如何加強(qiáng)涉密檔案的保管與利用分析

　　摘要：在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展中，各行各業(yè)都產(chǎn)生了大量且豐富多樣的檔案，有一些檔案資源涉密性很強(qiáng)，針對(duì)這一類檔案應(yīng)該建立不同與一般檔案管理的措施和方法，做好相關(guān)的涉密保護(hù)工作。這對(duì)于相關(guān)工作人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，所以本文先從分析檔案管理的重要性出發(fā)，結(jié)合現(xiàn)代涉密檔案管理的措施，最后提出要加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的監(jiān)督作用。

　　關(guān)鍵詞：涉密檔案;保管;利用分析

　　引言：檔案的保密工作事關(guān)整個(gè)單位未來的發(fā)展問題，所以在新的歷史條件下，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的管理問題，尤其是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，涉密檔案工作涉及的范圍和領(lǐng)域較廣，情況更加的復(fù)雜，更加重視檔案的管理工作顯得尤為必要。對(duì)于其管理的工作人員來說，應(yīng)該樹立好自身的職業(yè)素質(zhì)，利用先進(jìn)的技術(shù)和手段來對(duì)涉密檔案進(jìn)行保護(hù)，增強(qiáng)涉密檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，做好涉密檔案管理十分重要。

　　1涉密檔案安全管理的重要性

　　隨著國際國內(nèi)形勢(shì)的不斷變化，境外敵對(duì)勢(shì)力加緊對(duì)我國進(jìn)行情報(bào)竊取活動(dòng),竊密領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，竊密方式多樣，竊密手段現(xiàn)代化，市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給也涉密檔案管理提出了新課題。 一方面利用各種現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行情報(bào)竊密活動(dòng)增多;另一方面大量高新技術(shù)產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于人們的日常工作和生活當(dāng)中，新的涉密載體和新的信息處理方式不斷涌現(xiàn)，使涉密檔案信息管理、控制和使用的難度大大增加。

　　涉密檔案管理是檔案工作中的難點(diǎn)與薄弱環(huán)節(jié)，目前普遍存在著各種管理漏洞。檔案管理人員保密法制觀念和防范意識(shí)淡薄，“無密可保”、“有密難保”、“只保密不利用”、“保密無用”等錯(cuò)誤思想依然存在;有些檔案部門沒有妥善處理好“保密”與“使用”的關(guān)系，有的管理人員并不理解保密工作的重要性，認(rèn)為既要使用，就沒必要把保密二字常掛在嘴邊來束縛手腳;涉密檔案管理制度不健全，現(xiàn)有的規(guī)章執(zhí)行不嚴(yán)，有的檔案管理人員對(duì)內(nèi)不設(shè)防,涉密檔案收集、借閱、復(fù)印、銷毀等環(huán)節(jié)沒有嚴(yán)格的按照正規(guī)手續(xù)處理，涉密檔案計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)保密隱患和漏洞較多，操作不規(guī)范，內(nèi)外網(wǎng)濫用等等這些都未能引起檔案部門的高度注視。

　　涉密檔案管理監(jiān)督弱化、虛化，對(duì)涉密檔案管理的檢查、監(jiān)督不力，流于形式，涉密檔案信息系統(tǒng)的監(jiān)管缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，監(jiān)管制度缺乏權(quán)威性等等方面都是涉密檔案安全管理的阻力，也反映出要加強(qiáng)涉密檔案安全管理的重要性，做好涉密檔案安全管理是我們重要的使命。

　　2做好涉密檔案保管過程中保密工作

　　2.1涉密檔案正確組卷和歸檔工作

　　一般來說，涉密檔案都是單位的最高機(jī)密，對(duì)于單位未來的發(fā)展至關(guān)重要，但是現(xiàn)在存在一些單位將涉密檔案進(jìn)行混合管理，沒有提高對(duì)涉密檔案管理的重視程度，這樣就很容易導(dǎo)致很多檔案信息泄露。因此正確的做法應(yīng)該是將涉密檔案和非涉密檔案進(jìn)行分開管理，最好的方法就是放在不同的區(qū)域，涉密檔案用專門的裝具來保管，這樣便能在一定程度上解決好涉密檔案的管理問題。同時(shí)在對(duì)涉密檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，還可以采取保密柜、保險(xiǎn)鎖等方式，提高涉密檔案的安全性。

　　2.2增強(qiáng)管理人員的政治素養(yǎng)和道德修養(yǎng)

　　在對(duì)涉密檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理工作人員政治素養(yǎng)和專業(yè)道德修養(yǎng)培養(yǎng)，還應(yīng)該具有保密意識(shí)，在檔案管理的工作崗位上做好自己工作，發(fā)揮重要的價(jià)值，這樣就可以增強(qiáng)檔案管理工作的保密程度，使得涉密檔案管理工作達(dá)到理想化的程度。除此之外，管理工作人員還應(yīng)該不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，讓他們認(rèn)識(shí)到涉密檔案管理的重要性，確保檔案實(shí)現(xiàn)政治上的安全性和可靠性。同時(shí)為了使得檔案管理達(dá)到一定的效果，工作人員還應(yīng)該加強(qiáng)自己的反竊密意識(shí)，及時(shí)對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，認(rèn)識(shí)到涉密檔案管理的核心要點(diǎn)，掌握一定的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高涉密檔案信息安全程度。

　　2.3積極地實(shí)施保密教育

　　單位在運(yùn)行和發(fā)展的過程中，要對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行保密教育，提高他們對(duì)檔案管理保密的重視程度，協(xié)調(diào)好保密檔案既要管理又要保密之間的聯(lián)系，要想使得單位發(fā)展的更遠(yuǎn)，就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理效果，在政治上提高檔案管理的水平和意識(shí)。要想使得檔案管理達(dá)到理想的效果，就應(yīng)該采取積極的態(tài)度，專門設(shè)置培訓(xùn)，用多元化的形式來教育檔案管理的工作人員，這樣有助于增強(qiáng)他們的保密觀念，也有利于他們學(xué)習(xí)到管理涉密檔案的各種途徑。

　　同時(shí)，為了保證涉密檔案得到有效管理，還應(yīng)該掌握全方面的保密技能，尤其是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的背景之下，及時(shí)將信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到涉密檔案的管理之中，借助現(xiàn)代的電子系統(tǒng)來對(duì)涉密檔案的管理，可以對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行編碼，這就要求相關(guān)管理的工作人員學(xué)習(xí)基本的信息管理技術(shù)，同時(shí)構(gòu)建涉密檔案的防火墻模式。這樣可以提高涉密檔案的安全性，借助相關(guān)安全技術(shù)來提高涉密檔案的防范工作，避免檔案信息被窺探的情況，有利于加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)安全的有效保護(hù)。

　　2.4構(gòu)建完善的涉密檔案保密機(jī)制

　　為了保證涉密檔案的安全性，可以建立健全相關(guān)的涉密檔案保密機(jī)制，每位工作人員應(yīng)該對(duì)自己管理的檔案負(fù)有一定的責(zé)任，在對(duì)檔案管理的過程中，要嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)范和措施，并以此來結(jié)合檔案保存的實(shí)際情況來加強(qiáng)保護(hù)。在提高檔案管理的應(yīng)用價(jià)值層面，應(yīng)該定期對(duì)檔案的材料進(jìn)行審核，如果涉密檔案缺乏一定的價(jià)值，那么管理起來就沒有其應(yīng)有的意義，遵循檔案密級(jí)變更的流程，充分遵守檔案管理的規(guī)范，以保證檔案在管理的過程中信息數(shù)據(jù)不受損害，可以保證資料的完整性和安全性，為單位未來的決策提供正確的提示。

　　2.5利用現(xiàn)代化技術(shù)保護(hù)涉密檔案

　　對(duì)于涉密檔案管理部門來說，應(yīng)該加大保密專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的引入，招聘具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才，提高涉密檔案管理的信息化，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使得保密員檔案員都能充分地運(yùn)用保密計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)檔案的管理。逐步開展涉密檔案的信息化工作，將涉密檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以此來實(shí)現(xiàn)涉密檔案信息的自動(dòng)化管理。除此之外可以開展涉密檔案計(jì)算機(jī)檢索方式，提供涉密檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)技術(shù)手段來提供涉密檔案信息資源的服務(wù)管理，使得在檢索涉密檔案信息時(shí)變得更加的便利，同時(shí)提高涉密檔案信息資源檢索的準(zhǔn)確性。

　　2.6完備的法律支持

　　在涉密檔案的管理工作中，要依據(jù)《保密法》和《檔案法》及保密的相關(guān)規(guī)定,建立完善的操作性強(qiáng)的管理制度,使涉密檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作制度化,規(guī)范化。國家保密局關(guān)于《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理辦法》,《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)技術(shù)要求》以及《涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)范》等多個(gè)文件的出臺(tái)對(duì)涉密信息系統(tǒng)制度建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用，要以此為指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī),網(wǎng)絡(luò),計(jì)算機(jī)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備管理和使用。

　　3涉密檔案的監(jiān)督工作

　　涉密檔案監(jiān)督是也是進(jìn)行管理的有效措施之一，它能夠在檔案管理的過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)和制止不利于檔案管理和保護(hù)的行為，這樣能夠一定程度上提高檔案管理的安全性，保證涉密檔案進(jìn)行有效的管理。對(duì)于相關(guān)管理人員，必須熟悉涉密檔案內(nèi)容、涉密檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)防范等知識(shí).嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的保密法律法規(guī),嚴(yán)格認(rèn)真落實(shí)涉密檔案在瀏覽過程中的監(jiān)督措施和方法，使得檔案在閱覽的過程中，有章可循，確保檔案不泄密，嚴(yán)格保證檔案工作的安全性，對(duì)各項(xiàng)管理規(guī)章制度都要認(rèn)真落實(shí)，相關(guān)工作人員還要在實(shí)際的過程中對(duì)相關(guān)工作不斷地進(jìn)行總結(jié)，實(shí)事求是，不斷地完善和發(fā)展。

　　辦公室論文投稿期刊：《辦公室業(yè)務(wù)》辦公類國家級(jí)重點(diǎn)刊物，亦是我國唯一公開發(fā)行的面向各級(jí)各類辦公部門的國家級(jí)綜合性刊物，自1992年創(chuàng)刊以來，本刊秉承立足辦公室實(shí)際、研究辦公室工作、交流辦公室經(jīng)驗(yàn)、豐富辦公室生活的辦刊宗旨，深得全國各地辦公系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)及辦公室人員的關(guān)注、支持和喜愛。對(duì)于提高辦公系統(tǒng)人員素質(zhì)、交流辦公室工作經(jīng)驗(yàn)、傳播辦公政策法規(guī)發(fā)揮了重大的作用。

　　結(jié)語

　　在廣泛利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的時(shí)代下，涉密檔案的安全保管和利用成為我們的職責(zé)和使命。為了確保國家和各行各業(yè)的有序發(fā)展，我們應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密法律法規(guī)，積極地營造涉密檔案管理的環(huán)境，樹立保密法制觀念和意識(shí)，對(duì)于涉密檔案，實(shí)行科學(xué)管理,不斷創(chuàng)新工作方法,重視涉密檔案管理制度建設(shè)。在此過程中相關(guān)檔案管理的工作人員素質(zhì)也是很重要的，必須要加強(qiáng)其培訓(xùn)，提高其對(duì)涉密檔案管理的意識(shí)。最后從法律、相關(guān)的制度措施和保密教育等幾個(gè)層面來加強(qiáng)檔案管理工作，完善涉密檔案管理的措施和方法，提高對(duì)涉密檔案的管理認(rèn)識(shí)，做好涉密檔案的保管與利用。

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　　作者：葉蕊

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