本文摘要：檔案管理是一項枯燥的工作，員工容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠癥狀，本篇管理心理學論文分析檔案管理人員職業(yè)倦怠的特征，分析職員產(chǎn)生職業(yè)倦怠的原因，并基于心理學分析基礎上提出檔案管理工作中應怎樣應對職業(yè)倦怠，從而提升職員的歸屬感和工作積極性。 《 心理技術與
檔案管理是一項枯燥的工作，員工容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠癥狀，本篇管理心理學論文分析檔案管理人員職業(yè)倦怠的特征，分析職員產(chǎn)生職業(yè)倦怠的原因，并基于心理學分析基礎上提出檔案管理工作中應怎樣應對職業(yè)倦怠，從而提升職員的歸屬感和工作積極性。
《心理技術與應用》辦刊宗旨：介紹、推廣心理技術，提高心理服務實效;運用、開發(fā)心理技術，促進心理技術創(chuàng)新;提供心理技術研究、探討及應用的交流平臺，搭建心理學研究成果與社會應用之間的橋梁。讀者對象：從事心理與心理技術研究和教學的專家、學者;社會各界(包括政府、公共機構、企事業(yè)單位、公檢法部門等)從事心理咨詢與心理輔導的人士;廣大教育工作者，特別是從事心理健康教育的領導、教師;從事人力資源管理和開發(fā)的人士;從事心理咨詢與心理治療的專業(yè)人員以及心理技術愛好者。
摘要: 檔案管理工作的枯操性、復雜性、繁瑣性, 往往容易導致管理人員情緒低落、成就感不高, 從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠。將管理心理學運用到檔案管理中可以最大限度地調(diào)動檔案工作人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性, 提高工作績效, 完善和優(yōu)化我國檔案管理機制。
關鍵詞: 管理心理學; 檔案管理; 職業(yè)倦怠
要建立具有中國特色的檔案工作管理體制, 就要首先重視和研究檔案工作人員的心理行為問題。因為人是最基本的生產(chǎn)力, 是社會的主體, 也是檔案工作部門的主體。檔案管理心理學就是一門研究如何最大限度地調(diào)動檔案工作人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性的科學。研究這門科學, 有助于建設一支具有社會主義精神文明的檔案工作隊伍, 提高隊伍素質(zhì), 促進檔案工作效率提高, 從而加速檔案管理科學、現(xiàn)代化的進程, 同時也是踐行“以人為本”的科學發(fā)展觀。檔案事業(yè)的成敗關鍵在人, 抓檔案工作的切入點是檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案管理人員除了具備良好的政治思想素質(zhì)、文化業(yè)務索質(zhì)和身體素質(zhì)外, 還必須具備良好的心理素質(zhì), 這是完成檔案管理活動的基本條件和重要保證。
一、檔案管理過程中存在的主要心理問題
檔案管理人員的職業(yè)心理問題可稱為職業(yè)倦怠癥, 又稱“職業(yè)枯竭癥”, 它是一種由工作引發(fā)的心理枯竭現(xiàn)象, 是上班族在工作的重壓之下所體驗到的身心俱疲、能量被耗盡的感覺, 這和肉體的疲倦勞累是不一樣的, 而是緣自心理的疲乏。據(jù)專家介紹, 按照國際公認的定義, 衡量職業(yè)倦怠的三項指標分別為: 情緒衰竭、玩世不恭、成就感低落。
(一) 檔案管理人員職業(yè)倦怠的表現(xiàn)特征
據(jù)《職業(yè)倦怠自治手冊》, 判斷一個人是不是有職業(yè)倦怠, 第一是看你的情緒是不是衰竭了, 第二是看你是不是玩世不恭, 第三是看你的成就感是不是低落。職業(yè)倦怠會給人帶來不良的情緒, 而且影響我們的人際關系, 影響我們的快樂和工作效率。檔案工作是單位的一項重要的基礎工作。涉及門類廣、時間跨度大, 相比其他職業(yè), 往往更具枯燥性、復雜性、繁瑣性。因此, 檔案工作人員更易產(chǎn)生職業(yè)倦怠。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn), 產(chǎn)生職業(yè)倦怠的檔案管理人員一般具有以下行為特征:
第一, 對檔案工作喪失熱情, 對前途感到無望。情緒煩躁、易怒, 對人和事漠不關心。第二, 工作態(tài)度消極, 對檔案管理工作沒耐心, 徽衍了事甚至經(jīng)常出錯, 工作責任感減退, 惶惶不可終日。
第三, 對檔案工作的重要性和價值評價下降,工作常常遲到早退, 有的甚至開始打算轉(zhuǎn)崗位, 后悔選擇了檔案管理上作, 有無力感或降低個人成就感, 消極地評價白己, 對前途感到渺茫。
(二) 檔案管理人員職業(yè)倦怠產(chǎn)生的原因
(1) 缺乏成就認可和發(fā)展的機會。調(diào)查發(fā)現(xiàn),一些單位重業(yè)務重發(fā)展, 卻忽視了對檔案管理人員的重視。有的單位由于經(jīng)費的緊張和管理體制問題, 檔案人員缺少培訓、進修的機會, 知識落后。檔案工作缺乏先進科學的管理模式, 個人發(fā)展受阻, 而同代人卻因不乏機會而遙遙領先, 在職稱評定、工資待遇上也體現(xiàn)出不平衡, 時間長了, 難免有失落感。檔案工作相對于其他職業(yè)來說, 各工作環(huán)節(jié)、操作程序化明顯受條例、規(guī)則限制, 長期跟文件、資料、檔案、電腦打交道, 工作瑣碎、單調(diào)、枯燥, 重復性較強, 缺乏新鮮感, 缺少機遇和挑戰(zhàn)性, 個人能力得不到發(fā)揮, 沒有成就感, 缺乏認同感。
(2) 工作負擔過重, 缺乏工作自主性。檔案管理人員干好檔案管理工作不僅需要熱情、細心、耐心, 還必須有高度的保密意識, 還要掌握檔案管理的專業(yè)知識和相關法律法規(guī)知識。由于任務繁雜,往往缺乏工作自主性。
(3) 工作內(nèi)容或職場環(huán)境的失衡。面對大量的檔案材料的收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用等缺乏自主性的日常工作,經(jīng)常被動應付, 容易引起心理疲勞。
(4) 理想與現(xiàn)實之間存在較大的差距。檔案記錄著一個單位的發(fā)展軌跡。檔案管理人員使檔案具備成為現(xiàn)代信息機構的基礎和可能, 未來的發(fā)展應該是前程燦爛的。但是, 現(xiàn)狀與未來之間存在著巨大的差距, 尤其是這種差距長期未能得到很本性的改變, 使一部分人對未來的前景產(chǎn)生了懷疑, 對檔案事業(yè)的發(fā)展喪失了信心, 甚至懷疑自已的未來前途, 以致對檔案職業(yè)失去了興趣。
二、管理心理學在檔案管理中的具體運用
管理心理學(Managerial Psychology) 是把心理學的知識應用于分析、說明、指導管理活動中的個體和群體行為的工業(yè)心理學分支, 是研究管理過程中人們的心理現(xiàn)象、心理過程及其發(fā)展規(guī)律的科學。
管理心理學以組織中的人作為特定的研究對象, 重點在于對共同經(jīng)營管理目標的人的系統(tǒng)的研究, 以提高效率, 在一定的成本控制條件下, 最大限度地調(diào)動人們的積極性和創(chuàng)造性。當今的管理心理學都是以人本思想為前提的, 它有助于調(diào)動人的積極性、改善組織結(jié)構和領導績效, 提高工作生活質(zhì)量, 建立健康文明的人際關系, 達到提高管理水平和發(fā)展生產(chǎn)的目的。管理心理學在檔案管理中的具體運用, 體現(xiàn)在以下幾個方面。
(一) 滿足合理需要
需要是產(chǎn)生行為的動力源, 滿足檔案工作人員的合理要求是調(diào)動檔案工作人員的積極性的根本途徑。檔案工作管理部門應對檔案工作人員的需求有一定的了解。檔案工作人員不僅有物質(zhì)需求, 還有精神方面的需求。人都想成為社會群體中的一員,希望自己能夠得到照顧和關心, 這是人的社會性需求, 人還有包括榮譽、地位、受人注意和人格尊嚴等內(nèi)在的自尊需求, 人都有想充分展示自己才能的欲望, 這就是自我實現(xiàn)的需求。例如, 提高工作地位, 實行工作效績獎勵制, 不斷提高經(jīng)濟收入, 建立新的評價體系, 調(diào)整競爭機制, 激發(fā)他們的工作熱情, 經(jīng)常開展檔案管理人員的技能競賽, 激發(fā)競爭意識等, 能使他們的郁悶和疑惑得到及時的排解。
(二) 激勵管理
激勵主要是指激發(fā)人的動機, 使人有一股內(nèi)在的動力朝著所期望的目標前進的心理活動過程。激勵也可以說是調(diào)動積極性的過程。通過激勵可以使檔案工作人員充分地發(fā)揮其技術和才能, 變消極為積極, 從而保持工作的有效性和高效率。激勵的方式主要有兩種: 一是外在激勵, 包括福利、晉升、表揚、嘉獎、認可等; 二是內(nèi)在的激勵, 包括學習新知識和新技能、責任感、光榮感、勝任感、成就感等; 外在的激勵雖然能顯著提高效果, 但不易持久, 處理不好有時會降低工作情緒; 而內(nèi)在的激勵, 雖然激勵過程需時較長但一經(jīng)激勵, 不僅可提高效率, 且能持久。
(三) 個性差異管理
由于個人經(jīng)歷、智力、體力、成長的環(huán)境、工作性質(zhì)、價值觀的不同, 從而形成相互間的差異。這種差異不僅表現(xiàn)在經(jīng)驗和能力上, 而且表現(xiàn)在某種情緒因素上, 如態(tài)度、信念、氣質(zhì)、理想等。對組織講, 個性差異有利有弊。一方面, 個人之間的差異, 反映了各人的特長和優(yōu)點, 正是創(chuàng)新、解決問題和組織獲得成就的動力; 另一方面, 這種差異又反映了各人的缺點和不足, 是分歧、矛盾、沖突的起因, 影響組織成就, 造成辦事效率低下, 這就要求檔案工作的管理者, 應該了解檔案人員的差異, 并實行不同的管理辦法。第一, 揚長避短。對個人知識和技能方面的差異, 可以采用一些補救方法。首先對檔案工作人員進行培訓, 并輔以適當?shù)莫剳痛胧? 以增強培訓效果; 其次是保持個人的心理均衡, 使個人對自己與環(huán)境都有一個比較清楚的了解, 以求得個人的成長, 促進態(tài)度與行為的改善, 增強對環(huán)境的適應性。第二, 合理分工。兼顧組織需要與個人專長, 使每個人都充分發(fā)揮自己的才能, 創(chuàng)造工作成績。第三, 對由于個人差異而產(chǎn)生的矛盾和沖突, 通常采用或分而治之, 或壓制、或疏導, 在不同的情況下, 可以采用不同的策略,但最基本的也是最有效的方法是疏導。
(四) 提高組織意識, 增強凝聚力
要從根本上長久地調(diào)動檔案工作人員的積極性, 必須提高他們熱愛檔案事業(yè)和與檔案事業(yè)同呼吸、共命運的組織意識。組織意識是檔案管理工作凝聚的“粘結(jié)劑”。要使檔案工作人員同心協(xié)力為檔案工作的目標奮斗, 就需要有一種組織意識把大家凝聚在一起, 并把群體的內(nèi)聚力變成提高工作效率的動力。提高組織意識注重三個方面: 一是培養(yǎng)檔案管理工作的集體意識, 檔案管理工作的集體意識就是“檔案團隊精神”, 培養(yǎng)檔案工作人員的共同價值觀, 使每個人都有一種工作的自豪感和自信心; 二是使檔案工作人員之間建立相互信任關系。在組織成員之間形成關系穩(wěn)定、彼此坦誠的文化氛圍, 三是檔案工作人員之間建成密切合作關系。在相互信任的基礎上, 檔案工作人員之間形成相互依賴, 休戚與共的團體意識及求大同、存小異的團結(jié)精神, 使檔案部門成為一個有戰(zhàn)斗力的集體。
(五) 體現(xiàn)“以人為本”的管理理念,優(yōu)化個人心理、生活和工作的管理。
檔案管理部門的管理者應盡可能突出情感化的管理特色, 營造寬松和諧的工作氛圍, 組織相關的心理培訓和學習, 引導檔案工作人員正確認識自我, 認清自我價值, 提高自身對心理健康的認識能力和運用心理策略的能力, 從而尋求積極的方式對自己的心理、生活和工作進行管理。
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