本文摘要：涔天河水庫擴(kuò)建工程檔案于2020年12月通過水利部和湖南省水利廳聯(lián)合舉行的項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收等級為優(yōu)良。 作為國務(wù)院批準(zhǔn)的全國172項(xiàng)重大水利工程之一，涔天河水庫擴(kuò)建工程檔案的管理模式可以為類似的水利樞紐工程檔案管理提供借鑒和參考。 一、涔天
涔天河水庫擴(kuò)建工程檔案于2020年12月通過水利部和湖南省水利廳聯(lián)合舉行的項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收等級為優(yōu)良。 作為國務(wù)院批準(zhǔn)的全國172項(xiàng)重大水利工程之一，涔天河水庫擴(kuò)建工程檔案的管理模式可以為類似的水利樞紐工程檔案管理提供借鑒和參考。
一、涔天河水庫擴(kuò)建工程概況
涔天河水庫擴(kuò)建工程位于湖南省永州市江華瑤族自治縣東田鎮(zhèn)(現(xiàn)更名為涔天河鎮(zhèn))。 水庫壩高114.0m，正常蓄水位313.0m，總庫容15.1億m3，防洪庫容2.5億m3，電站裝機(jī)容量200MW(4×50MW)，多年平均發(fā)電量4.576億千瓦時(shí)，設(shè)計(jì)灌溉面積111.46萬畝(灌區(qū)工程為單獨(dú)立項(xiàng)的配套工程)，施工總工期46個月，工程建設(shè)總投資60.0068億元。
二、工程檔案管理面臨的問題
涔天河水庫擴(kuò)建工程檔案工作起步于2012年，在工程建設(shè)起步階段，檔案管理面臨著如下問題。
1.工程投資大，檔案工作任務(wù)重。 涔天河水庫擴(kuò)建工程投資額為60.0068億元，樞紐工程劃分為17個單位工程，117個分部工程，加上各種臨時(shí)合同、移民合同等，合同共300余個; 移民安置人口2萬余人。 工程文件資料繁多，檔案歸檔工作任務(wù)重。
2.參建單位眾多，檔案管理難度大。 建設(shè)項(xiàng)目工程需要消耗較長的時(shí)間，中小型項(xiàng)目工程一般需要一二年的時(shí)間，涔天河水庫擴(kuò)建工程的施工時(shí)間是從2012年至2020年，工程從開工至驗(yàn)收時(shí)間長達(dá)8年。 工程檔案的工作量隨著施工時(shí)間的延長而增大，工作難度也隨著參建單位的增加而變得更加復(fù)雜。 涔天河水庫擴(kuò)建工程參建單位60多個，涉及設(shè)計(jì)、監(jiān)理、監(jiān)造、施工、試驗(yàn)、設(shè)備供應(yīng)等各個方面。 大部分參建單位存在工程任務(wù)重、檔案管理意識淡薄、檔案人員不固定等問題; 再加上參建單位專業(yè)雜、分布散、進(jìn)場時(shí)間不統(tǒng)一，增加了檔案工作的管理難度。
3.檔案人員不足，缺少經(jīng)驗(yàn)。 涔天河公司成立之初，只有一名檔案專職人員，檔案人員是工程技術(shù)人員出身，沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，也缺少大型水利工程的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。 面對繁多的檔案文件以及眾多的參建單位，檔案工作開展較困難。
三、工程檔案管理模式
涔天河公司在檔案工作任務(wù)重、人員經(jīng)驗(yàn)不足、管理難度大的情況下，結(jié)合工程實(shí)際，發(fā)揮涔天河公司主體作用，強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)與同步管理，形成建管單位和參建單位的聯(lián)動機(jī)制。
1.強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建管理網(wǎng)絡(luò)體系。
(1)健全工作機(jī)制，打好工作基礎(chǔ)。 涔天河公司成立了涔天河水庫擴(kuò)建工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確公司主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，綜合檔案室歸口管理檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)小組成員負(fù)責(zé)檔案管理工作整體的規(guī)劃，并建立了包括項(xiàng)目法人、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位在內(nèi)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，各項(xiàng)目部均落實(shí)了專(兼)職檔案人員及聲像檔案專責(zé)人，實(shí)現(xiàn)了制度上墻、責(zé)任到人。
(2)加大檔案培訓(xùn)力度。 涔天河公司采取“引進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的培訓(xùn)方式。 從2013年至2018年，涔天河公司每年與長江檔案館簽訂《檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)合同》，長江檔案館專家每個季度都來公司進(jìn)行檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對檔案日常管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行解答，同時(shí)開展“現(xiàn)場檔案工作教學(xué)”，檔案人員把檔案工作的理論與實(shí)際相結(jié)合，在實(shí)踐中培訓(xùn)，在工作中學(xué)習(xí)。 通過檔案培訓(xùn)，檔案管理人員對檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化有了較深刻認(rèn)識，業(yè)務(wù)素質(zhì)得到了較大提升。
(3)保障檔案經(jīng)費(fèi)投入。 涔天河公司專門列支檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，并狠抓硬件、軟件設(shè)施建設(shè)，新建了245平方米的檔案庫房及辦公用房，安裝了辦公電腦及檔案軟件、檔案密集架、掃描儀、裝訂機(jī)、消磁柜等檔案設(shè)備，配備了滅火器、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥等庫房安全用品，訂制了專用的檔案盒、卷皮、設(shè)計(jì)圖紙檔案袋、相冊等檔案用品，全方位提升了檔案工作軟硬實(shí)力，
(4)建立健全檔案管理制度。 涔天河公司2012年以來先后制定了《檔案庫房管理制度》《檔案利用和保密制度》《檔案人員崗位職責(zé)》《立卷歸檔制度》等，對檔案管理工作中的人員職責(zé)、檔案目標(biāo)、收集整理等檔案工作各個方面提出規(guī)范要求。 為規(guī)范檔案管理工作，在長江檔案館專家的指導(dǎo)下，2012年、2014年公司先后制定和修改了《湖南涔天河工程建設(shè)投資有限責(zé)任公司工程檔案管理辦法》，對工程檔案的收集、分類、整理、歸檔、驗(yàn)收、考核獎懲、規(guī)范整理細(xì)則等作了詳細(xì)說明和細(xì)致要求，成為涔天河水庫擴(kuò)建工程檔案工作指南。 2018年樞紐工程通過正常蓄水位蓄水階段驗(yàn)收后，出臺了《涔天河水庫擴(kuò)建樞紐工程檔案管理辦法》。 公司制度在檔案管理工作中日益完善，形成了“檔案制度指導(dǎo)工作實(shí)踐、工作實(shí)踐完善檔案制度”的良性循環(huán)，使工程檔案管理始終處于科學(xué)、規(guī)范、高效的制度化管理狀態(tài)。
(5)將檔案工作納入年度績效考核范圍。 涔天河公司為推動檔案工作順利開展，建立了檔案績效考核制度，每年與公司各部室簽訂《檔案管理責(zé)任書》，各部室負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目文件的形成、積累、保管負(fù)全責(zé)，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)收集、初步整理、移交預(yù)立卷等工作，履職情況與年終績效掛鉤。 辦公室先后印發(fā)了6期專版《督查通報(bào)》，對不按節(jié)點(diǎn)完成歸檔移交任務(wù)的部室進(jìn)行通報(bào)和處罰。 針對兼職檔案人員事務(wù)多、整編業(yè)務(wù)不夠熟悉的現(xiàn)狀，檔案室做好指導(dǎo)和服務(wù)工作，采取了“手把手教”“面對面反饋意見”“勤督促”“協(xié)助錄”等多種措施，使工程檔案及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。
2.強(qiáng)化同步管理，形成參建單位聯(lián)動機(jī)制。 涔天河水庫擴(kuò)建工程檔案工作牽涉面極廣，參建單位眾多，如果只是項(xiàng)目法人涔天河公司一方參與，檔案工作會出現(xiàn)“孤掌難鳴”的局面; 而參建單位檔案收集難、整編亂、移交慢是工程建設(shè)領(lǐng)域普遍存在的問題。 為解決這個問題，涔天河公司全面落實(shí)檔案管理職責(zé)，把檔案管理和工程建設(shè)同步開展，充分利用過程控制和考核管理等方式方法，引領(lǐng)檔案工作向規(guī)范化發(fā)展。
(1)工程項(xiàng)目建設(shè)與檔案工作同步開展。 涔天河公司始終堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同頻共振，切實(shí)做到同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步管理。 落實(shí)“四納入”：一是納入公司計(jì)劃。 公司制定計(jì)劃任務(wù)時(shí)，一并制定文書及工程檔案的工作計(jì)劃，并逐一細(xì)化檔案人員職責(zé)、目標(biāo)、內(nèi)容與要求等。 二是納入合同管理。 在擬定和簽訂工程項(xiàng)目合同時(shí)，明確施工、監(jiān)理、設(shè)備等各參建單位檔案工作要求，使檔案工作數(shù)量、質(zhì)量、移交時(shí)間和違約處罰等有據(jù)可查、有據(jù)可依。
三是納入建設(shè)管理。 在開展工程質(zhì)量檢查、安全檢查、進(jìn)度檢查等工作時(shí)，對工程檔案資料進(jìn)行跟蹤檢查，確保工程檔案管理工作和工程進(jìn)度、質(zhì)量等相符。 四是納入驗(yàn)收管理。 在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，堅(jiān)持“工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格則工程竣工驗(yàn)收不通過”原則，把檔案管理工作貫穿在工程開工到驗(yàn)收全過程。
(2)實(shí)行過程控制，對檔案形成層層把關(guān)。
①收集關(guān)：涔天河公司首先解決“收什么”的問題，即確定歸檔范圍。 各參建單位結(jié)合工程建筑物類型、單位工程劃分情況等標(biāo)段工程實(shí)際情況，依據(jù)工程檔案管理辦法中《歸檔范圍與保管期限表》及合同要求，制定本標(biāo)段詳細(xì)的《歸檔范圍和保管期限表》，經(jīng)監(jiān)理審核、項(xiàng)目法人批準(zhǔn)后，作為該合同檔案資料收集工作的依據(jù)。 歸檔范圍確定后，綜合檔案室人員與工程技術(shù)人員在檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量的同時(shí)，檢查工程檔案的收集、整理情況; 檔案人員還主動、不定期深入各自聯(lián)系的參建單位檢查指導(dǎo)檔案收集工作，做好檔案檢查記錄，提出意見。
�、陬A(yù)立卷關(guān)：結(jié)合工程實(shí)際，涔天河公司要求參建單位在分部驗(yàn)收兩個月后必須完成檔案預(yù)立卷工作，對預(yù)立卷質(zhì)量不過關(guān)的，由長江檔案館檔案專家出示詳細(xì)指導(dǎo)報(bào)告，綜合檔案室填寫具體的檢查意見表，下發(fā)工作聯(lián)系單，要求限期整改，并督促整改到位。
�、蹥w檔驗(yàn)收關(guān)：工程完工結(jié)算前，綜合檔案室要求各參建單位將文件材料歸檔，并組織人員進(jìn)行檔案驗(yàn)收。 有監(jiān)理或監(jiān)造單位的，歸檔需填寫《完工(竣工)資料移交表》; 無監(jiān)理或監(jiān)造單位的，歸檔需填寫《檔案歸檔審簽單》。 檔案驗(yàn)收的審查流程是：監(jiān)理單位對項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性進(jìn)行評價(jià)并出具審查意見，工程管理部門對項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性進(jìn)行評價(jià)并出具審查意見，之后檔案人員重點(diǎn)審查項(xiàng)目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性，即對照歸檔范圍和移交目錄，以及附件是否齊全、文件是否閉合等，來審查歸檔資料的完整性，對照檔案整理工作要求審查案卷質(zhì)量是否合格，并出具審查意見。
④完工結(jié)算關(guān)：為了規(guī)范參建單位檔案移交入庫行為，公司專門在工程完工結(jié)算支付證書上增加“檔案室意見”一欄，檔案室負(fù)責(zé)人依據(jù)《完工(竣工)資料移交表》或《檔案歸檔審簽單》，在意見欄上簽署支付意見，對檔案沒有通過驗(yàn)收或者通過驗(yàn)收后沒有移交入庫的，在完工結(jié)算時(shí)實(shí)行一票否決。
(3)規(guī)范檔案整編格式。 涔天河水庫擴(kuò)建工程項(xiàng)目檔案整編遵循“七個統(tǒng)一”要求，即檔案盒統(tǒng)一、卷皮統(tǒng)一、相冊統(tǒng)一、案卷目錄格式統(tǒng)一、卷內(nèi)目錄格式統(tǒng)一、照片標(biāo)注格式統(tǒng)一、檔案盒脊背標(biāo)注統(tǒng)一。 公司還采取以點(diǎn)帶面方式，將目錄五花八門、排列雜亂無章、簽字蓋章不全的單位工程檔案作為整編示范資料，歷時(shí)幾個月整編成收集齊全、錄入規(guī)范、排列有序、題名準(zhǔn)確的檔案資料，為其他參建單位提供了很好的借鑒。
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四、結(jié)語
總而言之，涔天河公司在樞紐工程建設(shè)中結(jié)合工程實(shí)際，通過發(fā)揮項(xiàng)目法人的主體作用，采取各項(xiàng)制度措施規(guī)范檔案管理，形成參建各方檔案聯(lián)動機(jī)制，使檔案管理協(xié)調(diào)發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件分類、組卷合理，反映了項(xiàng)目建設(shè)的全過程，也滿足了水利檔案可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，對類似水利樞紐工程的檔案管理工作具有借鑒作用。
作者：陳常健 李雨婷
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