淺談“互聯(lián)網(wǎng) +”時(shí)代下的檔案管理工作

　　摘要：文書檔案是檔案體系中非常核心的一部分，涵蓋了工作中產(chǎn)生的各種文件、指示、總結(jié)、會議記錄、圖表、音頻等各種類型的文書。文書檔案是發(fā)展歷程最直觀、真實(shí)的記錄，既代表了發(fā)生過的歷史，更體現(xiàn)了文化的傳承，為各項(xiàng)工作的發(fā)展建設(shè)提供了重要的參考和借鑒。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國已進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時(shí)代，在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作有了很大進(jìn)展，但仍存在檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)融合不深，檔案收集、保存和利用仍沿用傳統(tǒng)方式，不能滿足現(xiàn)代城市檔案管理的需要等問題。因此，對于檔案管理來說，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何要緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，探索出最佳的適應(yīng)檔案管理的方式和手段，全面落實(shí)文書檔案管理工作，是我們檔案管理者所要深入思考的。本文從“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下文書檔案管理的功能和作用入手，對管理過程中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了提高文書檔案管理水平的建議，希望能夠?qū)�檔案管理工作提供一些幫助和參考。

　　關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;文書檔案;管理工作

　　引言

　　在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，文書檔案管理還未與“互聯(lián)網(wǎng)+”融合，傳統(tǒng)文書檔案管理模式未得到改變，少量應(yīng)歸檔材料欠完整，表彰獎勵材料人名沒有錄入專用軟件，導(dǎo)致檢索效率不高，不利于文書檔案作用的體現(xiàn)。對此我們要結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”的要求，不斷改進(jìn)文書檔案管理方法，提升文書檔案收集、整理、保管和利用的效率，為單位的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

　　檔案論文范例：數(shù)字檔案資源融合化發(fā)展探析

　　1.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理工作現(xiàn)狀

　　檔案管理工作是指從實(shí)際情況出發(fā)，以推動單位發(fā)展為目標(biāo)，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，根據(jù)各類用戶對檔案信息的需求，組織獲取和利用檔案信息滿足利用者需求的工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作不是互聯(lián)網(wǎng)和檔案服務(wù)的簡單拼接，而是通過信息技術(shù)的運(yùn)用，將網(wǎng)絡(luò)與檔案服務(wù)創(chuàng)新融合產(chǎn)生的一種新業(yè)態(tài)。包括服務(wù)理念的創(chuàng)新、組織架構(gòu)的創(chuàng)新、思維模式的創(chuàng)新。如湖北省檔案館在湖北政務(wù)服務(wù)移動端(鄂匯辦)APP開設(shè)了全省開放檔案數(shù)據(jù)中心欄目。

　　增加了全省開放檔案文件級目錄和原文數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站與手機(jī)APP同步查檔查詢利用，群眾拿著手機(jī)在“任何地方”都可登陸湖北檔案信息網(wǎng)或“鄂匯辦”APP進(jìn)行網(wǎng)上查檔，“任何時(shí)間”都可查閱全省“任何檔案館”開放檔案信息。真正實(shí)現(xiàn)了開放檔案數(shù)據(jù)共建共享，讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿甚至“零跑腿”的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”。由此可見，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的檔案管理服務(wù)內(nèi)容除了檔案工作人員、檔案基礎(chǔ)設(shè)施、檔案資源、信息技術(shù)、檔案用戶等要素外，還融入了新的信息技術(shù)，這些要素相互聯(lián)系、相互作用，共同構(gòu)成了檔案管理工作的整體。

　　2.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下文書檔案管理存在的問題

　　檔案管理工作人員是檔案服務(wù)工作的主體，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)觀念，不斷提升專業(yè)技能，提升服務(wù)質(zhì)量，積極主動提供檔案服務(wù)。檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案服務(wù)的硬件保證，基礎(chǔ)設(shè)施的更新升級有助于提高服務(wù)工作效率，提升服務(wù)水平。檔案資源是檔案服務(wù)的客體，檔案資源應(yīng)盡可能地保證數(shù)量充足、種類豐富、結(jié)構(gòu)合理、方便利用。信息技術(shù)是工具，使用戶獲取所需信息更為便捷。檔案用戶是服務(wù)對象，檔案管理工作人員只有主動收集用戶對檔案信息的需求意向，才能有針對性地提升服務(wù)質(zhì)量。

　　2.1檔案管理工作重要性認(rèn)識不足

　　據(jù)有關(guān)調(diào)查研究顯示，大部分人員對文書檔案管理非常陌生，認(rèn)為這是人事部門的事情，對相關(guān)內(nèi)容的了解只限于個(gè)人檔案存放、遷移和提取。而對于部分單位而言，許多單位并沒有將工作檔案管理納入到管理體系中，這就使得相關(guān)的檔案管理人員對自身的管理工作認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理并不能為創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，只要不存在大問題就行。在錯誤思想的認(rèn)識下，產(chǎn)生了各種不良反應(yīng)，如，檔案管理者晉職難度大、薪資低，工作人員工作熱情不高，檔案硬軟件設(shè)備的投入不足等等。

　　2.2檔案的潛在價(jià)值未能充分開發(fā)

　　檔案除了為當(dāng)前生活、工作和學(xué)習(xí)提供有關(guān)服務(wù)外，還將對未來產(chǎn)生影響。眾所周知，檔案很少公布，絕大多數(shù)時(shí)間處于封閉的狀態(tài)，缺乏與外界的溝通交流，檔案管理的工作方式越落后就越難以得到及時(shí)準(zhǔn)確的信息，不利于檔案價(jià)值開發(fā)與檔案管理工作的效率提升。檔案價(jià)值無法充分開發(fā)利用，在一定程度上也阻礙檔案信息化的進(jìn)程，每一份資料和檔案都有自己的價(jià)值，合理開發(fā)檔案能夠提升檔案信息化管理水平，提高為行政、企事業(yè)單位和個(gè)人服務(wù)的效率。

　　2.3管理手段無法滿足用戶需求

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案信息化服務(wù)手段難以有效幫助用戶完成相關(guān)目標(biāo)。如檔案網(wǎng)站和信息化管理系統(tǒng)只是起到單向傳遞信息、提供辦事流程等作用，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查檔，互動性不強(qiáng);網(wǎng)上提供的信息與服務(wù)項(xiàng)目少，難以直接獲得所需要的各種有效信息和服務(wù);通過關(guān)鍵詞、專業(yè)著錄詞或多項(xiàng)詞組合等檢索利用要求用戶必須熟悉檔案專業(yè)數(shù)據(jù)的組織架構(gòu);海量檔案資源無法整合和共享，導(dǎo)致數(shù)字孤島、信息孤島形成;部分“檔案查詢”便民服務(wù)事項(xiàng)只提供案卷級目錄查詢且數(shù)量偏少，導(dǎo)致群眾查檔體驗(yàn)并不順暢，檔案服務(wù)水平不高。

　　3.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下提升文書檔案管理水平的建議

　　3.1轉(zhuǎn)變思維，強(qiáng)化對檔案管理的認(rèn)識

　　文書檔案是發(fā)展過程中各種工作記錄的綜合，代表的是的歷史，通過查詢的文書檔案就能夠知道的發(fā)展歷程、文化理念等各方面信息。文書檔案管理人員也要轉(zhuǎn)變思維，強(qiáng)化對文書檔案管理工作的認(rèn)識，通過各種途徑對該項(xiàng)工作的重要作用進(jìn)行宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)及其他職工也認(rèn)識到這項(xiàng)工作的作用;同時(shí)，要進(jìn)一步強(qiáng)化文書檔案建設(shè)、管理工作，要建立完善的領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)機(jī)制，對各部門、人員進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，牢牢把握好網(wǎng)絡(luò)時(shí)代優(yōu)勢，加快文書檔案信息化建設(shè)，建立完整的文書檔案信息管理平臺，全面落實(shí)文書檔案管理工作。

　　3.2充分整合，最大程度開發(fā)檔案價(jià)值

　　在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，利用信息技術(shù)進(jìn)行產(chǎn)業(yè)變革是整個(gè)社會發(fā)展的通行做法，同樣進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，有利于檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化，檔案管理工作人員在將檔案資料進(jìn)行整理和歸檔之后，按照規(guī)定流程將資料錄入數(shù)字化檔案系統(tǒng)中，建立并完善檔案信息平臺，進(jìn)一步加快檔案檢索系統(tǒng)的建立與優(yōu)化。

　　3.3注重培養(yǎng)，打造專業(yè)管理人才隊(duì)伍

　　儲存、開發(fā)和利用“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案資源，人才是關(guān)鍵。“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作不僅需要互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)專家和工程師的支撐，更需要具有互聯(lián)網(wǎng)思維和創(chuàng)新精神的檔案管理人才。“互聯(lián)網(wǎng)+”人才應(yīng)該具備檔案管理工作的高度熱情，同時(shí)還需進(jìn)一步明確檔案管理工作目標(biāo)，完善制度和流程，建立合理的考核機(jī)制，加強(qiáng)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)教育，培養(yǎng)出合格的檔案管理專業(yè)人才。

　　3.4創(chuàng)新應(yīng)用，提高檔案資源服務(wù)水平

　　“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案資源服務(wù)就是通過運(yùn)營數(shù)據(jù)向用戶提供互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，打造服務(wù)超市，如浙江檔案服務(wù)網(wǎng)集中館藏介紹、數(shù)字檔案、圖書期刊、歷史圖庫、聲像檔案、特色專題六大類檔案資料，查檔服務(wù)前臺以最優(yōu)化的服務(wù)為目標(biāo)，以服務(wù)滿意度為標(biāo)準(zhǔn)，采用互聯(lián)網(wǎng)入口打造服務(wù)超市(親民的利用環(huán)境)、服務(wù)口碑(評價(jià)實(shí)時(shí)反饋機(jī)制)、服務(wù)小二(服務(wù)大眾意識)、服務(wù)快遞(便利于民)，使用戶像逛超市一樣逛檔案館;中臺則將檔案信息開放平臺與便捷的互聯(lián)網(wǎng)手段相結(jié)合，匯聚用戶大數(shù)據(jù)，在線認(rèn)證用戶的真實(shí)身份，實(shí)現(xiàn)全維度數(shù)據(jù)服務(wù);后臺則以一套工作流程、一套業(yè)務(wù)監(jiān)督機(jī)制、一套崗位職責(zé)、一套技術(shù)性能指標(biāo)、一套技術(shù)規(guī)范、一套安全保障彈性云計(jì)算服務(wù)的檔案資源云數(shù)據(jù)中心作為支撐，前臺、中臺、后臺相輔相成，打造領(lǐng)先、高效、協(xié)同的公共服務(wù)體系。

　　結(jié)語

　　綜上，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，涌現(xiàn)出的各種新技術(shù)、新思想能夠更好地為文書檔案管理工作服務(wù);同時(shí)，對人才的需求、技術(shù)要求等各方面要求也隨之提高。這就促使檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢，不斷地更新管理思想和手段，構(gòu)建完整的信息數(shù)據(jù)庫，提升檔案資源利用率;最后，還要加大對檔案管理者的教育培養(yǎng)力度，提高他們的整體素質(zhì)水平，更好地做好文書檔案管理工作，為各行各業(yè)的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

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　　作者：余疆

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