檔案管理工作中大數(shù)據框架構建及應用思考

　　摘 要 在科學技術非常發(fā)達的當今社會，信息化建設對于現(xiàn)代化社會意義非凡，隨著大數(shù)據在各行各業(yè)中的廣泛應用，工作效率得到了顯著提升，在檔案管理工作中同樣能夠對大數(shù)據加以應用。本文針對檔案管理工作中大數(shù)據框架構建及應用進行論述，從大數(shù)據的含義入手，對檔案管理與大數(shù)據的結合基礎進行分析，并對大數(shù)據框架的構建與應用進行討論。

　　關鍵詞 檔案管理 大數(shù)據 應用

　　一、大數(shù)據的含義

　　大數(shù)據又被人們稱為“巨量資料”，通常指所涉及的相關資料數(shù)量非常巨大，以至于利用當前的主流軟件工具也無法在合理的時間內完成數(shù)據的獲取、管理等相關處理，無法為企業(yè)的決策提供有力幫助，簡而言之就是無法通過抽樣調查的方式進行分析，需要對所有有關數(shù)據進行分析。針對大數(shù)據，科學家JohnRauser做出了一句話定義：超過一臺計算機處理能力的數(shù)據體量就是大數(shù)據。這兩種定義在表述上存在很大差異，對于大數(shù)據目前也沒有國際范圍內統(tǒng)一的定義，但無論是何種定義都對大數(shù)據的4V特點有所體現(xiàn)：Velocity、Value、Volume、Vatiety。

　　二、檔案資源與大數(shù)據結合的基礎

　　(一)龐大的檔案數(shù)據體量

　　由于我國總國土面積較大，區(qū)域分布不均衡，不同檔案館之間的信息存儲量存在很大差異，如今已經出現(xiàn)了很多數(shù)據資源超過tb級的大型檔案館。就當前的發(fā)展趨勢分析，我國的數(shù)據資源持續(xù)增加，預計到2020年將突破6億卷的館藏。隨著信息技術的不斷發(fā)展，很多檔案館都開始著手于信息化建設，力爭實現(xiàn)內部檔案的信息化管理，提升管理效率。以鄭州市檔案館為例，它實現(xiàn)了內部卷宗的全數(shù)字化處理，并將市內檔案的數(shù)字化管理作為接下來的工作，對共享的信息化平臺進行研發(fā)，讓全市檔案管理工作變得更加便捷，提升管理工作的有效性。

　　(二)檔案高價值低密度

　　在檔案中有歷史信息以及人文信息的詳細記錄，是對人類社會發(fā)展的記載，所具有的價值不可估量，這就需要對檔案進行有效保護。受到該類檔案信息的特征影響，在實際應用中此類檔案使用率較低，檔案呈現(xiàn)出高價值，低密度的特性，這就需要對高價值的信息進行深層挖掘，并得到實際應用，要想實現(xiàn)這一目標，就需要人力資源與技術之間構建良好的配合關系。

　　(三)檔案資源種類繁多

　　檔案管理工作不僅要對常規(guī)性的文本資料做詳細整理，還要對網頁類文件進行有效管理，這類資料具有顯著的非結構化數(shù)據特征。在對其進行管理時需要對信息進行轉換，需要將非結構化數(shù)據轉變成滿足信息化管理的結構數(shù)據，這與他數(shù)據管理具有同樣的特征，因此檔案管理與大數(shù)據之間具有顯著的共同性，這就為大數(shù)據下的檔案管理提供了基礎，將大數(shù)據融入檔案管理是一項科學、可行的方案。

　　(四)處理速度快

　　在應用大數(shù)據處理信息時，需要保證處于較高的工作效率中，也就是需要有較快的運營速度，但是檔案管理工作受到管理體制的限制，運營模式相對較為刻板。傳統(tǒng)的檔案管理工處于被動狀態(tài)，等待用戶查找信息。應用大數(shù)據展開檔案管理，就能夠將被動服務轉變?yōu)橹鲃臃�務，提高工作積極性，為用戶所提供的主動服務，不應局限于檔案信息的提供，還應當包含對檔案的預測分析、內容分析的，為用戶提供個性化的優(yōu)質服務。

　　三、檔案管理工作中大數(shù)據框架構建

　　在檔案學中，對檔案進行編纂從本質上來說就是大數(shù)據的處理過程。在進行檔案編研時，需要按照選題、選材、處理、審核的流程開展。其中選材就是對對素材進行搜集，并確定最終目標。完全依靠人工完成這項工作具有很大難度，這是由于檔案體量龐大，人工篩選耗費的時間與精力都很多，有些信息存在缺失還需要求助于其他檔案館，整個過程耗時長、工作量大。

　　當我們的社會發(fā)展到信息時代，就可以利用大數(shù)據處理流程來代替人工處理，提升檔案管理工作效率，減少工作人員作業(yè)量�；�于大數(shù)據的檔案管理工作是在高速網絡的支撐下，對不同數(shù)據源的信息進行整合，之后進行大數(shù)據處理并轉變?yōu)榭梢暬�顯示，最后對數(shù)據進行分析。數(shù)據源就是各類檔案資源，這些資源包括電子文件以及數(shù)字化結果。當前很多檔案館都著手于數(shù)字化檔案建設工作，這就為大數(shù)據資源提供了有力保障。為了讓數(shù)據信息的整合更加順利，就需要建立符合標準的全國范圍內的管理服務體系。高速網絡是檔案信息傳輸?shù)耐ǖ�，利用Internet進行大體量的數(shù)據傳輸需要的時間較長，會對數(shù)據安全造成威脅，導致數(shù)據丟失，這就需要將High-Performance Networks作為平臺，讓各類數(shù)據都集中在同一服務器中便于信息的整合。信息的整合就是利用超級計算機對檔案數(shù)據做出質量治理，并展開全生命周期的管理。大數(shù)據處理就是對人工處理的替代，能夠實現(xiàn)語境搜索、數(shù)據倉庫等。

　　四、建立與完善大數(shù)據時代檔案管理的措施

　　(一)打造網絡平臺，強化信息安全

　　在網絡技術發(fā)達的現(xiàn)今社會，信息安全受到了社會各界的廣泛關注。在信息時代，檔案管理工作與大數(shù)據進行結合，就需要打造出將管理者與用戶相連接的工作平臺，讓雙方能夠展開最有效的交流溝通。這就需要從優(yōu)化檔案管理單位信息化的條件入手，打造出完善的大數(shù)據平臺。在此基礎上，就要將大數(shù)據所具有的特性與檔案管理工作相融合，制定出科學有效的工作流程，并制定管理措施。

　　(二)完善基于大數(shù)據的檔案管理監(jiān)管體系

　　在當前社會中，信息化技術發(fā)展迅猛，設備不斷更迭，要想讓檔案管理工作的效率得到顯著提升，就需要相關單位對信息化技術進行合理應用。在開展檔案管理工作時，企業(yè)與政府需要對時代發(fā)展趨勢進行關注，將相關的技術與設備引入到管理工作中，讓檔案管理工作環(huán)境得到顯著優(yōu)化。作為檔案管理的職能部門，要主動對管理工作的信息化水平進行提升，強化相關管理人員技術應用能力，定期對管理人員展開相關培訓，向他們介紹最先進的技術，為大數(shù)據背景下的檔案管理工作儲備更多高技能人才。

　　(三)完善大數(shù)據背景下檔案管理工作的管理機制

　　當前的檔案管理工作中，創(chuàng)造智力勞動成果的群體是最主要的管理對象，如今各類虛假信息充斥著社會，作為檔案管理部門需要對檔案管理的準入標準進行強化，并完善考核機制。檔案管理工作所具有的重要性不言而喻，這就需要管理部門要重視內部建設，并要制定嚴格的崗位責任制，當出現(xiàn)管理問題要對責任追查到底，通過考核促進管理人員責任感的提升。在管理機制中還要融入安保建設，抵御黑客入侵，保證檔案管理的安全性。

　　五、結語

　　綜上所述，在社會信息化管理過程中檔案管理工作占有重要地位，傳統(tǒng)的紙質檔案管理需要大量工作人員長期作業(yè)才能完成，社會資源浪費較為嚴重。隨著信息技術的不斷發(fā)展，如今的檔案管理工作已經能夠與大數(shù)據進行深度融合。所以，相關政府部門與企業(yè)需要對大數(shù)據環(huán)境下的檔案管理工作加以重視，促進檔案管理工作的轉型升級，改變傳統(tǒng)工作思路與模式，應用先進的技術與設備展開檔案管理工作，讓檔案管理工作的效率與質量得到同步提升。

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