本文摘要：摘 要：智庫文件是智庫知識的重要載體，文件管控不僅服務(wù)于智庫內(nèi)部知識管理需求，也為智庫運(yùn)營賦能。本文通過對我國部分新型智庫的一線工作者進(jìn)行調(diào)研訪談，以智庫文件利用管理的相關(guān)現(xiàn)狀為分析基礎(chǔ)，并結(jié)合智庫自身特性，構(gòu)建了面向內(nèi)部利用的智庫文件管控
摘 要：智庫文件是智庫知識的重要載體，文件管控不僅服務(wù)于智庫內(nèi)部知識管理需求，也為智庫運(yùn)營賦能。本文通過對我國部分新型智庫的一線工作者進(jìn)行調(diào)研訪談，以智庫文件利用管理的相關(guān)現(xiàn)狀為分析基礎(chǔ)，并結(jié)合智庫自身特性，構(gòu)建了面向內(nèi)部利用的智庫文件管控框架，主要由文件管理的基本流程，以及治理、管理者、技術(shù)和全過程控制四方面控制要素構(gòu)成，為推動該框架的應(yīng)用，智庫需增強(qiáng)文件管控意識、重視智庫文件管控的頂層設(shè)計(jì)、推動智庫信息管理系統(tǒng)的建設(shè)及創(chuàng)新智庫管理的體制機(jī)制，從這四個關(guān)鍵路徑著手提升文件管控的效力。
關(guān)鍵詞：智庫運(yùn)營;文件管控;決策研究;知識庫;信息化
對知識的管理與利用是推動智庫研究和創(chuàng)新的真正動力。智庫不同于傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)，它不僅產(chǎn)生大量的知識，也需借助現(xiàn)代運(yùn)營技術(shù)對知識及其自身進(jìn)行傳播與推廣，這些活動通常依附于各類智庫文件，它們既包括智庫在從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中直接產(chǎn)生的各種形式的信息記錄，也包括智庫通過一定渠道接收的外部信息材料，在本質(zhì)上具備知識屬性。智庫的文件管控是指對有效的智庫文件信息從形成到最終處理全過程管理活動的計(jì)劃、組織和協(xié)調(diào)，并追蹤和監(jiān)控這一過程，糾正實(shí)際管理中存在的偏差。
依據(jù)文件雙重價值理論，智庫文件同樣具有原始價值和從屬價值，原始價值關(guān)注的是文件對其形成機(jī)構(gòu)的利用價值，它決定了智庫文件是服務(wù)于智庫內(nèi)部的利用需求，本文正是立足于這一視角研究智庫的文件管控問題。
一方面，文件管控不僅是對智庫文件實(shí)體的管理和控制，也是智庫知識管理的重要組成，通過對智庫文件的開發(fā)和利用有助于推動和加速智庫的知識積累過程，為智庫開展決策研究與咨詢建立基礎(chǔ);另一方面，智庫文件通過產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、運(yùn)行和使用，推動內(nèi)部信息的溝通與傳遞，指導(dǎo)和控制智庫的日常管理，加強(qiáng)文件管控也是完善智庫管理的內(nèi)在需求，為智庫運(yùn)營賦能。文件管控的欠缺不僅會損害智庫文件價值、導(dǎo)致智庫知識的流失，也會降低智庫管理效率。
但目前，我國對智庫的文件管控問題缺乏系統(tǒng)的研究，智庫甚至疏于對自身文件的管理。因此，本文以智庫內(nèi)部利用需求為導(dǎo)向，對我國47位智庫一線工作者關(guān)于智庫文件利用管理的情況開展調(diào)查訪談，從中提煉出智庫目前對文件管理利用特點(diǎn)，調(diào)研范圍覆蓋北京、上海、江蘇、陜西、山東等14個省份20余家不同類型的智庫，被訪者來自研究、行政及傳播等不同崗位�；谡{(diào)研中現(xiàn)存問題及智庫自身特性，本文試圖構(gòu)建面向內(nèi)部利用的智庫文件管控框架，并立足于我國智庫建設(shè)背景，提出這種框架應(yīng)用的關(guān)鍵路徑。
1 研究綜述
1.1
組織機(jī)構(gòu)文件管控的基本問題
文件管控，即對文件管理活動的管理。研究者對組織機(jī)構(gòu)文件管控問題的研究已經(jīng)開展了諸多探索，美國著名檔案學(xué)家謝倫伯格是最早對現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)的文件管理進(jìn)行系統(tǒng)性研究的學(xué)者，他的《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》作為現(xiàn)代文件管理的奠基之作，其中前端控制和全程管理的文件管控思想也一直延續(xù)至今，并廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)的文件管理工作。
隨著現(xiàn)代組織機(jī)構(gòu)辦公環(huán)境的變化，本世紀(jì)以來國內(nèi)外對機(jī)構(gòu)文件管理的研究多以電子文件管理活動導(dǎo)向，且大多圍繞某一專門領(lǐng)域或行業(yè)的文件管理實(shí)踐展開，其中既有政府、高校、醫(yī)院、銀行、企業(yè)等不同組織，也有電力和道橋等工程建設(shè)行業(yè)的機(jī)構(gòu)。但無論是哪一類型的組織機(jī)構(gòu)，在文件管控活動中關(guān)注的內(nèi)容大多集中于這幾個基本問題：文件管理的流程與系統(tǒng)、文件管理制度、文件管理人員、文件管控技術(shù)以及文件安全管理。
首先，文件管理流程是組織機(jī)構(gòu)文件管控的核心，且通常需要依賴于相應(yīng)的系統(tǒng)得以實(shí)施，流程和系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)的文件管控工作中是密不可分的。如Mpho Ngoepe和Patrick Ngulub[1]構(gòu)建了嵌入審計(jì)全流程的文件管理模型，圍繞審計(jì)前期準(zhǔn)備、審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)執(zhí)行、報告四個階段具體設(shè)計(jì)每個模型中每一環(huán)節(jié)的內(nèi)容;Paul等[2]對臺灣1600多個政府機(jī)構(gòu)使用的電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行評估，系統(tǒng)主要為政府機(jī)構(gòu)電子文件的產(chǎn)生、歸檔、處理、傳輸、共享等業(yè)務(wù)流程開展提供了支持。
其次，文件管理制度是文件管控的保障，這種制度上及國家法律，如美國為加強(qiáng)企業(yè)文件管控出臺的《薩班斯法案》[3]，下至機(jī)構(gòu)內(nèi)部具體的文件管理政策和程序，其中管理政策需將不同的責(zé)任具體分配給不同層級人員，明確權(quán)責(zé)分工[4]。同時，管理人員也是組織機(jī)構(gòu)文件管理中不可或缺的因素，并且受技術(shù)、用戶及機(jī)構(gòu)對文件工作的期望等因素驅(qū)使，文件管理者的角色已由文件和信息管理向知識工作者轉(zhuǎn)變[5]，這不僅包括提供知識利用，Elizabeth Yakel[6]還認(rèn)為文件管理者更重要的是與組織內(nèi)其他部門人員協(xié)作，推動組織學(xué)習(xí)的氛圍，幫助組織不斷發(fā)現(xiàn)自己的知識需求。
再者，由于電子文件的復(fù)雜性特征，文件安全受到了更多重視，對機(jī)構(gòu)內(nèi)電子文件管理風(fēng)險的評估是識別風(fēng)險、減少安全隱患的關(guān)鍵。William Saffady[7]對此提出要同時進(jìn)行定性和定量評估。為保障文件信息安全，技術(shù)的改進(jìn)也提供了必要支持;Muhammad和Ishtiaq[8]通過引進(jìn)一套新的編碼方案，對文件的數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化，保證文件內(nèi)容和形式不被改變的同時隱藏添加水印的信息。
1.2智庫的文件管控與知識庫研究
盡管國內(nèi)外其他組織機(jī)構(gòu)已經(jīng)對文件管控展開了廣泛研究，智庫領(lǐng)域卻少有關(guān)注。黃麗雯[9]曾在其碩士學(xué)位論研究智庫非公開性文件管理問題，其中建立了以收集、鑒定、整理、保管和利用為主要環(huán)節(jié)的內(nèi)部資料實(shí)體管理過程;Raymond等[10]通過多年智庫工作實(shí)踐和實(shí)際調(diào)研訪談，具體闡述了智庫研究項(xiàng)目文件的歸檔的必要性，提出了明確歸檔時間、歸檔內(nèi)容、歸檔程序等一些具體建議。此外并沒有專門圍繞智庫文件管理問題的其他研究文獻(xiàn)。
但如本文所述，現(xiàn)今組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的文件管理不僅是為滿足法律、制度和行政管理的需求，還幫助機(jī)構(gòu)通過文件管理產(chǎn)生新知識[11]，為解決機(jī)構(gòu)知識存儲和利用服務(wù)的需求，建立機(jī)構(gòu)知識庫(IR)成為學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)較為流行的方式。IR是對機(jī)構(gòu)數(shù)字化知識資源的整合，Michael Robinson[12]認(rèn)為機(jī)構(gòu)知識庫存儲的資源不僅包含正式的文件，還應(yīng)包含報紙文章、演講、樂譜等“非傳統(tǒng)”形式的資料，更加完整反映機(jī)構(gòu)工作情況;Kathleen Shearer[13]則認(rèn)為機(jī)構(gòu)一切數(shù)字形式的內(nèi)容產(chǎn)出都應(yīng)該存儲在知識庫中，包括數(shù)據(jù)集、視頻記錄、圖片、虛擬藝術(shù)作品等。
對此，有部分研究者將IR研究引入智庫領(lǐng)域，如許鑫和吳珊燕[14]建立了包括資源收集、組織和服務(wù)在內(nèi)的面向智庫業(yè)務(wù)的知識庫構(gòu)建流程，并提出智庫知識庫聯(lián)盟的建議。同時還有一些圍繞某一特定領(lǐng)域智庫知識庫建設(shè)問題的研究，其中包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、反恐、南海問題等領(lǐng)域智庫。
除理論研究外，國外一些著名智庫已從實(shí)踐上嘗試建立了自己的知識庫，如蘭德公司的知識庫不僅收藏了常見的圖書、報告、期刊、數(shù)據(jù)庫等結(jié)構(gòu)化文件，還包括一些特殊形式的文件和縮微品，并利用先進(jìn)技術(shù)手段提高這些資源共享的深度;瑞典斯德哥爾摩和平研究所建立了以研究項(xiàng)目為導(dǎo)向的知識庫[14]，日本國際問題研究所則主要圍繞國際安全和區(qū)域問題研究兩個領(lǐng)域構(gòu)建了專題知識庫[15]。
綜上所述，盡管已有研究成果中尚未形成對智庫文件管控問題的系統(tǒng)性研究，但已有的相關(guān)研究可以為本文提供一定的理論基礎(chǔ)和研究指導(dǎo)。智庫文件管控的目標(biāo)不僅要服務(wù)于智庫日常運(yùn)營管理需求，還要面向內(nèi)部知識管理需求。因此，從運(yùn)營管理角度看，對其他組織機(jī)構(gòu)文件管控研究中討論的問題也是智庫在文件管控過程中必須思考和解決的，智庫可以借鑒其中已經(jīng)發(fā)展較為成熟的理論研究;另一方面，從知識管理角度看，機(jī)構(gòu)知識庫尤其是對智庫知識庫的研究及其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也有助于在研究智庫文件管理內(nèi)容過程提供一些必要的啟發(fā)。
2 智庫文件管控框架的構(gòu)建動機(jī)
2.1智庫急需完善對知識資產(chǎn)的保管和利用
知識通常分為顯性知識和隱性知識，智庫的顯性知識基本都是依托于智庫文件，不僅如此，一些隱性知識也可通過文件物化為顯性知識。根據(jù)早前對20多家智庫47位工作人員的調(diào)研情況，這些智庫擁有的可利用文件類型多樣，其中咨詢報告和各項(xiàng)活動類文件是最廣泛的利用對象，57.45%的被訪者都分別選擇了這兩項(xiàng)作為他們常用的文件;其次是關(guān)于智庫的新聞報道(媒體發(fā)布的與本機(jī)構(gòu)相關(guān)的新聞)，有55.32%的被訪者非常重視這類文件。另外還有一半以上的被訪者對智庫出版圖書和發(fā)表論文這類文件的利用也較為頻繁。
智庫擁有大量的成果類文件實(shí)際上是對智庫核心知識的記錄，對這類知識的管理和利用是提升智庫競爭力的重要資源。但結(jié)合日常對智庫文件利用經(jīng)歷，61.7%的被訪者在利用智庫文件時主要是為了日常業(yè)務(wù)管理活動，僅21.28%的被訪者用于開展研究，此外，12.77%為向第三方評估提供智庫數(shù)據(jù)，4.26%為其他目的。
這說明智庫成員調(diào)閱智庫文件的主要目的是服務(wù)于日常業(yè)務(wù)管理而非核心研究咨詢，這同時也反映出大量的智庫成果類文件沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的知識價值，文件知識的開發(fā)和利用程度不夠。而隨著智庫人員流動較為頻繁，流動員工在智庫工作期間產(chǎn)生的知識也會隨之流失而無法再次利用，為減少智庫知識的流失并優(yōu)化智庫知識成果的利用，建立智庫的知識庫至關(guān)重要，完善的文件管理則是構(gòu)建智庫知識庫的基礎(chǔ)，這就有賴于智庫利用文件管控框架重新規(guī)劃文件管理內(nèi)容，提升智庫知識管理的能力。
另一方面，由于智庫與黨和政府的決策關(guān)系密切，部分智庫文件中也會攜帶大量與決策相關(guān)的重要信息，具有一定的內(nèi)部保密性，智庫文件在對內(nèi)部提供利用的同時也要注重保護(hù)信息安全。尤其是當(dāng)電子文件占據(jù)了智庫文件的大多數(shù)，這種形式的文件具有更多不可控制的因素，意味著文件管理過程存在更多風(fēng)險問題，加強(qiáng)對文件的風(fēng)險管控勢在必行。
而在本次調(diào)研中，有近10%的被訪者表示在利用涉密文件時并不需要履行任何手續(xù)，這對智庫無疑是潛在安全風(fēng)險。因此，為保證智庫重要文件的信息安全，智庫需要制定一套規(guī)范化、專業(yè)化的文件管控方案，充分考慮智庫文件及其管理活動中各種風(fēng)險隱患，避免由文件不當(dāng)處置造成的智庫聲譽(yù)或黨和政府的利益受損。
2.2有序的文件管理是提升智庫效率的保障
根據(jù)調(diào)研結(jié)果顯示，有65%以上的被訪者表示在日常工作中較常(38.3%)或經(jīng)常(27.66%)利用智庫文件，31.91%為偶爾利用，而對于個別選擇“從不利用智庫文件”(2.13%)的被訪者也給出了具體原因，主要是對智庫文件內(nèi)容及獲取渠道缺乏了解，說明智庫整體對文件利用需求還是較為強(qiáng)烈的，文件成為智庫業(yè)務(wù)活動過程不可或缺的東西。
而在利用各種通訊工具傳輸接收文件時，僅有25.53%的被訪者未曾遇到查找困難，其余74.47%的被訪者均遇到過查找文件困難的情況，且近20%的被訪者經(jīng)常難以找到自己所需的文件。此外，在對電子文件進(jìn)行協(xié)作時，四分之三的被訪者都遇到過這樣的經(jīng)歷：共同編輯一份文件時卻不清楚哪一份是最新版本，從而影響工作進(jìn)度。盡管在調(diào)研中九成以上被訪者認(rèn)為智庫文件管控對智庫整體工作具有重要影響，但上述這些問題卻反映出智庫目前尚未建立完善的文件管控體系。
智庫是一個注重效率和效益的現(xiàn)代組織，缺乏文件管控也會影響到智庫的日常運(yùn)營。伴隨著智庫業(yè)務(wù)的擴(kuò)張和發(fā)展必然會造成文件數(shù)量的激增，智庫注定要面對和經(jīng)受大量文件信息洪流的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)，為避免智庫因文件工作的無序而降低效率或造成工作失誤，及時應(yīng)對智庫內(nèi)部的信息需求，建立完善的文件管控框架、加強(qiáng)文件管理是解決這一問題的必經(jīng)之路。
但對任何文件的管理都是需要耗費(fèi)資源的，智庫所擁有的資源非常有限，不可能對所有文件都妥善保管并投入相同的管理資源。因此文件管控框架的應(yīng)用有利于對形成文件的數(shù)量進(jìn)行有效控制，避免智庫文件的過量繁殖，加強(qiáng)對重要文件的重點(diǎn)管理，節(jié)省智庫管理成本。
2.3智庫開發(fā)文件管理信息系統(tǒng)的強(qiáng)烈需求
根據(jù)對調(diào)研中文件存取行為的相關(guān)分析顯示，在文件保存上，68.09%的被訪者個人都會保存日常工作中產(chǎn)生的有價值的文件，但其中僅有19.12%的被訪者在進(jìn)行個人保存的同時，也會將這些文件移交給機(jī)構(gòu)專門負(fù)責(zé)文件管理的人員，12.77%的被訪者還會統(tǒng)一交給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人保管。
而在文件獲取上，68.09%被訪者在找尋所需文件時首先依賴于個人保存的文件來源渠道，其中32%的被訪者在查找個人文件夾的同時也會通過其他渠道查詢文件信息，如通過求助機(jī)構(gòu)文件管理人員或查詢文件清單，還有43%的被訪者習(xí)慣于向其他成員詢問文件存儲位置以獲取文件。
可見，智庫文件目前呈分散式保管，文件獲取來源以個人保存文件為主且呈多渠道模式。缺乏能夠有效運(yùn)轉(zhuǎn)的文件管理系統(tǒng)以及相應(yīng)管控措施是造成智庫文件分散管理的主要緣由，因此當(dāng)詢問被訪者對智庫目前文件管理工作的優(yōu)化建議時，78.72%的被訪者都表達(dá)了自己對智庫建立文件管理或相關(guān)信息管理系統(tǒng)的強(qiáng)烈需求。
隨著智庫的加速發(fā)展和大數(shù)據(jù)的深化應(yīng)用，加之現(xiàn)代辦公環(huán)境和高效傳播需求產(chǎn)生的電子文件要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于紙質(zhì)文件，單純依靠人力無法有效管理日益增長的智庫文件，從自身管理角度看，智庫迫切需要開發(fā)自己的文件管理信息系統(tǒng)，以適應(yīng)信息化和數(shù)字化的背景環(huán)境，輔助智庫完善管理。
同時，從我國智庫整體建設(shè)角度看，建立規(guī)范化的文件信息管理系統(tǒng)能夠減少資源浪費(fèi)，避免不同智庫重復(fù)開發(fā)同一類系統(tǒng)，而且標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)有利于統(tǒng)一其中相關(guān)的數(shù)據(jù)字段，便于智庫管理部門對各智庫信息的管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。因此，為了開發(fā)這類信息系統(tǒng)，前提是首先要明確對智庫文件管理的需求和業(yè)務(wù)流程，文件管控框架研究正是為此做準(zhǔn)備，從智庫頂層設(shè)計(jì)角度規(guī)劃文件管理工作，從而為建設(shè)智庫文件管理類及相關(guān)信息系統(tǒng)提供給指導(dǎo)。
3 面向內(nèi)部利用的智庫文件管控框架
本文通過參考對其他組織機(jī)構(gòu)文件管理的研究與實(shí)踐，并結(jié)合智庫文件管理利用現(xiàn)狀構(gòu)建了應(yīng)用于智庫機(jī)構(gòu)的文件管控框架，該框架主要是應(yīng)對智庫內(nèi)部利用需求，在保護(hù)智庫文件資產(chǎn)的安全、有序管理的同時，為智庫內(nèi)部知識管理和日常運(yùn)營管理提供及時、有效的服務(wù)。為保證框架的靈活性，該框架整體上由兩部分組成，中間主體部分對智庫文件管理的基本流程，也是智庫文件管控的基礎(chǔ)模塊，外部四圍則是對智庫文件管理的主要控制手段，是智庫文件管控的保障。
3.1智庫文件管理的基本流程
智庫文件從形成到最終處理的過程遵循文件運(yùn)動的普遍規(guī)律，以阿普沃德為代表建立的“文件連續(xù)體”理論能夠有效揭示從個人層面到社會層面的文件運(yùn)動規(guī)律[16]，已被應(yīng)用于不同類型組織機(jī)構(gòu)文件管理工作。本文正是在“文件連續(xù)體”理論模型的指導(dǎo)下，建立了包含文件創(chuàng)建層、文件捕獲層、文件組織層及文件聚合層四個層級的智庫文件管理流程，這一流程并不是單一的線性運(yùn)動過程，自下而上看，不同層級管理環(huán)節(jié)上可能會同時存在或跳躍向上發(fā)展;自上而下看，由智庫文件聚合觸發(fā)的文件活動也可能螺旋式向內(nèi)回溯[17]到文件組織、捕獲和創(chuàng)建。
(1)文件創(chuàng)建層。文件創(chuàng)建層是智庫文件形成和產(chǎn)生的過程，文件源通常來自智庫內(nèi)部和外部兩種渠道。智庫內(nèi)部來源主要是智庫在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中自己制作并形成的文件，主要分為機(jī)構(gòu)監(jiān)管類、規(guī)章制度類、機(jī)構(gòu)宣傳類、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)類、知識成果類、行政事務(wù)類、憑證記錄類。同時，由于智庫是一個需要頻繁與決策者、公眾、媒體等外部組織建立溝通的機(jī)構(gòu)，除自身形成的文件外，通常也會通過各種外部渠道獲取文件信息，從外部文件源獲取的文件也是智庫文件的組成部分，如政府的相關(guān)政策文件、媒體新聞報道、第三方評估報告等。
文件創(chuàng)建層是智庫文件管理活動的開端，將直接影響后續(xù)管理過程中文件的運(yùn)行及質(zhì)量，需要同時加強(qiáng)對文件形成者和文件兩方面的管控。一方面，智庫要明確不同人員、團(tuán)隊(duì)乃至部門在內(nèi)部文件制作過程中的權(quán)責(zé)分工，使文件形成者在文件管控框架下各司其職;而對外部來源的文件雖無法控制其形成過程，但要對其來源渠道進(jìn)行嚴(yán)格審核.
另一方面，要事先制定文件格式的相關(guān)規(guī)范要求，包括文件的命名規(guī)則、文件編號等，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、序列化管理;還要及時識別密級文件，根據(jù)不同密級施加不同的控制手段和控制程度，保證有保密性質(zhì)的智庫文件的信息安全。此外，文件創(chuàng)建層也是知識形成的過程，由于智庫人員流動較為頻繁，特別是智庫的兼職人員往往多于全職，人員流動極易造成知識的流失，智庫可以借助于文件對機(jī)構(gòu)內(nèi)隱性知識進(jìn)行挖掘，將隱性知識盡可能地顯性化，包括專家的人脈資源、咨政研究經(jīng)驗(yàn)等，以文件形式進(jìn)行記錄和存儲，減少相同知識的重復(fù)產(chǎn)生，便于智庫的長期利用。
(2)文件捕獲層。文件捕獲層在于及時識別所形成或產(chǎn)生的智庫文件，將有效的文件信息進(jìn)行收集以備利用、保存或共享。對智庫文件的捕獲方式取決于文件的載體形式。對依托辦公自動化系統(tǒng)制作或通訊網(wǎng)絡(luò)傳輸形成各類電子文件，可利用電子文件管理系統(tǒng)直接捕獲;紙質(zhì)文件或其他載體形式的文件則更依賴于人工捕獲，智庫需要有專人及時對新產(chǎn)生的相關(guān)文件進(jìn)行收集和監(jiān)管，也可借助一定的技術(shù)工具，推動文件數(shù)字化工程以供內(nèi)部更廣范圍的傳遞和共享。捕獲層貫穿于智庫文件運(yùn)行的整個過程，是對所捕獲文件的流轉(zhuǎn)運(yùn)行展開全程監(jiān)控，追蹤其中出現(xiàn)的任何操作、修改等行為，保證運(yùn)行文件版本的唯一性和及時更新，并保證文件的真實(shí)、完整、可靠、可用。
因此，除人為管理因素外，信息技術(shù)及各類信息系統(tǒng)在文件捕獲環(huán)節(jié)承擔(dān)了重要作用，尤其是電子文件管理系統(tǒng)的安全性、兼容性等性能直接影響電子文件捕獲的效率和質(zhì)量，同時引入其他相關(guān)的信息系統(tǒng)，如紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)、內(nèi)容管理系統(tǒng)、媒體信息管理系統(tǒng)等，并對這些信息管理系統(tǒng)進(jìn)行整合、實(shí)現(xiàn)各類系統(tǒng)間及系統(tǒng)與智庫業(yè)務(wù)之間的互聯(lián)互通，將有助于更完整地收集智庫文件信息，避免智庫重復(fù)產(chǎn)生同樣的文件，推動智庫運(yùn)營與文件管理之間建立更緊密、更順暢的銜接。
(3)文件組織層。文件組織層是對智庫文件進(jìn)行存儲、分類及對內(nèi)提供利用服務(wù)。“文件鑒定”是該層的關(guān)鍵，它通過區(qū)分智庫文件的價值和重要程度，決定哪些文件需要被保存、保存期限及保存形式等。這一過程也是對重要文件的識別過程，智庫不可能采取一刀切的模式，對所有文件都投入相同的管理精力和資源，高效的智庫往往會把更多的資源投入在重要的事物上，對有保存價值的文件則需要給予更多關(guān)注妥善保管。
分類是在鑒定的基礎(chǔ)上開展的，智庫需要將有保存價值的那部分文件依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)，分別以知識管理和運(yùn)營管理需求為導(dǎo)向，對所保存文件進(jìn)行分類，并對分類后的文件信息進(jìn)行著錄和標(biāo)引，便于智庫成員在后續(xù)利用中能夠快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行定位。在組織層管理活動中，存儲和利用是文件管理的核心，面對智庫越來越多的電子文件，數(shù)字保存技術(shù)和元數(shù)據(jù)存儲是必要的技術(shù)手段，也為智庫知識庫建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。
存儲也是利用的前提，激活智庫文件利用則是存儲的目標(biāo)，智庫成員對文件的利用不僅由其需求所決定，還與智庫文件存儲及管理情況密不可分。因此，要重視對文件管理的深度，尤其是對文件著錄和標(biāo)引的深度，深入挖掘文件、文件知識之間的聯(lián)系，促使文件知識能夠不斷循環(huán)利用并產(chǎn)生新知識。此外，要特別注意對一些涉密文件利用加以保護(hù)，通過設(shè)置訪問權(quán)限或?qū)ξ募M(jìn)行加密，防止重要信息在存儲和傳輸過程中發(fā)生泄露。
(4)文件聚合層�；谇叭齻�層面的文件管理活動，文件聚合層主要涉及多個智庫文件信息的匯聚和共享，依賴于多個智庫之間的協(xié)作，這可能已經(jīng)超出本文討論的內(nèi)部利用范疇，本不應(yīng)多加贅述。但實(shí)際上，文件聚合層也有利于推動智庫對自身文件的整合和管理，提升對內(nèi)部文件管理的意識。尤其是隨著智庫聯(lián)盟的推進(jìn)，聯(lián)盟智庫共同舉辦活動或承擔(dān)項(xiàng)目時，文件聚合的優(yōu)勢就越發(fā)凸顯。
它通過將同一活動或項(xiàng)目中分散在不同智庫的文件進(jìn)行匯聚，建立彼此之間的聯(lián)結(jié)和共享，使智庫收集到更全面的文件信息，充實(shí)各參與智庫的文件資源。通過這種方式也能夠推動專題數(shù)據(jù)庫的建立，專題數(shù)據(jù)庫是智庫在開展研究過程中重要的數(shù)據(jù)來源，有利于提升智庫決策咨詢研究的質(zhì)量。簡而言之，文件匯聚層不僅有利于節(jié)省智庫文件管理成本，更重要的是通過資源共享的方式實(shí)現(xiàn)不同智庫在知識利用上的共同受益。
3.2對智庫文件管理的控制要素
在文件管理框架圖中，文件管理流程周圍還有四大控制要素，順時針依次是治理控制、管理者控制、技術(shù)控制及全過程控制。其中全過程控制是對文件從創(chuàng)建到聚合文件管理全流程的管控，需要其它三大控制因素的共同支持，這三方面控制也相輔相成，共同融入在全過程控制中。
首先治理要素是文件管控的總綱領(lǐng)，它從戰(zhàn)略角度對文件管理過程設(shè)計(jì)文件管控整體，統(tǒng)領(lǐng)并指導(dǎo)文件管理的全局，使文件管理在一定控制范圍內(nèi)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。治理控制的實(shí)現(xiàn)主要是依托各項(xiàng)政策，它是規(guī)劃智庫文件管控活動的制度、方針、程序、標(biāo)準(zhǔn)和指南等規(guī)范的總和，是保障智庫文件管控有序進(jìn)行的依據(jù)和前提，完善的政策能夠?yàn)槲募芸靥峁┎煌瑢蛹壓头秶闹笇?dǎo)作用。
如方針性規(guī)范主要從智庫戰(zhàn)略規(guī)劃上制定機(jī)構(gòu)文件管理的總體計(jì)劃，決定投入在其中的資源和基礎(chǔ)設(shè)施，并與智庫其他戰(zhàn)略相協(xié)調(diào);程序性政策則可規(guī)范智庫文件管控框架下的具體權(quán)責(zé)分工，明確管控工作的具體流程及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等相關(guān)事宜，保障智庫文檔管控業(yè)務(wù)活動組織和管理的規(guī)范化、制度化;業(yè)務(wù)指南則聚焦于微觀層面的管理活動，主要用來指導(dǎo)文件管控工作中具體的操作實(shí)踐。
其次，管理者要素既是文件管理的主體，也是推動文件管控框架實(shí)施的主導(dǎo)者。管理者自身的文件管理意識、專業(yè)知識和技能，以及對智庫的業(yè)務(wù)管理等相關(guān)能力都會影響智庫的文件管理進(jìn)程。因此，管理者不僅要具備文件管理的基本技能，能夠有效地對文件和信息進(jìn)行捕獲、組織與著錄、保存與保護(hù)、提供利用和服務(wù)等，還要有能力應(yīng)對智庫電子文件管理過程中存在的各種問題，甚至需要掌握一定的信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)技能。
同時，除專業(yè)文件管理技能外，管理者要充分熟悉智庫各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，具備業(yè)務(wù)管理能力、人際溝通能力及組織能力等，深入到智庫實(shí)踐工作有助于管理者更加了解智庫的文件利用需求，才能切實(shí)提升文件服務(wù)的效率。對智庫而言，文件管理人員并非僅是管理各類文件，他們更重要的是承擔(dān)智庫內(nèi)部溝通的橋梁和信息樞紐，他們的工作包含更廣泛的信息管理、知識管理甚至傳播職責(zé)，并且智庫還要在各項(xiàng)目或各部門安排相應(yīng)的對接人員，進(jìn)一步打通智庫內(nèi)部信息通道。
此外，為提升政策和管理者控制的效率和影響，技術(shù)控制的引入不可或缺，這也是當(dāng)前智庫信息化建設(shè)的需要。技術(shù)平臺本身就是政策的反映，政策通過技術(shù)物化成實(shí)際的信息管理系統(tǒng)，反之技術(shù)也推動相關(guān)政策的建設(shè)，促使管理更加規(guī)范和完善;而管理者也必須借助一定技術(shù)手段，才能保證智庫文件管理相關(guān)環(huán)節(jié)的開展，如數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字存儲云技術(shù)和通信保密技術(shù)等。
但在各項(xiàng)技術(shù)手段中，基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)是與智庫文件管控聯(lián)系最為緊密的，并以此開發(fā)和建設(shè)以電子文件管理系統(tǒng)為核心的信息系統(tǒng)，充分考慮系統(tǒng)的性能和安全性，有效結(jié)合各種相關(guān)的信息技術(shù)，使其能夠在遵循管理政策的指導(dǎo)下，對智庫電子文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)集、網(wǎng)絡(luò)文件等各類電子文件進(jìn)行管理[18]。
4 智庫文件管控框架應(yīng)用的關(guān)鍵路徑
綜上可知，智庫文件管控框架的生效需要多方面因素共同作用，因此結(jié)合我國智庫建設(shè)的現(xiàn)狀分析，智庫要著重從以下四個途徑采取相應(yīng)地改善措施加強(qiáng)文件管控，以此推動該框架的具體應(yīng)用和實(shí)施。
(1)增強(qiáng)文件管理意識。智庫文件的形成具有分散性，智庫的文件管控有賴于智庫內(nèi)部成員協(xié)同參與，個人的文件管理意識尤為必要。而在本次調(diào)研中，盡管大多數(shù)被訪者都默認(rèn)了文件管控對智庫整體工作的重要性，但仍有少數(shù)被訪者表示并無影響。智庫要充分重視培養(yǎng)成員在日常工作中建立并加強(qiáng)自身的文件資產(chǎn)、信息保密、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等相關(guān)意識，幫助他們建立對文件更加明確的利用需求，同時積極開展相關(guān)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，引導(dǎo)成員學(xué)習(xí)如何有效地管理智庫文件、預(yù)防或減少業(yè)務(wù)活動中存在的文件安全風(fēng)險。
(2)重視智庫文件管控的頂層設(shè)計(jì)。文件管控貫穿于智庫各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理活動，需要智庫從戰(zhàn)略規(guī)劃上完善相關(guān)的頂層設(shè)計(jì)。“頂層設(shè)計(jì)”的主要目的在于智庫能夠從整體性和全局性的角度出發(fā)，明確智庫文件管控的核心目標(biāo)，解決文件管控中關(guān)于“who”“what”“how”等基本問題，為智庫的文件管控流程提供系統(tǒng)性的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。頂層設(shè)計(jì)的過程需要結(jié)合智庫實(shí)際將這些問題納入不同層級的管理政策中，以規(guī)范化的制度為智庫文件管控工作提供有力支持。
(3)推動智庫信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。智庫作為信息和知識密集型組織，加強(qiáng)智庫信息化建設(shè)已經(jīng)成為推動智庫創(chuàng)新變革和現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，但我國智庫目前尚在發(fā)展初期，信息化、數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用并不廣泛、也不成熟。對此，智庫可以聯(lián)合專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)商，結(jié)合機(jī)構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程開發(fā)專業(yè)的文件管理信息系統(tǒng)，提升智庫文件管理的效率和管理質(zhì)量。并且從長遠(yuǎn)角度考慮，智庫應(yīng)加快搭建集成性的信息管理系統(tǒng)，以技術(shù)創(chuàng)新推動管理思維的變革，促進(jìn)智庫整體管理效率的提升。
(4)創(chuàng)新智庫管理的體制機(jī)制。智庫的體制機(jī)制是為智庫發(fā)展提供“游戲規(guī)則”[21]，塑造智庫運(yùn)作的頂層設(shè)計(jì)，決定智庫內(nèi)部管理可使用的資源數(shù)量和資源配置的靈活度，非獨(dú)立性智庫缺乏自主管理權(quán)，會限制文件管控工作。但目前在我國智庫體系中，有95%的智庫為母體機(jī)構(gòu)下屬的非法人實(shí)體智庫或掛靠性質(zhì)智庫[20]，并不具有獨(dú)立性。因此破除智庫體制機(jī)制障礙，盡可能獲得自主運(yùn)營的權(quán)利，強(qiáng)化智庫內(nèi)部的運(yùn)營管理，才能真正切實(shí)貫徹文件管控框架的應(yīng)用。同時，智庫自身也要突破傳統(tǒng)的學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位的管理模式，加快實(shí)現(xiàn)由實(shí)體建設(shè)向制度和文化建設(shè)的發(fā)展，推動形成規(guī)范化、制度化的業(yè)務(wù)管理活動，為智庫文件管控流的運(yùn)轉(zhuǎn)提供支撐。
5 結(jié)語
隨著智庫的建設(shè)持續(xù)深入的推進(jìn)，加強(qiáng)智庫內(nèi)部文件管控不僅是維護(hù)和管理智庫信息和知識資產(chǎn)的重要途經(jīng)，也是完善智庫管理的內(nèi)在要求，應(yīng)該受到更多的重視和關(guān)注。本文構(gòu)建的文件管控框架是基于實(shí)際調(diào)研中智庫文件管理利用的現(xiàn)狀和需求，建立面向智庫內(nèi)部利用的一般框架，通過借助文件管理基本流程和四大控制要素，以此加強(qiáng)智庫的文件管理。
為有效地貫徹該框架的實(shí)施，我國智庫目前需要增強(qiáng)文件管控意識、重視智庫文件管控的頂層設(shè)計(jì)、推動智庫信息管理系統(tǒng)的建設(shè)及創(chuàng)新智庫管理的體制機(jī)制，著重從這四方面破除發(fā)展文件管控工作中現(xiàn)存的主要障礙。
然而，需要指出的是，本文建立的文件管控流程框架可能存在一定的局限性，還需要進(jìn)一步地接受實(shí)踐檢驗(yàn)。在未來研究中可以選取一些智庫作為實(shí)驗(yàn)對象對該框架進(jìn)行更詳細(xì)的測試，并擴(kuò)大調(diào)研對象的范圍，通過進(jìn)一步的實(shí)踐調(diào)研對現(xiàn)有的文件管控框架進(jìn)行優(yōu)化，提升智庫文件管控框架的適用性和實(shí)用性。
智庫方向論文投稿刊物：《智庫理論與實(shí)踐》由中國科學(xué)院主管、中國科學(xué)院文獻(xiàn)情報中心和南京大學(xué)聯(lián)合主辦，編輯部設(shè)在中國科學(xué)院文獻(xiàn)情報中心。
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