圖書(shū)館管理論文員工非正式組織管理問(wèn)題

　　對(duì)于高校圖書(shū)館，員工非正式組織可能對(duì)其管理帶來(lái)積極和消極兩方面的影響，本篇圖書(shū)館管理論文認(rèn)為高校圖書(shū)館管理者應(yīng)給予足夠的重視和適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)及管理，管理者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)員工非正式組織的引導(dǎo)，與其成員加強(qiáng)溝通，建立信任關(guān)系，并應(yīng)給予適度的權(quán)威，應(yīng)用員工非正式組織的號(hào)召力和凝聚力�？梢园l(fā)表的期刊有《河南圖書(shū)館學(xué)刊》(雙月刊)創(chuàng)刊于1982年，是由河南省圖書(shū)館主管，河南省圖書(shū)館學(xué)會(huì)和河南省圖書(shū)館主辦內(nèi)外公開(kāi)發(fā)行的圖書(shū)類(lèi)期刊，內(nèi)容主要包括圖書(shū)館學(xué)理論研究，圖書(shū)館工作經(jīng)驗(yàn)交流以及普及圖書(shū)館知識(shí)。主要讀者對(duì)象是廣大圖書(shū)館工作者和情報(bào)工作者。

　　[摘要]員工非正式組織廣泛存在，其對(duì)高校圖書(shū)館管理工作的影響不可忽視。圖書(shū)館管理層應(yīng)充分利用員工非正式組織的積極面,弱化其消極面。文章從高校圖書(shū)館員工非正式組織的形成及存在的問(wèn)題入手，就員工非正式組織的管理措施進(jìn)行了論述。

　　[關(guān)鍵詞]高校圖書(shū)館;員工非正式組織;人力資源管理

　　對(duì)員工非正式組織的管理一直是各企事業(yè)單位人力資源管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，作為本文探討的主體———高校圖書(shū)館亦如此。對(duì)員工非正式組織加以正確的引導(dǎo)將促進(jìn)高校圖書(shū)館的和諧健康發(fā)展，反之則可能會(huì)對(duì)其健康發(fā)展帶來(lái)阻礙甚至破壞。本文針對(duì)高校圖書(shū)館存在的員工非正式組織的特點(diǎn)，以及對(duì)其管理中存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方略。

　　一、員工非正式組織概述

　　(一)員工非正式組織的形成

　　在組織活動(dòng)中，組織成員除了正式確定的組織關(guān)系，還會(huì)形成正式組織關(guān)系外的接觸和交往，成員在交往過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生一些被其小圈子內(nèi)部共同接受并遵守的規(guī)范，這樣就使分散的個(gè)體由松散、隨機(jī)形成的群體漸漸成為趨向固定的非正式組織。員工非正式組織是其成員在日常的人際交往過(guò)程中自然生成的，而不是由企事業(yè)單位正式組織規(guī)定賦予的，員工非正式組織的形成是成員之間追求認(rèn)同、滿足友誼、謀求發(fā)展、取得保護(hù)、彼此合作的結(jié)果。

　　(二)對(duì)員工非正式組織進(jìn)行管理的必要性

　　1.對(duì)員工非正式組織的管理對(duì)企事業(yè)單位目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有巨大的影響作用員工非正式組織雖然沒(méi)有明確的組織規(guī)則，但成員之間有非常強(qiáng)烈的共同心理需求，所以對(duì)非正式組織行動(dòng)很容易達(dá)成共識(shí)。當(dāng)企事業(yè)單位目標(biāo)與員工非正式組織心理需求相符合時(shí)，員工非正式組織將會(huì)自發(fā)的產(chǎn)生很強(qiáng)的凝聚力和戰(zhàn)斗力，對(duì)促進(jìn)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)有著巨大的推動(dòng)作用;但是當(dāng)企事業(yè)單位的目標(biāo)與員工非正式組織的心理需求相悖時(shí)，將造成正式組織工作效率下降，阻礙甚至破壞企事業(yè)單位目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。2.員工非正式組織是企事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)是否正確的重要決定因素之一員工非正式組織內(nèi)部有很強(qiáng)的凝聚力，如果組織結(jié)構(gòu)的劃分充分考慮到非正式組織成員之間的關(guān)系，對(duì)于合作需求較高的組織，充分利用非正式組織的紐帶作用，將會(huì)很大程度上消除合作障礙，提高工作效率，使得企事業(yè)單位的管理更加高效、流暢;反之，則將阻礙組織成員間順利溝通，尤其是不同層次的部門(mén)間、成員之間的溝通，甚至導(dǎo)致矛盾重重。3.管理層可以通過(guò)員工非正式組織調(diào)節(jié)不和諧因素由于員工非正式組織結(jié)構(gòu)具有較大的靈活性，通過(guò)非正式組織內(nèi)成員的變動(dòng)，管理層能夠及時(shí)了解員工當(dāng)前真實(shí)的心理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱藏在表象之下的不和諧狀況，這樣有利于防止不和諧因素帶來(lái)的破壞作用，促進(jìn)有利于提高工作效率的和諧的工作氛圍的形成。4.員工非正式組織還可以使得組織成員間能力和職位上的差異得到彌補(bǔ)管理者并不是萬(wàn)能的，由于知識(shí)能力和工作精力的限制，管理者不可能是各方面的專家，更不可能對(duì)每一位員工都有很強(qiáng)的號(hào)召力，非正式組織恰好彌補(bǔ)了這個(gè)不足。正確管理非正式組織，使得管理者的工作能力與非正式組織的知識(shí)能力、號(hào)召力有機(jī)結(jié)合，從而形成有利于正式組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作氛圍。

　　二、高校圖書(shū)館員工非正式組織的特點(diǎn)

　　(一)高校圖書(shū)館員工非正式組織對(duì)正式組織影響較大

　　與高校其他部門(mén)相比，圖書(shū)館相對(duì)來(lái)說(shuō)待遇和地位都偏低，圖書(shū)館員工自身價(jià)值不易實(shí)現(xiàn)，因此吸引高素質(zhì)人才的實(shí)力缺乏，而且高校圖書(shū)館普遍缺乏人力資源管理的思想和動(dòng)機(jī)，通過(guò)安置引進(jìn)人才家屬方式安排工作的情況也較為多見(jiàn)，從而導(dǎo)致了高校圖書(shū)館人才需求與供給不相適應(yīng)。此外，由于傳統(tǒng)的人事管理制度以人管事情況嚴(yán)重，在員工部門(mén)和崗位配置上較多地受管理者和員工非正式組織核心人物的影響或直接干預(yù),在事情的處理方面也有較大的人為性，很大程度上辦事和用人講面子、靠關(guān)系。這種現(xiàn)狀造成高校圖書(shū)館非正式組織的地位高，而且影響力大。

　　(二)高校圖書(shū)館員工非正式組織多為破壞性

　　由于傳統(tǒng)封閉保守管理體制的制約，知識(shí)得不到尊重,才能得不到發(fā)揮,這種現(xiàn)實(shí)狀況逐漸消磨著員工的工作熱情。館員心理上消極被動(dòng)，貪圖安逸，不思進(jìn)取，這已經(jīng)成為很多高校圖書(shū)館員的工作狀態(tài)。高校圖書(shū)館內(nèi)大部分非正式組織均有以上思想存在，造成一旦有增加工作量，或者引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的制度出臺(tái)，各非正式組織會(huì)帶領(lǐng)其組織內(nèi)成員對(duì)正式組織制度進(jìn)行一系列的破壞性行動(dòng)。

　　(三)新員工入職后迅速偏向依靠非正式組織的勢(shì)力獲取自身發(fā)展

　　目前大多數(shù)高校圖書(shū)館人力資源配置不科學(xué),員工能力和崗位不相匹配，激勵(lì)機(jī)制不健全，無(wú)論從物質(zhì)激勵(lì)還是非物質(zhì)激勵(lì)方面都不能滿足員工需求，員工工作沒(méi)有滿足感、成就感，因而大大降低了高校圖書(shū)館員在圖書(shū)館的工作中獲得個(gè)人價(jià)值的可能性。為了謀求發(fā)展，新員工往往不是努力提高自己的專業(yè)知識(shí)和服務(wù)水平，而是轉(zhuǎn)向依靠非正式組織的勢(shì)力獲取自身的發(fā)展。

　　三、高校圖書(shū)館對(duì)員工非正式組織管理出現(xiàn)的問(wèn)題

　　(一)對(duì)研究員工非正式組織管理方法重視程度不夠

　　高校圖書(shū)館相對(duì)更重視物質(zhì)資源經(jīng)費(fèi)的投入,而不把人力資源的充分運(yùn)用作為圖書(shū)館管理目標(biāo)。高校圖書(shū)館對(duì)人員的管理在觀念和方法上長(zhǎng)期未能上升到人力資源管理的高度，人力資源開(kāi)發(fā)的長(zhǎng)期滯后與信息技術(shù)發(fā)展對(duì)人才的要求嚴(yán)重失衡，尤其對(duì)非正式組織的人力資源管理的重要性和必要性了解不夠，沒(méi)有充分研究員工非正式組織的管理方法，對(duì)于員工非正式組織普遍采取兩種極端的處理方式，要么放任自流，要么僵化打壓。

　　(二)對(duì)員工非正式組織的管理過(guò)程中姿態(tài)過(guò)高

　　高校圖書(shū)館對(duì)員工的管理往往僅強(qiáng)調(diào)等級(jí)嚴(yán)格，紀(jì)律嚴(yán)明，組織規(guī)范。然而非正式組織具有較多的感性因素，生硬的方式管理，只能更加拉開(kāi)管理者與員工非正式組織的距離，甚至產(chǎn)生逆反心理，如若非正式組織與正式組織走向了對(duì)抗，就會(huì)阻礙甚至破壞圖書(shū)館整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),降低工作效率。

　　(三)沒(méi)有有效控制員工非正式組織的信息傳遞

　　高校圖書(shū)館管理者很少介入和引導(dǎo)非正式組織的信息傳遞，但是非正式組織的信息傳遞快、影響廣泛,很有可能助長(zhǎng)謠言和小報(bào)告的泛濫,如果對(duì)非正式組織不加以正確的引導(dǎo),將影響圖書(shū)館員工內(nèi)部的和諧穩(wěn)定。

　　(四)開(kāi)展創(chuàng)新活動(dòng)前不考慮員工非正式組織對(duì)新政策執(zhí)行的影響

　　由于高校圖書(shū)館個(gè)人利益與個(gè)人能力關(guān)聯(lián)程度不夠,缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制,導(dǎo)致圖書(shū)館館員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)淡薄,針對(duì)需要員工增加工作量或提高工作效率的新政策，員工非正式組織人員往往不愿實(shí)施變革，非正式組織核心人員往往趨于帶領(lǐng)其成員反對(duì)圖書(shū)館新政策的實(shí)施，從而對(duì)新政策的實(shí)施造成巨大的阻礙，甚至導(dǎo)致新政策無(wú)法實(shí)施。

　　四、高校圖書(shū)館員工非正式組織管理方略

　　管理者必須認(rèn)識(shí)到非正式組織是普遍存在的，強(qiáng)硬的壓制只能適得其反。管理者應(yīng)充分意識(shí)到正確管理員工非正式組織的重要性，作為管理者在理解的同時(shí)要采用正確的方略對(duì)其進(jìn)行引導(dǎo)和管理，有效利用非正式組織的優(yōu)勢(shì)。

　　(一)重視核心人物

　　核心人物通常是在某些方面很有才能的人，他們?cè)趩T工非正式組織中的作用是巨大的。管理者應(yīng)該仔細(xì)研究這些核心人物的性格特征和需求情況，要對(duì)核心人物采用有針對(duì)性的激勵(lì)措施，充分利用核心人物帶領(lǐng)其員工非正式組織為圖書(shū)館做出積極的貢獻(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)層要重視并與核心人物進(jìn)行充分的交流和協(xié)商，充分運(yùn)用他的影響力和號(hào)召力方面的優(yōu)勢(shì)。采用這種方式既不是拉攏，也不是遷就，而是建立在充分、客觀分析員工非正式組織核心人物的基礎(chǔ)上的人盡其才。

　　(二)管理者加入員工非正式組織，成為非正式組織的一員

　　管理者自身加入非正式組織，或者與其中的重要成員保持較為密切的關(guān)系，用自身觀念和行動(dòng)帶動(dòng)非正式組織成員，引導(dǎo)成員與圖書(shū)館的戰(zhàn)略目標(biāo)趨于同一方向。用這種潛移默化的影響改變組織成員的方式，要比教條的制度和規(guī)定產(chǎn)生更好的效果。通過(guò)這種方式收集的信息，要比自上而下的調(diào)查更加真實(shí)，這些數(shù)據(jù)是管理者決策的重要依據(jù)。在員工非正式組織內(nèi)部要避免用職務(wù)壓制組織成員的態(tài)度和做法，管理者需要具備較強(qiáng)的處事能力和親和力，要尊重團(tuán)體的處事方式，真正和員工非正式組織成員融為一體。

　　(三)對(duì)難以為己所用的破壞性員工非正式組織采取溫和拆分的方式

　　對(duì)于破壞性大，并且引導(dǎo)無(wú)效的員工非正式組織，應(yīng)把非正式組織的幾位重要核心人員調(diào)離原來(lái)的崗位，并根據(jù)其知識(shí)能力水平將其拆分在不同的崗位或部門(mén)，減弱此非正式組織的影響，使非正式組織由緊密型向松散型演變。需要注意的是，拆分原有非正式組織不可采用針?shù)h相對(duì)的方式，而要采用相對(duì)合理且溫和的方式，避免產(chǎn)生更大的矛盾沖突。

　　(四)充分利用非正式組織反映管理狀況

　　通過(guò)對(duì)員工非正式組織的觀察和研究，管理者可以發(fā)現(xiàn)其管理方式的不足和管理制度的缺陷，有助于管理者找到改善管理的方向和方法。管理者應(yīng)更多關(guān)注破壞性員工非正式組織，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)，找到問(wèn)題所在，以保證考核的公正性，不斷改進(jìn)管理方式。管理者還應(yīng)該多關(guān)心相對(duì)獨(dú)立的員工，經(jīng)常與他們進(jìn)行交流溝通，鼓勵(lì)其發(fā)揮隱性能力，提高員工滿意度。

　　(五)盡可能將員工非正式組織的利益與正式組織的利益相結(jié)合

　　雖然二者動(dòng)機(jī)和目標(biāo)不同，但是正式組織和員工非正式組織的利益在很多時(shí)候是可以一致的。管理者應(yīng)將二者的利益有效結(jié)合，將員工非正式組織轉(zhuǎn)化成組織里的正面力量，協(xié)助組織目標(biāo)的達(dá)成。管理者可以委任員工非正式組織來(lái)分擔(dān)相關(guān)工作，管理者應(yīng)該給予他們一方舞臺(tái)，充分合理運(yùn)用其優(yōu)勢(shì)和特質(zhì)�？傊�，正式組織與員工非正式組織最理想的結(jié)合是占有統(tǒng)治地位的正式系統(tǒng)伴隨著健康發(fā)展的非正式系統(tǒng)。前者用以保證目標(biāo)統(tǒng)一，后者則用以維持凝聚力和團(tuán)隊(duì)精神。

　　(六)文化引導(dǎo)

　　任何非正式組織都不是一成不變的，相對(duì)于正式組織來(lái)說(shuō)，非正式組織有很大的靈活性，其成員和核心人物，甚至是組織意識(shí)及價(jià)值觀，都會(huì)隨著時(shí)間、環(huán)境的變化而變化。通過(guò)文化建設(shè)，使員工的價(jià)值取向和圖書(shū)館的發(fā)展目標(biāo)趨于一致，引導(dǎo)其價(jià)值觀和生活方式有所改變，員工更加愿意凝聚在正式組織周?chē)�，在工作中獲得成就感和樂(lè)趣，為了共同的目標(biāo)并肩作戰(zhàn)，這就實(shí)現(xiàn)了正式與非正式組織的最佳結(jié)合。

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