檔案管理工作的主要問題和管理措施分析

　　這篇檔案職稱論文發(fā)表了檔案管理工作的主要問題和管理措施分析，隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，信息化建設(shè)不斷完善，實施網(wǎng)絡(luò)存檔成了檔案存儲的新手段，將紙張信息與網(wǎng)絡(luò)信息同步，在備份檔案資料的基礎(chǔ)上杜絕了檔案信息的遺失或者是被竊取隱患的可能性。

　　關(guān)鍵詞：檔案職稱論文,新形勢,檔案,管理工作

　　檔案管理的重要意義

　　對于企事業(yè)單位而言，檔案作為其中重要的一種財產(chǎn)構(gòu)成，其保存著不同時段的信息，在進行妥善保管的基礎(chǔ)上，嚴格制定查閱與調(diào)檔制度，實施檔案分類進行儲存。相關(guān)負責(zé)人員可以依據(jù)某一事項來查閱檔案信息，調(diào)取之前的處理方法，以便做出正確的決策。因此檔案資源的存儲對企事業(yè)而言，具有至關(guān)重要的地位，能夠為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供科學(xué)的依據(jù)。

　　但是由于檔案管理在單位內(nèi)部的地位容易被忽視，負責(zé)檔案管理的相關(guān)人員還未從根本上認識到完整的檔案管理資料的重要性，這種現(xiàn)象不利于信息化檔案管理資料的架構(gòu)，若是檔案管理人員仍舊選擇傳統(tǒng)的手工流程來實施檔案查詢工作，不僅會耗費大量的人力，還不利于檔案管理工作綜合水準的提升，忽視了現(xiàn)階段信息技術(shù)的重要價值。

　　檔案管理工作中存在的主要問題

　　部分文件歸檔不及時

　　由于檔案管理資料的分類與存儲過程中分類歸檔最為復(fù)雜，但是處在這個環(huán)節(jié)中的檔案管理人員往往卻不是固定的，對于檔案資料的歸檔問題認識不清晰，致使在規(guī)定的時間內(nèi)導(dǎo)致檔案分揀緩慢，收集的時間延長，造成部分的檔案管理資料歸檔不及時，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

　　由于人為的原因?qū)е聶n案資料在保管上容易出現(xiàn)失誤，這也是大部分檔案管理部分容易出現(xiàn)的問題。若不及時進行處理，必定影響后續(xù)的檔案資料歸檔的完整性。

　　檔案保存不當

　　檔案歸檔資料有多種形式，圖紙、照片、紙張等多種資料，需要分類進行儲存。這就需要在分類歸檔的基礎(chǔ)上，加強檔案資料的存儲工作。針對一些對外部環(huán)境要求較高的檔案資料需要一定的溫度和環(huán)境，同一類的檔案資料在使用上若是存儲不當，不僅會給檔案使用者帶來不便，更容易對已經(jīng)存檔的資料造成損壞。因此檔案管理工作中，在歸檔分類的同時還應(yīng)考慮檔案管理資料的要求，不同的檔案管理資料存儲年限也不同，所以在妥善保管的基礎(chǔ)上，需延長檔案管理資料保管年限。

　　歸檔審核不嚴謹

　　檔案資料歸檔的流程要求是電子與紙張同步，但有時因為檔案資料管理人員人手不夠，對檔案資料的歸檔不及時，或者在歸檔管理上由于審核人員的疏忽導(dǎo)致信息不一致，紙張丟失，電子的沒有簽章，很容易將一部分的檔案成為死檔，使檔案資料的完整性以及安全性無法得到保障，而且由于審核不當，還會導(dǎo)致后續(xù)的查閱以及存儲需要再次耗費大量的人力來進行校對、管理。

　　提高檔案管理工作的有效措施

　　強化責(zé)任意識，提高服務(wù)水平

　　隨著經(jīng)濟建設(shè)的變革發(fā)展，檔案信息資源在企事業(yè)單位成為一筆重要的資源財富。新形勢下，檔案滾利熱源將檔案資料的開發(fā)與利用作為工作的實施重點，通過挖掘、整理等一系列的實施措施，開發(fā)具有工作價值的檔案信息資料，了解當前企業(yè)管理的需求，改變傳統(tǒng)的服務(wù)手段，利用先進的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，以瀏覽、下載、發(fā)送郵件等多種方式，主動、及時、快捷、更好地為檔案用戶提供服務(wù)。因此，檔案管理工作不能只是局限于檔案室內(nèi)，還要積極投身于檔案管理的大環(huán)境中，提升檔案管理人員的主人翁意識，從而做好服務(wù)工作。

　　規(guī)范檔案管理實施流程

　　檔案的種類繁多，如果不進行合理的分類，必定加深管理的難度，因此不同的檔案需進行分類管理，區(qū)分歸檔的管理要求，完善檔案管理制度。首先，在檔案管理工作者中選取負責(zé)人，通過人員的崗位職責(zé)進行分類，做好各項檔案管理的歸檔、分類及登記工作。其次，做好檔案管理的歸檔、分類登記工作，完善借閱管理制度，保障存入借出管理的準確性。

　　加強檔案教育培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

　　檔案管理人員的能力素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作的整體質(zhì)量，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、管理能力等提出了越來越多的要求。為了使檔案管理人員能夠更好地適應(yīng)發(fā)展需求，適應(yīng)信息化檔案管理的人員需求，在完善檔案管理工作的同時，要進一步加大檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，最大限度地發(fā)揮檔案管理人員的積極性和主動性，從而增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理工作能力。

　　結(jié)語

　　總之，新形勢下檔案管理人員的管理方式也應(yīng)該進行提升，我們要以先進的技術(shù)為主，在完善檔案制度的前提下對檔案進行科學(xué)分類，不斷提升自身的學(xué)習(xí)能力，為規(guī)范化策略的形成奠定良好基礎(chǔ)。另外，要充分利用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，在新形勢下讓檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

　　【參考文獻】

　　[1]李蘭蘭.檔案信息化管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(10).

　　[2]張園.淺析行政事業(yè)單位檔案管理工作的深化改革[J].卷宗，2015(08).

　　推薦閱讀：《檔案時空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學(xué)會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復(fù)、整頓的大環(huán)境下誕生的。

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