本文摘要：【摘要】在信息化時代，對檔案的管理要做到與時俱進。在當(dāng)前的形勢下，檔案管理人員應(yīng)與時俱進，采用信息化手段對檔案進行管理，以此替代難以匯總統(tǒng)計的手工記錄方式。本文就當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進行分析，提出建設(shè)新型檔案的可行措施。 【關(guān)鍵詞】檔案;
【摘要】在信息化時代，對檔案的管理要做到與時俱進。在當(dāng)前的形勢下，檔案管理人員應(yīng)與時俱進，采用信息化手段對檔案進行管理，以此替代難以匯總統(tǒng)計的手工記錄方式。本文就當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進行分析，提出建設(shè)新型檔案的可行措施。
【關(guān)鍵詞】檔案;信息化建設(shè);管理
檔案的信息化建設(shè)，會使得傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生翻天覆地的變化。相較于傳統(tǒng)的存儲方式，信息化時代的存儲將更大，速度將更快，而存儲錯誤幾乎為零。在這樣的前提下，我國大力推廣傳統(tǒng)檔案管理向信息化靠攏，構(gòu)建自動化的信息管理平臺，為企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化打牢基礎(chǔ)。本文就我國檔案管理存在的不足進行探討，并就檔案管理的信息化開展提供思路和方法。
檔案論文范例：辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路研究
一、檔案信息化建設(shè)的必要性
做好檔案管理信息化，對企業(yè)和社會發(fā)展是互利的事，但因過去檔案管理信息化存在很多漏洞導(dǎo)致人們不理解、不支持。正是因為過去工作上的失誤，在當(dāng)下檔案管理信息化過程中更有必要做好工作，改善檔案管理信息化工作人員在人民群眾中的形象。做好檔案管理信息化工作，有利于企業(yè)的長久發(fā)展和資料安全;有利于通過檔案信息化來實現(xiàn)更加自動化的檔案管理。
二、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點
(一)存儲主體的變更，更加小巧、容量更大。信息化后的檔案主要采用硬盤、光盤和云存儲對檔案信息進行存儲，這些現(xiàn)代化的存儲設(shè)備較之以往的手寫賬本更加易于攜帶，而存儲的內(nèi)容卻是呈倍數(shù)的增加，一張內(nèi)存卡就可以存下一個鎮(zhèn)、一個縣的檔案信息。
(二)存儲內(nèi)容不易丟失。檔案管理信息化可以對存儲信息及時歸檔，所有房屋信息登記和變動都可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案部門，檔案人員上線即可接受，由于采用嚴格的電子鎖，并對每份電子檔案進行了檔案分號存儲，因此不管是檔案查找還是檔案的安全性以及完整性，都比過去的紙質(zhì)檔案存儲更加具有優(yōu)勢，使用這樣的在線存儲歸檔和提取的方式，可以避免用戶的檔案丟失以及檔案遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。
(三)檔案管理信息化可以做到多備份。檔案管理信息化的另一個重要特點就是人們在使用信息化存儲時，該份檔案往往并不具有唯一性，人們可以對其隨時復(fù)制進行其他方式的存儲，如脫機存儲和云端存儲，避免了傳統(tǒng)檔案可能由于人為或者不可抗力因素而損壞，導(dǎo)致唯一的信息丟失造成不良后果的可能性。
三、檔案信息化建設(shè)問題
(一)檔案存儲的網(wǎng)絡(luò)管理安全性存在疑問。一般認為，有以下兩點原因使得檔案管理信息化進程遲緩。1.計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全隱患，在進行檔案管理信息化的存儲時需要用到計算機硬件，而硬件有著因不可抗力和人為毀壞的可能，而連通網(wǎng)絡(luò)的電腦則可能受到病毒的攻擊，造成數(shù)據(jù)被侵襲篡改或盜取。2.檔案管理信息化缺少法律和相關(guān)文件規(guī)定的支持，體系尚不完善。由于法律對檔案管理信息化的各方面限制都是從過去的傳統(tǒng)存儲方式進行規(guī)定限制的，導(dǎo)致目前并沒有專門的檔案信息化存儲法律對存儲進行規(guī)定，所以檔案信息化還沒有在法律上受到認可，從而使得檔案管理信息化的真實性不被法律條文認可。
(二)技術(shù)受限和經(jīng)費不足。檔案管理信息化的重要前提就是進行信息化存儲的技術(shù)達標，存儲系統(tǒng)能夠穩(wěn)定存儲不易崩潰。但是在目前現(xiàn)有的檔案信息化中，檔案管理信息化的存儲方式主要是采用電子文件的方式進行存儲，而電子文件具有存儲期限和一些存儲限制，這是電子文件存儲的性質(zhì)決定的，而檔案管理信息化的存儲時間要求較高，當(dāng)前普通的電子文件存儲不能滿足;而紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒鎯�，使用電子文件的方式進行存儲時，不可能采用人工輸入的方式進行，需要采用掃描儀將紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化為電子文檔。但是目前市場上的掃描儀便宜的不能保證掃描的精度和準確度，而價格較高質(zhì)量好的不僅高昂，在掃描完畢后也將造成資源閑置，而檔案信息管理部門的公費開支是有限的，沒有專門的撥款支持難以承受這樣的巨額開支。
(三)檔案管理部門的人員工作積極性低。由于檔案管理通常被認為是一種閑職，部分領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理一般來說就是管著一堆資料，做好存儲就好了。人們普遍認為這樣工作輕松且枯燥，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作得不到重視，使得部分檔案管理工作人員的工作積極性下降，事情做多做少都是一樣的薪資水平，也就直接導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量變低。
四、檔案信息化建設(shè)的措施
(一)設(shè)計完整的檔案管理信息系統(tǒng)。檔案信息存儲系統(tǒng)的功能應(yīng)完備沒有漏洞，應(yīng)由檔案建立和管理交易信息審批、存儲數(shù)據(jù)、資料的查詢、對存儲數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的功能。只有這樣這樣才能確保檔案信息管理系統(tǒng)功能的完備性，在進行信息的存儲和讀取以及安全性方面才有保障。
(二)提高檔案管理信息的人才素質(zhì)。隨著檔案管理的信息化建設(shè)，對高素質(zhì)人才的需求就顯得更為迫切。一支高效運轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的人才在其中發(fā)光發(fā)熱，必須要有對當(dāng)前各行業(yè)精通了解且會計算機知識的人才能勝任檔案信息化建設(shè)的要求。對于一個能夠勝任信息化檔案管理的人員來說，應(yīng)該具備豐富的理論知識、豐富的實踐經(jīng)驗，專業(yè)化的定向?qū)W習(xí)和扎實的社科知識。但最重要的就是必須掌握檔案的存儲接收等方面的基本知識。這樣才能勝任前期的工作要求，并在后續(xù)的檔案管理信息化過程中不斷學(xué)習(xí)進步，在崗位上提升自己的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力。在人才不足時，應(yīng)面向社會招聘技術(shù)人員。
(三)做好信息共享。為了做好檔案管理信息工作，就應(yīng)該將現(xiàn)有的資源進行共享。為了做到這一點，應(yīng)該在內(nèi)部平臺拉近人與人的距離和做到各部門檔案信息協(xié)同管理。由于在檔案信息管理這一塊我國還不成熟，各個部門之間的職能比較分散，所以檔案的信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案信息管理部門的工作效率比較低，鑒于此：1.可以建立一個統(tǒng)一化的檔案資源管理系統(tǒng)，實現(xiàn)綜合統(tǒng)籌辦公。2.為了促進資源共享，可以設(shè)立一個獨立在檔案管理系統(tǒng)之外的平臺，對檔案進行分類后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門，還可以設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章制度，鼓勵員工進行檔案信息的交流和共享，提高現(xiàn)有資源的利用率，創(chuàng)造更多的工作價值。同時，各個檔案資料管理部門在日常對資料的審核中，也應(yīng)當(dāng)對資料的名稱、來源等詳細的信息進行清晰的標注，從而方便用戶和其他員工查詢。
五、結(jié)語
為了實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目的，應(yīng)該在實際工作中引入更加科學(xué)的檔案管理方式和先進的檔案管理人才，進行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲方式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式，并注意提高檔案存儲資源開發(fā)的能力。
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作者：吳建民
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