集團公司推行會計檔案電子化可行性的幾點思考

　　[摘 要] 2016年國家新施行的《會計檔案管理辦法》提出，符合要求的會計檔案可以以電子化的形式存入計算機或存儲介質(zhì)，這就肯定了會計檔案電子化的法律效力。基于此，在集團公司推行會計檔案電子化是否可行也值得深入思考。文章從三個角度對集團公司推行會計檔案電子化的可行性進行了說明，并做了相應(yīng)的闡釋和分析。

　　[關(guān)鍵詞] 集團公司 電子會計檔案 可行性

　　隨著科技發(fā)展、各類信息技術(shù)的廣泛運用和電子商務(wù)的迅速崛起，傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已經(jīng)很難跟上時代的步伐，如何應(yīng)用電子化技術(shù)手段進行會計檔案管理變得尤為重要。文章在探討會計檔案電子化特點的基礎(chǔ)上，對集團公司推行會計檔案電子化的可行性進行思考，說明如果實現(xiàn)會計檔案電子化會帶來的重大意義及初步推行的思路。

　　一、會計檔案電子化的特點

　　目前，國家出臺的各項會計政策法規(guī)中，對會計檔案電子化并沒有規(guī)范性的定義。經(jīng)多方查閱資料，現(xiàn)公認的理解是：會計檔案電子化是指以計算機或磁性介質(zhì)儲存會計核算資料，記錄并反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的電子檔案資料，包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文檔及其他電子會計核算資料等。

　　相比紙質(zhì)會計檔案資料，電子會計檔案一般具備以下特點。

　　第一，自動化處理。計算機在現(xiàn)實工作生活中早已普及，其不僅計算處理數(shù)據(jù)快，還對文字、符號、數(shù)字等進行邏輯推理和判斷，因此僅需專業(yè)人員對計算機系統(tǒng)功能進行設(shè)置，就可以自動生成會計憑證、賬簿、報表，以極快的速度判斷、接收會計數(shù)據(jù)，自動分類、提取、歸檔、保管會計檔案信息資源，并同時識別檔案的真實性和完整性，最終實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)處理自動化。

　　第二，查詢便捷。自動化條件下，通過財務(wù)核算系統(tǒng)與采購、營銷等業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，將原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等所有的會計數(shù)據(jù)進行集中處理，存入電子會計檔案管理系統(tǒng)。集團公司主管部門在合理授權(quán)下，以內(nèi)、外網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)連接方式，讓集團總部領(lǐng)導、檔案人員、會計人員、審計人員在不同地點，均可在瀏覽器、手機客戶端上對歸檔后的會計檔案信息進行檢索、查閱，既解放了檔案管理人員的管理壓力，也實現(xiàn)了會計檔案的數(shù)據(jù)共享。

　　第三，節(jié)約成本。相對紙質(zhì)會計檔案來說，電子化檔案能夠?qū)崿F(xiàn)將原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等各類電子會計資料自動歸檔，不用打印紙質(zhì)憑證，也不用人工分揀歸納，可自動匹配、整理、儲存。這樣既能節(jié)約紙張、節(jié)省空間，又能減少人力，大大降低了檔案管理成本。

　　第四，安全性高。在電子檔案管理系統(tǒng)中，通過用戶認證機制區(qū)別不同信息使用者，控制用戶瀏覽權(quán)限，有效防范管理人員、技術(shù)人員對會計資料人為篡改，保證了會計檔案在安全可靠的條件下傳入電子檔案管理系統(tǒng)，且電子會計檔案采用存儲介質(zhì)備份保存，相對紙質(zhì)會計檔案管理來說，安全性明顯較高。

　　二、集團公司推行會計檔案電子化的重大意義

　　(一)推動理論管理水平

　　會計檔案電子化涉及的領(lǐng)域是多元化的，如電子商務(wù)、智能財務(wù)、云計算存儲等，集團公司通過推行會計檔案電子化，可以進一步深入了解智能財務(wù)，認識到電子商務(wù)、信息技術(shù)和會計學是如何相互交叉、相互嵌套在一起，既有利于財務(wù)與業(yè)務(wù)人員相互溝通學習，也能實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展。集團外部投資者除了需要了解公司過去和現(xiàn)在的經(jīng)營狀況，還會更加關(guān)注公司未來的發(fā)展前景，而如果借助傳統(tǒng)的會計核算方式很難解決，只有推行會計檔案電子化才能真正推動理論研究，提升公司財務(wù)管理水平。

　　(二)提高財務(wù)管理效率

　　會計信息化已成為集團公司財務(wù)管理不可避免的發(fā)展趨勢，會計信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的優(yōu)化集成均離不開會計檔案電子化，但大量紙質(zhì)文件的存在與信息化的實現(xiàn)不匹配，會從很多方面約束著會計信息系統(tǒng)功能的實現(xiàn)。這在一定程度上推遲了電子化辦公的進程，降低了集團公司財務(wù)人員的工作效率，增加了成本支出，因此需逐步實施會計檔案電子化，提高財務(wù)管理效率。

　　(三)綠色環(huán)保經(jīng)濟發(fā)展

　　紙質(zhì)檔案的保管需要人力、物力大量投入才能保障檔案室的安全、持續(xù)運行，需要翻閱、瀏覽浩瀚的檔案資源才能實現(xiàn)檔案信息的利用。但如果推廣會計檔案電子化，就可以減少集團公司財務(wù)管理方面的紙張浪費，節(jié)約成本，符合國家推崇的綠色環(huán)保經(jīng)濟發(fā)展。

　　會計檔案電子化的推廣，不僅可以幫助集團公司對智能財務(wù)及電子商務(wù)有一個科學、全面的認識，有目標的改革與創(chuàng)新，還能實現(xiàn)集團公司財務(wù)人員高質(zhì)、高效的會計核算，提升財務(wù)人員的辦公效率，最終節(jié)約管理成本，降本增效。

　　三、推行會計檔案電子化思路

　　(一)建立管理制度

　　集團公司可依據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，有針對性地建立科學規(guī)范的會計檔案電子化管理制度，明確管理職責和要求，規(guī)范管理流程。會計檔案電子化管理制度既應(yīng)包含會計電子檔案形成、整理、移交等日常業(yè)務(wù)方面內(nèi)容，還須包含電子數(shù)據(jù)備份管理、數(shù)據(jù)防篡改管控、信息系統(tǒng)運營安全等內(nèi)容。在制定檔案管理制度時，需請信息自動化工程公司、檔案館、財務(wù)部及其他相關(guān)部門單位的專業(yè)人員共同參與研究，努力做到會計檔案電子化管理有章可循，最終實現(xiàn)相關(guān)人員工作效率和工作準確度的有效提高。

　　(二)開發(fā)管理系統(tǒng)

　　集團公司已聘請外部專業(yè)團隊對財務(wù)ERP系統(tǒng)進行了全面升級，但可否在此基礎(chǔ)上要求其通過與會計核算系統(tǒng)相結(jié)合，開發(fā)完善的會計檔案電子化管理系統(tǒng)，推進公司會計檔案管理走向智能化。會計檔案電子化管理系統(tǒng)通過對日常會計檔案資料進行數(shù)字化歸檔處理，建立全面的會計檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)特定人員對會計檔案隨時隨地的檢索、查閱，使會計檔案的利用趨于扁平化、高效化。

　　(三)培養(yǎng)管理人才

　　集團公司要推行會計檔案電子化管理，人才是關(guān)鍵

　　因素，且實現(xiàn)會計檔案電子化不再是對紙質(zhì)文件的看護保管，而是網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)庫，甚至是“檔案云”的管理、使用、維護，因此建議從以下幾方面培養(yǎng)、儲備人才。一是通過校園或?qū)ν庹衅敢�進財務(wù)管理、計算機應(yīng)用等專業(yè)人才。二是通過培訓、訂單式人才培養(yǎng)等方式提升財務(wù)人員計算機操作、管理水平，強化一專多能，逐步實現(xiàn)會計人員既能做好財務(wù)管理，也能基本維護會計檔案電子化管理系統(tǒng)。三是向集團以外會計檔案電子化運行成熟的單位學習，增加會計人員相互溝通交流學習的機會。

　　(四)保障運行環(huán)境

　　推行會計檔案電子化，安全的運行環(huán)境至關(guān)重要。首先，要保障存儲介質(zhì)安全，購買質(zhì)量較好、可靠性較高的載體;電子會計檔案數(shù)據(jù)要定期備份，并以標準規(guī)范格式一式三份保存;計算機的硬件設(shè)備和存儲介質(zhì)要放在指定場所，避免外界因素導致數(shù)據(jù)丟失。其次，要保證信息系統(tǒng)安全，信息自動化工程公司應(yīng)定期完善、維護信息安全管理體系、保密體系、技術(shù)體系，以保證會計檔案信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)使用安全。最后，要提升檔案管理人員的電子化管理意識和安全防護能力，只有意識到位、能力到位、執(zhí)行到位，才能保證會計檔案電子化管理環(huán)境安全。

　　四、結(jié)語

　　會計檔案電子化是發(fā)展的大趨勢，電子化的技術(shù)手段可以起到方便檢索、保障安全、提升工作效率的良好效果，盡管現(xiàn)實應(yīng)用中還存在各種問題，但筆者認為在集團公司推行會計檔案電子化迫在眉睫。且隨著社會電子化發(fā)展的趨勢，我們也有理由相信，會計檔案電子化管理將日益科學、合理、高效。

　　推薦閱讀：《檔案時空》于1981年12月創(chuàng)刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復、整頓的大環(huán)境下誕生的。

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