jié)轉(zhuǎn)所有債務(wù)和所有款項(xiàng)以及其他相關(guān)款項(xiàng)后才能對(duì)該項(xiàng)目的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理和立卷歸檔，對(duì)于所有已經(jīng)收集整理好的會(huì)計(jì)資料要如實(shí)填寫(xiě)其名稱、卷號(hào)、檔案編號(hào)等各個(gè)信息，完備會(huì)計(jì)檔案的歸檔手續(xù)，按照相關(guān)規(guī)定整理、分類、編號(hào)和擺放，以便查閱。

　　4.裝訂事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的順序。對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的裝訂必須按照規(guī)定的順序進(jìn)行，這樣才能保證會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，也便于以后的查閱：裝訂會(huì)計(jì)賬薄的封面、使用賬薄啟用表、賬戶目錄、按本賬薄頁(yè)順序裝訂頁(yè)、會(huì)計(jì)裝訂封底。同時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬薄的裝訂必須平整，不得折損;會(huì)計(jì)賬薄必須按照賬薄名稱、年度和編號(hào)進(jìn)行裝訂;裝訂人對(duì)賬薄的封口處必須加蓋印章;對(duì)于賬簿要進(jìn)行分類，如總賬、現(xiàn)金日記賬等。

　　四、理智銷毀事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案

　　會(huì)計(jì)檔案管理工作環(huán)節(jié)之一就是對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定及銷毀。國(guó)家制定《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求事業(yè)單位在遵守相關(guān)規(guī)定、符合自身實(shí)際情況的條件下，制定出合適的會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀方案，且編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清單。會(huì)計(jì)部門和檔案部門共同提出檔案鑒定及銷毀的書(shū)面意見(jiàn)，在一定的規(guī)章制度下，確定會(huì)計(jì)檔案的保管期限，判斷其價(jià)值。

　　當(dāng)會(huì)計(jì)檔案的保管期滿，需要銷毀時(shí)，檔案部門和會(huì)計(jì)部門要共同對(duì)其進(jìn)行鑒定，確定會(huì)計(jì)檔案可以銷毀時(shí)，必須經(jīng)過(guò)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，且要檔案、財(cái)務(wù)、審計(jì)、保衛(wèi)等各部門共同在場(chǎng)監(jiān)銷。

　　五、配備專人對(duì)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理

　　1.建立高素質(zhì)的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理隊(duì)伍。健全規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理制度是保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)工作者分工管理，收集事業(yè)單位所有經(jīng)濟(jì)往來(lái)憑證，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行明確分類，如實(shí)詳細(xì)填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案的收、借記錄，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門要任用掌握相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理知識(shí)的人員，改變事業(yè)單位財(cái)務(wù)隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況，滿足現(xiàn)代檔案管理的要求。對(duì)于檔案管理工作人員，要定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理水平。事業(yè)單位要利用高科技管理會(huì)計(jì)檔案，積極開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案的管理技能，充分挖掘會(huì)計(jì)檔案價(jià)值，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理力度。

　　2.聘用綜合性的人才進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作。事業(yè)單位要建立健全完善的會(huì)計(jì)檔案的立卷歸檔、保管、查閱等各個(gè)步驟的管理制度。會(huì)計(jì)檔案管理人員要穩(wěn)定，可以全面負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的管理。會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管、借閱、鑒定、銷毀等要嚴(yán)格按照一定制度進(jìn)行。事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員要進(jìn)行關(guān)于檔案管理和操作的技能崗前培訓(xùn)，使其在掌握基本會(huì)計(jì)知識(shí)的同時(shí)也要熟悉相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。

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