本文摘要：檔案信息化指運(yùn)用計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)安全等先進(jìn)科技手段，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)電子檔案資源進(jìn)行全過(guò)程管理，是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為依托，以檔案管理法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的檔案工作信息化綜合體系[1]。 隨著社會(huì)科學(xué)
檔案信息化指運(yùn)用計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)安全等先進(jìn)科技手段，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)電子檔案資源進(jìn)行全過(guò)程管理，是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為依托，以檔案管理法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的檔案工作信息化綜合體系[1]。 隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，檔案工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)信息化管理。
一、發(fā)展檔案信息化是大勢(shì)所趨
1.順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展要求。 信息科技不斷進(jìn)步，人類生活的方方面面、社會(huì)生活的不同領(lǐng)域都會(huì)應(yīng)用到最新的信息技術(shù)手段。 就檔案工作而言，信息技術(shù)深刻地改變著信息形成、收集、組織、管控、保管、傳遞和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化需求越來(lái)越大，新形成的電子檔案數(shù)量也越來(lái)越多，檔案工作的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻變化。 傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理工作正逐漸向電子檔案管理轉(zhuǎn)型，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，特別是明確電子檔案的地位和作用，已成為檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)的必然挑戰(zhàn)[2]。
檔案論文范例： 高校實(shí)物檔案教育與宣傳功能的構(gòu)建及實(shí)現(xiàn)
2.落實(shí)新修訂《檔案法》具體要求。 2020年6月，《檔案法》修訂，增加了一個(gè)章節(jié)的內(nèi)容，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作提出明確要求，明確界定了電子檔案合法要件、地位、作用、安全管理要求等事項(xiàng); 對(duì)事業(yè)單位提出明確要求，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè); 要安全保存、有效利用檔案數(shù)字資源。 這是《檔案法》施行30余年來(lái)進(jìn)行的首次修訂，有力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作落地實(shí)現(xiàn)[3]。 作為基層檔案工作人員，學(xué)習(xí)新修訂的《檔案法》原文，落實(shí)好檔案信息化建設(shè)工作要求，將成為未來(lái)一段時(shí)間開(kāi)展檔案工作的重要著力點(diǎn)。
3.保障傳統(tǒng)載體檔案資料安全。 對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，可以對(duì)原始檔案進(jìn)行封存管理，將來(lái)再開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作，都可不再動(dòng)用原始檔案，可以有效降低對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的各種人為或自然損害，提高檔案保管、存放質(zhì)量，保障傳統(tǒng)載體檔案的實(shí)體安全[4]。
4.提升檔案服務(wù)效率及服務(wù)水平。 社會(huì)發(fā)展節(jié)奏越來(lái)越快，人們的時(shí)間意識(shí)在不斷增強(qiáng)，對(duì)于檔案利用效率的要求也越來(lái)越高，都希望能夠迅捷、及時(shí)地完成檔案查考工作，并給出及時(shí)、準(zhǔn)確的工作決斷。 檔案信息化會(huì)極大縮短檔案形成周期，方便利用者查閱檔案，同時(shí)大大節(jié)約檔案管理者整理檔案的時(shí)間、精力，從而更有效地提升檔案服務(wù)能力及服務(wù)水平。
二、我單位檔案信息化工作現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析
1.理解檔案信息化建設(shè)重要性，但尚未制定工作發(fā)展規(guī)劃。 我單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員都比較年輕，理解并接受新鮮事物能力很強(qiáng)，因?yàn)閱挝灰恢敝匾暀n案管理，近幾年已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要。 要求檔案工作人員注重對(duì)日常形成電子檔案的保存、管理，還要在力所能及范圍內(nèi)加強(qiáng)對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理。 但檔案信息化是一項(xiàng)復(fù)雜工程，不是一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)能夠做好的，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)需要綜合考慮單位人力、物力、財(cái)力配備及單位整體發(fā)展規(guī)劃等多方面因素。 目前，單位尚未制定檔案信息化工作發(fā)展規(guī)劃，不能有效調(diào)動(dòng)各方資源參與到檔案信息化工作中來(lái)。
2.能夠很好完成傳統(tǒng)檔案管理工作，但檔案信息化經(jīng)驗(yàn)不足。 單位現(xiàn)有成熟的檔案管理經(jīng)驗(yàn)主要來(lái)自于對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理，對(duì)檔案信息化工作接觸不多，研究也不夠深入。 目前只是做到了對(duì)電子檔案妥善保管，分階段對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，尚未制定檔案信息化相關(guān)工作制度、工作標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有配備檔案信息化管理設(shè)備設(shè)施，檔案管理系統(tǒng)與單位自動(dòng)化辦公系統(tǒng)及門(mén)戶網(wǎng)站等也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。
3.檔案員多為兼職，專職檔案員數(shù)量不足。 單位除在辦公室設(shè)有專職檔案管理崗位，其他科室檔案工作均由兼職人員完成，兼職檔案員僅能掌握基本的檔案收集、歸檔要求，對(duì)檔案信息化工作缺乏必要的知識(shí)及技能儲(chǔ)備。 我單位有十余個(gè)部門(mén)會(huì)在日常工作中形成文書(shū)檔案，且種類繁多、電子化程度不同，增加了后續(xù)對(duì)檔案進(jìn)行集中歸類、處置、管理的難度。
4.教育教學(xué)經(jīng)費(fèi)需求量大，檔案信息化缺少持續(xù)充裕資金支持。 我單位不是傳統(tǒng)意義上的機(jī)關(guān)所屬事業(yè)單位，而是一所綜合性教育實(shí)體，既要配合行業(yè)主管部門(mén)完成行業(yè)培訓(xùn)、社會(huì)服務(wù)等教育職責(zé)，也要完成數(shù)千名在校生的全日制職業(yè)學(xué)歷教育。 日常工作中，財(cái)政經(jīng)費(fèi)首要保障教育教學(xué)工作開(kāi)展，而檔案信息化建設(shè)需要在軟硬件設(shè)施、人員配備方面支出較多費(fèi)用，經(jīng)費(fèi)方面存在一定缺口。
三、落實(shí)新修訂《檔案法》要求，做好檔案信息化工作
新修訂的《檔案法》專門(mén)用1個(gè)章節(jié)521個(gè)字對(duì)檔案信息化建設(shè)工作提出要求。 落實(shí)新修訂《檔案法》要求，可以從以下幾方面著手做好檔案信息化工作。
1.加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，將檔案信息化納入單位信息化發(fā)展規(guī)劃。 一是除了讓班子成員認(rèn)可檔案信息化工作的重要，還要爭(zhēng)取單位中層干部及各科室檔案兼職管理人員認(rèn)可、支持檔案信息化工作，積極爭(zhēng)取將檔案信息化工作列入單位發(fā)展十四五規(guī)劃信息化發(fā)展部分，制定適合本單位發(fā)展節(jié)奏的檔案信息化工作規(guī)劃，明確總體建設(shè)目標(biāo)、基本內(nèi)容、組織體制、人員配備、資金投入、實(shí)施階段等檔案信息化工作具體內(nèi)容。 二是要積極推進(jìn)單位檔案信息化管理系統(tǒng)搭建，早日實(shí)現(xiàn)與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、校園內(nèi)外網(wǎng)系統(tǒng)等單位自有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的有效對(duì)接，做到自有系統(tǒng)內(nèi)增量電子檔案直接歸檔。
2.打好檔案信息化工作基礎(chǔ)，逐步提高檔案信息化水平。 一是要統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。 在充分學(xué)習(xí)檔案相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，了解國(guó)內(nèi)外檔案信息化技術(shù)發(fā)展形勢(shì)的基礎(chǔ)上，制定檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)規(guī)范及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理規(guī)范化。 二是根據(jù)工作需要，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)單位存量傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，生成符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案，提高傳統(tǒng)載體檔案使用效率，提高單位檔案服務(wù)水平。 三是不斷完善檔案室信息化設(shè)備設(shè)施，對(duì)檔案室辦公及作業(yè)區(qū)域進(jìn)行合理布局，優(yōu)化辦公條件，更好地推進(jìn)檔案信息化工作落地實(shí)施。
3.建立檔案信息安全保障體系，保障數(shù)字化檔案資源安全。 一是要保障檔案源頭把控、歸檔數(shù)據(jù)處理、電子檔案存儲(chǔ)備份、數(shù)字化檔案查閱分享等檔案信息化工作全過(guò)程涉及的設(shè)備、設(shè)施及存儲(chǔ)環(huán)境等符合檔案安全管理要求。 二是對(duì)檔案工作人員及檔案利用人員進(jìn)行法制、安全、保密、安全設(shè)備應(yīng)用等培訓(xùn)，確保不會(huì)出現(xiàn)人為因素造成的檔案信息失密、泄密事件。
4.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)復(fù)合型、高素養(yǎng)的檔案工作人員。 檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，檔案信息化工作對(duì)工作人員的綜合素養(yǎng)要求更高。 一是單位應(yīng)制定合理的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)計(jì)劃，針對(duì)檔案工作人員開(kāi)展持續(xù)的繼續(xù)教育，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，幫助檔案人員掌握最新的檔案信息化、計(jì)算機(jī)應(yīng)用及信息安全等知識(shí)[4]。
二是針對(duì)單位業(yè)務(wù)部門(mén)多，檔案類別差距大，且均由兼職人員負(fù)責(zé)檔案收集、整理的情況，建議增加專職檔案員與專兼職檔案員溝通交流的機(jī)會(huì)，可以擇機(jī)安排專職檔案員到業(yè)務(wù)部門(mén)掛職鍛煉，熟悉業(yè)務(wù)部門(mén)檔案生成機(jī)制，以便后續(xù)設(shè)計(jì)建立單位檔案信息化系統(tǒng)時(shí)更加有的放矢。
綜上，檔案信息化已經(jīng)成為檔案工作的一種發(fā)展趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。 但我們也要清醒地認(rèn)識(shí)到，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)任重道遠(yuǎn)，檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)并不會(huì)一蹴而就，必須結(jié)合單位實(shí)際，合理應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，有序推進(jìn)工作開(kāi)展，提高檔案管理工作成效，使檔案更好地服務(wù)于單位管理工作，促進(jìn)單位管理水平不斷提升[5]。
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作者：楊 洋
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