本文摘要：隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，我國實行以公有制為主體，多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的基本經(jīng)濟(jì)制度，與此相應(yīng)，檔案作為國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中的記錄，其所有權(quán)歸屬也呈現(xiàn)多元化趨勢。檔案不應(yīng)該只局限于事情過后的保存和記錄，檔案應(yīng)該積極地參
隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，我國實行以公有制為主體，多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的基本經(jīng)濟(jì)制度，與此相應(yīng)，檔案作為國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中的記錄，其所有權(quán)歸屬也呈現(xiàn)多元化趨勢。檔案不應(yīng)該只局限于事情過后的保存和記錄，檔案應(yīng)該積極地參與經(jīng)濟(jì)活動，只有這樣才能使檔案中的信息資源得到最大程度的流動和共享，從而使檔案成為經(jīng)濟(jì)增長和生產(chǎn)發(fā)展的重要因素。
《北京檔案》Beijing Archives(月刊)創(chuàng)于1984年，是檔案專業(yè)刊物，它主要宣傳檔案工作的重要意義，研究、探討檔案學(xué)理論與技術(shù)。它的內(nèi)容涉及檔案學(xué)、文秘學(xué)等方面，傳播檔案學(xué)、文書學(xué)知識，報道北京檔案工作動態(tài)，開展學(xué)術(shù)研究。它的閱讀群主要面向檔案、文秘和史學(xué)工作者，本刊有英文目次和提要。
在現(xiàn)代社會，信息技術(shù)得到高速的發(fā)展，檔案部門正日益失去其作為重要文獻(xiàn)信息資源的地位。在現(xiàn)實生活中，檔案工作的發(fā)展相對落后，主要是由于基礎(chǔ)設(shè)施落后、管理方式的陳舊、技術(shù)普及度不高、人才缺乏的，因此，對檔案觀念進(jìn)行更新，改善檔案管理方法以及加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)已經(jīng)成為我們所面臨的十分迫切的任務(wù)。
1.傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題
傳統(tǒng)檔案管理的重點(diǎn)在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以實物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費(fèi)時間長。二是保存占據(jù)空間較大。三是查找困難。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障。
2.信息時代檔案管理中存在的問題
2.1收集整理檔案用人多，耗費(fèi)時間長
與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應(yīng)用。等整理編號完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實現(xiàn)。
2.2網(wǎng)絡(luò)化沒有給檔案管理帶采革命性的變化
信息時代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進(jìn)行及時、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。
2.3檔案的分類方法多沿襲舊制
按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進(jìn)一些信息管理的規(guī)則，脫離了實際工作規(guī)律或習(xí)慣，因為絕大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現(xiàn)的問題，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。
3.對知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理應(yīng)采取的對策
3.1要建立適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理的新思路和新方法
首先，要樹立新的管理思想。在過去很長一段時間里，由于長期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對社會生活的巨大影響，已經(jīng)讓檔案工作者認(rèn)識到計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化，才能抓住機(jī)遇，開拓進(jìn)取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點(diǎn)，在較高層面上來籌劃檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方略。
其次，要積極引入新方法和新手段。檔案管理工作現(xiàn)代化，不能簡單地理解為買計算機(jī)，編程或買一份軟件，輸入微機(jī)三部曲。檔案管理工作現(xiàn)代化是一個系統(tǒng)工程，它包括檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法、詞表等檔案管理工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個開發(fā)過程，計算機(jī)管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發(fā)階段，而應(yīng)更深入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務(wù)，這就提高了開發(fā)檔案的檔次。同時，社會的需求與承認(rèn)也會大大促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。在市場經(jīng)濟(jì)條件下充分開發(fā)檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規(guī)范化的科學(xué)管理模式，改變封閉的現(xiàn)行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務(wù)由內(nèi)向型轉(zhuǎn)為外向型，直接面向經(jīng)濟(jì)，面向公眾和社會的需求。
最后，要積極拓展檔案館藏的新資源。檔案資源的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫的建立則是檔案資源現(xiàn)代化的標(biāo)志。因此，檔案部門要把數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為信息建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)來抓�，F(xiàn)行檔案館的館藏檔案多以紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息非常少，勢必影響到數(shù)字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善是檔案工作滿足社會需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環(huán)。
3.2 要大力推進(jìn)檔案管理的信息化和數(shù)字化進(jìn)程
3.2.1建立“需求?D開發(fā)?D利用”的科學(xué)開發(fā)機(jī)制：首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫，開展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這將是一項以實現(xiàn)檔案價值為目的的信息服務(wù)工作，因此必須要處理好“需求”、“開發(fā)”、“利用”三者之間的關(guān)系。
3.2.2以電子文件歸檔為管理重點(diǎn)。當(dāng)前，檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，在此情況下大量開展數(shù)字化工作存在風(fēng)險，有可能影響到今后的數(shù)字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務(wù)盡早接軌，為機(jī)關(guān)單位提供有效服務(wù)的同時，又能抓住機(jī)遇依托電子政務(wù)平臺推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。
3.3要為檔案管理人員建立多元化的繼續(xù)教育培養(yǎng)體系
繼續(xù)教育是全體在職檔案管理人員不斷調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代新要求的手段。面對檔案管理信息化建設(shè)的緊迫形勢，大部分在職人員是不可能有時間和機(jī)會到高校進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)的，而繼續(xù)教育采取專題講座、實習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式，具有時間短、效率高、內(nèi)容專一、形式靈活等特點(diǎn)，因而成為在職檔案管理人員及時提高信息素養(yǎng)，培養(yǎng)信息技能的有效途徑。
繼續(xù)教育必須制度化、全員化。所有在職人員都要定期參加各種類型的繼續(xù)教育，并要將參加繼續(xù)教育的情況列入考績、評審的范圍�！度珖鴻n案信息化建設(shè)實施綱要》中已明確提出，要“堅持各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)修制度”。 繼續(xù)教育必須多元化、規(guī)范化。一方面要因材施教，充分利用各種教學(xué)資源，靈活開展各種形式、多個層次的檔案管理繼續(xù)教育，另一方面要嚴(yán)格審批和監(jiān)管開展檔案信息化繼續(xù)教育的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一繼續(xù)教育的內(nèi)容體系，教學(xué)材料及實驗環(huán)境，制定規(guī)范統(tǒng)一的分級、分類考評體系，建立“學(xué)考結(jié)合”的專業(yè)考核制度。
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