本文摘要：摘 要：智庫文件是智庫知識的重要載體，文件管控不僅服務于智庫內(nèi)部知識管理需求，也為智庫運營賦能。本文通過對我國部分新型智庫的一線工作者進行調(diào)研訪談，以智庫文件利用管理的相關現(xiàn)狀為分析基礎，并結合智庫自身特性，構建了面向內(nèi)部利用的智庫文件管控
摘 要：智庫文件是智庫知識的重要載體，文件管控不僅服務于智庫內(nèi)部知識管理需求，也為智庫運營賦能。本文通過對我國部分新型智庫的一線工作者進行調(diào)研訪談，以智庫文件利用管理的相關現(xiàn)狀為分析基礎，并結合智庫自身特性，構建了面向內(nèi)部利用的智庫文件管控框架，主要由文件管理的基本流程，以及治理、管理者、技術和全過程控制四方面控制要素構成，為推動該框架的應用，智庫需增強文件管控意識、重視智庫文件管控的頂層設計、推動智庫信息管理系統(tǒng)的建設及創(chuàng)新智庫管理的體制機制，從這四個關鍵路徑著手提升文件管控的效力。
關鍵詞：智庫運營;文件管控;決策研究;知識庫;信息化
對知識的管理與利用是推動智庫研究和創(chuàng)新的真正動力。智庫不同于傳統(tǒng)的學術研究機構，它不僅產(chǎn)生大量的知識，也需借助現(xiàn)代運營技術對知識及其自身進行傳播與推廣，這些活動通常依附于各類智庫文件，它們既包括智庫在從事各項業(yè)務活動中直接產(chǎn)生的各種形式的信息記錄，也包括智庫通過一定渠道接收的外部信息材料，在本質(zhì)上具備知識屬性。智庫的文件管控是指對有效的智庫文件信息從形成到最終處理全過程管理活動的計劃、組織和協(xié)調(diào)，并追蹤和監(jiān)控這一過程，糾正實際管理中存在的偏差。
依據(jù)文件雙重價值理論，智庫文件同樣具有原始價值和從屬價值，原始價值關注的是文件對其形成機構的利用價值，它決定了智庫文件是服務于智庫內(nèi)部的利用需求，本文正是立足于這一視角研究智庫的文件管控問題。
一方面，文件管控不僅是對智庫文件實體的管理和控制，也是智庫知識管理的重要組成，通過對智庫文件的開發(fā)和利用有助于推動和加速智庫的知識積累過程，為智庫開展決策研究與咨詢建立基礎;另一方面，智庫文件通過產(chǎn)生、流轉、運行和使用，推動內(nèi)部信息的溝通與傳遞，指導和控制智庫的日常管理，加強文件管控也是完善智庫管理的內(nèi)在需求，為智庫運營賦能。文件管控的欠缺不僅會損害智庫文件價值、導致智庫知識的流失，也會降低智庫管理效率。
但目前，我國對智庫的文件管控問題缺乏系統(tǒng)的研究，智庫甚至疏于對自身文件的管理。因此，本文以智庫內(nèi)部利用需求為導向，對我國47位智庫一線工作者關于智庫文件利用管理的情況開展調(diào)查訪談，從中提煉出智庫目前對文件管理利用特點，調(diào)研范圍覆蓋北京、上海、江蘇、陜西、山東等14個省份20余家不同類型的智庫，被訪者來自研究、行政及傳播等不同崗位�；谡{(diào)研中現(xiàn)存問題及智庫自身特性，本文試圖構建面向內(nèi)部利用的智庫文件管控框架，并立足于我國智庫建設背景，提出這種框架應用的關鍵路徑。
1 研究綜述
1.1
組織機構文件管控的基本問題
文件管控，即對文件管理活動的管理。研究者對組織機構文件管控問題的研究已經(jīng)開展了諸多探索，美國著名檔案學家謝倫伯格是最早對現(xiàn)代組織機構的文件管理進行系統(tǒng)性研究的學者，他的《現(xiàn)代檔案——原則與技術》作為現(xiàn)代文件管理的奠基之作，其中前端控制和全程管理的文件管控思想也一直延續(xù)至今，并廣泛應用于現(xiàn)代組織機構的文件管理工作。
隨著現(xiàn)代組織機構辦公環(huán)境的變化，本世紀以來國內(nèi)外對機構文件管理的研究多以電子文件管理活動導向，且大多圍繞某一專門領域或行業(yè)的文件管理實踐展開，其中既有政府、高校、醫(yī)院、銀行、企業(yè)等不同組織，也有電力和道橋等工程建設行業(yè)的機構。但無論是哪一類型的組織機構，在文件管控活動中關注的內(nèi)容大多集中于這幾個基本問題：文件管理的流程與系統(tǒng)、文件管理制度、文件管理人員、文件管控技術以及文件安全管理。
首先，文件管理流程是組織機構文件管控的核心，且通常需要依賴于相應的系統(tǒng)得以實施，流程和系統(tǒng)在組織機構的文件管控工作中是密不可分的。如Mpho Ngoepe和Patrick Ngulub[1]構建了嵌入審計全流程的文件管理模型，圍繞審計前期準備、審計計劃、審計執(zhí)行、報告四個階段具體設計每個模型中每一環(huán)節(jié)的內(nèi)容;Paul等[2]對臺灣1600多個政府機構使用的電子文件管理系統(tǒng)進行評估，系統(tǒng)主要為政府機構電子文件的產(chǎn)生、歸檔、處理、傳輸、共享等業(yè)務流程開展提供了支持。
其次，文件管理制度是文件管控的保障，這種制度上及國家法律，如美國為加強企業(yè)文件管控出臺的《薩班斯法案》[3]，下至機構內(nèi)部具體的文件管理政策和程序，其中管理政策需將不同的責任具體分配給不同層級人員，明確權責分工[4]。同時，管理人員也是組織機構文件管理中不可或缺的因素，并且受技術、用戶及機構對文件工作的期望等因素驅(qū)使，文件管理者的角色已由文件和信息管理向知識工作者轉變[5]，這不僅包括提供知識利用，Elizabeth Yakel[6]還認為文件管理者更重要的是與組織內(nèi)其他部門人員協(xié)作，推動組織學習的氛圍，幫助組織不斷發(fā)現(xiàn)自己的知識需求。
再者，由于電子文件的復雜性特征，文件安全受到了更多重視，對機構內(nèi)電子文件管理風險的評估是識別風險、減少安全隱患的關鍵。William Saffady[7]對此提出要同時進行定性和定量評估。為保障文件信息安全，技術的改進也提供了必要支持;Muhammad和Ishtiaq[8]通過引進一套新的編碼方案，對文件的數(shù)字水印技術進行優(yōu)化，保證文件內(nèi)容和形式不被改變的同時隱藏添加水印的信息。
1.2智庫的文件管控與知識庫研究
盡管國內(nèi)外其他組織機構已經(jīng)對文件管控展開了廣泛研究，智庫領域卻少有關注。黃麗雯[9]曾在其碩士學位論研究智庫非公開性文件管理問題，其中建立了以收集、鑒定、整理、保管和利用為主要環(huán)節(jié)的內(nèi)部資料實體管理過程;Raymond等[10]通過多年智庫工作實踐和實際調(diào)研訪談，具體闡述了智庫研究項目文件的歸檔的必要性，提出了明確歸檔時間、歸檔內(nèi)容、歸檔程序等一些具體建議。此外并沒有專門圍繞智庫文件管理問題的其他研究文獻。
但如本文所述，現(xiàn)今組織機構內(nèi)部的文件管理不僅是為滿足法律、制度和行政管理的需求，還幫助機構通過文件管理產(chǎn)生新知識[11]，為解決機構知識存儲和利用服務的需求，建立機構知識庫(IR)成為學術研究機構較為流行的方式。IR是對機構數(shù)字化知識資源的整合，Michael Robinson[12]認為機構知識庫存儲的資源不僅包含正式的文件，還應包含報紙文章、演講、樂譜等“非傳統(tǒng)”形式的資料，更加完整反映機構工作情況;Kathleen Shearer[13]則認為機構一切數(shù)字形式的內(nèi)容產(chǎn)出都應該存儲在知識庫中，包括數(shù)據(jù)集、視頻記錄、圖片、虛擬藝術作品等。
對此，有部分研究者將IR研究引入智庫領域，如許鑫和吳珊燕[14]建立了包括資源收集、組織和服務在內(nèi)的面向智庫業(yè)務的知識庫構建流程，并提出智庫知識庫聯(lián)盟的建議。同時還有一些圍繞某一特定領域智庫知識庫建設問題的研究，其中包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、反恐、南海問題等領域智庫。
除理論研究外，國外一些著名智庫已從實踐上嘗試建立了自己的知識庫，如蘭德公司的知識庫不僅收藏了常見的圖書、報告、期刊、數(shù)據(jù)庫等結構化文件，還包括一些特殊形式的文件和縮微品，并利用先進技術手段提高這些資源共享的深度;瑞典斯德哥爾摩和平研究所建立了以研究項目為導向的知識庫[14]，日本國際問題研究所則主要圍繞國際安全和區(qū)域問題研究兩個領域構建了專題知識庫[15]。
綜上所述，盡管已有研究成果中尚未形成對智庫文件管控問題的系統(tǒng)性研究，但已有的相關研究可以為本文提供一定的理論基礎和研究指導。智庫文件管控的目標不僅要服務于智庫日常運營管理需求，還要面向內(nèi)部知識管理需求。因此，從運營管理角度看，對其他組織機構文件管控研究中討論的問題也是智庫在文件管控過程中必須思考和解決的，智庫可以借鑒其中已經(jīng)發(fā)展較為成熟的理論研究;另一方面，從知識管理角度看，機構知識庫尤其是對智庫知識庫的研究及其實踐經(jīng)驗也有助于在研究智庫文件管理內(nèi)容過程提供一些必要的啟發(fā)。
2 智庫文件管控框架的構建動機
2.1智庫急需完善對知識資產(chǎn)的保管和利用
知識通常分為顯性知識和隱性知識，智庫的顯性知識基本都是依托于智庫文件，不僅如此，一些隱性知識也可通過文件物化為顯性知識。根據(jù)早前對20多家智庫47位工作人員的調(diào)研情況，這些智庫擁有的可利用文件類型多樣，其中咨詢報告和各項活動類文件是最廣泛的利用對象，57.45%的被訪者都分別選擇了這兩項作為他們常用的文件;其次是關于智庫的新聞報道(媒體發(fā)布的與本機構相關的新聞)，有55.32%的被訪者非常重視這類文件。另外還有一半以上的被訪者對智庫出版圖書和發(fā)表論文這類文件的利用也較為頻繁。
智庫擁有大量的成果類文件實際上是對智庫核心知識的記錄，對這類知識的管理和利用是提升智庫競爭力的重要資源。但結合日常對智庫文件利用經(jīng)歷，61.7%的被訪者在利用智庫文件時主要是為了日常業(yè)務管理活動，僅21.28%的被訪者用于開展研究，此外，12.77%為向第三方評估提供智庫數(shù)據(jù)，4.26%為其他目的。
這說明智庫成員調(diào)閱智庫文件的主要目的是服務于日常業(yè)務管理而非核心研究咨詢，這同時也反映出大量的智庫成果類文件沒有充分發(fā)揮其應有的知識價值，文件知識的開發(fā)和利用程度不夠。而隨著智庫人員流動較為頻繁，流動員工在智庫工作期間產(chǎn)生的知識也會隨之流失而無法再次利用，為減少智庫知識的流失并優(yōu)化智庫知識成果的利用，建立智庫的知識庫至關重要，完善的文件管理則是構建智庫知識庫的基礎，這就有賴于智庫利用文件管控框架重新規(guī)劃文件管理內(nèi)容，提升智庫知識管理的能力。
另一方面，由于智庫與黨和政府的決策關系密切，部分智庫文件中也會攜帶大量與決策相關的重要信息，具有一定的內(nèi)部保密性，智庫文件在對內(nèi)部提供利用的同時也要注重保護信息安全。尤其是當電子文件占據(jù)了智庫文件的大多數(shù)，這種形式的文件具有更多不可控制的因素，意味著文件管理過程存在更多風險問題，加強對文件的風險管控勢在必行。
而在本次調(diào)研中，有近10%的被訪者表示在利用涉密文件時并不需要履行任何手續(xù)，這對智庫無疑是潛在安全風險。因此，為保證智庫重要文件的信息安全，智庫需要制定一套規(guī)范化、專業(yè)化的文件管控方案，充分考慮智庫文件及其管理活動中各種風險隱患，避免由文件不當處置造成的智庫聲譽或黨和政府的利益受損。
2.2有序的文件管理是提升智庫效率的保障
根據(jù)調(diào)研結果顯示，有65%以上的被訪者表示在日常工作中較常(38.3%)或經(jīng)常(27.66%)利用智庫文件，31.91%為偶爾利用，而對于個別選擇“從不利用智庫文件”(2.13%)的被訪者也給出了具體原因，主要是對智庫文件內(nèi)容及獲取渠道缺乏了解，說明智庫整體對文件利用需求還是較為強烈的，文件成為智庫業(yè)務活動過程不可或缺的東西。
而在利用各種通訊工具傳輸接收文件時，僅有25.53%的被訪者未曾遇到查找困難，其余74.47%的被訪者均遇到過查找文件困難的情況，且近20%的被訪者經(jīng)常難以找到自己所需的文件。此外，在對電子文件進行協(xié)作時，四分之三的被訪者都遇到過這樣的經(jīng)歷：共同編輯一份文件時卻不清楚哪一份是最新版本，從而影響工作進度。盡管在調(diào)研中九成以上被訪者認為智庫文件管控對智庫整體工作具有重要影響，但上述這些問題卻反映出智庫目前尚未建立完善的文件管控體系。
智庫是一個注重效率和效益的現(xiàn)代組織，缺乏文件管控也會影響到智庫的日常運營。伴隨著智庫業(yè)務的擴張和發(fā)展必然會造成文件數(shù)量的激增，智庫注定要面對和經(jīng)受大量文件信息洪流的挑戰(zhàn)與考驗，為避免智庫因文件工作的無序而降低效率或造成工作失誤，及時應對智庫內(nèi)部的信息需求，建立完善的文件管控框架、加強文件管理是解決這一問題的必經(jīng)之路。
但對任何文件的管理都是需要耗費資源的，智庫所擁有的資源非常有限，不可能對所有文件都妥善保管并投入相同的管理資源。因此文件管控框架的應用有利于對形成文件的數(shù)量進行有效控制，避免智庫文件的過量繁殖，加強對重要文件的重點管理，節(jié)省智庫管理成本。
2.3智庫開發(fā)文件管理信息系統(tǒng)的強烈需求
根據(jù)對調(diào)研中文件存取行為的相關分析顯示，在文件保存上，68.09%的被訪者個人都會保存日常工作中產(chǎn)生的有價值的文件，但其中僅有19.12%的被訪者在進行個人保存的同時，也會將這些文件移交給機構專門負責文件管理的人員，12.77%的被訪者還會統(tǒng)一交給相關項目負責人保管。
而在文件獲取上，68.09%被訪者在找尋所需文件時首先依賴于個人保存的文件來源渠道，其中32%的被訪者在查找個人文件夾的同時也會通過其他渠道查詢文件信息，如通過求助機構文件管理人員或查詢文件清單，還有43%的被訪者習慣于向其他成員詢問文件存儲位置以獲取文件。
可見，智庫文件目前呈分散式保管，文件獲取來源以個人保存文件為主且呈多渠道模式。缺乏能夠有效運轉的文件管理系統(tǒng)以及相應管控措施是造成智庫文件分散管理的主要緣由，因此當詢問被訪者對智庫目前文件管理工作的優(yōu)化建議時，78.72%的被訪者都表達了自己對智庫建立文件管理或相關信息管理系統(tǒng)的強烈需求。
隨著智庫的加速發(fā)展和大數(shù)據(jù)的深化應用，加之現(xiàn)代辦公環(huán)境和高效傳播需求產(chǎn)生的電子文件要遠遠大于紙質(zhì)文件，單純依靠人力無法有效管理日益增長的智庫文件，從自身管理角度看，智庫迫切需要開發(fā)自己的文件管理信息系統(tǒng)，以適應信息化和數(shù)字化的背景環(huán)境，輔助智庫完善管理。
同時，從我國智庫整體建設角度看，建立規(guī)范化的文件信息管理系統(tǒng)能夠減少資源浪費，避免不同智庫重復開發(fā)同一類系統(tǒng)，而且標準化信息系統(tǒng)設計有利于統(tǒng)一其中相關的數(shù)據(jù)字段，便于智庫管理部門對各智庫信息的管理，實現(xiàn)標準化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。因此，為了開發(fā)這類信息系統(tǒng)，前提是首先要明確對智庫文件管理的需求和業(yè)務流程，文件管控框架研究正是為此做準備，從智庫頂層設計角度規(guī)劃文件管理工作，從而為建設智庫文件管理類及相關信息系統(tǒng)提供給指導。
3 面向內(nèi)部利用的智庫文件管控框架
本文通過參考對其他組織機構文件管理的研究與實踐，并結合智庫文件管理利用現(xiàn)狀構建了應用于智庫機構的文件管控框架，該框架主要是應對智庫內(nèi)部利用需求，在保護智庫文件資產(chǎn)的安全、有序管理的同時，為智庫內(nèi)部知識管理和日常運營管理提供及時、有效的服務。為保證框架的靈活性，該框架整體上由兩部分組成，中間主體部分對智庫文件管理的基本流程，也是智庫文件管控的基礎模塊，外部四圍則是對智庫文件管理的主要控制手段，是智庫文件管控的保障。
3.1智庫文件管理的基本流程
智庫文件從形成到最終處理的過程遵循文件運動的普遍規(guī)律，以阿普沃德為代表建立的“文件連續(xù)體”理論能夠有效揭示從個人層面到社會層面的文件運動規(guī)律[16]，已被應用于不同類型組織機構文件管理工作。本文正是在“文件連續(xù)體”理論模型的指導下，建立了包含文件創(chuàng)建層、文件捕獲層、文件組織層及文件聚合層四個層級的智庫文件管理流程，這一流程并不是單一的線性運動過程，自下而上看，不同層級管理環(huán)節(jié)上可能會同時存在或跳躍向上發(fā)展;自上而下看，由智庫文件聚合觸發(fā)的文件活動也可能螺旋式向內(nèi)回溯[17]到文件組織、捕獲和創(chuàng)建。
(1)文件創(chuàng)建層。文件創(chuàng)建層是智庫文件形成和產(chǎn)生的過程，文件源通常來自智庫內(nèi)部和外部兩種渠道。智庫內(nèi)部來源主要是智庫在各項業(yè)務活動中自己制作并形成的文件，主要分為機構監(jiān)管類、規(guī)章制度類、機構宣傳類、業(yè)務標準類、知識成果類、行政事務類、憑證記錄類。同時，由于智庫是一個需要頻繁與決策者、公眾、媒體等外部組織建立溝通的機構，除自身形成的文件外，通常也會通過各種外部渠道獲取文件信息，從外部文件源獲取的文件也是智庫文件的組成部分，如政府的相關政策文件、媒體新聞報道、第三方評估報告等。
文件創(chuàng)建層是智庫文件管理活動的開端，將直接影響后續(xù)管理過程中文件的運行及質(zhì)量，需要同時加強對文件形成者和文件兩方面的管控。一方面，智庫要明確不同人員、團隊乃至部門在內(nèi)部文件制作過程中的權責分工，使文件形成者在文件管控框架下各司其職;而對外部來源的文件雖無法控制其形成過程，但要對其來源渠道進行嚴格審核.
另一方面，要事先制定文件格式的相關規(guī)范要求，包括文件的命名規(guī)則、文件編號等，實現(xiàn)標準化、序列化管理;還要及時識別密級文件，根據(jù)不同密級施加不同的控制手段和控制程度，保證有保密性質(zhì)的智庫文件的信息安全。此外，文件創(chuàng)建層也是知識形成的過程，由于智庫人員流動較為頻繁，特別是智庫的兼職人員往往多于全職，人員流動極易造成知識的流失，智庫可以借助于文件對機構內(nèi)隱性知識進行挖掘，將隱性知識盡可能地顯性化，包括專家的人脈資源、咨政研究經(jīng)驗等，以文件形式進行記錄和存儲，減少相同知識的重復產(chǎn)生，便于智庫的長期利用。
(2)文件捕獲層。文件捕獲層在于及時識別所形成或產(chǎn)生的智庫文件，將有效的文件信息進行收集以備利用、保存或共享。對智庫文件的捕獲方式取決于文件的載體形式。對依托辦公自動化系統(tǒng)制作或通訊網(wǎng)絡傳輸形成各類電子文件，可利用電子文件管理系統(tǒng)直接捕獲;紙質(zhì)文件或其他載體形式的文件則更依賴于人工捕獲，智庫需要有專人及時對新產(chǎn)生的相關文件進行收集和監(jiān)管，也可借助一定的技術工具，推動文件數(shù)字化工程以供內(nèi)部更廣范圍的傳遞和共享。捕獲層貫穿于智庫文件運行的整個過程，是對所捕獲文件的流轉運行展開全程監(jiān)控，追蹤其中出現(xiàn)的任何操作、修改等行為，保證運行文件版本的唯一性和及時更新，并保證文件的真實、完整、可靠、可用。
因此，除人為管理因素外，信息技術及各類信息系統(tǒng)在文件捕獲環(huán)節(jié)承擔了重要作用，尤其是電子文件管理系統(tǒng)的安全性、兼容性等性能直接影響電子文件捕獲的效率和質(zhì)量，同時引入其他相關的信息系統(tǒng)，如紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)、內(nèi)容管理系統(tǒng)、媒體信息管理系統(tǒng)等，并對這些信息管理系統(tǒng)進行整合、實現(xiàn)各類系統(tǒng)間及系統(tǒng)與智庫業(yè)務之間的互聯(lián)互通，將有助于更完整地收集智庫文件信息，避免智庫重復產(chǎn)生同樣的文件，推動智庫運營與文件管理之間建立更緊密、更順暢的銜接。
(3)文件組織層。文件組織層是對智庫文件進行存儲、分類及對內(nèi)提供利用服務。“文件鑒定”是該層的關鍵，它通過區(qū)分智庫文件的價值和重要程度，決定哪些文件需要被保存、保存期限及保存形式等。這一過程也是對重要文件的識別過程，智庫不可能采取一刀切的模式，對所有文件都投入相同的管理精力和資源，高效的智庫往往會把更多的資源投入在重要的事物上，對有保存價值的文件則需要給予更多關注妥善保管。
分類是在鑒定的基礎上開展的，智庫需要將有保存價值的那部分文件依據(jù)一定標準，分別以知識管理和運營管理需求為導向，對所保存文件進行分類，并對分類后的文件信息進行著錄和標引，便于智庫成員在后續(xù)利用中能夠快速、準確地進行定位。在組織層管理活動中，存儲和利用是文件管理的核心，面對智庫越來越多的電子文件，數(shù)字保存技術和元數(shù)據(jù)存儲是必要的技術手段，也為智庫知識庫建設提供強有力的支持。
存儲也是利用的前提，激活智庫文件利用則是存儲的目標，智庫成員對文件的利用不僅由其需求所決定，還與智庫文件存儲及管理情況密不可分。因此，要重視對文件管理的深度，尤其是對文件著錄和標引的深度，深入挖掘文件、文件知識之間的聯(lián)系，促使文件知識能夠不斷循環(huán)利用并產(chǎn)生新知識。此外，要特別注意對一些涉密文件利用加以保護，通過設置訪問權限或?qū)ξ募M行加密，防止重要信息在存儲和傳輸過程中發(fā)生泄露。
(4)文件聚合層。基于前三個層面的文件管理活動，文件聚合層主要涉及多個智庫文件信息的匯聚和共享，依賴于多個智庫之間的協(xié)作，這可能已經(jīng)超出本文討論的內(nèi)部利用范疇，本不應多加贅述。但實際上，文件聚合層也有利于推動智庫對自身文件的整合和管理，提升對內(nèi)部文件管理的意識。尤其是隨著智庫聯(lián)盟的推進，聯(lián)盟智庫共同舉辦活動或承擔項目時，文件聚合的優(yōu)勢就越發(fā)凸顯。
它通過將同一活動或項目中分散在不同智庫的文件進行匯聚，建立彼此之間的聯(lián)結和共享，使智庫收集到更全面的文件信息，充實各參與智庫的文件資源。通過這種方式也能夠推動專題數(shù)據(jù)庫的建立，專題數(shù)據(jù)庫是智庫在開展研究過程中重要的數(shù)據(jù)來源，有利于提升智庫決策咨詢研究的質(zhì)量。簡而言之，文件匯聚層不僅有利于節(jié)省智庫文件管理成本，更重要的是通過資源共享的方式實現(xiàn)不同智庫在知識利用上的共同受益。
3.2對智庫文件管理的控制要素
在文件管理框架圖中，文件管理流程周圍還有四大控制要素，順時針依次是治理控制、管理者控制、技術控制及全過程控制。其中全過程控制是對文件從創(chuàng)建到聚合文件管理全流程的管控，需要其它三大控制因素的共同支持，這三方面控制也相輔相成，共同融入在全過程控制中。
首先治理要素是文件管控的總綱領，它從戰(zhàn)略角度對文件管理過程設計文件管控整體，統(tǒng)領并指導文件管理的全局，使文件管理在一定控制范圍內(nèi)規(guī)范運轉。治理控制的實現(xiàn)主要是依托各項政策，它是規(guī)劃智庫文件管控活動的制度、方針、程序、標準和指南等規(guī)范的總和，是保障智庫文件管控有序進行的依據(jù)和前提，完善的政策能夠為文件管控提供不同層級和范圍的指導作用。
如方針性規(guī)范主要從智庫戰(zhàn)略規(guī)劃上制定機構文件管理的總體計劃，決定投入在其中的資源和基礎設施，并與智庫其他戰(zhàn)略相協(xié)調(diào);程序性政策則可規(guī)范智庫文件管控框架下的具體權責分工，明確管控工作的具體流程及關鍵節(jié)點等相關事宜，保障智庫文檔管控業(yè)務活動組織和管理的規(guī)范化、制度化;業(yè)務指南則聚焦于微觀層面的管理活動，主要用來指導文件管控工作中具體的操作實踐。
其次，管理者要素既是文件管理的主體，也是推動文件管控框架實施的主導者。管理者自身的文件管理意識、專業(yè)知識和技能，以及對智庫的業(yè)務管理等相關能力都會影響智庫的文件管理進程。因此，管理者不僅要具備文件管理的基本技能，能夠有效地對文件和信息進行捕獲、組織與著錄、保存與保護、提供利用和服務等，還要有能力應對智庫電子文件管理過程中存在的各種問題，甚至需要掌握一定的信息系統(tǒng)分析與設計技能。
同時，除專業(yè)文件管理技能外，管理者要充分熟悉智庫各項業(yè)務活動，具備業(yè)務管理能力、人際溝通能力及組織能力等，深入到智庫實踐工作有助于管理者更加了解智庫的文件利用需求，才能切實提升文件服務的效率。對智庫而言，文件管理人員并非僅是管理各類文件，他們更重要的是承擔智庫內(nèi)部溝通的橋梁和信息樞紐，他們的工作包含更廣泛的信息管理、知識管理甚至傳播職責，并且智庫還要在各項目或各部門安排相應的對接人員，進一步打通智庫內(nèi)部信息通道。
此外，為提升政策和管理者控制的效率和影響，技術控制的引入不可或缺，這也是當前智庫信息化建設的需要。技術平臺本身就是政策的反映，政策通過技術物化成實際的信息管理系統(tǒng)，反之技術也推動相關政策的建設，促使管理更加規(guī)范和完善;而管理者也必須借助一定技術手段，才能保證智庫文件管理相關環(huán)節(jié)的開展，如數(shù)字簽名技術、數(shù)字存儲云技術和通信保密技術等。
但在各項技術手段中，基礎的數(shù)據(jù)庫技術是與智庫文件管控聯(lián)系最為緊密的，并以此開發(fā)和建設以電子文件管理系統(tǒng)為核心的信息系統(tǒng)，充分考慮系統(tǒng)的性能和安全性，有效結合各種相關的信息技術，使其能夠在遵循管理政策的指導下，對智庫電子文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)集、網(wǎng)絡文件等各類電子文件進行管理[18]。
4 智庫文件管控框架應用的關鍵路徑
綜上可知，智庫文件管控框架的生效需要多方面因素共同作用，因此結合我國智庫建設的現(xiàn)狀分析，智庫要著重從以下四個途徑采取相應地改善措施加強文件管控，以此推動該框架的具體應用和實施。
(1)增強文件管理意識。智庫文件的形成具有分散性，智庫的文件管控有賴于智庫內(nèi)部成員協(xié)同參與，個人的文件管理意識尤為必要。而在本次調(diào)研中，盡管大多數(shù)被訪者都默認了文件管控對智庫整體工作的重要性，但仍有少數(shù)被訪者表示并無影響。智庫要充分重視培養(yǎng)成員在日常工作中建立并加強自身的文件資產(chǎn)、信息保密、知識產(chǎn)權保護等相關意識，幫助他們建立對文件更加明確的利用需求，同時積極開展相關專業(yè)知識和業(yè)務的培訓，引導成員學習如何有效地管理智庫文件、預防或減少業(yè)務活動中存在的文件安全風險。
(2)重視智庫文件管控的頂層設計。文件管控貫穿于智庫各項業(yè)務管理活動，需要智庫從戰(zhàn)略規(guī)劃上完善相關的頂層設計。“頂層設計”的主要目的在于智庫能夠從整體性和全局性的角度出發(fā)，明確智庫文件管控的核心目標，解決文件管控中關于“who”“what”“how”等基本問題，為智庫的文件管控流程提供系統(tǒng)性的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和指導。頂層設計的過程需要結合智庫實際將這些問題納入不同層級的管理政策中，以規(guī)范化的制度為智庫文件管控工作提供有力支持。
(3)推動智庫信息管理系統(tǒng)的建設。智庫作為信息和知識密集型組織，加強智庫信息化建設已經(jīng)成為推動智庫創(chuàng)新變革和現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，但我國智庫目前尚在發(fā)展初期，信息化、數(shù)字化技術的應用并不廣泛、也不成熟。對此，智庫可以聯(lián)合專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)商，結合機構內(nèi)部的業(yè)務流程開發(fā)專業(yè)的文件管理信息系統(tǒng)，提升智庫文件管理的效率和管理質(zhì)量。并且從長遠角度考慮，智庫應加快搭建集成性的信息管理系統(tǒng)，以技術創(chuàng)新推動管理思維的變革，促進智庫整體管理效率的提升。
(4)創(chuàng)新智庫管理的體制機制。智庫的體制機制是為智庫發(fā)展提供“游戲規(guī)則”[21]，塑造智庫運作的頂層設計，決定智庫內(nèi)部管理可使用的資源數(shù)量和資源配置的靈活度，非獨立性智庫缺乏自主管理權，會限制文件管控工作。但目前在我國智庫體系中，有95%的智庫為母體機構下屬的非法人實體智庫或掛靠性質(zhì)智庫[20]，并不具有獨立性。因此破除智庫體制機制障礙，盡可能獲得自主運營的權利，強化智庫內(nèi)部的運營管理，才能真正切實貫徹文件管控框架的應用。同時，智庫自身也要突破傳統(tǒng)的學術機構或事業(yè)單位的管理模式，加快實現(xiàn)由實體建設向制度和文化建設的發(fā)展，推動形成規(guī)范化、制度化的業(yè)務管理活動，為智庫文件管控流的運轉提供支撐。
5 結語
隨著智庫的建設持續(xù)深入的推進，加強智庫內(nèi)部文件管控不僅是維護和管理智庫信息和知識資產(chǎn)的重要途經(jīng)，也是完善智庫管理的內(nèi)在要求，應該受到更多的重視和關注。本文構建的文件管控框架是基于實際調(diào)研中智庫文件管理利用的現(xiàn)狀和需求，建立面向智庫內(nèi)部利用的一般框架，通過借助文件管理基本流程和四大控制要素，以此加強智庫的文件管理。
為有效地貫徹該框架的實施，我國智庫目前需要增強文件管控意識、重視智庫文件管控的頂層設計、推動智庫信息管理系統(tǒng)的建設及創(chuàng)新智庫管理的體制機制，著重從這四方面破除發(fā)展文件管控工作中現(xiàn)存的主要障礙。
然而，需要指出的是，本文建立的文件管控流程框架可能存在一定的局限性，還需要進一步地接受實踐檢驗。在未來研究中可以選取一些智庫作為實驗對象對該框架進行更詳細的測試，并擴大調(diào)研對象的范圍，通過進一步的實踐調(diào)研對現(xiàn)有的文件管控框架進行優(yōu)化，提升智庫文件管控框架的適用性和實用性。
智庫方向論文投稿刊物：《智庫理論與實踐》由中國科學院主管、中國科學院文獻情報中心和南京大學聯(lián)合主辦，編輯部設在中國科學院文獻情報中心。
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