本文摘要：這篇合同管理論文發(fā)表了通訊產(chǎn)品的分銷合同管理的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于通訊分銷行業(yè)來說，通過適當(dāng)加大招投標(biāo)管理力度、加強(qiáng)合同管理、建立健全成本管理制度, 能夠保證工程經(jīng)濟(jì)管理風(fēng)險(xiǎn)得到合理防范, 有效提升工程的經(jīng)濟(jì)效益。論文探討了通訊產(chǎn)品行業(yè)合同管理的設(shè)計(jì)和實(shí)
這篇合同管理論文發(fā)表了通訊產(chǎn)品的分銷合同管理的實(shí)現(xiàn)，對(duì)于通訊分銷行業(yè)來說，通過適當(dāng)加大招投標(biāo)管理力度、加強(qiáng)合同管理、建立健全成本管理制度, 能夠保證工程經(jīng)濟(jì)管理風(fēng)險(xiǎn)得到合理防范, 有效提升工程的經(jīng)濟(jì)效益。論文探討了通訊產(chǎn)品行業(yè)合同管理的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。
關(guān)鍵詞：合同管理論文,通信產(chǎn)品,合同管理
一、通訊產(chǎn)品分銷行業(yè)合同管理現(xiàn)狀
通訊產(chǎn)品分銷行業(yè)的合同管理方式目前都較為粗放，以某通信產(chǎn)品分銷企業(yè)為例，有合同管理制度，但沒有專門的合同管理系統(tǒng)，合同審批的時(shí)效性差，合同風(fēng)險(xiǎn)不能及時(shí)提示，不能以合同管理的維度進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與統(tǒng)計(jì)。主要問題體現(xiàn)：
1.合同意識(shí)(1)“合同管理影響業(yè)務(wù)效率”意識(shí)比較強(qiáng)烈，這是合同管理薄弱的根本原因之一，這也會(huì)給系統(tǒng)后期推廣工作帶來阻力;(2)“合同只是一種形式”的思想在一部分業(yè)務(wù)員身上還存在，這造成業(yè)務(wù)員對(duì)合同條款的不重視，契約意識(shí)有待加強(qiáng)。
2.合同管理的組織機(jī)構(gòu)、工作流程、規(guī)章制度(1)缺乏與合同全生命周期管理相適應(yīng)的組織體系，與相應(yīng)的職責(zé)落實(shí);(2)合同簽署審核流程還沒有全面建立;(3)沿用集團(tuán)公司的合同管理辦法，各分子公司沒有制定有針對(duì)性的實(shí)施細(xì)則，許多合同管理工作細(xì)節(jié)還處于無法可依的狀態(tài)。
3.簽訂環(huán)節(jié)(1)合同審核流程各環(huán)節(jié)審核職責(zé)還沒有充分發(fā)揮，監(jiān)督作用還未完全體現(xiàn)，導(dǎo)致合同質(zhì)量不高，合同風(fēng)險(xiǎn)不能有效降低;(2)存在先業(yè)務(wù)后合同(合同只我方簽字蓋章)現(xiàn)象;(3)存在非標(biāo)準(zhǔn)合同(短信或郵件);(4)框架合同沒有起到應(yīng)有的指導(dǎo)作用(框架合同已經(jīng)到期，仍在簽訂訂單，訂單和框架協(xié)議內(nèi)容不符);(5)合同條款不明確。
4.執(zhí)行環(huán)節(jié)(1)有些合同變更不反映在合同文本中，通過口頭商定，口頭下達(dá)指令;(2)按時(shí)到貨、按量到貨、未到貨及時(shí)退款、銷售后及時(shí)回款、到貨認(rèn)真簽收等概念有待加強(qiáng);(3)對(duì)超期預(yù)付、超期應(yīng)收分析存在不準(zhǔn)確因素(財(cái)務(wù)對(duì)逾期的統(tǒng)計(jì)沒有依據(jù)合同，而是根據(jù)固定的賬期);(4)缺乏對(duì)合同是否執(zhí)行完畢的跟蹤和確定。
5.歸檔環(huán)節(jié)(1)很多合同文本保存在部門或業(yè)務(wù)員個(gè)人手中，缺乏歸檔意識(shí)和歸檔辦法;(2)沒有按合同重要性進(jìn)行分類保存，相應(yīng)缺乏歸檔保存時(shí)限的規(guī)定。
6.合同統(tǒng)計(jì)查詢方面(1)缺乏集中的合同臺(tái)賬，不能對(duì)合同進(jìn)行快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析;(2)缺乏從公司整體角度、部門職責(zé)角度對(duì)合同簽訂、執(zhí)行情況的判斷和把握，如從客戶角度對(duì)合同的統(tǒng)計(jì)分析、合同達(dá)成率的分析、違約情況的分析、風(fēng)險(xiǎn)趨勢(shì)分析等;(3)缺乏對(duì)業(yè)務(wù)員簽訂合同情況的個(gè)性化、針對(duì)性評(píng)價(jià)。
二、合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
基于以上現(xiàn)狀的分析，公司急需一套合同管理系統(tǒng)來規(guī)范合同管理中的簽訂、執(zhí)行、變更、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)。但獨(dú)立的合同管理系統(tǒng)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)信息化的要求，必須結(jié)合公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和審批系統(tǒng)，把合同管理真正融入到企業(yè)管理中去。經(jīng)過多次市場(chǎng)調(diào)研和內(nèi)部討論，我們決定利用現(xiàn)有軟件工具自行開發(fā)一套合同管理系統(tǒng)。我們采用的開發(fā)工具為北京勤哲公司的EXCELSERVER軟件開發(fā)平臺(tái)。此開發(fā)平臺(tái)的優(yōu)點(diǎn)是代碼量小、部署簡(jiǎn)單、易用性強(qiáng)，與其它系統(tǒng)的接口搭建也相對(duì)簡(jiǎn)單。
(一)合同簽訂
合同簽訂是合同風(fēng)險(xiǎn)把控的第一關(guān)，為了最大程度的降低合同條款不清晰帶來的合同糾紛，我們采取了合同備案和合同核審制度，根據(jù)公司的《分級(jí)授權(quán)手冊(cè)》按不同的合同金額進(jìn)行分級(jí)管理，并將經(jīng)過公司各級(jí)法務(wù)部門審核過的合同范本上傳到合同系統(tǒng)的文檔庫(kù)中，與合作伙伴簽訂合同時(shí)，如果采用文檔庫(kù)中的合同范本，可以簡(jiǎn)化審批流程，如果采用新的合同文本則需要根據(jù)不同的合同金額到各層級(jí)的法務(wù)部門進(jìn)行審核。
(二)合同審批
合同審批主要根據(jù)各公司的《三重一大決策制度》、《分級(jí)授權(quán)手冊(cè)》等相關(guān)制度進(jìn)行審批，審批的主要內(nèi)容為合同標(biāo)的、收付款條件及儲(chǔ)運(yùn)條款。由于公司的協(xié)同辦公系統(tǒng)有完整的人員組織架構(gòu)及審批流程，因此，當(dāng)合同需要審批時(shí)，由合同管理系統(tǒng)發(fā)出審批指令，將需要審批的內(nèi)容推送給公司的協(xié)同辦公系統(tǒng)，在協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)完成審批后，將審批結(jié)果發(fā)送回合同管理系統(tǒng)。把審批放在協(xié)同辦公系統(tǒng)里還有一些好處，就是審批同意過的合同流程可以觸發(fā)協(xié)同辦公系統(tǒng)內(nèi)已有的簽字與蓋章流程。
(三)合同的登記
審批過的合同就可以在合同系統(tǒng)中進(jìn)行登記了，登記合同的基本信息與主要內(nèi)容，并要對(duì)交易伙伴的信息進(jìn)行維護(hù)，上傳相關(guān)資質(zhì)資料與紙質(zhì)合同的掃描件或電子合同。
(四)合同執(zhí)行
合同的執(zhí)行是合同管理的核心，如何準(zhǔn)確高效的記錄合同執(zhí)行情況也是我們?cè)O(shè)計(jì)的重點(diǎn)，為了減少業(yè)務(wù)人員和工作量，并實(shí)現(xiàn)合同執(zhí)行情況的準(zhǔn)確錄入，我們將合同管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)核心系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱EBS系統(tǒng))做了對(duì)接，并對(duì)EBS系統(tǒng)做了一些優(yōu)化，通過“合同號(hào)”將兩個(gè)系統(tǒng)串聯(lián)起來。一個(gè)正式的合同在合同管理系統(tǒng)中登記完成后，通過系統(tǒng)接口將合同號(hào)傳輸?shù)紼BS系統(tǒng)中，EBS系統(tǒng)在做每一張采購(gòu)訂單或銷售訂單時(shí)，要關(guān)聯(lián)合同號(hào)，EBS系統(tǒng)中的收發(fā)貨已經(jīng)和訂單進(jìn)行了關(guān)聯(lián)，付款信息與采購(gòu)訂單進(jìn)行了關(guān)聯(lián)，收款信息與銷售訂單進(jìn)行了關(guān)聯(lián)，因此可以通過合同號(hào)將一個(gè)合同的商品信息、物流信息與財(cái)務(wù)信息串聯(lián)起來。將這些信息回傳到合同管理系統(tǒng)中，可以真實(shí)的反應(yīng)一個(gè)合同的執(zhí)行情況。
(五)合同變更
合同變更在公司的實(shí)際業(yè)務(wù)中也時(shí)常發(fā)生，如果做好合同變更也是控制合同風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重點(diǎn)，如果是重大變更，例如涉及到產(chǎn)品單價(jià)、交送貨時(shí)間等，需要重新按照合同審批流程進(jìn)行審批完成后才能變更。合同管理系統(tǒng)中合同變更的管理主要從兩個(gè)方面進(jìn)行控制，一是變更情況的登記;二是變更登記與合同執(zhí)行情況的互相校驗(yàn)。
(六)合同歸檔
合同完成后需要?dú)w檔，此歸檔動(dòng)作由專門的合同管理員完成，在歸檔前，合同管理員要回顧合同的全生命周期，符合合同相關(guān)文檔的上傳情況。如果資料齊全，則可以歸檔，歸檔后的合同信息就不能再修改。
(七)查詢統(tǒng)計(jì)與預(yù)警
系統(tǒng)按照不同的維度和角色權(quán)限設(shè)計(jì)了多張查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并可以按照合同登記情況與合同執(zhí)行的對(duì)比，將異常的合同進(jìn)行預(yù)警。
三、合同管理系統(tǒng)的實(shí)施方法及內(nèi)容
(一)實(shí)施方法
1.組織形式及責(zé)任落實(shí)明確各公司合同管理的架構(gòu)，梳理各部門在合同管理中的職責(zé)。(1)確定合同管理的主管領(lǐng)導(dǎo)、牽頭部門和牽頭崗位;(2)按照合同全生命周期管理的客觀要求，為現(xiàn)有組織體系賦予相應(yīng)的管理職能和應(yīng)盡職責(zé)，并相應(yīng)地調(diào)整、充實(shí)工作崗位和職責(zé);(3)根據(jù)集團(tuán)公司合同管理辦法，出臺(tái)各分子公司的合同管理實(shí)施細(xì)則，對(duì)合同管理各個(gè)方面提出更細(xì)化、更有針對(duì)性的要求。
2.宣傳和培訓(xùn)通過加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)，強(qiáng)化公司管理層和員工的合同意識(shí)。(1)集團(tuán)公司法律事務(wù)部定期、持續(xù)的指導(dǎo);(2)分子公司法律顧問定期、持續(xù)的培訓(xùn);(3)分子公司合同管理牽頭部門定期、持續(xù)的檢查、分析、評(píng)估和總結(jié)。
3.簽好合同從源頭抓起，簽好合同，奠定做好業(yè)務(wù)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。(1)充分發(fā)揮集團(tuán)和公司整體力量，與重要、經(jīng)常合作伙伴逐個(gè)達(dá)成公正、完整的框架協(xié)議和訂單格式;(2)建立重點(diǎn)合同審批流程和合同簽署授權(quán)制度，進(jìn)一步明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)，加強(qiáng)考核。
4.執(zhí)行好合同執(zhí)行是關(guān)鍵，讓業(yè)務(wù)規(guī)范、有序、良性發(fā)展。(1)合同修改要體現(xiàn)在合同文本中;(2)合同的付款期、到貨期、到貨量、退款期、回款期、簽收單要作為合同執(zhí)行的重點(diǎn)內(nèi)容;(3)合同是否執(zhí)行完畢的條件要明確;(4)合同依規(guī)歸檔，責(zé)任明確，資料齊全，可快速查詢;(5)為提高業(yè)務(wù)水平的多維度分析。
5.信息系統(tǒng)是工具通過信息化手段，固化工作機(jī)制，提供展現(xiàn)機(jī)制，檢查機(jī)制和評(píng)估機(jī)制。(1)在現(xiàn)有工作模式和流程基礎(chǔ)上增加合同管理職能，在現(xiàn)有EBS系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加合同信息，通過建立合同管理系統(tǒng)，固化工作機(jī)制;(2)展現(xiàn)機(jī)制：杜絕索要信息方式，提高信息共享水平，從而提高工作效率;(3)檢查機(jī)制：要在展現(xiàn)機(jī)制的基礎(chǔ)上，明確監(jiān)管部門和監(jiān)管人員的工作內(nèi)容和責(zé)任;(4)評(píng)估機(jī)制：要在展現(xiàn)機(jī)制和檢查機(jī)制的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)每個(gè)部門、每個(gè)員工在合同簽署、合同執(zhí)行方面的工作進(jìn)行實(shí)時(shí)直接評(píng)價(jià)和定期綜合評(píng)價(jià)。
(二)實(shí)施內(nèi)容
1.合同簽訂環(huán)節(jié)合同簽訂環(huán)節(jié)，在協(xié)同辦公系統(tǒng)中建立相應(yīng)的合同審批流程。(1)要求業(yè)務(wù)員對(duì)合同中容易被忽視的重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行明確，起到不斷提醒、警示的作用;(2)充分發(fā)揮相關(guān)職能部門對(duì)重點(diǎn)合同的參與和監(jiān)督作用;(3)落實(shí)合同簽署分級(jí)授權(quán)管理規(guī)定。
2.合同執(zhí)行、合同歸檔環(huán)節(jié)合同執(zhí)行、合同歸檔環(huán)節(jié)，通過合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全面覆蓋、全員參與的目標(biāo)。(1)全范圍：任何交易都要通過合同來體現(xiàn)，通過規(guī)范合同的簽訂、執(zhí)行和歸檔來規(guī)范交易，防范風(fēng)險(xiǎn);(2)全環(huán)節(jié)：合同相關(guān)每一崗位和每一執(zhí)行環(huán)節(jié)都納入合同管理系統(tǒng)的管理之中;(3)關(guān)鍵點(diǎn)：設(shè)立合同管理員專職崗位，明確合同管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，明確合同管理每一環(huán)節(jié)的崗位及責(zé)任;(4)以合同號(hào)作為每筆交易的唯一標(biāo)示和管理抓手，沒有合同，就不能在EBS系統(tǒng)建立訂單，不能通過EBS系統(tǒng)支付款項(xiàng)。
3.合同類型設(shè)定及管理重點(diǎn)(1)構(gòu)架協(xié)議：有效期和到期日期、基于該協(xié)議簽訂的合同列表;(2)采購(gòu)合同：合同標(biāo)的名稱、合同標(biāo)的數(shù)量、合同標(biāo)的金額、應(yīng)入庫(kù)日期、應(yīng)入庫(kù)金額、應(yīng)付款日期、應(yīng)付款金額;(3)銷售合同：合同標(biāo)的名稱、合同標(biāo)的數(shù)量、合同標(biāo)的金額、應(yīng)發(fā)貨日期、應(yīng)發(fā)貨金額、應(yīng)回款日期、應(yīng)回款金額;(4)與EBS系統(tǒng)建立接口，及時(shí)回傳合同執(zhí)行信息、包括發(fā)貨、到貨情況、付款、回款情況，發(fā)票情況等;(5)合同進(jìn)度管控：合同的五個(gè)狀態(tài)(已分配合同號(hào)、合同內(nèi)容已完善、合同執(zhí)行中、合同執(zhí)行完畢、合同已歸檔)。
4.共享機(jī)制實(shí)現(xiàn)可共享的合同臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)展現(xiàn)機(jī)制。(1)合同管理系統(tǒng)的本質(zhì)就是一個(gè)信息齊全、動(dòng)態(tài)更新的合同臺(tái)賬;(2)合同相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員都可以憑賬號(hào)權(quán)限查詢合同;(3)實(shí)現(xiàn)對(duì)一個(gè)合同所有細(xì)節(jié)的完整展示(簽訂情況、執(zhí)行情況、變更情況、歸檔情況等);(4)提供組合檢索功能，從不同維度、不同條件組合檢索、查詢合同;(5)提供統(tǒng)計(jì)功能，按不同維度、不同組合條件對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
5.檢查機(jī)制和評(píng)估機(jī)制(1)通過設(shè)立合同管理員，隨時(shí)了解、監(jiān)控全局，發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié);(2)通過設(shè)立業(yè)務(wù)員編號(hào)，有效評(píng)價(jià)每個(gè)業(yè)務(wù)員工作業(yè)績(jī);(3)通過針對(duì)不同角色設(shè)計(jì)的不同信息展示界面，為不同職責(zé)人員提供不同的信息廣度和深度;(4)通過實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)功能，提供快速檢查手段和評(píng)估手段;(5)通過合同掃描件，便于提高各級(jí)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的巡視檢查方式和效率。
6.檔案管理電子化(1)系統(tǒng)中設(shè)立檔案管理員，使檔案管理工作和合同管理工作實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，保證每個(gè)合同都得到歸檔;(2)通過合同掃描件和收貨掃描件，實(shí)現(xiàn)在線檔案管理的目標(biāo)。7.客戶信息管理、客戶資信管理通過擴(kuò)充、強(qiáng)化客戶管理內(nèi)容，明確部門職責(zé)和崗位，可加強(qiáng)客戶信息管理、資信管理工作。
四、系統(tǒng)實(shí)施效果
合同管理系統(tǒng)已經(jīng)在公司總部及下屬三個(gè)公司試點(diǎn)運(yùn)行，取得了良好效果，具體體現(xiàn)在：
(一)合同管理意識(shí)
通過系統(tǒng)前期調(diào)研、需求分析、實(shí)施、培訓(xùn)及檢查，這三個(gè)下屬公司都已經(jīng)設(shè)立了合同管理的專崗，并進(jìn)一步明確了合同管理的歸口部門。全體業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員、管理人員對(duì)合同管理的意識(shí)有大幅提高，已經(jīng)讓合同管理融入到日常業(yè)務(wù)行為中。
(二)合同風(fēng)險(xiǎn)控制
合同管理系統(tǒng)上線后，基本杜絕了先業(yè)務(wù)后合同、單方蓋章合同、超框架協(xié)議簽約等行為。通過采用合同范本，規(guī)范合同簽訂流程，也使合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。這個(gè)系統(tǒng)也給集團(tuán)法律事務(wù)部、風(fēng)險(xiǎn)管理部進(jìn)行合同檢查提供了工具，可以及時(shí)有效的查詢到所有上線公司的合同簽訂情況、合同履行情況。
(三)履約情況
由于合同管理系統(tǒng)內(nèi)部邏輯關(guān)系比較嚴(yán)謹(jǐn)，與協(xié)同辦公系統(tǒng)和EBS系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸也是緊密結(jié)合，合同在執(zhí)行過程中的任何偏差都會(huì)及時(shí)體現(xiàn)出來，并根據(jù)情況逐級(jí)自動(dòng)上報(bào)，因此對(duì)參與合同執(zhí)行的業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求。相關(guān)人員對(duì)合同執(zhí)行情況重視了，盯的緊了，履約情況明顯好轉(zhuǎn)。使得超期應(yīng)收、超期預(yù)付款、超期未到貨等問題也顯著減少。對(duì)于公司日常經(jīng)營(yíng)也提供了一個(gè)很好管理工具。
參考文獻(xiàn)
[1]張遠(yuǎn)堂.《合同管理操作指南與風(fēng)險(xiǎn)防范》法律出版社.
[2]付希業(yè).《企業(yè)合同管理33講》法律出版社,2015.15-16.
作者：李勇
這篇建筑合同管理論文發(fā)表了建設(shè)工程合同管理工作中的問題和成因，建筑雙方在簽訂合同時(shí), 要結(jié)合工程經(jīng)濟(jì)管理現(xiàn)狀, 認(rèn)真遵守相關(guān)原則, 并適當(dāng)加強(qiáng)合同管理力度, 從而保證工程中的各項(xiàng)施工材料得到更好的使用。在實(shí)際過程中出現(xiàn)的問題要加以重視，給與積極的解決方案。
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