本文摘要：【摘要】遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生是借助信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)上招生，是一種新型的招生方式，相較于傳統(tǒng)線下招生模式效率更高。 由于遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生所有資料都有電子記錄，因此這種方式更透明，錄取過程更加公平公正。 所以無論是從節(jié)約招生錄取成本的角度，還是從招生過程的公平化角度來
【摘要】遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生是借助信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)上招生，是一種新型的招生方式，相較于傳統(tǒng)線下招生模式效率更高。 由于遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生所有資料都有電子記錄，因此這種方式更透明，錄取過程更加公平公正。 所以無論是從節(jié)約招生錄取成本的角度，還是從招生過程的公平化角度來說，遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生工作都值得被廣大高校推廣應(yīng)用。
【關(guān)鍵詞】高職院校; 遠(yuǎn)程招生; 檔案管理; 研究
電子檔案的管理是學(xué)生檔案管理規(guī)范化發(fā)展的一大突破，有效解決了紙質(zhì)檔案管理中存在的大部分問題。 檔案管理電子化不僅可以更加高效地管理學(xué)生檔案，還可以對學(xué)生檔案進(jìn)行動態(tài)追蹤和在線更新。 后期學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移也更方便查找，并且能夠做到檔案遷移軌跡追蹤，所以不管是對于學(xué)生還是學(xué)校來說，電子檔案管理都更加科學(xué)。 但是電子檔案管理可能存在計算機系統(tǒng)漏洞的問題，增加了信息泄露的風(fēng)險，因此在應(yīng)用時還需要提高電子檔案信息管理防火墻技術(shù)。
檔案管理論文： 試論如何加強城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理
一、高職院校遠(yuǎn)程招生的優(yōu)勢和需要解決的問題
(一)遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生工作的優(yōu)勢。 高職院校的遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取工作主要是先把考生檔案通過計算機上傳到招生系統(tǒng)中，由各個學(xué)校在線調(diào)檔讀檔，最后直接對滿足招生要求的檔案在線錄取。 這種模式大大減少了人工查閱紙質(zhì)檔案的工作量，避免手動填寫錄取信息的工作過程，從而提高了高職院校招生錄取工作效率。 網(wǎng)上招生的流程都有電子記錄，招生政策和錄取信息也都是公開的，所以更加公平公正。
遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生信息公開，便于全民監(jiān)督，也能提高社會對招生工作的認(rèn)可。
(二)遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生錄取工作需要解決的問題。 考生錄取工作關(guān)系到萬千考生和家庭，一旦發(fā)生事故不僅會導(dǎo)致考生的辛苦付諸東流甚至可能會導(dǎo)致社會性問題，造成的損失和惡劣影響不可估量。 因此高職院校的遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取工作必須要零出錯、零風(fēng)險。
首先，考生檔案的上傳過程中由于信息瑣碎，工作量大，很容易出現(xiàn)信息錄入出錯的情況，所以需要提高信息采集技術(shù)和電子化技術(shù)。
其次，鑒于遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生工作模式特性，需要參與招生錄取工作的相關(guān)人員熟練使用計算機。 所以對相關(guān)工作人員的嚴(yán)格選拔和技術(shù)培訓(xùn)的加強都是必要的。
最后，所有學(xué)生檔案都要上傳至招生系統(tǒng)，從初始的檔案錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲，錄取中的調(diào)檔和讀檔，學(xué)生檔案幾經(jīng)傳輸存在泄露風(fēng)險。 所以，存儲檔案的系統(tǒng)必須要保障安全，建立多重安全防火墻，保證信息不被網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊而導(dǎo)致泄露。 除了提高信息安全技術(shù)外，還需要對相關(guān)工作人員信息和系統(tǒng)網(wǎng)站信息嚴(yán)格保密。
二、學(xué)生電子檔案管理的內(nèi)容
高職院校遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生錄取電子檔案的管理主要是指從考生檔案電子錄入，到系統(tǒng)上傳管理，以及高校招生時調(diào)取檔案閱讀檔案和錄取結(jié)束之后的檔案封存的全流程管理。
初期檔案信息電子錄入是一項龐大的工程，需要確保準(zhǔn)確無誤。 招生系統(tǒng)的檔案管理工作主要是指維護(hù)系統(tǒng)安全和穩(wěn)定運行，不需要檔案的具體管理。 在讀檔和后期檔案封存都是要保證檔案信息安全，防止因系統(tǒng)或者人為原因?qū)е碌男畔⑿孤丁?相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案管理不僅可以實現(xiàn)線上動態(tài)管理，檔案痕跡便于查詢，提高相關(guān)工作效率，還可以節(jié)約檔案管理的經(jīng)濟成本。 例如，幾十萬份的考生檔案，如果靠紙質(zhì)運輸存管，很容易出現(xiàn)錯投的工作疏忽，錄取查閱工作效率也低，錄取工作周期長成本高。 而采用電子檔案管理，信息直接在線傳輸，考生檔案查閱方便，且每一次對檔案的工作記錄都會在計算機系統(tǒng)留下痕跡，后期查閱非常方便，提高了檔案的流動性。 線上錄取工作中，所有的檔案管理工作都是按照固定統(tǒng)一的計算機程序運行，不存在人為控制或者修改的可能性，保障了錄取工作的公平公正。
三、遠(yuǎn)程招生錄取電子檔案管理注意事項
(一)加強信息采集技術(shù)。 電子檔案的錄入工作量大，涉及的信息復(fù)雜，所以要求在數(shù)據(jù)采集階段就要進(jìn)行全面精確的記檔。 例如，考生的個人考試成績、獲獎信息以及體檢信息等，需要都更新完成才能進(jìn)行下一步的工作，因此信息采集技術(shù)和相關(guān)工作效率都需要同步提高。 考生的信息不一定要在最后一次性歸檔，可以在每一項工作完成之后同步建立電子檔案，最后由招生辦統(tǒng)一進(jìn)行信息采集。 另外，為了保障考生信息安全和防止信息丟失，還需要在錄入系統(tǒng)之后進(jìn)行電子備檔，每次更新之后同步更新備檔信息。 學(xué)生電子檔案傳輸和查閱，不能隨意處置，需要嚴(yán)格按照要求規(guī)范流程，對相關(guān)工作人員的權(quán)限進(jìn)行明確規(guī)定并在每一個環(huán)節(jié)都設(shè)立監(jiān)管，保障學(xué)生信息不會發(fā)生被不明人員修改或者丟失的情況。
(二)完善電子檔案管理制度。 電子檔案管理涉及的數(shù)據(jù)量大，數(shù)據(jù)信息安全至關(guān)重要，所以完善的制度管理非常必要。 對于高職院校的遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取工作來說，幾乎所有的數(shù)據(jù)參考都來源于線上檔案，為了適應(yīng)網(wǎng)上錄取的發(fā)展，完善的電子檔案管理也必須得到充分重視。 電子檔案管理的系統(tǒng)化規(guī)范化不僅是學(xué)校的工作，也需要有關(guān)部門規(guī)章制度的約束和社會的支持。 學(xué)校在實際應(yīng)用中，也要結(jié)合自己的實際需求和自身情況，落實具體責(zé)任的同時配合招生辦的監(jiān)督。 招生辦和學(xué)校要各自明確自身責(zé)權(quán)，在相應(yīng)規(guī)范的約束下，公平公正地完成遠(yuǎn)程線上錄取工作。
招生錄取工作需要在特定的時效內(nèi)完成，所以學(xué)校在進(jìn)行準(zhǔn)備工作時就要準(zhǔn)備好備用計劃，防止因突發(fā)事件導(dǎo)致的工作延遲或者停滯而影響錄取工作順利進(jìn)行。 例如，遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生錄取工作離不開計算機操作，如果發(fā)生斷電或者網(wǎng)絡(luò)通信中斷的情況，學(xué)校應(yīng)該立即啟用備用電源和備用網(wǎng)絡(luò)信號，保證按計劃完成招生工作。
另外，大量的檔案數(shù)據(jù)管理，對計算機的存儲和系統(tǒng)運行都有要求，所以學(xué)校要提前檢查相關(guān)設(shè)備，并準(zhǔn)備備用機器。
(三)電子檔案與紙質(zhì)檔案雙重管理。 高職院校遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生工作的主要參考文件就是學(xué)生的電子檔案，但是仍然不能百分百保障電子檔案不出錯或者信息不出錯。 所以在實際招生工作中，不能完全摒棄紙質(zhì)檔案的使用。 另外，電子檔案都是固定格式，對于考生的特殊信息記錄可能存在不完整的情況，而紙質(zhì)檔案就可以避免這種現(xiàn)象的發(fā)生。 所以綜合電子檔案應(yīng)用的同時，應(yīng)配合紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息補充，從而達(dá)到學(xué)生檔案管理的完整性。
(四)加強相關(guān)人員的管理。 考生檔案管理工作直接關(guān)系到學(xué)生的招生錄取，其重要性不言而喻。 所以，除了加強工作人員相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)、提高工作人員的操作能力、還需要對相關(guān)人員進(jìn)行規(guī)范化管理。 例如，遠(yuǎn)程招生錄取現(xiàn)場，招生工作人員之間應(yīng)盡量避免直接交流，防止出現(xiàn)信息泄露，如果工作遇到問題需要咨詢，可以統(tǒng)一上傳至系統(tǒng)，由專門人員專職處理。 另外，對于所有有權(quán)限接觸電子檔案的工作人員，必須加強信息保密培訓(xùn)，同時對相關(guān)工作人員的信息對外保密，防止出現(xiàn)有心人鉆漏洞的情況。
高職院校的招生工作每年都要進(jìn)行，電子檔案的管理工作煩瑣，所以高校的招生工作也需要有大量人才的不斷更新。 因此，高職院校的日常工作要注意招生專員梯隊的培養(yǎng)，保證正式開展遠(yuǎn)程錄取工作時有充足的人力可用。
保障電子檔案安全的管理工作離不開有效的監(jiān)督，所以對于線上招生錄取的檔案管理的監(jiān)督崗位的人員也需要專門進(jìn)行培訓(xùn)和管理。 比如，監(jiān)督管理人員和招生錄取人員以及檔案錄入人員不能有利益關(guān)系，除了人員的外部管理制度，還要對每一個工作人員進(jìn)行必要的背景調(diào)查，確保檔案管理工作公平進(jìn)行。
(五)專職技術(shù)小組。 由于電子檔案管理主要依靠計算機完成，而遠(yuǎn)程線上招生也離不開計算機應(yīng)用，所以招生和檔案管理過程中都離不開專業(yè)的計算機技術(shù)人員。 如果在招生錄取工作中出現(xiàn)設(shè)備問題，招生工作人員不能處理好，這時就需要專業(yè)的技術(shù)人員來做維護(hù)和維修。 如果系統(tǒng)不能及時工作，勢必會影響招生工作的順利進(jìn)行，嚴(yán)重的還可能導(dǎo)致全線工作停滯，因此在招生錄取和電子檔案管理過程中設(shè)置專門的技術(shù)小組是非常重要且很有必要的。
四、結(jié)語
遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生錄取工作是當(dāng)下招生工作的重要形式之一，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，隨之產(chǎn)生的電子檔案管理工作也是招生工作的重中之重。 鑒于我國考生人數(shù)多，錄取工作量大，因此在遠(yuǎn)程網(wǎng)上招生的電子檔案管理中必須要保障每一步的信息安全。 對于廣大高職院校來說，網(wǎng)上招生錄取工作需要學(xué)校加強相關(guān)工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和信息保密監(jiān)督。 招生錄取工作關(guān)系到千千萬萬考生和家庭，對整個工作的監(jiān)督和支持是每個公民都應(yīng)該做的。 招生錄取工作的公平公正，電子檔案的安全管理不僅是學(xué)校的工作，也是社會問題。
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作者：陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院 侯曉輝; 曲阜師范大學(xué)日照校區(qū)圖書館 初亞平
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