本文摘要：【摘要】隨著寧夏疾控中心信息化建設的進程，OA辦公系統(tǒng)的使用，在全面提升中心各項工作管理水平的同時，也為中心文書檔案管理工作帶來機遇與挑戰(zhàn)。 本文分析了中心現(xiàn)階段文書工作的特點與問題，并探討了改進文書檔案工作的途徑，以此推進疾控文書檔案管理工
【摘要】隨著寧夏疾控中心信息化建設的進程，OA辦公系統(tǒng)的使用，在全面提升中心各項工作管理水平的同時，也為中心文書檔案管理工作帶來機遇與挑戰(zhàn)。 本文分析了中心現(xiàn)階段文書工作的特點與問題，并探討了改進文書檔案工作的途徑，以此推進疾控文書檔案管理工作。
【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng); 疾控; 文書檔案管理
辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)，是將計算機、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運用到傳統(tǒng)辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式。 它利用現(xiàn)代化設備和信息化技術(shù)，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動或重復性業(yè)務活動，優(yōu)質(zhì)而高效地處理辦公事務和業(yè)務信息，實現(xiàn)對信息資源的高效利用，進而達到提高生產(chǎn)率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質(zhì)量、改善工作環(huán)境。
檔案管理論文范例：以“件”為單位整理檔案的利與弊
寧夏疾病預防控制中心(以下簡稱“中心”)，是由寧夏回族自治區(qū)政府舉辦的實施省級疾病預防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務的公益事業(yè)單位，其文書檔案涉及我區(qū)重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置、傳染病、地方病、職業(yè)病及慢性非傳染性疾病預防控制、實驗室檢測及評價等過程中形成的一系列對我區(qū)公衛(wèi)事業(yè)發(fā)展具有重要考查利用價值的文件資料，對做好疾病控制與預防工作具有重要意義。 隨著信息化建設的深入，2013年10月，中心正式啟動OA辦公系統(tǒng)。 7年來，OA系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，明顯提升了中心的工作效率與管理水平。
一、OA系統(tǒng)對中心文書工作的影響
OA辦公系統(tǒng)運行以來，中心處理的文書資料逐年上升，目前共處理收發(fā)文17271件，其中：收文10345件，發(fā)文6926件。
(一)OA環(huán)境下中心文書檔案的載體以電子文件為主。 隨著各機構(gòu)OA辦公系統(tǒng)的普及與對接，中心的文書資料的載體以電子文件為主，而且，即便是收到的紙質(zhì)公文，也會先處理成電子文件后再錄入OA系統(tǒng)。 電子文件類型包括：文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件等，類型多而復雜。 傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應現(xiàn)代檔案工作發(fā)展的需要，檔案工作者需要創(chuàng)新工作方法方能做好檔案工作。
(二)OA環(huán)境下中心文書處理職責明晰。 由于OA辦系統(tǒng)內(nèi)處理的文件均為電子文件，它們的收發(fā)、編號、分類、歸檔都是按照既定的流程進行，針對緊急公文，管理人員可以隨時進行督辦，無論文件處在哪個節(jié)點，都可以清晰地了解文書處理過程，文件辦理狀態(tài)、處理文件的時長與意見，便于領(lǐng)導及相關(guān)人員隨時了解公文運轉(zhuǎn)與辦理情況。
(三)OA環(huán)境下中心文書處理效率提升。 中心OA辦公系統(tǒng)開通與全區(qū)24家疾控機構(gòu)的接口，實現(xiàn)了與24家市縣(區(qū))級疾控中心點對點的公文實時傳遞。 以各類疫情分析為例，自OA系統(tǒng)運行以來，中心共向全區(qū)24家疾控中心交換疫情分析1160件次，若通過郵局寄送的方式，平信郵件的費用為1.2元/件，則上述公文的郵費為33408元，而24家疾控機構(gòu)收取公文的時間平均為2∽4天。 由此可見，OA系統(tǒng)的使用，確保文件點對點即時接收，不但節(jié)省了大量的辦公經(jīng)費，同樣節(jié)省了郵發(fā)公文所需的時間。 同時，中心OA辦公系統(tǒng)支持多地點、外網(wǎng)接入辦公，中心領(lǐng)導和相關(guān)人員隨時隨地都可以處理OA文件，不會出現(xiàn)因人員外出導致的公文積壓與處理延誤。
(四)OA環(huán)境下文書資料便于查詢與利用。 中心OA辦公系統(tǒng)具有信息發(fā)布、公文管理等功能。 在這些模塊下，設有便捷的查詢方式，工作人員可以通過輸入文件標題、文號、發(fā)起人、發(fā)文部門等方式進行查詢，快速、準確地找到目標文件，為檔案利用提供便利。
二、OA系統(tǒng)環(huán)境下中心文書管理工作存在的問題
(一)OA文書檔案歸檔環(huán)節(jié)急需完善。 目前，中心OA系統(tǒng)內(nèi)設置的歸檔流程為：OA文件在辦理結(jié)束后，再次回到辦公室節(jié)點，收文按照“年度+來文機構(gòu)”方式，發(fā)文按照“年度+文號”的方式，分別歸入相應的文件夾內(nèi)，而并非“年度+機構(gòu)+保管期限”的分類方法歸檔，缺失了檔案管理部門或人員對檔案進行甄別與細化的環(huán)節(jié)，沒有歸檔件號與檔號，不符合檔案管理的要求，導致中心OA電子文件歸檔質(zhì)量不高。 同時，由于歸檔的文件沒有按照機構(gòu)進行細化，也造成了文書檔案的開發(fā)、利用程度低。
(二)領(lǐng)導對檔案管理工作重視程度低。 自中心2002年成立至今，檔案管理一直工作滯后，發(fā)展緩慢。 2013年，辦公室負責檔案管理的人員退休之后，中心再無專職檔案管理人員。
(三)兼職檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，檔案管理規(guī)范化程度低。 由于中心的工作性質(zhì)，人員構(gòu)成多為衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員，工作人員欠缺檔案管理的基本知識，加之檔案管理人員變動頻繁、缺少檔案專業(yè)知識培訓現(xiàn)象較為突出，導致中心大量文件資料的收集、整理、歸檔、保管、利用均不到位。
(四)OA文書資料管理制度不完善。 中心雖然有檔案管理制度，但多年未做修改與補充，它缺乏對于OA辦公系統(tǒng)環(huán)境下文書資料的管理內(nèi)容，這同樣導致了辦公室工作人員崗位責任不明確、歸檔范圍不明晰、歸檔不及時等問題。 比如：OA收文錄入時，工作人員未能按照“雙軌制”要求及時打印電子文件，要一直等到年底兼職檔案人員開始整理檔案時，才補打文件，這就會拖延文件整理的時間。 如果電子文件出現(xiàn)了損毀，就會導致那些具有較高保存利用價值的文件資源丟失現(xiàn)象，無法讓文書檔案得到有效管理。
三、OA環(huán)境下推進中心文書檔案工作的對策
(一)及早推進OA升級改造。 向技術(shù)部門指出OA系統(tǒng)內(nèi)存在的檔案管理的缺陷，在公文處理環(huán)節(jié)增加“預歸檔”環(huán)節(jié)，由專職檔案人員及各部門的兼職檔案員、部門負責人分別按照各自的OA權(quán)限完成“預歸檔”操作，甄別后的文件資料，按照“年度+機構(gòu)+保管期限”的分類方法進行歸檔。 同時，請OA設計人員根據(jù)中心文書管理工作的需求，增加文書統(tǒng)計統(tǒng)計功能，在OA系統(tǒng)內(nèi)完善收文登記冊與發(fā)文登記冊。
(二)規(guī)范OA文書資料管理制度。 以制度規(guī)范中心文書檔案管理工作，是做好疾病預防控制檔案收集管理的基礎(chǔ)。 中心要結(jié)合實際工作，認真分析OA辦公系統(tǒng)下的文書檔案管理特點，制定或補充修訂電子文件管理、檔案人員崗位職責、文書檔案管理、分類立卷歸檔等各方面工作流程與制度，確保檔案管理工作的科學性與規(guī)范性。
(三)加強檔案人員隊伍建設。 隨著國家及社會各界對于公共衛(wèi)生事業(yè)的重視，疾控中心檔案管理信息化勢在必行，因此，中心領(lǐng)導應將檔案管理工作列入議事日程，從長遠規(guī)劃中心檔案管理工作，及時選拔德才兼?zhèn)�、既有一定的疾控工作業(yè)務能力，又具有良好的服務意識的人員作為專職檔案管理人員，同時，還要加強對專/兼職檔案人員檔案知識業(yè)務培訓，鼓勵檔案管理人員通過自學、進修、培訓等方式提升自身業(yè)務水平和管理水平，增強管理意識。
四、結(jié)語
OA辦公系統(tǒng)功能強大，但要想使其更好地服務于中心文書檔案管理工作，必須得到中心領(lǐng)導對于檔案管理工作的重視與支持：一方面，要加大對檔案信息化的投入; 另一方面，要關(guān)注文書檔案管理人員的配置與業(yè)務能力的提升。 此外，中心辦公室還要根據(jù)實際工作情況，不斷修正與完善OA流程，使其符合檔案管理的要求，為做好我區(qū)疾病預防控制事業(yè)盡職盡責。
【參考文獻】
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[3]王桂文.疾控中心檔案管理數(shù)字化建設路徑探討[J].檔案工作,2016(06):132.
作者：張雅楠
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