淺談MicrosoftWord軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧

　　摘要隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，MicrosoftWord軟件因具有強(qiáng)大的文檔和表格處理功能，成為了當(dāng)前使用最廣泛的日常辦公軟件之一。以解決現(xiàn)代辦公中常見的問題為目的，本文就MicrosoftWord軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧進(jìn)行了探討，如日常辦公文檔的處理技巧，受損文檔的處理技巧，并根據(jù)實(shí)際工作情況，提出了一些建議和方法，以供參考。

　　關(guān)鍵字MicrosoftWord;日常辦公;應(yīng)用技巧

　　MicrosoftWord軟件界面簡(jiǎn)潔明了，布局合理便捷，具有強(qiáng)大的文檔處理功能和表格處理功能，用戶在短時(shí)間內(nèi)便可以輕松的編寫出一篇美觀、規(guī)范的文檔。雖然MicrosoftWord軟件已經(jīng)成為了當(dāng)前使用最廣泛的日常辦公軟件之一，但是它的一些應(yīng)用技巧卻鮮為人知，現(xiàn)就MicrosoftWord2010軟件的一些應(yīng)用技巧進(jìn)行探討。

　　1日常辦公文檔的處理技巧

　　1.1批量修改文本內(nèi)容

　　在日常辦公中，工作人員在編寫文檔時(shí)，避免不了會(huì)鍵入一些錯(cuò)誤的詞語。如果逐個(gè)去更改，往往會(huì)浪費(fèi)較多的時(shí)間，尤其是在長(zhǎng)文檔中，此時(shí)，如果學(xué)會(huì)使用技巧，將會(huì)事半功倍。第一步，用鼠標(biāo)選中文檔中任一錯(cuò)誤詞語。第二步，使用快捷方式，鍵入組合鍵“Ctrl+H”，啟用查找和替換對(duì)話框，也可以用鼠標(biāo)選擇“開始”選項(xiàng)卡，單擊“編輯”工作組中的“替換”按鈕啟動(dòng)查找和替換對(duì)話框。

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　　第三步，將查找出來的錯(cuò)誤詞語，替換為正確的詞語后，單擊選擇“全部替換”即可。同理，如果想批量刪除文檔中多余的空行，也可以使用此方法。第一步，使用快捷方式，鍵入組合鍵“Ctrl+H”，啟用查找和替換對(duì)話框。第二步，在“查找內(nèi)容”框中輸入“^p^p”在“替換為”框中輸入“^p”(可通過單擊“更多”按鈕，在展開的界面中單擊“特殊格式”按鈕，最后在彈出 的列表中選擇“段落標(biāo)記”實(shí)現(xiàn))1。第三步，單擊選擇“全部替換”即可。

　　1.2長(zhǎng)標(biāo)題處理在編輯文檔時(shí)，尤其是公文寫作時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到較長(zhǎng)的標(biāo)題，如果想將長(zhǎng)標(biāo)題放在一行，此時(shí)就需要使用字體縮放，使多余一行的標(biāo)題文字在一行顯示。第一步，選中需要編輯的文本標(biāo)題。第二步，單擊“開始”選項(xiàng)卡上“字體”工作組右下角的對(duì)話框啟動(dòng)按鈕，彈出“字體”對(duì)話框。也可以單擊鼠標(biāo)右鍵，啟用“字體”對(duì)話框。第三步，選擇“高級(jí)”選項(xiàng)卡，在“字體間距”選項(xiàng)區(qū)域中的“縮放”下拉列表框中選擇適合的縮放比例，調(diào)整文字寬度。也可以選擇“間距”為“緊縮”，并調(diào)整到適合的磅值。

　　1.3快速創(chuàng)建文檔目錄

　　通常情況，在編輯長(zhǎng)文檔時(shí)，需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)文檔目錄以便快速訪問。以創(chuàng)建二級(jí)目錄為例進(jìn)行介紹，具體操作步驟如下所示。第一步，將編輯完成的文檔切換至大綱視圖，選擇“視圖”選項(xiàng)卡，單擊“文檔視圖”工作組中的“大綱視圖”。第二步，依次選擇文檔中的一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題，再單擊“大綱工具”工作組中的“大綱級(jí)別”下拉按鈕，將之前選中的一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題分別對(duì)應(yīng)設(shè)置為1級(jí)、2級(jí)。

　　關(guān)閉大綱視圖，切換回頁(yè)面視圖。第三步，將光標(biāo)定位在需創(chuàng)建目錄的頁(yè)面，一般情況為文檔首頁(yè)。然后輸入“目錄”并使其居中，鍵入兩次“Enter”鍵，在目錄下方產(chǎn)生一空行。第四步，選擇“引用”選項(xiàng)卡，單擊“目錄”工作組中的“目錄”按鈕，在下拉框中選擇“插入目錄”命令，打開“目錄”對(duì)話框，單擊選擇“確定”按鈕即可。

　　1.4文本和表格的相互轉(zhuǎn)換

　　1.4.1文本轉(zhuǎn)換為表格將文本轉(zhuǎn)換為表格時(shí)，首先要確定文本信息的列與列之間要有分隔符，分隔符決定文字如何進(jìn)入表格。在MicrosoftWord軟件中可以用制表符、空格、逗號(hào)、段落符、自定義符號(hào)作為分隔符。具體步驟如下所示。第一步，在需要轉(zhuǎn)換的文本之間加一個(gè)分隔符，若已有分隔符可以省略這步。第二步，單擊“插入”選項(xiàng)卡上“表格”工作組中的“表格”按鈕，啟動(dòng)“文本轉(zhuǎn)換成表格”對(duì)話框。第三步，在“表格尺寸”區(qū)域中設(shè)置適合的行數(shù)和列數(shù)，在“‘自動(dòng)調(diào)整’操作”區(qū)域中設(shè)置轉(zhuǎn)換后表格的調(diào)整方式，在“文字分隔位置”區(qū)域中選擇需要設(shè)置的間隔符。第四步，單擊選擇“確定”按鈕即可。

　　1.4.2表格轉(zhuǎn)換為文本將表格轉(zhuǎn)換為文本時(shí)，首先選定需要轉(zhuǎn)換的表格或是將光標(biāo)置于表格之中。第一步，單擊“表格工具”中“布局”選項(xiàng)卡上“數(shù)據(jù)”工作組中的“轉(zhuǎn)換為文本”按鈕。第二步，在彈出的“表格轉(zhuǎn)換成文本”對(duì)話框中，在“文字分隔符”選項(xiàng)區(qū)域中選擇要轉(zhuǎn)換為文字的分隔符，如制表符、空格、逗號(hào)、段落符、自定義符號(hào)等。第三步，單擊選擇“確定”按鈕即可。

　　2受損文檔的處理技巧

　　2.1自動(dòng)保存為了避免文檔的意外丟失，可以使用MicrosoftWord軟件提供的“自動(dòng)保存文檔”功能來保存文檔，具體操作步驟如下所示。第一步，單擊選擇“文件”選項(xiàng)卡上的“選項(xiàng)”命令，彈出“Word選項(xiàng)”對(duì)話框。第二步，單擊選擇“保存”選項(xiàng)卡，然后，選中“保存自動(dòng)回復(fù)信息時(shí)間間隔”復(fù)選框，并在右側(cè)數(shù)值框中設(shè)置適合的時(shí)間，如10min自動(dòng)保存一次。第三步，單擊“確定”按鈕即可。經(jīng)過上述設(shè)置后，在以后文檔的編輯過程中，達(dá)到設(shè)定的時(shí)間如10min，系統(tǒng)將會(huì)對(duì)正在編輯的文檔自動(dòng)保存一次。除此之外，利用快捷方式，同時(shí)按下組合鍵“Ctrl+S”，也可以對(duì)文檔進(jìn)行保存。

　　2.2修改啟動(dòng)為了避免因使用宏命令，出現(xiàn)文檔打不開的情況，也可以提前修改MicrosoftWord軟件中的參數(shù)。第一步，在電腦桌面上右鍵選中我的電腦，找到MicrosoftWord程序。第二步，將Winword.exe文件以快捷方式的形式，保存到電腦桌面上。第三步，右鍵選中該快捷方式，找到屬性窗口，將“/m”填寫在“目標(biāo)”后面，再保存該快捷方式即可完成設(shè)置2。

　　2.3受損恢復(fù)如果想快速恢復(fù)受損文檔，最簡(jiǎn)單的一種修復(fù)方式，就是打開損壞的文件，將其另存為RTF格式的文檔;保存后，關(guān)閉受損文檔;然后再打開已重新保存的RTF文檔，再將其另存為Word文檔，保存后，關(guān)閉RTF格式的文檔即可實(shí)現(xiàn)快速修復(fù)。如果文檔沒有被修復(fù)，或者只是修復(fù)了一小部分，可以嘗試將受損文檔轉(zhuǎn)換成TXT格式的文本文檔，再轉(zhuǎn)換為Word文檔。這種方法是通過轉(zhuǎn)換格式來進(jìn)行修復(fù)的，只能修復(fù)Word文檔的內(nèi)容，但格式不會(huì)被修復(fù)。

　　3結(jié)語

　　綜上所述，在日常辦公中只有掌握好MicrosoftWord軟件的使用技巧，才能起到事半功倍的效果，更加有效的提高工作效率。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]盧臺(tái)生.現(xiàn)代辦公應(yīng)用技術(shù)[M].北京：高等教育出版社，2014.

　　[2]郝振潔.Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用[J].黑龍江科學(xué)，2019，10(20):124-125.

　　作者：彭茜

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