本文摘要：【摘要】科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促使辦公室公文管理數(shù)字化水平得到顯著提升，通過公文管理工作與信息數(shù)字化的有效結(jié)合，幫助公文信息管理工作高效進行。 與此同時，檔案公文管理數(shù)字化過程中也存在一些困難，管理理念陳舊、信息技術(shù)水平薄弱、專業(yè)素質(zhì)人員缺失等，都
【摘要】科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促使辦公室公文管理數(shù)字化水平得到顯著提升，通過公文管理工作與信息數(shù)字化的有效結(jié)合，幫助公文信息管理工作高效進行。 與此同時，檔案公文管理數(shù)字化過程中也存在一些困難，管理理念陳舊、信息技術(shù)水平薄弱、專業(yè)素質(zhì)人員缺失等，都對公文管理數(shù)字化的開展造成困難。 本文通過對辦公室公文信息管理數(shù)字化的優(yōu)勢、存在的問題及解決方案進行分析，希望能夠為同行提供借鑒。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化技術(shù); 辦公室; 公文管理
一、公文管理數(shù)字化的優(yōu)勢
(一)信息提供更加準(zhǔn)確便捷。 隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，公文管理工作的信息化作為其中重要的一部分，越來越受到高度重視。 以電子工具為核心的檢索方式，不僅具有準(zhǔn)確性和快捷性，還具有強大的儲存功能，可以有效地提升工作質(zhì)量與效率，改進傳統(tǒng)公文管理問題。 公文管理網(wǎng)站的建設(shè)可以提供高效的檢索服務(wù)，提供不同種類的門戶信息數(shù)據(jù)庫，使公文信息系統(tǒng)巧妙地與不同辦公部門自動對接，并通過不同的現(xiàn)代媒介積極提供檔案公文查詢服務(wù)，提高信息資源的利用率。
管理論文范例：辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路研究
(二)信息協(xié)作方式更加緊密。 由于辦公室中檔案公文不僅作為信息庫對公文信息進行收錄，也需要與其他社會部門進行交流遞呈，進行互聯(lián)互通。 以前由于辦公室部門之間存在空間限制，導(dǎo)致溝通與交流受阻，各辦公部門不能及時有效地進行信息交換，造成信息滯后，流程冗余。 在公文信息納入信息系統(tǒng)之后，公文信息將以電子版的方式進行格式化存儲，并且可以隨時調(diào)用，當(dāng)社會部門需要對公文個性化信息進行提取時，跨部門交換電子信息將更為緊密和頻繁，減少不必要的勞力成本。
(三)資源共享的種類更加多樣。 辦公室檔案公文數(shù)量巨大，種類繁雜，尤其是人事公文多數(shù)以標(biāo)準(zhǔn)化或半標(biāo)準(zhǔn)化進行錄入。 以前通常以紙質(zhì)載體作為媒介來承載內(nèi)容，不利于信息的重新組織和提取分析。 數(shù)字化方式不僅可以有效保存紙質(zhì)媒介的完整性，也可以提高辦公效率，加強信息分析和再利用。
二、公文管理數(shù)字化的應(yīng)用策略
(一)加快完善公文管理工作體系，加強公文管理意識。 為了促進檔案公文工作的管理更加規(guī)范有序，公文管理人員應(yīng)完善公文安全處置措施，在公文安全管理方面進一步加以重視，徹底消除隱患。 公文信息管理的規(guī)章制度需要嚴(yán)格規(guī)范，提高公文信息化水平，并且在管理工作中加強公文管理的意識，充實構(gòu)建理論體系，學(xué)習(xí)相關(guān)的公文管理理論并積極學(xué)習(xí)應(yīng)用軟件的操作。 構(gòu)建有效的責(zé)任機制，做到責(zé)任到人，究責(zé)到底。 資源共享作為數(shù)字化公文管理的主要特點，在輸入密碼指令之后，可以檢索查找相關(guān)內(nèi)容，達到信息互通，也可以通過安全過濾系統(tǒng)助力用戶查找部分內(nèi)容。
(二)提高公文管理人員的業(yè)務(wù)能力，加強人員責(zé)任意識培養(yǎng)。 在數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)中，公文管理人員必須進一步加強學(xué)習(xí)，增強動手操作能力，更快更好地履行公文服務(wù)，以全面提高公文管理水平。 管理人員應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并做好公文服務(wù)相關(guān)工作，確保公文管理高效、規(guī)范地進行。 通過定期的培訓(xùn)工作，改善管理人員自身的服務(wù)理念，增強業(yè)務(wù)能力，進而增強公文管理人員責(zé)任意識的培養(yǎng)，從而提高管理工作質(zhì)量。
(三)加強公文管理安全教育，提高防范意識。 公文數(shù)字化管理過程中很重要的一個方面就是安全性，管理人員在進行檔案公文數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，需要集中精力優(yōu)化各種硬件和軟件，對重要資源進行加密。 并且需要加強安全防范意識，引入專業(yè)的殺毒軟件，防止信息的泄露和丟失。 在提升公文管理工作的基礎(chǔ)上，對規(guī)范管理進行監(jiān)督和引導(dǎo)，保質(zhì)保量地完成公文管理相關(guān)工作。 在信息層級授權(quán)中，要進行嚴(yán)格認(rèn)真地授權(quán)管理，防止因誤設(shè)權(quán)限導(dǎo)致不必要的損失，造成無法補救的信息泄露。
三、公文管理數(shù)字化存在的問題
(一)信息技術(shù)水平薄弱，專業(yè)素質(zhì)人員缺失。 公文信息化建設(shè)對檔案館信息技術(shù)水平提出了很高的要求，但在公文管理的過程中，公文管理流于形式，并沒有得到應(yīng)有的重視。 公文工作意識不強，數(shù)字化程度不高，與其他部門連接度不夠，使公文管理部門的作用并沒有充分得到體現(xiàn)。 就目前的辦公室公文信息化水平來看，水平較低，信息化滯后，難以將大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)與其進行結(jié)合利用，不能真正實現(xiàn)信息化。 公文管理人員往往是非專業(yè)人員，通常是通過調(diào)檔調(diào)任的方式，并沒有專業(yè)的圖書情報管理相關(guān)的知識。
(二)公文管理理念陳舊，安全隱患依然存在。 公文管理理念對公文管理模式影響巨大。 許多辦公部門沒有認(rèn)識到公文管理理念的重要性，依然以紙質(zhì)檔案作為唯一的信息記錄載體，忽視信息唯一性對信息安全所造成的威脅，對信息化的重視不夠到位，信息化管理力度不足。 另外，許多辦公室應(yīng)用電子檔案作為信息記錄的唯一載體，忽視紙質(zhì)載體的價值。 年鑒等各種紙質(zhì)檔案對記錄重要信息依然意義重大，但一些辦公部門在信息化建設(shè)中忽略紙質(zhì)公文的決策參考價值，對資料存續(xù)存在不良影響。
四、加快公文信息化建設(shè)的具體策略
(一)提供充足支持，加快檔案信息化建設(shè)。 資金支持對于公文數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要，只有擁有充足的資金，才能配套信息化相關(guān)的軟硬件設(shè)施，才能與軟件公司合作定制需求服務(wù)，也才能提高薪資待遇吸引專業(yè)人才。 當(dāng)前辦公部門在信息技術(shù)尤其是公文信息建設(shè)方面的投入明顯不足，所以必須依托充足支持，提升公文信息環(huán)境，完善技術(shù)水平。 資金支持是啟動資源，把握資源，合理利用資源的有效保障。 因此，辦公部門的管理人員必須充分意識到信息化建設(shè)的重要價值，提供充足的資金保障，促進公文信息化建設(shè)的開展。
(二)處理好信息化建設(shè)與紙質(zhì)信息利用的關(guān)系。 辦公部門需要不斷更新理念，尤其是在信息管理層面上，需要與自身相適應(yīng)。 在高效處理公文內(nèi)容，探索信息化創(chuàng)新路徑的同時逐步完成電子化與數(shù)字化，并將“互聯(lián)網(wǎng)+”與工作進行深度結(jié)合，通過構(gòu)建公文數(shù)字模型等挖掘公文價值，改善檔案公文質(zhì)量。 當(dāng)然，辦公部門依然需要重視紙質(zhì)工作的順利開展，認(rèn)識紙質(zhì)公文所承載的歷史價值和現(xiàn)實價值，做好紙質(zhì)公文的保存工作。 紙質(zhì)公文作為實體信息的唯一存證，其特殊性和現(xiàn)實性使之保持不可替代的位置，只有處理好信息化建設(shè)與紙質(zhì)信息利用的關(guān)系，才能真正提升公文管理工作的水平。
(三)構(gòu)建公文信息管理機構(gòu)，健全數(shù)字化管理機制。 要想實現(xiàn)公文信息化的全部覆蓋，首先需要重視數(shù)字化管理建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)交互性構(gòu)建公文信息管理機構(gòu)，并對電子信息進行分檔歸類，便于在不同地域與部門之間進行相互交流與呈遞。 同時辦公部門需要加強內(nèi)部信息管理機構(gòu)的建設(shè)，使組織機構(gòu)更加完整多樣，充分適應(yīng)信息數(shù)字化建設(shè)的理念。 在健全數(shù)字化管理機制中，一方面需要優(yōu)化管理系統(tǒng)設(shè)備及軟件，確保系統(tǒng)的有效運營; 另一方面加強網(wǎng)絡(luò)安全及公文信息安全，增強系統(tǒng)的維護與管理，提升工作人員的安全防護意識，幫助信息數(shù)字化的有效運行。
(四)培養(yǎng)專業(yè)信息化管理人才，創(chuàng)造利于人才發(fā)揮水平的環(huán)境。 由于紙質(zhì)化和數(shù)字化的公文管理方法存在重大差異，所以對我們的公文信息管理人員提出了更高的要求。 通過數(shù)字化存儲方式，對需要進行不同操作的人員權(quán)限進行劃分; 針對不同類型的檔案公文管理，使用不同等級的保密方式，這些都需要管理人員對信息資源分類概念清楚，對所需操作嫻熟應(yīng)用。 同時需要引進一些計算機專業(yè)方面的人才，對公文資源存儲形式和布局進行合理調(diào)整，對相關(guān)的管理人員進行培訓(xùn)，提高管理人員的個人素質(zhì)和計算機技能，為公文管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，實現(xiàn)公文信息化的高效建設(shè)。
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作者：周玲 張茲磊 范秀琴
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