現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制與模式研究

　　摘 要：檔案管理企業(yè)必要的管理內(nèi)容。隨著科技的進(jìn)步和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的成熟，檔案管理工作既面臨著機(jī)遇，同時(shí)也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文對(duì)我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀、特點(diǎn)，目前企業(yè)檔案管理體制與模式進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的改革策略。

　　關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè);檔案管理

　　一、企業(yè)檔案的含義及其特點(diǎn)

　　檔案是指直接記錄人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的具有保存價(jià)值的記錄構(gòu)成的信息集合。企業(yè)檔案主要存在形式為紙張文件、影像資料、音像文件、電子文檔或者是具體實(shí)物等，其內(nèi)容包含了企業(yè)的榮譽(yù)、會(huì)議記錄、重要合同、審計(jì)記錄等。

　　1.數(shù)據(jù)型檔案。數(shù)據(jù)型檔案是對(duì)事物實(shí)際事實(shí)的記錄，具有以下特點(diǎn)：都是紙質(zhì)憑證;各憑證即使按類別分開，各數(shù)據(jù)項(xiàng)也很難規(guī)范統(tǒng)計(jì);檔案量很大，檔案轉(zhuǎn)化成信息和知識(shí)的難度很大。

　　2.信息型檔案。信息型檔案就是對(duì)事物實(shí)際過程的記錄，呈現(xiàn)很多特征：都是紙質(zhì)文檔;有些文檔可以轉(zhuǎn)化成電子版，有些只能掃描成圖片型;檔案量很大，有些可以作知識(shí)資源上升其管理，有些則只能做為“歷史”存檔。

　　3.知識(shí)型檔案。知識(shí)型檔案就是對(duì)事物及其運(yùn)行規(guī)律認(rèn)識(shí)(或下結(jié)論)的文檔資料，具有以下特點(diǎn)：大多是紙質(zhì)文件;有些文件可轉(zhuǎn)換成電子文字型，有些也只能掃描成數(shù)字圖片型;檔案量也很大，但都是知識(shí)資源管理的主要內(nèi)容。

　　二、企業(yè)檔案工作的重要工作

　　1.企業(yè)檔案的審核。企業(yè)檔案主要是對(duì)平常運(yùn)行中的工作模式的記錄，為了保障企業(yè)的管理的運(yùn)行，在日常工作中，應(yīng)當(dāng)按照固定的運(yùn)行流程去完成企業(yè)的管理，需要相關(guān)責(zé)任人簽字認(rèn)定，只有這樣才能保障企業(yè)檔案管理的便捷。

　　2.有效進(jìn)行檔案分檔。針對(duì)之前出現(xiàn)的檔案，存在不必要的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以分類管理，必要時(shí)進(jìn)行銷毀。通過進(jìn)行企業(yè)檔案分類管理，可有效實(shí)現(xiàn)檔案的有序整合，保障企業(yè)的管理更加明確。

　　3.有效保存和使用企業(yè)檔案。如果企業(yè)檔案進(jìn)行有效的分類，這樣當(dāng)工作人員進(jìn)行檔案查詢時(shí)，就可以有效快捷的查詢到檔案內(nèi)容，同時(shí)，也可以使得檔案內(nèi)容得到真實(shí)有效的保障，為企業(yè)員工的工作創(chuàng)造福利。

　　三、企業(yè)檔案管理的體制與模式

　　1.企業(yè)檔案管理體制。企業(yè)檔案管理體系主要指當(dāng)前企業(yè)檔案管理的組織制度以及相關(guān)形勢(shì)，當(dāng)前我們國(guó)家所采取的檔案管理體制，主要是企業(yè)檔案工作在檔案行政管理部門的監(jiān)督下，按照當(dāng)前的相關(guān)管理部門，通過檔案行政部門和企業(yè)部門之間的有效配合去對(duì)其進(jìn)行分級(jí)管理的一種體系。

　　伴隨著當(dāng)前企業(yè)制度的設(shè)置和完善，當(dāng)前企業(yè)檔案管理也不得不面臨一些新的問題，首先是外部環(huán)境上的變化對(duì)于當(dāng)前企業(yè)檔案管理造成的沖擊;第二是企業(yè)內(nèi)部環(huán)境變化，要求當(dāng)前企業(yè)管理體系進(jìn)行變革;第三是企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，令企業(yè)檔案管理體制產(chǎn)生變化。

　　2.日常歸檔的運(yùn)行方法。如何將日常檔案進(jìn)行有效分類是企業(yè)管理的主要形式，為了使檔案管理在日常工作中發(fā)揮重要的作用，應(yīng)該對(duì)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的管理，企業(yè)檔案管理的特征主要有：(1)企業(yè)檔案管理模式的綜合性。企業(yè)檔案管理并不是一種單一的思維形式，其涉及到了很多不同的系統(tǒng)和部門以及管理形式，企業(yè)目前的檔案管理模式和運(yùn)行方法直接影響著企業(yè)的管理。(2)動(dòng)態(tài)特征影響著企業(yè)的檔案管理。日常檔案運(yùn)行形式并不是恒久不變的機(jī)會(huì)，在不同的時(shí)期和階段產(chǎn)生一定的變化，當(dāng)前我們國(guó)家很多企業(yè)在變化的前后都會(huì)選擇使用不同的管理形式。

　　四、文案歸檔工作體制改革策略

　　1.設(shè)置專門的檔案管理部門。在檔案管理工作上，通過設(shè)置專門的檔案管理部門來進(jìn)行對(duì)檔案的優(yōu)化管理�？梢酝ㄟ^設(shè)置單獨(dú)的檔案室，選擇專門的檔案管理人員來進(jìn)行檔案管理工作。如果使用人事部門或者其他的人員來進(jìn)行檔案管理工作就使得權(quán)責(zé)交叉，容易出現(xiàn)更多的問題。因此，二者按照各自的分工完成自己的職責(zé)工作，更加有助于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

　　2.善于新方法的推廣。為了提升工作效率，在工作中必須強(qiáng)化信息知識(shí)的現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用。同時(shí)大力培養(yǎng)高素質(zhì)信息化人才，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

　　綜上所述，在生產(chǎn)單位中，日常檔案管理必可不少，一個(gè)企業(yè)如何重視檔案工作是企業(yè)對(duì)員工重視程度的體現(xiàn)。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)肅對(duì)待檔案管理，將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮出來。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]齊春英，李玉順.淺析企業(yè)檔案資源的特點(diǎn)及作用[J].黑龍江史志，2008，15：92-93.

　　[2]江 麗.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理體制的思考[J].黑龍江檔案，2010，02：82.

　　作者簡(jiǎn)介：劉妍(1986-)，女，黑龍江肇源人，畢業(yè)院校：遼寧師范大學(xué)，職稱：館員，目前從事工作：檔案管理。

　　推薦閱讀：《檔案時(shí)空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學(xué)會(huì)主辦。它是在黨的十一屆三中全會(huì)后全國(guó)檔案工作恢復(fù)、整頓的大環(huán)境下誕生的。

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