檔案數(shù)字資源統(tǒng)計(jì)方法研究

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在存量方面，館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化及機(jī)讀目錄著錄工作使檔案館積累了豐富的檔案數(shù)字資源。在增量方面，電子檔案等檔案數(shù)字資源的接收進(jìn)館逐步形成常態(tài)。檔案“收管存用”各環(huán)節(jié)逐步由實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息管理，由線下操作轉(zhuǎn)向依托數(shù)字檔案館的線上操作。

　　作為檔案統(tǒng)計(jì)工作的一個(gè)重要部分，作為數(shù)字檔案館的一項(xiàng)重要功能，對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，有利于摸清館藏檔案數(shù)字資源底數(shù)，了解對(duì)檔案數(shù)字資源開展接收、存儲(chǔ)、管理、利用等工作的總體情況，提升檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化水平。筆者結(jié)合北京市檔案館數(shù)字檔案館建設(shè)以及館藏檔案數(shù)字資源情況，詳細(xì)研究了數(shù)字檔案館中檔案數(shù)字資源統(tǒng)計(jì)工作的方法，就統(tǒng)計(jì)對(duì)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)采集來源、統(tǒng)計(jì)步驟、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的設(shè)計(jì)進(jìn)行了探索。

　　統(tǒng)計(jì)對(duì)象及數(shù)據(jù)來源

　　1.統(tǒng)計(jì)對(duì)象檔案數(shù)字資源的統(tǒng)計(jì)對(duì)象包括兩類：一是檔案數(shù)字資源的統(tǒng)計(jì)，包括數(shù)字副本、電子檔案、機(jī)讀目錄等;二是對(duì)檔案數(shù)字資源開展接收、存儲(chǔ)、利用等工作的統(tǒng)計(jì)。

　　2.數(shù)據(jù)采集來源

　　一是數(shù)字檔案館檔案數(shù)字資源庫。這里既存儲(chǔ)著機(jī)讀目錄、元數(shù)據(jù)等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，也存儲(chǔ)著數(shù)字副本、電子檔案原文等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，是對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的主要依據(jù)，也能通過縱向?qū)Ρ确从吵鲆欢螘r(shí)間內(nèi)檔案業(yè)務(wù)工作的開展情況。

　　二是數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)過程庫，目前處于設(shè)計(jì)建設(shè)階段。這里將記錄對(duì)檔案數(shù)字資源開展接收、鑒定、解密、遷移、格式轉(zhuǎn)換等工作情況，能據(jù)此統(tǒng)計(jì)出對(duì)檔案數(shù)字資源開展有關(guān)業(yè)務(wù)的情況。

　　三是業(yè)務(wù)過程中建立的有關(guān)臺(tái)賬。這些臺(tái)賬是一段時(shí)間內(nèi)有關(guān)業(yè)務(wù)工作情況的直接反映，可以為統(tǒng)計(jì)提供全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的基本資料。三個(gè)來源的數(shù)據(jù)相互補(bǔ)充，相互印證。

　　統(tǒng)計(jì)步驟

　　1.梳理資源及業(yè)務(wù)

　　隨著數(shù)字檔案館的建設(shè)使用以及檔案數(shù)字資源體系的建立，檔案數(shù)字資源的類型、結(jié)構(gòu)更加多元化，圍繞檔案數(shù)字資源開展的各項(xiàng)線上業(yè)務(wù)更加復(fù)雜。統(tǒng)計(jì)的第一個(gè)步驟是對(duì)數(shù)字檔案館中的檔案數(shù)字資源結(jié)構(gòu)及有關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，做到心中有數(shù)。

　　目前，北京市數(shù)字檔案館檔案數(shù)字資源可細(xì)分為：文書檔案，按年代分為明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案、中華人民共和國成立后檔案;專門檔案，包括會(huì)計(jì)檔案、婚姻登記檔案、訴訟檔案、房產(chǎn)檔案等;專題檔案，包括招工、知青、學(xué)籍、勞模等;特殊載體檔案，包括紙質(zhì)照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案。

　　電子檔案，包括文書電子檔案、數(shù)碼照片檔案、錄音類電子檔案、錄像類電子檔案等，并按此分類對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行分庫存儲(chǔ)和管理。這些檔案基本都在對(duì)應(yīng)的機(jī)讀目錄或元數(shù)據(jù)中標(biāo)識(shí)了開放狀態(tài)、密級(jí)、解密標(biāo)識(shí)、保管期限等信息，也記錄了原文的文件格式、數(shù)據(jù)容量等信息。

　　根據(jù)這些已有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，能夠統(tǒng)計(jì)出檔案數(shù)字資源的類型、數(shù)量、數(shù)據(jù)容量、文件格式、開控情況、涉密情況、保管期限設(shè)置情況等，也能通過縱向?qū)Ρ冉y(tǒng)計(jì)出一段時(shí)間內(nèi)開展數(shù)字化、開放鑒定、解密等業(yè)務(wù)工作的情況。圍繞檔案數(shù)字資源管理開展的業(yè)務(wù)有接收、遷移、格式轉(zhuǎn)換、定期檢查、備份、發(fā)布、利用等，這些業(yè)務(wù)主要依托數(shù)字檔案館開展。

　　其中，數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)過程庫將記錄主要業(yè)務(wù)行為的對(duì)象、時(shí)間、人員、工作內(nèi)容等信息。有關(guān)臺(tái)賬將包括：檔案數(shù)字資源入庫登記，按入庫來源分為接收、征集、數(shù)字化、編目、開放鑒定、解密等;出庫登記，按出庫用途分為編目、解密、開放鑒定、編研、利用等;發(fā)布情況登記，包括專網(wǎng)利用平臺(tái)、因特網(wǎng)開放平臺(tái)、政務(wù)外網(wǎng)跨館利用平臺(tái)等;檢查情況登記、遷移情況登記、利用情況登記等。根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，能夠按照時(shí)間、業(yè)務(wù)類型、工作人員等維度對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　2.設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表大綱

　　(1)按照不同維度對(duì)檔案數(shù)字資源情況

　　進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的報(bào)表可按照數(shù)字檔案館檔案數(shù)字資源庫實(shí)際建庫情況，分庫進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，全面精細(xì)地體現(xiàn)館藏結(jié)構(gòu)及館藏?cái)?shù)量。還可根據(jù)需求按照其他維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過從不同維度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，便于從不同角度認(rèn)識(shí)館藏。

　　例如，可按照時(shí)間維度分明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案、中華人民共和國成立后檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì);可按照保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期等進(jìn)行統(tǒng)計(jì);可按照開控標(biāo)識(shí)分開放、敏感、原控、控制等進(jìn)行統(tǒng)計(jì);可按照內(nèi)容分為文書檔案、科技檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等;可按照涉密情況分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案和非涉密檔案;可按照發(fā)布平臺(tái)分為因特網(wǎng)開放平臺(tái)、政務(wù)外網(wǎng)跨館利用平臺(tái)、專網(wǎng)利用平臺(tái)、專網(wǎng)長(zhǎng)期保存庫平臺(tái)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　后幾種統(tǒng)計(jì)方法要整合考慮不同數(shù)據(jù)庫中的資源，需要在熟悉館藏的基礎(chǔ)上確定準(zhǔn)確的計(jì)算方法，并且要避免出現(xiàn)缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、交叉、重復(fù)的現(xiàn)象。除了對(duì)檔案數(shù)字資源現(xiàn)存情況的統(tǒng)計(jì)，還應(yīng)設(shè)立橫縱結(jié)合的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，反映館藏檔案數(shù)字資源的發(fā)展變化情況。

　　(2)按照業(yè)務(wù)類型對(duì)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的報(bào)表

　　報(bào)表應(yīng)能反映一定時(shí)期內(nèi)對(duì)檔案數(shù)字資源開展接收、遷移、格式轉(zhuǎn)換、定期檢查、備份、發(fā)布、利用等工作的情況。如按照文書、照片、錄音、錄像的分類統(tǒng)計(jì)本年度檔案數(shù)字資源接收的數(shù)量及數(shù)據(jù)容量;統(tǒng)計(jì)本年度機(jī)讀目錄入庫的條目數(shù)，以反映編目工作成果量;統(tǒng)計(jì)本年度開放鑒定數(shù)據(jù)的入庫條目數(shù)，以反映開放鑒定工作成果量;按照利用目的、利用者類別、檔案的時(shí)期分別統(tǒng)計(jì)本年度檔案數(shù)字資源利用情況等。

　　3.細(xì)化統(tǒng)計(jì)指標(biāo)

　　構(gòu)成檔案數(shù)字資源統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的要素包括指標(biāo)名稱、計(jì)量單位、計(jì)算方法�？茖W(xué)的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)過程，指標(biāo)名稱、計(jì)量單位及計(jì)算方法的設(shè)定要符合檔案及檔案工作的實(shí)際特點(diǎn)，充分考慮到管理和研究的需求。統(tǒng)計(jì)指標(biāo)要與檔案工作中一定的數(shù)量特征聯(lián)系在一起，如用“機(jī)讀目錄數(shù)量”作為反映檔案館現(xiàn)有機(jī)讀目錄情況的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，用“調(diào)卷量”作為反映提供利用的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。

　　計(jì)量單位的設(shè)定要切合經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際，如北京市檔案館以“頁”為粒度開展數(shù)字化掃描，數(shù)字副本數(shù)量的計(jì)量可以“頁”為單位;而電子檔案以“件”為單位進(jìn)行管理，故電子檔案數(shù)量的計(jì)量宜以“件”為單位。計(jì)算方法的確定，要在充分調(diào)研數(shù)據(jù)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上綜合考慮，例如統(tǒng)計(jì)中華人民共和國成立后檔案的數(shù)量，需要整合考慮傳統(tǒng)文書檔案、電子檔案、錄音檔案等不同數(shù)據(jù)庫，找到其中的年代特征，跨庫進(jìn)行計(jì)算。

　　統(tǒng)計(jì)指標(biāo)有總量指標(biāo)、相對(duì)指標(biāo)和平均指標(biāo)等。總量指標(biāo)如機(jī)讀目錄條目總數(shù)、電子檔案數(shù)據(jù)容量、利用者人次等，是反映檔案及檔案工作總體規(guī)模的。相對(duì)指標(biāo)是兩個(gè)指標(biāo)相比較的結(jié)果，可以用分量和總體相比較說明總體的構(gòu)成情況，例如機(jī)讀目錄的開放比率，涉密檔案的解密比率;可以用同一指標(biāo)不同時(shí)期數(shù)值的變化說明發(fā)展情況，例如電子檔案接收數(shù)量的變化趨勢(shì)。平均指標(biāo)是某個(gè)數(shù)量的平均水平，如平均每個(gè)工作日利用者數(shù)量等。

　　4.統(tǒng)計(jì)及核驗(yàn)

　　設(shè)計(jì)好統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)指標(biāo)后，下一步是將其固化在數(shù)字檔案館中，根據(jù)計(jì)算方法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)功能。一個(gè)設(shè)計(jì)良好的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，不僅僅是數(shù)據(jù)表格的羅列，還應(yīng)以直觀的圖形形式展現(xiàn)數(shù)據(jù)，如用折線圖描述趨勢(shì)，用條形圖描述對(duì)比，用餅狀圖描述總分關(guān)系。

　　生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表后，要注意核驗(yàn)有關(guān)數(shù)據(jù)，特別是要驗(yàn)證多個(gè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)之間的邏輯關(guān)系。例如涉密檔案和非涉密檔案的數(shù)量之和應(yīng)與檔案數(shù)字資源總量保持一致，電子檔案數(shù)量的變化應(yīng)與電子檔案接收工作情況相對(duì)應(yīng)。

　　5.綜合分析

　　分析是統(tǒng)計(jì)工作的最后一步。它對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析而得出最后的統(tǒng)計(jì)成果，融合數(shù)據(jù)、情況、問題和建議于一體，既有定量信息，又有定性信息，是統(tǒng)計(jì)的精髓及目的所在。統(tǒng)計(jì)分析工作的前提是要熟悉檔案和檔案業(yè)務(wù)，這樣才能根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)形成科學(xué)嚴(yán)密的觀點(diǎn)。

　　分析時(shí)應(yīng)采用定性分析與定量分析相結(jié)合的方法，將理論、經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)相結(jié)合，真實(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案業(yè)務(wù)工作的規(guī)律、特點(diǎn)和存在的問題，對(duì)檔案工作做出有力指導(dǎo)。問題及探討檔案數(shù)字資源統(tǒng)計(jì)工作還存在一些問題，例如統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)薄弱，一些信息沒有準(zhǔn)確規(guī)范登記;統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)比較簡(jiǎn)單，只能實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)匯總功能，難以進(jìn)行有效的分析展現(xiàn);分析工作不夠深入，沒有把“數(shù)據(jù)”提煉成“觀點(diǎn)”。

　　由此，可以從以下3個(gè)方面加強(qiáng)工作：

　　1.加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化建設(shè)這是做好檔案統(tǒng)計(jì)工作的前提。檔案統(tǒng)計(jì)涉及檔案工作的全過程，是檔案各環(huán)節(jié)工作情況的量的反映，各環(huán)節(jié)工作是否及時(shí)登記，成果是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，直接關(guān)系到檔案統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量。要扎實(shí)做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作的準(zhǔn)確性。

　　2.完善信息系統(tǒng)功能這是實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的有力支撐。目前，檔案數(shù)字資源的存儲(chǔ)和管理多依托于數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、系統(tǒng)化，統(tǒng)計(jì)工作也不例外。要完善系統(tǒng)功能，根據(jù)統(tǒng)計(jì)需求進(jìn)行倒推，實(shí)現(xiàn)檔案各環(huán)節(jié)工作的記錄，建立電子臺(tái)賬，積累基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、匯總、分析和展現(xiàn)。要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)可視化技術(shù)在統(tǒng)計(jì)分析工作中的應(yīng)用。

　　3.加強(qiáng)以統(tǒng)計(jì)為基礎(chǔ)的分析工作檔案數(shù)字資源統(tǒng)計(jì)工作要以統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，進(jìn)行橫向和縱向?qū)Ρ龋�開展多維度的客觀、全面、科學(xué)的分析，找出檔案工作中存在的問題和規(guī)律，發(fā)揮好統(tǒng)計(jì)工作的參謀作用。

　　檔案方向職稱知識(shí)：如何申報(bào)檔案職稱

　　檔案職稱分為好幾個(gè)等級(jí)，從初級(jí)職稱、中級(jí)職稱、高級(jí)職稱到正高級(jí)職稱，其中要滿足相應(yīng)的學(xué)歷、資歷條件以及業(yè)績(jī)成果和學(xué)術(shù)論文條件才能順利晉升，由于職稱等級(jí)的不同，對(duì)于各方面的學(xué)歷要求也不同，其中論文、著作條件是一項(xiàng)需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間來提前準(zhǔn)備的工作，所以這里針對(duì)申報(bào)各級(jí)檔案職稱的論文、著作條件進(jìn)行歸納整理。

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