檔案數(shù)字資源統(tǒng)計方法研究

　　隨著信息技術的發(fā)展，在存量方面，館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化及機讀目錄著錄工作使檔案館積累了豐富的檔案數(shù)字資源。在增量方面，電子檔案等檔案數(shù)字資源的接收進館逐步形成常態(tài)。檔案“收管存用”各環(huán)節(jié)逐步由實體管理轉向信息管理，由線下操作轉向依托數(shù)字檔案館的線上操作。

　　作為檔案統(tǒng)計工作的一個重要部分，作為數(shù)字檔案館的一項重要功能，對檔案數(shù)字資源進行統(tǒng)計，有利于摸清館藏檔案數(shù)字資源底數(shù)，了解對檔案數(shù)字資源開展接收、存儲、管理、利用等工作的總體情況，提升檔案業(yè)務規(guī)范化水平。筆者結合北京市檔案館數(shù)字檔案館建設以及館藏檔案數(shù)字資源情況，詳細研究了數(shù)字檔案館中檔案數(shù)字資源統(tǒng)計工作的方法，就統(tǒng)計對象、統(tǒng)計數(shù)據(jù)采集來源、統(tǒng)計步驟、統(tǒng)計報表的設計進行了探索。

　　統(tǒng)計對象及數(shù)據(jù)來源

　　1.統(tǒng)計對象檔案數(shù)字資源的統(tǒng)計對象包括兩類：一是檔案數(shù)字資源的統(tǒng)計，包括數(shù)字副本、電子檔案、機讀目錄等;二是對檔案數(shù)字資源開展接收、存儲、利用等工作的統(tǒng)計。

　　2.數(shù)據(jù)采集來源

　　一是數(shù)字檔案館檔案數(shù)字資源庫。這里既存儲著機讀目錄、元數(shù)據(jù)等結構化數(shù)據(jù)，也存儲著數(shù)字副本、電子檔案原文等非結構化數(shù)據(jù)，是對檔案數(shù)字資源進行統(tǒng)計的主要依據(jù)，也能通過縱向對比反映出一段時間內檔案業(yè)務工作的開展情況。

　　二是數(shù)字檔案館業(yè)務過程庫，目前處于設計建設階段。這里將記錄對檔案數(shù)字資源開展接收、鑒定、解密、遷移、格式轉換等工作情況，能據(jù)此統(tǒng)計出對檔案數(shù)字資源開展有關業(yè)務的情況。

　　三是業(yè)務過程中建立的有關臺賬。這些臺賬是一段時間內有關業(yè)務工作情況的直接反映，可以為統(tǒng)計提供全面、系統(tǒng)、準確的基本資料。三個來源的數(shù)據(jù)相互補充，相互印證。

　　統(tǒng)計步驟

　　1.梳理資源及業(yè)務

　　隨著數(shù)字檔案館的建設使用以及檔案數(shù)字資源體系的建立，檔案數(shù)字資源的類型、結構更加多元化，圍繞檔案數(shù)字資源開展的各項線上業(yè)務更加復雜。統(tǒng)計的第一個步驟是對數(shù)字檔案館中的檔案數(shù)字資源結構及有關業(yè)務進行梳理，做到心中有數(shù)。

　　目前，北京市數(shù)字檔案館檔案數(shù)字資源可細分為：文書檔案，按年代分為明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案、中華人民共和國成立后檔案;專門檔案，包括會計檔案、婚姻登記檔案、訴訟檔案、房產(chǎn)檔案等;專題檔案，包括招工、知青、學籍、勞模等;特殊載體檔案，包括紙質照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案。

　　電子檔案，包括文書電子檔案、數(shù)碼照片檔案、錄音類電子檔案、錄像類電子檔案等，并按此分類對檔案數(shù)字資源進行分庫存儲和管理。這些檔案基本都在對應的機讀目錄或元數(shù)據(jù)中標識了開放狀態(tài)、密級、解密標識、保管期限等信息，也記錄了原文的文件格式、數(shù)據(jù)容量等信息。

　　根據(jù)這些已有基礎數(shù)據(jù)，能夠統(tǒng)計出檔案數(shù)字資源的類型、數(shù)量、數(shù)據(jù)容量、文件格式、開控情況、涉密情況、保管期限設置情況等，也能通過縱向對比統(tǒng)計出一段時間內開展數(shù)字化、開放鑒定、解密等業(yè)務工作的情況。圍繞檔案數(shù)字資源管理開展的業(yè)務有接收、遷移、格式轉換、定期檢查、備份、發(fā)布、利用等，這些業(yè)務主要依托數(shù)字檔案館開展。

　　其中，數(shù)字檔案館業(yè)務過程庫將記錄主要業(yè)務行為的對象、時間、人員、工作內容等信息。有關臺賬將包括：檔案數(shù)字資源入庫登記，按入庫來源分為接收、征集、數(shù)字化、編目、開放鑒定、解密等;出庫登記，按出庫用途分為編目、解密、開放鑒定、編研、利用等;發(fā)布情況登記，包括專網(wǎng)利用平臺、因特網(wǎng)開放平臺、政務外網(wǎng)跨館利用平臺等;檢查情況登記、遷移情況登記、利用情況登記等。根據(jù)這些基礎數(shù)據(jù)，能夠按照時間、業(yè)務類型、工作人員等維度對有關業(yè)務過程進行統(tǒng)計。

　　2.設計統(tǒng)計報表大綱

　　(1)按照不同維度對檔案數(shù)字資源情況

　　進行統(tǒng)計的報表可按照數(shù)字檔案館檔案數(shù)字資源庫實際建庫情況，分庫進行統(tǒng)計，全面精細地體現(xiàn)館藏結構及館藏數(shù)量。還可根據(jù)需求按照其他維度進行統(tǒng)計，通過從不同維度進行統(tǒng)計，便于從不同角度認識館藏。

　　例如，可按照時間維度分明清檔案、民國檔案、革命歷史檔案、中華人民共和國成立后檔案進行統(tǒng)計;可按照保管期限分永久、長期、短期等進行統(tǒng)計;可按照開控標識分開放、敏感、原控、控制等進行統(tǒng)計;可按照內容分為文書檔案、科技檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等;可按照涉密情況分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案和非涉密檔案;可按照發(fā)布平臺分為因特網(wǎng)開放平臺、政務外網(wǎng)跨館利用平臺、專網(wǎng)利用平臺、專網(wǎng)長期保存庫平臺等進行統(tǒng)計。

　　后幾種統(tǒng)計方法要整合考慮不同數(shù)據(jù)庫中的資源，需要在熟悉館藏的基礎上確定準確的計算方法，并且要避免出現(xiàn)缺項、漏項、交叉、重復的現(xiàn)象。除了對檔案數(shù)字資源現(xiàn)存情況的統(tǒng)計，還應設立橫縱結合的統(tǒng)計項目，反映館藏檔案數(shù)字資源的發(fā)展變化情況。

　　(2)按照業(yè)務類型對業(yè)務過程進行統(tǒng)計的報表

　　報表應能反映一定時期內對檔案數(shù)字資源開展接收、遷移、格式轉換、定期檢查、備份、發(fā)布、利用等工作的情況。如按照文書、照片、錄音、錄像的分類統(tǒng)計本年度檔案數(shù)字資源接收的數(shù)量及數(shù)據(jù)容量;統(tǒng)計本年度機讀目錄入庫的條目數(shù)，以反映編目工作成果量;統(tǒng)計本年度開放鑒定數(shù)據(jù)的入庫條目數(shù)，以反映開放鑒定工作成果量;按照利用目的、利用者類別、檔案的時期分別統(tǒng)計本年度檔案數(shù)字資源利用情況等。

　　3.細化統(tǒng)計指標

　　構成檔案數(shù)字資源統(tǒng)計指標的要素包括指標名稱、計量單位、計算方法�？茖W的統(tǒng)計指標的設計是一項復雜的系統(tǒng)過程，指標名稱、計量單位及計算方法的設定要符合檔案及檔案工作的實際特點，充分考慮到管理和研究的需求。統(tǒng)計指標要與檔案工作中一定的數(shù)量特征聯(lián)系在一起，如用“機讀目錄數(shù)量”作為反映檔案館現(xiàn)有機讀目錄情況的統(tǒng)計指標，用“調卷量”作為反映提供利用的統(tǒng)計指標。

　　計量單位的設定要切合經(jīng)驗和實際，如北京市檔案館以“頁”為粒度開展數(shù)字化掃描，數(shù)字副本數(shù)量的計量可以“頁”為單位;而電子檔案以“件”為單位進行管理，故電子檔案數(shù)量的計量宜以“件”為單位。計算方法的確定，要在充分調研數(shù)據(jù)現(xiàn)狀的基礎上綜合考慮，例如統(tǒng)計中華人民共和國成立后檔案的數(shù)量，需要整合考慮傳統(tǒng)文書檔案、電子檔案、錄音檔案等不同數(shù)據(jù)庫，找到其中的年代特征，跨庫進行計算。

　　統(tǒng)計指標有總量指標、相對指標和平均指標等�？偭恐笜巳鐧C讀目錄條目總數(shù)、電子檔案數(shù)據(jù)容量、利用者人次等，是反映檔案及檔案工作總體規(guī)模的。相對指標是兩個指標相比較的結果，可以用分量和總體相比較說明總體的構成情況，例如機讀目錄的開放比率，涉密檔案的解密比率;可以用同一指標不同時期數(shù)值的變化說明發(fā)展情況，例如電子檔案接收數(shù)量的變化趨勢。平均指標是某個數(shù)量的平均水平，如平均每個工作日利用者數(shù)量等。

　　4.統(tǒng)計及核驗

　　設計好統(tǒng)計報表和統(tǒng)計指標后，下一步是將其固化在數(shù)字檔案館中，根據(jù)計算方法實現(xiàn)統(tǒng)計功能。一個設計良好的統(tǒng)計系統(tǒng)，不僅僅是數(shù)據(jù)表格的羅列，還應以直觀的圖形形式展現(xiàn)數(shù)據(jù)，如用折線圖描述趨勢，用條形圖描述對比，用餅狀圖描述總分關系。

　　生成統(tǒng)計報表后，要注意核驗有關數(shù)據(jù)，特別是要驗證多個統(tǒng)計報表、多項統(tǒng)計指標之間的邏輯關系。例如涉密檔案和非涉密檔案的數(shù)量之和應與檔案數(shù)字資源總量保持一致，電子檔案數(shù)量的變化應與電子檔案接收工作情況相對應。

　　5.綜合分析

　　分析是統(tǒng)計工作的最后一步。它對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行整理、分析而得出最后的統(tǒng)計成果，融合數(shù)據(jù)、情況、問題和建議于一體，既有定量信息，又有定性信息，是統(tǒng)計的精髓及目的所在。統(tǒng)計分析工作的前提是要熟悉檔案和檔案業(yè)務，這樣才能根據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)形成科學嚴密的觀點。

　　分析時應采用定性分析與定量分析相結合的方法，將理論、經(jīng)驗和數(shù)據(jù)相結合，真實、準確地反映檔案業(yè)務工作的規(guī)律、特點和存在的問題，對檔案工作做出有力指導。問題及探討檔案數(shù)字資源統(tǒng)計工作還存在一些問題，例如統(tǒng)計基礎薄弱，一些信息沒有準確規(guī)范登記;統(tǒng)計系統(tǒng)比較簡單，只能實現(xiàn)部分數(shù)據(jù)匯總功能，難以進行有效的分析展現(xiàn);分析工作不夠深入，沒有把“數(shù)據(jù)”提煉成“觀點”。

　　由此，可以從以下3個方面加強工作：

　　1.加強檔案工作的標準化規(guī)范化建設這是做好檔案統(tǒng)計工作的前提。檔案統(tǒng)計涉及檔案工作的全過程，是檔案各環(huán)節(jié)工作情況的量的反映，各環(huán)節(jié)工作是否及時登記，成果是否標準規(guī)范，直接關系到檔案統(tǒng)計工作的質量。要扎實做好各項基礎工作，確保檔案統(tǒng)計工作的準確性。

　　2.完善信息系統(tǒng)功能這是實現(xiàn)檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)代化的有力支撐。目前，檔案數(shù)字資源的存儲和管理多依托于數(shù)字檔案館，實現(xiàn)了自動化、系統(tǒng)化，統(tǒng)計工作也不例外。要完善系統(tǒng)功能，根據(jù)統(tǒng)計需求進行倒推，實現(xiàn)檔案各環(huán)節(jié)工作的記錄，建立電子臺賬，積累基礎數(shù)據(jù)，并對基礎數(shù)據(jù)進行計算、匯總、分析和展現(xiàn)。要加強大數(shù)據(jù)技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、數(shù)據(jù)可視化技術在統(tǒng)計分析工作中的應用。

　　3.加強以統(tǒng)計為基礎的分析工作檔案數(shù)字資源統(tǒng)計工作要以統(tǒng)計數(shù)據(jù)為基礎，進行橫向和縱向對比，開展多維度的客觀、全面、科學的分析，找出檔案工作中存在的問題和規(guī)律，發(fā)揮好統(tǒng)計工作的參謀作用。

　　檔案方向職稱知識：如何申報檔案職稱

　　檔案職稱分為好幾個等級，從初級職稱、中級職稱、高級職稱到正高級職稱，其中要滿足相應的學歷、資歷條件以及業(yè)績成果和學術論文條件才能順利晉升，由于職稱等級的不同，對于各方面的學歷要求也不同，其中論文、著作條件是一項需要花費較長時間來提前準備的工作，所以這里針對申報各級檔案職稱的論文、著作條件進行歸納整理。

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