本文摘要：摘要：在如今社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，城建檔案管理模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足人們對(duì)于檔案管理的需求。所以，亟需對(duì)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案開(kāi)展并行管理，以期為城建檔案管理起到拋磚引玉的作用。本文主要闡述了紙質(zhì)檔案和電子檔案并行
摘要：在如今社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，城建檔案管理模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足人們對(duì)于檔案管理的需求。所以，亟需對(duì)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案開(kāi)展并行管理，以期為城建檔案管理起到拋磚引玉的作用。本文主要闡述了紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性，并分析了城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的相關(guān)舉措，以供管理人員參考。
關(guān)鍵詞：城建紙質(zhì)檔案,電子檔案,并行管理,必然性
電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在新形勢(shì)發(fā)展中取得了很好的成績(jī)，而城建管理檔案更是因?yàn)槠錈o(wú)與倫比的重要性得到了越來(lái)越多人的關(guān)注。在電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推動(dòng)下，怎么把電子和紙質(zhì)檔案開(kāi)展合理的檔案并行管理舉措已經(jīng)變成了目前人們亟待處理的一個(gè)問(wèn)題。
1紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性
在二十一世紀(jì)中，電子檔案與紙質(zhì)檔案均有著自身的優(yōu)點(diǎn)，兩者都很重要。在造紙術(shù)發(fā)明以后，紙質(zhì)檔案始終是重要的信息載體，給人們廣泛運(yùn)用，和電子檔案比較，紙質(zhì)檔案具備了載體的依附性。檔案的出現(xiàn)屬于社會(huì)現(xiàn)象，其通過(guò)固定的物質(zhì)形式存在著，形成檔案信息和載體，變成了十分重要的信息資源。紙質(zhì)檔案客觀記錄了過(guò)去的歷史情況，有著讓人信服的憑證功能，這樣的憑證效用連電子檔案也比不上。
長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案界始終使用紙質(zhì)檔案，對(duì)于電子檔案運(yùn)用較少，原因是電子檔案雖然具備了信息量大與檢索快速等優(yōu)點(diǎn)，可是因?yàn)槠浔旧碛兄荒芄タ说娜毕�，�?duì)檔案穩(wěn)定性與可靠性的影響較大，所以需要及時(shí)處理該問(wèn)題。
紙質(zhì)檔案和電子檔案比較，雖承載信息處理優(yōu)勢(shì)不明顯，可是其原始特性比電子檔案更好。在未能全面掌控電子檔案證據(jù)性與持續(xù)性以前，還是需要使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理�；诩堎|(zhì)檔案和電子檔案各自的特征，根據(jù)現(xiàn)階段城建檔案管理實(shí)況看來(lái)，還需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案開(kāi)展并行管理，此乃社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
2城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理舉措
(1)改善基礎(chǔ)檔案管理體制，創(chuàng)建紙質(zhì)檔案與電子檔案通道。
目前，城建檔案管理機(jī)制使用頻率較高的是傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制，這種情況導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法順利進(jìn)行。為了有效改善該情況，應(yīng)當(dāng)從檔案管理體制上進(jìn)行合理的調(diào)節(jié)。在現(xiàn)實(shí)的檔案管理機(jī)制內(nèi)容里面，需要健全的是：基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)與信息儲(chǔ)存標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。
由于在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，電子檔案管理自身有著很多的不足，所以在現(xiàn)實(shí)使用的時(shí)候，電子檔案的明確性與真實(shí)性統(tǒng)統(tǒng)需要在對(duì)應(yīng)的體制中顯示出來(lái)。再者，應(yīng)當(dāng)建立電子與紙質(zhì)檔案通道，把電子與紙質(zhì)檔案通過(guò)文本的形式儲(chǔ)存于光盤(pán)上。接著借助軟件與數(shù)據(jù)庫(kù)索引把電子檔案和紙質(zhì)檔案相融合，達(dá)到檔案自動(dòng)管理與檢索的目的。對(duì)庫(kù)存紙質(zhì)檔案，需要把利用率較高的檔案變成電子檔案，有利于用戶(hù)使用。
(2)創(chuàng)建新的檔案管理模式，同步歸檔紙質(zhì)和電子檔案同一內(nèi)容。
在信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展的時(shí)代背景下，城建檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的角度，對(duì)檔案管理進(jìn)行有效創(chuàng)新及吸收，主動(dòng)制定出全新的電子檔案管理體系，與此同時(shí)把紙張當(dāng)成基本載體，檔案管理模式可進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的累積持續(xù)拓展。相關(guān)工作人員在對(duì)管理方式進(jìn)行優(yōu)化的時(shí)候，大部分管理步驟均可以通過(guò)合理使用計(jì)算機(jī)來(lái)展開(kāi)管理工作，打個(gè)比方，整理電子檔案，只需要采用計(jì)算機(jī)就可以進(jìn)行有效分檔了，這樣做無(wú)需轉(zhuǎn)移文件載體。
在現(xiàn)實(shí)管理內(nèi)容方面，電子檔案同樣需要構(gòu)成較好的規(guī)律，同時(shí)開(kāi)展各個(gè)方面的文件組合工作，從而健全電子檔案。其次，電子檔案因?yàn)槠浔旧淼牟蛔�，�?duì)應(yīng)的法律效力也未能明確，雖一些地方制定了電子檔案制度，可是由于工作實(shí)況，對(duì)同一內(nèi)容的紙質(zhì)與電子檔案，都需要同步歸檔，如此做不但可以實(shí)現(xiàn)檔案的真實(shí)性與完整性，還能夠解決用戶(hù)使用網(wǎng)絡(luò)資源共享的問(wèn)題，使紙質(zhì)檔案與電子檔案互補(bǔ)。
(3)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，把紙質(zhì)檔案編制成電子檔案。
現(xiàn)下，城建檔案管理崗位所安排的工作人員仍然是過(guò)去的檔案管理工作者。這部分檔案管理工作者已經(jīng)完全適應(yīng)了紙質(zhì)檔案管理模式，對(duì)于剛剛發(fā)展起來(lái)的電子檔案管理知之甚少，對(duì)其的技巧掌握更是微乎其微，如此便使得檔案管理工作效率始終停滯不前。要想改變這種現(xiàn)象，城建檔案管理部門(mén)需要組織檔案管理工作人員參加相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，從而掌握新的檔案管理知識(shí)與技能，將檔案管理工作人員職業(yè)素養(yǎng)提高，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，從而樹(shù)立新的檔案管理意識(shí)，并且把現(xiàn)代電子檔案管理當(dāng)成是城建檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容。
再者，相關(guān)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)在空閑時(shí)間學(xué)習(xí)與電子設(shè)備有關(guān)的知識(shí)和技能，借此將自身的工作能力提高。除此以外，電子檔案涉及到了各個(gè)方面，所以需要檔案管理工作人員有著扎實(shí)的基礎(chǔ)，充分掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)。
因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)不斷開(kāi)拓自身的綜合素養(yǎng)，從而快速適應(yīng)新時(shí)代檔案管理。再來(lái)，把已經(jīng)存在的紙質(zhì)檔案，依據(jù)儲(chǔ)存與使用等因素的需要構(gòu)成對(duì)應(yīng)的電子檔案，即紙質(zhì)檔案變成電子檔案的數(shù)字化過(guò)程。數(shù)字化過(guò)程一般有：1)單位接收外來(lái)檔案以后，對(duì)其開(kāi)展數(shù)字化的管理。2)對(duì)已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行數(shù)字化管理，讓電子與紙質(zhì)檔案并行。
3結(jié)束語(yǔ)
總體說(shuō)來(lái)，進(jìn)行城建檔案管理的過(guò)程中，我們可以了解到，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理與現(xiàn)代化電子檔案管理均有著各自的作用和意義。因此，在城建檔案管理發(fā)展的階段，應(yīng)當(dāng)制定出科學(xué)且合理的方案，如此才可以促進(jìn)城建紙質(zhì)與電子檔案并行管理及發(fā)展，進(jìn)而將檔案管理效益大幅度提升。
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檔案類(lèi)論文投稿期刊：《城建檔案》(月刊)創(chuàng)刊于1993年，由中國(guó)城市科學(xué)研究會(huì)城建檔案信息專(zhuān)業(yè)委員會(huì)主辦。雜志辦刊宗旨明確，嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家關(guān)于出版業(yè)的法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策，宣傳黨和國(guó)家及建設(shè)部關(guān)于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作以及城建檔案工作的方針政策，開(kāi)展城建檔案學(xué)術(shù)研究，傳遞國(guó)內(nèi)外城建檔案工作信息，交流城建檔案工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)城建檔案業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，更好地為城市建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
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