本文摘要：【摘要】在信息化時(shí)代，對(duì)檔案的管理要做到與時(shí)俱進(jìn)。在當(dāng)前的形勢(shì)下，檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，采用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，以此替代難以匯總統(tǒng)計(jì)的手工記錄方式。本文就當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出建設(shè)新型檔案的可行措施。 【關(guān)鍵詞】檔案;
【摘要】在信息化時(shí)代，對(duì)檔案的管理要做到與時(shí)俱進(jìn)。在當(dāng)前的形勢(shì)下，檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，采用信息化手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，以此替代難以匯總統(tǒng)計(jì)的手工記錄方式。本文就當(dāng)前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出建設(shè)新型檔案的可行措施。
【關(guān)鍵詞】檔案;信息化建設(shè);管理
檔案的信息化建設(shè)，會(huì)使得傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生翻天覆地的變化。相較于傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式，信息化時(shí)代的存儲(chǔ)將更大，速度將更快，而存儲(chǔ)錯(cuò)誤幾乎為零。在這樣的前提下，我國(guó)大力推廣傳統(tǒng)檔案管理向信息化靠攏，構(gòu)建自動(dòng)化的信息管理平臺(tái)，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化打牢基礎(chǔ)。本文就我國(guó)檔案管理存在的不足進(jìn)行探討，并就檔案管理的信息化開(kāi)展提供思路和方法。
檔案論文范例：辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路研究
一、檔案信息化建設(shè)的必要性
做好檔案管理信息化，對(duì)企業(yè)和社會(huì)發(fā)展是互利的事，但因過(guò)去檔案管理信息化存在很多漏洞導(dǎo)致人們不理解、不支持。正是因?yàn)檫^(guò)去工作上的失誤，在當(dāng)下檔案管理信息化過(guò)程中更有必要做好工作，改善檔案管理信息化工作人員在人民群眾中的形象。做好檔案管理信息化工作，有利于企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展和資料安全;有利于通過(guò)檔案信息化來(lái)實(shí)現(xiàn)更加自動(dòng)化的檔案管理。
二、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
(一)存儲(chǔ)主體的變更，更加小巧、容量更大。信息化后的檔案主要采用硬盤(pán)、光盤(pán)和云存儲(chǔ)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這些現(xiàn)代化的存儲(chǔ)設(shè)備較之以往的手寫(xiě)賬本更加易于攜帶，而存儲(chǔ)的內(nèi)容卻是呈倍數(shù)的增加，一張內(nèi)存卡就可以存下一個(gè)鎮(zhèn)、一個(gè)縣的檔案信息。
(二)存儲(chǔ)內(nèi)容不易丟失。檔案管理信息化可以對(duì)存儲(chǔ)信息及時(shí)歸檔，所有房屋信息登記和變動(dòng)都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案部門(mén)，檔案人員上線(xiàn)即可接受，由于采用嚴(yán)格的電子鎖，并對(duì)每份電子檔案進(jìn)行了檔案分號(hào)存儲(chǔ)，因此不管是檔案查找還是檔案的安全性以及完整性，都比過(guò)去的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)更加具有優(yōu)勢(shì)，使用這樣的在線(xiàn)存儲(chǔ)歸檔和提取的方式，可以避免用戶(hù)的檔案丟失以及檔案遭到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。
(三)檔案管理信息化可以做到多備份。檔案管理信息化的另一個(gè)重要特點(diǎn)就是人們?cè)谑褂眯畔⒒鎯?chǔ)時(shí)，該份檔案往往并不具有唯一性，人們可以對(duì)其隨時(shí)復(fù)制進(jìn)行其他方式的存儲(chǔ)，如脫機(jī)存儲(chǔ)和云端存儲(chǔ)，避免了傳統(tǒng)檔案可能由于人為或者不可抗力因素而損壞，導(dǎo)致唯一的信息丟失造成不良后果的可能性。
三、檔案信息化建設(shè)問(wèn)題
(一)檔案存儲(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)管理安全性存在疑問(wèn)。一般認(rèn)為，有以下兩點(diǎn)原因使得檔案管理信息化進(jìn)程遲緩。1.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全隱患，在進(jìn)行檔案管理信息化的存儲(chǔ)時(shí)需要用到計(jì)算機(jī)硬件，而硬件有著因不可抗力和人為毀壞的可能，而連通網(wǎng)絡(luò)的電腦則可能受到病毒的攻擊，造成數(shù)據(jù)被侵襲篡改或盜取。2.檔案管理信息化缺少法律和相關(guān)文件規(guī)定的支持，體系尚不完善。由于法律對(duì)檔案管理信息化的各方面限制都是從過(guò)去的傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式進(jìn)行規(guī)定限制的，導(dǎo)致目前并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案信息化存儲(chǔ)法律對(duì)存儲(chǔ)進(jìn)行規(guī)定，所以檔案信息化還沒(méi)有在法律上受到認(rèn)可，從而使得檔案管理信息化的真實(shí)性不被法律條文認(rèn)可。
(二)技術(shù)受限和經(jīng)費(fèi)不足。檔案管理信息化的重要前提就是進(jìn)行信息化存儲(chǔ)的技術(shù)達(dá)標(biāo)，存儲(chǔ)系統(tǒng)能夠穩(wěn)定存儲(chǔ)不易崩潰。但是在目前現(xiàn)有的檔案信息化中，檔案管理信息化的存儲(chǔ)方式主要是采用電子文件的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，而電子文件具有存儲(chǔ)期限和一些存儲(chǔ)限制，這是電子文件存儲(chǔ)的性質(zhì)決定的，而檔案管理信息化的存儲(chǔ)時(shí)間要求較高，當(dāng)前普通的電子文件存儲(chǔ)不能滿(mǎn)足;而紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒鎯?chǔ)，使用電子文件的方式進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，不可能采用人工輸入的方式進(jìn)行，需要采用掃描儀將紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化為電子文檔。但是目前市場(chǎng)上的掃描儀便宜的不能保證掃描的精度和準(zhǔn)確度，而價(jià)格較高質(zhì)量好的不僅高昂，在掃描完畢后也將造成資源閑置，而檔案信息管理部門(mén)的公費(fèi)開(kāi)支是有限的，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的撥款支持難以承受這樣的巨額開(kāi)支。
(三)檔案管理部門(mén)的人員工作積極性低。由于檔案管理通常被認(rèn)為是一種閑職，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理一般來(lái)說(shuō)就是管著一堆資料，做好存儲(chǔ)就好了。人們普遍認(rèn)為這樣工作輕松且枯燥，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作得不到重視，使得部分檔案管理工作人員的工作積極性下降，事情做多做少都是一樣的薪資水平，也就直接導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量變低。
四、檔案信息化建設(shè)的措施
(一)設(shè)計(jì)完整的檔案管理信息系統(tǒng)。檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能應(yīng)完備沒(méi)有漏洞，應(yīng)由檔案建立和管理交易信息審批、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、資料的查詢(xún)、對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的功能。只有這樣這樣才能確保檔案信息管理系統(tǒng)功能的完備性，在進(jìn)行信息的存儲(chǔ)和讀取以及安全性方面才有保障。
(二)提高檔案管理信息的人才素質(zhì)。隨著檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)高素質(zhì)人才的需求就顯得更為迫切。一支高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的人才在其中發(fā)光發(fā)熱，必須要有對(duì)當(dāng)前各行業(yè)精通了解且會(huì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才能勝任檔案信息化建設(shè)的要求。對(duì)于一個(gè)能夠勝任信息化檔案管理的人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)該具備豐富的理論知識(shí)、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，專(zhuān)業(yè)化的定向?qū)W習(xí)和扎實(shí)的社科知識(shí)。但最重要的就是必須掌握檔案的存儲(chǔ)接收等方面的基本知識(shí)。這樣才能勝任前期的工作要求，并在后續(xù)的檔案管理信息化過(guò)程中不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，在崗位上提升自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)能力。在人才不足時(shí)，應(yīng)面向社會(huì)招聘技術(shù)人員。
(三)做好信息共享。為了做好檔案管理信息工作，就應(yīng)該將現(xiàn)有的資源進(jìn)行共享。為了做到這一點(diǎn)，應(yīng)該在內(nèi)部平臺(tái)拉近人與人的距離和做到各部門(mén)檔案信息協(xié)同管理。由于在檔案信息管理這一塊我國(guó)還不成熟，各個(gè)部門(mén)之間的職能比較分散，所以檔案的信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案信息管理部門(mén)的工作效率比較低，鑒于此：1.可以建立一個(gè)統(tǒng)一化的檔案資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)綜合統(tǒng)籌辦公。2.為了促進(jìn)資源共享，可以設(shè)立一個(gè)獨(dú)立在檔案管理系統(tǒng)之外的平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門(mén)，還可以設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章制度，鼓勵(lì)員工進(jìn)行檔案信息的交流和共享，提高現(xiàn)有資源的利用率，創(chuàng)造更多的工作價(jià)值。同時(shí)，各個(gè)檔案資料管理部門(mén)在日常對(duì)資料的審核中，也應(yīng)當(dāng)對(duì)資料的名稱(chēng)、來(lái)源等詳細(xì)的信息進(jìn)行清晰的標(biāo)注，從而方便用戶(hù)和其他員工查詢(xún)。
五、結(jié)語(yǔ)
為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目的，應(yīng)該在實(shí)際工作中引入更加科學(xué)的檔案管理方式和先進(jìn)的檔案管理人才，進(jìn)行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲(chǔ)方式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，并注意提高檔案存儲(chǔ)資源開(kāi)發(fā)的能力。
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作者：吳建民
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