如何加強涉密檔案的保管與利用分析

　　摘要：在當前社會的發(fā)展中，各行各業(yè)都產生了大量且豐富多樣的檔案，有一些檔案資源涉密性很強，針對這一類檔案應該建立不同與一般檔案管理的措施和方法，做好相關的涉密保護工作。這對于相關工作人員提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，所以本文先從分析檔案管理的重要性出發(fā)，結合現(xiàn)代涉密檔案管理的措施，最后提出要加強對涉密檔案的監(jiān)督作用。

　　關鍵詞：涉密檔案;保管;利用分析

　　引言：檔案的保密工作事關整個單位未來的發(fā)展問題，所以在新的歷史條件下，應該加強對檔案保密工作的管理問題，尤其是在當前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，涉密檔案工作涉及的范圍和領域較廣，情況更加的復雜，更加重視檔案的管理工作顯得尤為必要。對于其管理的工作人員來說，應該樹立好自身的職業(yè)素質，利用先進的技術和手段來對涉密檔案進行保護，增強涉密檔案管理工作的認識，做好涉密檔案管理十分重要。

　　1涉密檔案安全管理的重要性

　　隨著國際國內形勢的不斷變化，境外敵對勢力加緊對我國進行情報竊取活動,竊密領域不斷擴大，竊密方式多樣，竊密手段現(xiàn)代化，市場經(jīng)濟的發(fā)展給也涉密檔案管理提出了新課題。 一方面利用各種現(xiàn)代技術手段進行情報竊密活動增多;另一方面大量高新技術產品廣泛應用于人們的日常工作和生活當中，新的涉密載體和新的信息處理方式不斷涌現(xiàn)，使涉密檔案信息管理、控制和使用的難度大大增加。

　　涉密檔案管理是檔案工作中的難點與薄弱環(huán)節(jié)，目前普遍存在著各種管理漏洞。檔案管理人員保密法制觀念和防范意識淡薄，“無密可保”、“有密難保”、“只保密不利用”、“保密無用”等錯誤思想依然存在;有些檔案部門沒有妥善處理好“保密”與“使用”的關系，有的管理人員并不理解保密工作的重要性，認為既要使用，就沒必要把保密二字常掛在嘴邊來束縛手腳;涉密檔案管理制度不健全，現(xiàn)有的規(guī)章執(zhí)行不嚴，有的檔案管理人員對內不設防,涉密檔案收集、借閱、復印、銷毀等環(huán)節(jié)沒有嚴格的按照正規(guī)手續(xù)處理，涉密檔案計算機、信息系統(tǒng)、移動存儲介質保密隱患和漏洞較多，操作不規(guī)范，內外網(wǎng)濫用等等這些都未能引起檔案部門的高度注視。

　　涉密檔案管理監(jiān)督弱化、虛化，對涉密檔案管理的檢查、監(jiān)督不力，流于形式，涉密檔案信息系統(tǒng)的監(jiān)管缺乏專業(yè)的技術人員，監(jiān)管制度缺乏權威性等等方面都是涉密檔案安全管理的阻力，也反映出要加強涉密檔案安全管理的重要性，做好涉密檔案安全管理是我們重要的使命。

　　2做好涉密檔案保管過程中保密工作

　　2.1涉密檔案正確組卷和歸檔工作

　　一般來說，涉密檔案都是單位的最高機密，對于單位未來的發(fā)展至關重要，但是現(xiàn)在存在一些單位將涉密檔案進行混合管理，沒有提高對涉密檔案管理的重視程度，這樣就很容易導致很多檔案信息泄露。因此正確的做法應該是將涉密檔案和非涉密檔案進行分開管理，最好的方法就是放在不同的區(qū)域，涉密檔案用專門的裝具來保管，這樣便能在一定程度上解決好涉密檔案的管理問題。同時在對涉密檔案進行管理的時候，還可以采取保密柜、保險鎖等方式，提高涉密檔案的安全性。

　　2.2增強管理人員的政治素養(yǎng)和道德修養(yǎng)

　　在對涉密檔案進行管理時，應該加強對管理工作人員政治素養(yǎng)和專業(yè)道德修養(yǎng)培養(yǎng)，還應該具有保密意識，在檔案管理的工作崗位上做好自己工作，發(fā)揮重要的價值，這樣就可以增強檔案管理工作的保密程度，使得涉密檔案管理工作達到理想化的程度。除此之外，管理工作人員還應該不斷提高自己的業(yè)務能力，讓他們認識到涉密檔案管理的重要性，確保檔案實現(xiàn)政治上的安全性和可靠性。同時為了使得檔案管理達到一定的效果，工作人員還應該加強自己的反竊密意識，及時對相關知識進行學習，認識到涉密檔案管理的核心要點，掌握一定的業(yè)務知識，提高涉密檔案信息安全程度。

　　2.3積極地實施保密教育

　　單位在運行和發(fā)展的過程中，要對相關工作人員進行保密教育，提高他們對檔案管理保密的重視程度，協(xié)調好保密檔案既要管理又要保密之間的聯(lián)系，要想使得單位發(fā)展的更遠，就應該加強對涉密檔案的管理效果，在政治上提高檔案管理的水平和意識。要想使得檔案管理達到理想的效果，就應該采取積極的態(tài)度，專門設置培訓，用多元化的形式來教育檔案管理的工作人員，這樣有助于增強他們的保密觀念，也有利于他們學習到管理涉密檔案的各種途徑。

　　同時，為了保證涉密檔案得到有效管理，還應該掌握全方面的保密技能，尤其是在當前大數(shù)據(jù)的背景之下，及時將信息技術和數(shù)字化技術運用到涉密檔案的管理之中，借助現(xiàn)代的電子系統(tǒng)來對涉密檔案的管理，可以對相關的檔案進行編碼，這就要求相關管理的工作人員學習基本的信息管理技術，同時構建涉密檔案的防火墻模式。這樣可以提高涉密檔案的安全性，借助相關安全技術來提高涉密檔案的防范工作，避免檔案信息被窺探的情況，有利于加強對數(shù)據(jù)安全的有效保護。

　　2.4構建完善的涉密檔案保密機制

　　為了保證涉密檔案的安全性，可以建立健全相關的涉密檔案保密機制，每位工作人員應該對自己管理的檔案負有一定的責任，在對檔案管理的過程中，要嚴格遵守檔案管理的規(guī)范和措施，并以此來結合檔案保存的實際情況來加強保護。在提高檔案管理的應用價值層面，應該定期對檔案的材料進行審核，如果涉密檔案缺乏一定的價值，那么管理起來就沒有其應有的意義，遵循檔案密級變更的流程，充分遵守檔案管理的規(guī)范，以保證檔案在管理的過程中信息數(shù)據(jù)不受損害，可以保證資料的完整性和安全性，為單位未來的決策提供正確的提示。

　　2.5利用現(xiàn)代化技術保護涉密檔案

　　對于涉密檔案管理部門來說，應該加大保密專用網(wǎng)絡設備的引入，招聘具有計算機專業(yè)知識的人才，提高涉密檔案管理的信息化，做好檔案管理人員的培訓工作，使得保密員檔案員都能充分地運用保密計算機來實現(xiàn)檔案的管理。逐步開展涉密檔案的信息化工作，將涉密檔案資源轉化為數(shù)字信息，以此來實現(xiàn)涉密檔案信息的自動化管理。除此之外可以開展涉密檔案計算機檢索方式，提供涉密檔案網(wǎng)絡信息資源的服務模式，實現(xiàn)技術手段來提供涉密檔案信息資源的服務管理，使得在檢索涉密檔案信息時變得更加的便利，同時提高涉密檔案信息資源檢索的準確性。

　　2.6完備的法律支持

　　在涉密檔案的管理工作中，要依據(jù)《保密法》和《檔案法》及保密的相關規(guī)定,建立完善的操作性強的管理制度,使涉密檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作制度化,規(guī)范化。國家保密局關于《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護管理辦法》,《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護技術要求》以及《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)范》等多個文件的出臺對涉密信息系統(tǒng)制度建設具有重要的指導作用，要以此為指導，加強對計算機,網(wǎng)絡,計算機移動存儲介質等設備管理和使用。

　　3涉密檔案的監(jiān)督工作

　　涉密檔案監(jiān)督是也是進行管理的有效措施之一，它能夠在檔案管理的過程中及時發(fā)現(xiàn)和制止不利于檔案管理和保護的行為，這樣能夠一定程度上提高檔案管理的安全性，保證涉密檔案進行有效的管理。對于相關管理人員，必須熟悉涉密檔案內容、涉密檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡保密技術防范等知識.嚴格執(zhí)行相關的保密法律法規(guī),嚴格認真落實涉密檔案在瀏覽過程中的監(jiān)督措施和方法，使得檔案在閱覽的過程中，有章可循，確保檔案不泄密，嚴格保證檔案工作的安全性，對各項管理規(guī)章制度都要認真落實，相關工作人員還要在實際的過程中對相關工作不斷地進行總結，實事求是，不斷地完善和發(fā)展。

　　辦公室論文投稿期刊：《辦公室業(yè)務》辦公類國家級重點刊物，亦是我國唯一公開發(fā)行的面向各級各類辦公部門的國家級綜合性刊物，自1992年創(chuàng)刊以來，本刊秉承立足辦公室實際、研究辦公室工作、交流辦公室經(jīng)驗、豐富辦公室生活的辦刊宗旨，深得全國各地辦公系統(tǒng)領導及辦公室人員的關注、支持和喜愛。對于提高辦公系統(tǒng)人員素質、交流辦公室工作經(jīng)驗、傳播辦公政策法規(guī)發(fā)揮了重大的作用。

　　結語

　　在廣泛利用計算機網(wǎng)絡進行數(shù)據(jù)管理的時代下，涉密檔案的安全保管和利用成為我們的職責和使命。為了確保國家和各行各業(yè)的有序發(fā)展，我們應該嚴格執(zhí)行國家的保密法律法規(guī)，積極地營造涉密檔案管理的環(huán)境，樹立保密法制觀念和意識，對于涉密檔案，實行科學管理,不斷創(chuàng)新工作方法,重視涉密檔案管理制度建設。在此過程中相關檔案管理的工作人員素質也是很重要的，必須要加強其培訓，提高其對涉密檔案管理的意識。最后從法律、相關的制度措施和保密教育等幾個層面來加強檔案管理工作，完善涉密檔案管理的措施和方法，提高對涉密檔案的管理認識，做好涉密檔案的保管與利用。

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　　作者：葉蕊

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