本文摘要：摘要：隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展、產(chǎn)品的不斷創(chuàng)新以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，商業(yè)銀行檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，如檔案量快速增長、庫房容量不足，檔案銷毀進(jìn)度緩慢、騰挪空間有限，庫房集約化程度不高、庫房建設(shè)有待加強(qiáng)等。因此，商業(yè)銀行要大力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，
摘要：隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展、產(chǎn)品的不斷創(chuàng)新以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，商業(yè)銀行檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，如檔案量快速增長、庫房容量不足，檔案銷毀進(jìn)度緩慢、騰挪空間有限，庫房集約化程度不高、庫房建設(shè)有待加強(qiáng)等。因此，商業(yè)銀行要大力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，制定硬件改造和軟件升級(jí)策略，建立多方協(xié)調(diào)配合機(jī)制，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。
關(guān)鍵詞：金融科技;檔案管理;信息化戰(zhàn)略
隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展、產(chǎn)品的不斷創(chuàng)新以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，商業(yè)銀行檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合檔案工作最新政策要求與工作實(shí)際，對(duì)商業(yè)銀行檔案管理作進(jìn)一步探討。
一、存在的問題
(一)檔案量快速增長，庫房容量不足
隨著國民經(jīng)濟(jì)水平的提升，為滿足人民群眾日益豐富的金融需求，商業(yè)銀行由單一功能向綜合化、集約化、多功能的經(jīng)營轉(zhuǎn)型，各項(xiàng)業(yè)務(wù)快速發(fā)展，產(chǎn)品創(chuàng)新層出不窮，結(jié)算量規(guī)模日益壯大，帶來了檔案量的快速增長。其中，數(shù)量最多的是會(huì)計(jì)檔案，其次是與國民經(jīng)濟(jì)熱點(diǎn)相關(guān)的房金、個(gè)貸、信用卡等業(yè)務(wù)類檔案。根據(jù)目前實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)憑證保存期限由15年變?yōu)?0年，進(jìn)一步增加了檔案庫房的存儲(chǔ)壓力，現(xiàn)有庫房難以滿足日益增長的檔案存放需要。
檔案管理論文范例：新時(shí)期基層檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
(二)檔案銷毀進(jìn)度緩慢，騰挪空間有限檔案銷毀工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)在于鑒定環(huán)節(jié)。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)第四十三條規(guī)定：“機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置。鑒定工作應(yīng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公廳(室)負(fù)責(zé)人主持，檔案部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。”對(duì)于具有歷史價(jià)值、需要永久保管或者未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系、涉及其他未了事項(xiàng)等不同期限的原始憑證、資料，必須經(jīng)銀行條線部門專業(yè)人員鑒定、清分后，才能銷毀。
在銀行實(shí)際工作中，檔案銷毀進(jìn)度較為緩慢。一是會(huì)計(jì)憑證保管期限延長，相當(dāng)于多占用15年的庫房存儲(chǔ)空間，延長了庫房循環(huán)利用的周期;二是隨著時(shí)間推移，熟悉30年前會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、柜面業(yè)務(wù)的銷毀鑒定人員逐漸減少，給鑒定工作增加了難度;三是清分工作需要逐張、逐戶人工核對(duì)，需投入大量人力、物力;四是如銷毀的檔案原件涉及訴訟的，可能存在訴訟風(fēng)險(xiǎn)。綜上，檔案銷毀工作面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。
(三)庫房集約化程度不高，庫房建設(shè)有待加強(qiáng)商業(yè)銀行檔案庫房管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，由一級(jí)機(jī)構(gòu)統(tǒng)籌管理全轄庫房，二、三級(jí)機(jī)構(gòu)管理本級(jí)庫房。國有商業(yè)銀行轄屬機(jī)構(gòu)較多，由于歷史原因，大部分偏遠(yuǎn)地區(qū)庫房建設(shè)不規(guī)范，不但空間利用率低，而且安全隱患大。特別是三級(jí)機(jī)構(gòu)庫房，基本為未經(jīng)加固或加固后承重仍不達(dá)標(biāo)的辦公用房， 普遍面積較小，且多位于偏遠(yuǎn)地區(qū)，存在交通不便、保管條件差、安全設(shè)施不齊全等問題，改造所需資金投入和難度相對(duì)較大，檔案庫房規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、智能化水平還有待提高。
(四)檔案信息化有待深化，信息資源亟待整合
1.從技術(shù)層面來看，各條線信息資源未實(shí)現(xiàn)共享對(duì)于在業(yè)務(wù)辦理過程中形成的、需移交至檔案部門的電子業(yè)務(wù)資料，銀行各條線部門均有獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行管理，電子業(yè)務(wù)資料分散存儲(chǔ)在各條線系統(tǒng)中，且每個(gè)系統(tǒng)都具有獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫、操作平臺(tái)和管理體系，各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間互相不連通，也未統(tǒng)一納入檔案系統(tǒng)進(jìn)行資源共享、集中管理，不利于檔案信息資源的綜合利用。
2.從管理層面來看，多條線管理造成了資源浪費(fèi)
出于查詢、管理方便的需要，業(yè)務(wù)部門往往對(duì)本條線業(yè)務(wù)資料進(jìn)行單獨(dú)管理。使用人員在申請(qǐng)查閱時(shí)，由于各條線管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，需按照各條線部門的不同要求分別提交申請(qǐng)，給查詢部門帶來了較大不便，對(duì)法律、審計(jì)等跨條線查詢較多的部門而言尤甚。對(duì)于同一份檔案資料，也存在被各條線部門重復(fù)調(diào)閱的情況，造成了檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)。站在全行管理的角度看，上述兩種情況都造成了人力、物力的浪費(fèi)。
二、對(duì)策建議
(一)政策解讀
2021年起實(shí)施的《中華人民共和國檔案法》(新修訂版)(以下簡稱《檔案法》)新增“檔案信息化建設(shè)”專章，對(duì)電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定，要求各級(jí)人民政府將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，并對(duì)電子檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)提出要求。檔案信息化是檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向。隨著金融科技創(chuàng)新的持續(xù)深化，信息系統(tǒng)在銀行的廣泛應(yīng)用為銀行檔案工作提供了寶貴的機(jī)遇，銀行檔案信息化既是商業(yè)銀行信息化的重要構(gòu)成，也是檔案事業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。
1.銀行檔案的特殊性決定了銀行檔案信息化的必要性銀行檔案不同于傳統(tǒng)檔案，具有規(guī)模性、綜合性、專業(yè)性、社會(huì)性等特點(diǎn)。銀行的經(jīng)營管理關(guān)系到國計(jì)民生的各個(gè)領(lǐng)域，作為記載其直接活動(dòng)痕跡的銀行檔案，包含著大量經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易、司法、財(cái)政等方面的信息，在制定宏觀經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略、防范化解金融風(fēng)險(xiǎn)、維持市場經(jīng)濟(jì)秩序等方面都發(fā)揮著重要作用，其信息化價(jià)值遠(yuǎn)高于其他檔案。銀行檔案經(jīng)過信息化形成銀行檔案信息資源，具有不可替代的利用價(jià)值，必須將銀行檔案工作納入銀行信息化整體規(guī)劃。
2.檔案管理的內(nèi)部要求決定了銀行檔案信息化的必然性
維護(hù)檔案完整與安全是《檔案法》賦予各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)的責(zé)任銀行檔案信息資源是銀行檔案在信息化條件下被賦予的全新形式，既是銀行檔案的重要源頭，也是未來銀行檔案管理的主要對(duì)象，檔案部門有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)銀行信息資源進(jìn)行管理，做好銀行信息資源的收集、歸檔、管理等工作，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源“一站式”的共享和利用。從銀行實(shí)際情況來看，信息系統(tǒng)分頭建設(shè)的情況仍將長期存在，因此，檔案部門必須提高信息資源統(tǒng)籌能力，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與銀行信息化建設(shè)同步發(fā)展。
《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，構(gòu)建了機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的整體框架，主要內(nèi)容如下。一是將數(shù)字檔案室建設(shè)作為信息化建設(shè)的主要形式，統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作;二是建立檔案數(shù)字化常態(tài)化機(jī)制，重視真實(shí)性管理和全文識(shí)別工作;三是電子文件歸檔與電子檔案管理要從制度、基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、資源建設(shè)等方面著手，并通過存儲(chǔ)、備份、轉(zhuǎn)化、遷移等要求保障數(shù)字檔案資源安全。
遵循上述檔案信息化建設(shè)的整體思路和框架，結(jié)合商業(yè)銀行檔案管理的特點(diǎn)，構(gòu)建商業(yè)銀行檔案信息化戰(zhàn)略模型。以商業(yè)銀行檔案綜合服務(wù)中心建設(shè)為戰(zhàn)略目標(biāo)，以硬件改造和軟件升級(jí)為戰(zhàn)略實(shí)施手段，以人、財(cái)、物等資源投入為戰(zhàn)略保障，全面推進(jìn)金融科技戰(zhàn)略的深化，加大片區(qū)庫房和檔案數(shù)字化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)資源的再挖掘，確保檔案信息資源的安全性、完整性、真實(shí)性，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全生命周期的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)檔案庫房利用率提升、檔案工作價(jià)值貢獻(xiàn)提高。
(二)戰(zhàn)略目標(biāo)檔案信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)是通過建設(shè)商業(yè)銀行綜合檔案服務(wù)中心，在資源共享、信息獲取、查詢服務(wù)、數(shù)據(jù)挖潛等方面實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用價(jià)值最大化，將檔案信息化融入到全行經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略中，更好地服務(wù)于銀行總體經(jīng)營管理目標(biāo)。
(三)戰(zhàn)略實(shí)施
為了實(shí)現(xiàn)上述戰(zhàn)略目標(biāo)，商業(yè)銀行要大力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，制定硬件改造和軟件升級(jí)策略，建立多方協(xié)調(diào)配合機(jī)制，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作。
1.硬件改造策略
智能庫房建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)“無序存放、有序管理”，即建立現(xiàn)實(shí)庫房與虛擬庫房的映射關(guān)系，通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫房的一體化管理。商業(yè)銀行可以制定基于RFID技術(shù)的智能庫房建設(shè)策略，主要包括以下4方面內(nèi)容。(1)智能引導(dǎo)。利用RFID標(biāo)簽技術(shù)，建立儲(chǔ)位編號(hào)與檔案編號(hào)的一一映射關(guān)系，儲(chǔ)位管理系統(tǒng)中的RFID模塊根據(jù)檔案編號(hào)映射其儲(chǔ)位編號(hào)，自動(dòng)提示該檔案所存放的物理位置，檔案所在架體自動(dòng)打開，并通過語音、燈光提示進(jìn)行指引。
(2)虛擬庫房。實(shí)時(shí)查看庫房信息，以虛擬3D圖形化的方式模擬實(shí)體庫房環(huán)境，顯示檔案所在位置及門類、數(shù)量、狀態(tài)等信息，方便檔案人員對(duì)庫房進(jìn)行布局、操控。同時(shí)，可以在虛擬庫房中對(duì)檔案進(jìn)行手動(dòng)上下架、掃描上架等操作，實(shí)現(xiàn)虛擬列架與實(shí)物列架同步管理。(3)智能盤庫。利用RFID手持盤點(diǎn)器、盤點(diǎn)車等智能設(shè)備，對(duì)檔案柜進(jìn)行掃描盤點(diǎn)，將上架的檔案信息和層架定位信息進(jìn)行綁定、更新，生成在架檔案、遺失檔案列表，快速顯示檔案狀態(tài)。
(4)智能保護(hù)。
通過紅外保護(hù)裝置，自動(dòng)感應(yīng)架體內(nèi)是否有物體或人員，實(shí)時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào);當(dāng)實(shí)體檔案非法出入庫時(shí)，自動(dòng)發(fā)出報(bào)警信息，確保實(shí)體檔案安全。結(jié)合銀行檔案工作實(shí)際，在檔案信息化的前提下，可以在二、三線地市分步驟、分片區(qū)建設(shè)片區(qū)中心智能庫房，進(jìn)一步提高庫房的集約化水平。智能庫房策略的實(shí)施，使實(shí)體檔案和電子檔案在空間上不必保持高度一致，檔案部門可以通過虛擬庫房、RFID等技術(shù)手段，搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，打破檔案存儲(chǔ)的空間壁壘，優(yōu)化庫房資源配置，節(jié)省租金成本。
實(shí)施庫房智能化改造，還可以通過智能密集架提高單位存儲(chǔ)容量，緩解庫房存儲(chǔ)壓力。對(duì)檔案查詢部門而言，由于檔案信息資源數(shù)據(jù)庫已開放共享，只要檔案管理部門打開相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限，各部門即可在權(quán)限內(nèi)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案信息，無需進(jìn)行繁瑣的線下審批，也無需乘車到較遠(yuǎn)的庫房查詢;查詢模式從“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;桌面對(duì)桌面”，在節(jié)省人力成本的同時(shí)，既提高了查詢效率，又能夠規(guī)避檔案運(yùn)輸途中遺失、損毀等風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)便利性和安全性的統(tǒng)一。
綜上，建設(shè)片區(qū)智能庫房是可行的，特別是對(duì)房價(jià)高企、土地資源稀缺的經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)而言，可以選擇省、市片區(qū)交界處進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)，成本相對(duì)較低，且能夠滿足臨近地區(qū)的庫房需求。以廣東為例，可以分廣州地區(qū)、粵東、粵西、粵北、珠三角5個(gè)片區(qū)進(jìn)行規(guī)劃，按片區(qū)進(jìn)行集中管理，在各片區(qū)均建設(shè)1-2個(gè)中心庫房，存放保管期限較長的實(shí)物檔案，同時(shí)在二級(jí)機(jī)構(gòu)保留輔助庫房，對(duì)小而散、條件落后的三級(jí)機(jī)構(gòu)庫房進(jìn)行騰退，上收檔案及相關(guān)人員;對(duì)少部分面積較大、條件較好的三級(jí)機(jī)構(gòu)庫房，可作為片區(qū)中心庫房的輔助庫房，存放臨時(shí)性、周轉(zhuǎn)性檔案。
在檔案集中管理的同時(shí)，還可對(duì)檔案人員實(shí)施集中管理。由一級(jí)機(jī)構(gòu)向各片區(qū)派駐專職檔案團(tuán)隊(duì)，專門負(fù)責(zé)該片區(qū)檔案的收集、歸檔、編研、銷毀等工作，細(xì)化崗位分工，統(tǒng)一操作流程，加強(qiáng)專業(yè)化管理;統(tǒng)籌調(diào)撥各片區(qū)檔案運(yùn)輸車輛，滿足實(shí)體檔案的調(diào)閱需求。
為實(shí)現(xiàn)檔案信息化戰(zhàn)略目標(biāo)，需充分保障檔案信息化建設(shè)的財(cái)務(wù)資源投入，將所需經(jīng)費(fèi)列入銀行年度預(yù)算額度，提前進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)工作按質(zhì)按量完成。此外，還要做好以下工作：加大專業(yè)人才引進(jìn)力度，在新員工招聘時(shí)，招聘一定比例的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，補(bǔ)充到檔案隊(duì)伍中;加強(qiáng)檔案精細(xì)化管理，加大考核激勵(lì)力度，加強(qiáng)監(jiān)督檢查和系統(tǒng)性指導(dǎo);加強(qiáng)信息化建設(shè)設(shè)備投入，包括智能密集架、RFID設(shè)備、掃描儀等硬件，以及檔案系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等軟件研發(fā)費(fèi)用。
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作者：呂 翔
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