本文摘要：財(cái)政部于2015年12月頒發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》(財(cái)監(jiān)〔2015〕86號(hào))，要求行政事業(yè)單位于2016年全面推進(jìn)行政事業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部控制經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng)，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行的制約。 2017年，寧夏回族自治區(qū)財(cái)政
財(cái)政部于2015年12月頒發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》(財(cái)監(jiān)〔2015〕86號(hào))，要求行政事業(yè)單位于2016年全面推進(jìn)行政事業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范行政事業(yè)單位內(nèi)部控制經(jīng)濟(jì)和業(yè)務(wù)活動(dòng)，強(qiáng)化對(duì)內(nèi)部權(quán)力運(yùn)行的制約。
2017年，寧夏回族自治區(qū)財(cái)政廳制定了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度(試行)》(財(cái)會(huì)〔2017〕1號(hào))，要求自治區(qū)本級(jí)各部門及各直屬單位自2017年3月1日起施行本制度; 2018年，印發(fā)了《關(guān)于規(guī)范自治區(qū)本級(jí)黨政機(jī)關(guān)差旅費(fèi)報(bào)銷內(nèi)部控制管理的通知》(財(cái)會(huì)〔2018〕4號(hào))，將差旅費(fèi)報(bào)銷內(nèi)部控制作為內(nèi)控建設(shè)突破口，推進(jìn)各單位內(nèi)部控制全過(guò)程信息化管理的落地。
財(cái)稅論文范例： 新政府會(huì)計(jì)制度改革視角的高職院校財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新探究
隨著高職院校對(duì)外交流日漸增加，工作人員公務(wù)外出逐年增加，差旅費(fèi)報(bào)銷也成為日常報(bào)銷的重頭戲，是內(nèi)部控制收支業(yè)務(wù)管控的重點(diǎn)。 目前，學(xué)院差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)尚未進(jìn)行信息化建設(shè)，從發(fā)起申請(qǐng)、審批、實(shí)施、報(bào)銷，環(huán)節(jié)眾多，流程復(fù)雜，工作量大，存在各方面風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，為提高差旅費(fèi)報(bào)銷效率，防范過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)報(bào)銷信息化建設(shè)已刻不容緩。
差旅費(fèi)報(bào)銷管理現(xiàn)狀
1.政策信息了解不到位，出差變數(shù)多
學(xué)院差旅費(fèi)報(bào)銷和業(yè)務(wù)行為結(jié)合緊密，出差事前事后不確定性強(qiáng)，難以完全按原定計(jì)劃執(zhí)行。 同時(shí)，差旅費(fèi)報(bào)銷項(xiàng)目種類多且復(fù)雜，不同地區(qū)、不同季節(jié)、不同人員執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一。 雖然以眾多方式宣傳差旅費(fèi)報(bào)銷制度，但仍存在大量對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷制度了解不全面、不到位的情況。 遇到意外情況，不能即時(shí)查詢報(bào)銷規(guī)定，容易引發(fā)先支后請(qǐng)，超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍、以公報(bào)私的風(fēng)險(xiǎn)，出錯(cuò)率較高，影響財(cái)務(wù)核算。
2.報(bào)銷效率低
從報(bào)銷人員角度來(lái)看，當(dāng)前采用的傳統(tǒng)報(bào)銷模式，包括事前申請(qǐng)、事中執(zhí)行、事后報(bào)銷三個(gè)環(huán)節(jié)。 三個(gè)環(huán)節(jié)缺一不可，權(quán)力互相制約，最大程度防范風(fēng)險(xiǎn)。 但從另一個(gè)角度來(lái)看，環(huán)節(jié)眾多，報(bào)銷人員跑路多，如遇相關(guān)人員不在崗的情況，多次往返報(bào)銷不僅增加了時(shí)間成本，還降低了報(bào)銷效率。
3.管理工具原始
報(bào)銷的原始單據(jù)以紙質(zhì)形式保存，歷史相關(guān)數(shù)據(jù)查詢繁瑣，匯總數(shù)據(jù)難度大，無(wú)法進(jìn)行多年數(shù)據(jù)的分析比較。 對(duì)項(xiàng)目或日常費(fèi)用預(yù)算控制，如果由人工翻看預(yù)算表，逐個(gè)查詢報(bào)銷單據(jù)，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，且工作質(zhì)量堪憂。
4.報(bào)銷執(zhí)行力度難以控制
單位的費(fèi)用支出規(guī)則、費(fèi)用控制制度(比如前款不清后款不借、限時(shí)報(bào)銷、�？顚Ｓ谩⑾揞~使用等)無(wú)法強(qiáng)制遵守，可能因?yàn)閭�(gè)人因素影響不易貫徹執(zhí)行。
差旅費(fèi)報(bào)銷信息化實(shí)現(xiàn)分析
建立健全差旅費(fèi)報(bào)銷管理制度，嚴(yán)格差旅費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)，明確報(bào)銷流程，按照規(guī)定辦理報(bào)銷事項(xiàng); 實(shí)行出差審批制度，從嚴(yán)把控出差天數(shù)和人數(shù); 運(yùn)用不相容崗位相互分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、預(yù)算控制、歸口管理、會(huì)計(jì)控制、信息公開等方式，加強(qiáng)差旅費(fèi)報(bào)銷管理。 差旅費(fèi)報(bào)銷按照“事前審批，標(biāo)準(zhǔn)約束，流程控制”的管理原則，實(shí)行全過(guò)程信息化管理。
差旅費(fèi)報(bào)銷管理系統(tǒng)在現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)上，可選擇支持OA電腦端、移動(dòng)手機(jī)，iPad設(shè)備的建設(shè)方式，以內(nèi)控管理為基礎(chǔ)，通過(guò)底層“支撐層”“業(yè)務(wù)層”“分析層”建設(shè)，其中“業(yè)務(wù)層”信息支持自定義，可以根據(jù)學(xué)院的需求調(diào)整表格、出差類型等內(nèi)容; “分析層”信息支持自定義，可以根據(jù)不同人員角色查看統(tǒng)計(jì)信息。 切實(shí)達(dá)到過(guò)程留痕、責(zé)任可追溯，完成“不見面審批”。
設(shè)置使用人、財(cái)務(wù)人員、單位領(lǐng)導(dǎo)三種角色，清晰明了。 在流程中，要求做到事前審批，使用人提出“出差申請(qǐng)”經(jīng)過(guò)單位領(lǐng)導(dǎo)審批; 事后報(bào)銷時(shí)，使用人提出“出差報(bào)銷”，可以將出差審批單據(jù)作為報(bào)銷依據(jù)，同時(shí)附上其他出差憑據(jù)，讓報(bào)銷過(guò)程中的審批人清晰、準(zhǔn)確地了解報(bào)銷情況，讓審批有理有據(jù)，完全做到過(guò)程管控。
1.系統(tǒng)功能分析
學(xué)院具體報(bào)銷流程為：報(bào)銷人、部門負(fù)責(zé)人逐張簽字→分管院領(lǐng)導(dǎo)逐張簽字→計(jì)劃財(cái)務(wù)處副處長(zhǎng)審核并粘貼→報(bào)銷人、主管院領(lǐng)導(dǎo)在差旅費(fèi)審批表簽字→計(jì)劃財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)審批→分管財(cái)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)審批→出納付款(轉(zhuǎn)公務(wù)卡)。
差旅費(fèi)報(bào)銷中的流程需非常嚴(yán)密，既要充分體現(xiàn)出各部門的權(quán)責(zé)，又要避免推諉扯皮而導(dǎo)致管理的缺失。 流程的自動(dòng)發(fā)起與流轉(zhuǎn)使得信息也自動(dòng)傳遞，避免了各部門之間的信息不對(duì)稱。
2.業(yè)務(wù)功能分析
出差申請(qǐng)單。 申請(qǐng)人根據(jù)單據(jù)內(nèi)容填寫出差事項(xiàng)，其中系統(tǒng)設(shè)置必填項(xiàng)內(nèi)容，保證單據(jù)內(nèi)容的完整性; 單據(jù)中設(shè)置“出差類型”“經(jīng)費(fèi)類型”“出差地點(diǎn)”等模塊采用下拉框選擇信息，保證單據(jù)內(nèi)容的統(tǒng)一性; 其次，申請(qǐng)人根據(jù)職級(jí)、地點(diǎn)信息了解到出差的預(yù)算金額，實(shí)現(xiàn)事前管控費(fèi)用預(yù)算。
借款申請(qǐng)單。 在出差申請(qǐng)單中如果是否借款選擇“是”，當(dāng)出差申請(qǐng)單流程結(jié)束后可自動(dòng)觸發(fā)借款申請(qǐng)單審批流程，審批通過(guò)后，發(fā)起差旅費(fèi)報(bào)銷的時(shí)候可關(guān)聯(lián)相關(guān)借款申請(qǐng)單的借款金額到單據(jù)中，快速了解當(dāng)前報(bào)銷人員的借款情況，對(duì)報(bào)銷金額進(jìn)行沖銷。 上傳原始憑證。 出差人員線上上傳培訓(xùn)、會(huì)議文件，填報(bào)申請(qǐng)(時(shí)間、地點(diǎn)、人員、事由)，系統(tǒng)內(nèi)嵌差旅住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、補(bǔ)貼定額，充分利用表單中的相同、相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)自動(dòng)填入，自動(dòng)審核，從而避免人工手填單的失誤和多次核對(duì)，減輕工作量，提高報(bào)銷效率，加快支付速度。 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)線上審批，財(cái)務(wù)人員線上審核，提高出差審批效率，方便教職工，真正將“放管服”落地。
3.查詢功能分析
在單據(jù)的側(cè)面附有差旅費(fèi)報(bào)銷的相關(guān)制度信息，申請(qǐng)人可以直接了解報(bào)銷制度; 在單據(jù)的側(cè)面可以簡(jiǎn)單地查看當(dāng)前報(bào)銷人員的報(bào)銷情況，以圖標(biāo)的形式直觀展示出來(lái)。 在財(cái)務(wù)審批過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員也可以看到報(bào)銷人員之前的報(bào)銷情況，避免出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷。
在審批過(guò)程中，關(guān)聯(lián)查看報(bào)銷人的出差審批單，實(shí)時(shí)查看制度及單據(jù)、報(bào)銷票據(jù)等信息，了解報(bào)銷人員的報(bào)銷情況，考慮是否允許報(bào)銷，真正做到事前審批，事后報(bào)銷。
4.統(tǒng)計(jì)功能分析
系統(tǒng)支持自定義統(tǒng)計(jì)分析，可以根據(jù)不同角色人員的需求，設(shè)置統(tǒng)計(jì)表展示方式，如個(gè)人差旅費(fèi)報(bào)銷情況、部門差旅費(fèi)報(bào)銷情況、分年度報(bào)銷情況等多種查詢方式，便捷操作。
構(gòu)建高職院校內(nèi)部控制規(guī)范體系，不斷提高高職院校的管理水平，保障財(cái)產(chǎn)物資的安全和完整，提高高職院校整體發(fā)展能力。 而差旅費(fèi)報(bào)銷信息化管理，從制度管理的角度，實(shí)現(xiàn)事前審批，事后報(bào)銷，讓報(bào)銷工作有理有據(jù)，從結(jié)果管控轉(zhuǎn)型為過(guò)程管控每一項(xiàng)費(fèi)用的支出與使用。 它與財(cái)務(wù)管理密切結(jié)合，達(dá)到節(jié)約各項(xiàng)費(fèi)用開支的目的，為單位的全面預(yù)算管理奠定基礎(chǔ)。
差旅費(fèi)報(bào)銷信息化構(gòu)建及實(shí)現(xiàn)，解答了使用人在差旅費(fèi)報(bào)銷時(shí)的疑惑和難題，優(yōu)化財(cái)務(wù)審批流程，節(jié)約報(bào)銷時(shí)間。 對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷系統(tǒng)的研究和分析，可為實(shí)現(xiàn)后續(xù)的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和使用提供參考。
作者：強(qiáng) 歆
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