本文摘要：隨著數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展大趨勢的到來，各類細分專業(yè)的數(shù)字化建設異軍突起，農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理數(shù)字化建設也不容忽視。 如何做好農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理工作，加快推進檔案管理數(shù)字化建設，滿足農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求，為數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展提供盡可能多的服
隨著數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展大趨勢的到來，各類細分專業(yè)的數(shù)字化建設異軍突起，農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理數(shù)字化建設也不容忽視。 如何做好農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理工作，加快推進檔案管理數(shù)字化建設，滿足農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位不斷發(fā)展的需求，為數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展提供盡可能多的服務，成為當下檔案工作必須突破的一大課題。
一、農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理現(xiàn)狀
我國農(nóng)業(yè)科研院所一般在50年代成立，已擁有60年左右發(fā)展歷程，檔案管理涉及范圍廣，包含科研、財務、文書、人事、基建、音像、實物等相關資料，內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式和工具，已經(jīng)難以滿足科研院所發(fā)展需求，無法適應信息化發(fā)展環(huán)境。 目前，農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理仍然存在許多問題。
1.檔案管理仍然采用傳統(tǒng)管理辦法。 一些農(nóng)業(yè)科研院所雖然對歷年檔案進行了歸檔整理，編目錄、按部門或事件分類、編頁碼、采用線裝裝訂立卷、入盒，擺放整齊。 在機構檔案資料少的情況下，這種傳統(tǒng)歸檔方法對日后工作利用無可置疑。 但隨著農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的日益發(fā)展，不斷開拓業(yè)務范圍，業(yè)務量逐日逐年增長，應歸檔資料也大量增加。 如果還是采用傳統(tǒng)歸檔方法，已經(jīng)不適應科研院所不斷擴大業(yè)務發(fā)展的利用需求。 檔案量大，利用起來不方便，查閱一份文件如大海撈針。
2.各類檔案未統(tǒng)一管理。 農(nóng)業(yè)科研院所涉及綜合辦公、人事、財務、科研管理、行政管理、業(yè)務一線等部門，涉及檔案類別較多，有文書、人事、會計、基建、影像、實物等檔案。 這些類別的檔案在相關部門分散管理，沒有由辦公室統(tǒng)一管理，文件零散，沒有按照檔案管理質量標準歸檔，有些文件到了要用時才發(fā)現(xiàn)不知在何處，甚至遺失。 這種管理狀況不利于檔案的日常保管和查閱利用。
3.檔案管理庫房設備落后。 科研院所檔案管理部門沒有規(guī)劃專門用于存放保管檔案的庫房，即使有也是設備落后，沒有鐵皮柜或密集架，沒有安裝防盜門、防盜窗、窗簾、空調(diào)、溫濕度儀等基礎設施設備，達不到防火、防盜、防潮、防光、防蟲等存放檔案最基礎的要求。 檔案管理硬件不到位，不符合檔案保管的基礎條件，導致檔案管理實現(xiàn)不了檔案質量控制標準。
4.檔案管理員流動性大。 科研院所檔案管理一般掛靠在綜合性辦公室，沒有安排檔案管理人員，一般是由身兼數(shù)職的人員兼任檔案員。 這類人員由于承擔了其他工作職能，崗位變換與調(diào)整的概率很大。 對檔案知識剛開始有點熟悉就面臨輪崗，新來的接班人因也是半路出家，無法系統(tǒng)、完整管理檔案。 總之，檔案管理員的流動性不利于檔案管理工作的穩(wěn)定性、延續(xù)性、科學性與系統(tǒng)性。
5.檔案管理員綜合素質不高。 科研院所檔案管理人員一般是由其他專業(yè)技術人員兼任，不是檔案學專業(yè)人員，屬半路出家。 同時，由于身兼數(shù)職，工作繁忙，沒法參加檔案類專業(yè)技術培訓，沒法及時更新檔案專業(yè)技術知識。 由于檔案整理與保管等專業(yè)知識的欠缺，導致整理檔案流程不規(guī)范、不標準，出現(xiàn)文件資料缺失現(xiàn)象，達不到檔案歸檔質量控制標準。 由于整理不規(guī)范、不標準，使后期檔案查閱不方便，或者重新整理，出現(xiàn)惡性循環(huán)。
二、農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理意義
做好文書、會計、科研項目、音像、基建、人事檔案的規(guī)范管理，對農(nóng)業(yè)科研院所的內(nèi)部規(guī)范管理起到重要作用，對農(nóng)業(yè)科研院所的長遠發(fā)展具要重要意義。
1.有利于科研業(yè)務發(fā)展。 一是有利于促進農(nóng)業(yè)科研項目的研發(fā)力度。 由于每一項科研項目的立項、可行性報告、項目進度、驗收、鑒定、績效評價等資料得到了完整歸檔，為開發(fā)新項目提供了借鑒與參考。 二是有利于農(nóng)業(yè)科研院所對科研項目的統(tǒng)計與匯總。 三是有利于實驗室建設，促進基礎研發(fā)。 四是有利于知識產(chǎn)權保護。
2.有利于人力資源管理。 由于人事檔案的規(guī)范管理，有助于農(nóng)業(yè)科研院所厘清本單位各類人員基本情況，如年齡分布、專業(yè)情況特點、專業(yè)技術水平，及時摸清飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，清晰了解人員梯度情況。 對本單位人員有一定的清晰了解與認識，有幾方面好處：一是有助于職工培訓與職業(yè)生涯規(guī)劃，利于干部培養(yǎng)與鍛煉; 二是有助于合理調(diào)整人員崗位，實現(xiàn)人盡其才，使人的潛能發(fā)揮到最大化; 三是有助于有目的有計劃地培訓高層管理人員; 四是還能更好地定位引進人才的需求設置，招聘到更加適用的專業(yè)人才; 五是有利于干部隊伍建設。
3.有利于內(nèi)部規(guī)范管理。 由于各類檔案規(guī)范管理，一方面，有助于農(nóng)業(yè)科研院所內(nèi)部流程的控制管理，及時掌握單位內(nèi)部規(guī)章制度運轉情況，淘汰不適用的，根據(jù)最新情況制訂和修訂一批適用性強、可行性高、可操作性強的規(guī)章制度，使各項運轉流程更加規(guī)范、合理、順暢、高效; 另一方面，也有助于滿足單位因面對各項檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀檢的各項審計檢查，本單位及上級主管部門負責人的任中和離任審計，本單位年度財務審計，各類項目審計，其他項目檢查、績效考核檢查，等等。
4.有利于品牌建立與宣傳。 第一，由于檔案規(guī)范管理，各類資料得到規(guī)范管理，檔案利用率提高，使工作效率提高，工作形象提高，內(nèi)外信譽度提高，形成高效而內(nèi)涵豐富的農(nóng)業(yè)科研機構企業(yè)文化。 第二，音像檔案的有效、高質量管理，使工作照片、音像得到有效提取和利用，有利于農(nóng)業(yè)科研院所的品牌建設，有利于產(chǎn)品宣傳，提升農(nóng)業(yè)科研院所的內(nèi)外部形象。
5.有利于各項業(yè)務的順利開展。 農(nóng)業(yè)科研院所各部門開展業(yè)務的資料及上級和同級部門的來文通過規(guī)范整理后，使單位能夠更進一步總結以往年度所開展的各項業(yè)務完成情況，找出創(chuàng)新點、亮點以及需要突破的瓶頸項目，列出下一步的主要工作清單，制定未來重點工作任務計劃，從而更加有條不紊地推進各項工作。
三、提升農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理水平的建議
針對農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理存在的問題，結合農(nóng)業(yè)科研院所的業(yè)務職能特點，可從以下幾方面提升農(nóng)業(yè)科研院所的檔案管理工作水平。
1.增強檔案管理意識，重視檔案管理工作。 農(nóng)業(yè)科研院所領導層要重視檔案管理工作，安排具體分管領導，對檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃和部署，把檔案工作與業(yè)務工作放到同等位置，列入每年工作重點，年初制定每年檔案工作重點計劃，年終做好每年檔案工作總結。 同時努力強化全員檔案管理意識，具體到每個部門、每個崗位、每一位業(yè)務經(jīng)辦人都要樹立檔案整理意識，認識到檔案管理的重要性，每經(jīng)辦一項業(yè)務就完成該項業(yè)務資料的整理，按照事項、時間順序整理好，擺放到指定位置，到了指定時間移交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。 只有這樣，才能使人人參與到檔案工作中來，提升檔案管理工作的整體水平。
2.完善檔案管理制度。 農(nóng)業(yè)科研院所根據(jù)國家《檔案法》、檔案管理質量控制標準及相關政策文件精神制定和完善適合本單位職能特點的檔案管理制度，包括庫房管理制度，文書、會計、人事、基建、科研、音像等檔案整理標準或整理工作指引、管理細則。 有了制度就有了工作指引，使人人知道檔案管理的步驟與注意事項。 農(nóng)業(yè)科研院所各部門不僅是負責檔案工作的綜合辦公室，其他部門，如人事部門、財務管理部門、科研管理部門及業(yè)務部門，都要統(tǒng)一意識，遵從本單位檔案管理制度，強化檔案管理的意識和基本知識，讓人人參與到檔案管理工作中，使檔案管理融入每個部門每個人員的日常工作中，降低檔案綜合管理部門開展工作的難度，提高檔案管理水平，如資料收集的完整度、規(guī)范性，使單位檔案管理規(guī)范、統(tǒng)一、整齊。
3.設立檔案統(tǒng)一管理部門。 農(nóng)業(yè)科研院所的業(yè)務范圍廣泛，涉及的資料種類繁多，有文書、會計、人事、基建、科研、音像等，如果分散在各部門管理，各部門之間會因業(yè)務不交叉或相互間有隔閡而不會資源共享，往往自成一派，或干脆不整理，使資料零散，長期下來有可能導致資料丟失，不利于檔案利用，辦事效率低下，也不利于檔案的長期管理。 農(nóng)業(yè)科研院所要設立職能部門，如綜合辦公室，統(tǒng)一管理文書、會計、人事、基建、科研、音像等所有檔案，統(tǒng)一規(guī)劃庫房，統(tǒng)一按規(guī)范、標準整理，使檔案整齊劃一。 統(tǒng)一管理和利用，包括整理歸檔、維護、查閱、借閱、復印、掃描等，迎接審計和巡視檢查等的查閱，有利于檔案的保護，提高利用率，也有利于檔案匯編，提高使用效率。
4.使用現(xiàn)代檔案管理軟件。 農(nóng)業(yè)科研院所要結合數(shù)字農(nóng)業(yè)發(fā)展形勢，順應現(xiàn)代辦公軟件的使用形勢，結合現(xiàn)代化計算機科技，安裝和使用現(xiàn)代檔案管理軟件，運用現(xiàn)代化管理手段，簡化檔案管理辦法，改善檔案管理條件。 使用現(xiàn)代檔案管理軟件有幾方面的優(yōu)點：一是簡化了檔案管理方法，提高了檔案整理效率; 二是方便檔案檢索、查閱，提升檔案利用率; 三是在檔案管理系統(tǒng)上直接調(diào)取需要的文件掃描件以及相關數(shù)據(jù)，減少了翻閱紙質檔案的幾率，紙質檔案也因此不易受損，一定程度上保護了紙質檔案的完整性; 四是有利于推進檔案管理數(shù)字化建設，迎合數(shù)字農(nóng)業(yè)的發(fā)展需求，助力農(nóng)業(yè)科研事業(yè)發(fā)展。
5.完善檔案管理設備。 農(nóng)業(yè)科研院所要規(guī)劃一個統(tǒng)一存放檔案的庫房，按照檔案管理標準安裝防盜門窗、空調(diào)，配備除濕器、溫濕度儀、滅火器等，安裝具有防潮、防塵、防火、防蛀的密集架或檔案柜，使檔案存放在安全的環(huán)境中，有足夠容量的柜子，滿足檔案長期存放要求。
6.安排專職檔案管理員。 農(nóng)業(yè)科研院所要設置專職檔案崗位，安排具有一定文字處理能力且具有通才素質的人員專職管理檔案。 因為檔案資料涉及各部門專業(yè)業(yè)務，檔案員要鑒別文件資料是否應歸檔及歸檔期限，除了應具備檔案專業(yè)知識外，還需熟悉本單位各項業(yè)務工作范圍、性質及作用，具有相關業(yè)務專業(yè)知識的鑒定鑒別能力，使文件資料歸檔完整、到位、科學、合理。
檔案論文投稿刊物：《辦公室業(yè)務》辦公類國家級重點刊物，亦是我國唯一公開發(fā)行的面向各級各類辦公部門的國家級綜合性刊物，自1992年創(chuàng)刊以來，本刊秉承立足辦公室實際、研究辦公室工作、交流辦公室經(jīng)驗、豐富辦公室生活的辦刊宗旨，深得全國各地辦公系統(tǒng)領導及辦公室人員的關注、支持和喜愛。對于提高辦公系統(tǒng)人員素質、交流辦公室工作經(jīng)驗、傳播辦公政策法規(guī)發(fā)揮了重大的作用。
7.加強檔案管理人員培訓。 農(nóng)業(yè)科研院所要定期安排檔案管理人員參加檔案專業(yè)知識培訓，給予充分的學習機會，參加檔案專業(yè)機構舉辦的培訓班。 檔案人員要加強檔案相關政策文件自學，做到及時學習，及時更新最新檔案專業(yè)知識，及時指導日常檔案工作，及時調(diào)整工作思路和做法，及時改進檔案管理落后方式方法，使本單位檔案工作處于最新且科學合理的管理模式狀態(tài)，從而不斷提升檔案管理水平。
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[3]鄔震坤.淺議新形勢下科研事業(yè)單位檔案工作者的自身修為[J].辦公室業(yè)務,2014(6):203-204
作者：羅小容
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