本文摘要：全國(guó)污染源普查是重要的國(guó)情調(diào)查，目標(biāo)是通過(guò)大力開(kāi)展入戶(hù)調(diào)查全面掌握各類(lèi)污染源在不同區(qū)域、流域的排放現(xiàn)狀，摸清不同行業(yè)各類(lèi)污染物的排放情況。 第二次全國(guó)污染源普查自2017年9月開(kāi)始至2020年10月圓滿(mǎn)完成，經(jīng)歷了前期準(zhǔn)備、清查建庫(kù)、入戶(hù)調(diào)查、總結(jié)表
全國(guó)污染源普查是重要的國(guó)情調(diào)查，目標(biāo)是通過(guò)大力開(kāi)展入戶(hù)調(diào)查全面掌握各類(lèi)污染源在不同區(qū)域、流域的排放現(xiàn)狀，摸清不同行業(yè)各類(lèi)污染物的排放情況。 第二次全國(guó)污染源普查自2017年9月開(kāi)始至2020年10月圓滿(mǎn)完成，經(jīng)歷了前期準(zhǔn)備、清查建庫(kù)、入戶(hù)調(diào)查、總結(jié)表?yè)P(yáng)四個(gè)重要工作階段，全省各級(jí)普查機(jī)構(gòu)產(chǎn)生了大量有重要價(jià)值的數(shù)據(jù)資料及文件材料。 此外，由于檔案收集、整理專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，部分縣區(qū)工作人員存在不能按檔案整理標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)工作產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案進(jìn)行規(guī)范整理歸檔的情況。 基于此情況，云南省最大程度地利用現(xiàn)有的電子信息化手段，在第二次全國(guó)污染源普查清查系統(tǒng)的基礎(chǔ)上自主開(kāi)發(fā)了第二次全國(guó)污染源普查電子檔案系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“電子檔案系統(tǒng)”)，力求解決紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)普查成果的共享與應(yīng)用。
一、電子檔案系統(tǒng)架構(gòu)簡(jiǎn)述
云南省第二次全國(guó)污染源普查電子檔案系統(tǒng)以國(guó)務(wù)院第二次全國(guó)污染源普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室開(kāi)發(fā)使用的第二次全國(guó)污染源普查清查系統(tǒng)為基礎(chǔ)，搭建在云南省環(huán)保專(zhuān)網(wǎng)上供全省16個(gè)州(市)、129個(gè)縣(區(qū)、市)使用，按地區(qū)及行政層級(jí)劃分使用權(quán)限。 省級(jí)可查閱下載全省各級(jí)檔案內(nèi)容，市級(jí)可查閱下載轄區(qū)內(nèi)檔案內(nèi)容，縣級(jí)僅能查閱下載本區(qū)域內(nèi)檔案內(nèi)容。 為保障檔案安全性，每個(gè)普查機(jī)構(gòu)僅使用一個(gè)賬號(hào)密碼。 電子檔案系統(tǒng)分為普查機(jī)構(gòu)檔案、普查對(duì)象檔案及普查電子檔案上傳情況概覽三大部分，按檔案內(nèi)容設(shè)置多個(gè)子目錄，檔案管理人員對(duì)應(yīng)子目錄中不同欄目上傳已規(guī)范化整理的檔案資料。
較之繁雜的紙質(zhì)檔案，電子檔案系統(tǒng)通過(guò)搜索精準(zhǔn)迅速地查找需要的文件，實(shí)現(xiàn)文件檔案的長(zhǎng)期保存。 而普查對(duì)象檔案這一部分實(shí)現(xiàn)了污染源基本信息的快速查詢(xún)及匯總，推進(jìn)污染源基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化及代碼化，避免了不同業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)同一污染源的基本信息有不同的描述，為污染源電子檔案資源信息的共享與交互奠定基礎(chǔ)。
二、電子檔案系統(tǒng)存在問(wèn)題
1.電子檔案系統(tǒng)硬件方面。 受系統(tǒng)后臺(tái)硬件容量的影響，普查電子檔案系統(tǒng)上傳的單個(gè)文件大小限制在100M以?xún)?nèi)，超過(guò)大小限制的文件無(wú)法進(jìn)行上傳。 雖然文件大小限制保證了用戶(hù)上傳檔案資料的速度，但文件大小限制影響了檔案資料保存的完整性。 此外，由于全云南省在普查工作中產(chǎn)生的檔案數(shù)量巨大，而系統(tǒng)后臺(tái)硬件容量有限，經(jīng)常出現(xiàn)無(wú)法進(jìn)入系統(tǒng)和系統(tǒng)崩潰的情況，需要系統(tǒng)維護(hù)人員隨時(shí)準(zhǔn)備系統(tǒng)修復(fù)。
2.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)方面。 優(yōu)秀的電子檔案系統(tǒng)在用戶(hù)使用時(shí)會(huì)將自動(dòng)化、智能化與人性化體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計(jì)、檢索、發(fā)布和目錄打印等功能上。 用戶(hù)錄入文件照片資料時(shí)能識(shí)別多種格式，能自動(dòng)生成信息準(zhǔn)確規(guī)范的標(biāo)簽、目錄，管理員能從后臺(tái)規(guī)范篩選整理數(shù)據(jù)[1]。 受軟件和瀏覽器的限制，普查電子檔案系統(tǒng)僅支持PDF格式的文件直接在線(xiàn)查看，上傳的其他格式文件(如Word格式、Excel格式、文件壓縮包)需要全部打包下載，不能滿(mǎn)足用戶(hù)直接查看、按需下載的使用要求。
受后臺(tái)服務(wù)器及系統(tǒng)搭建時(shí)的限制，管理員不能從后臺(tái)直接整理上傳的檔案資料，系統(tǒng)也不能直接按照檔案資料內(nèi)容形成標(biāo)簽和目錄，需要用戶(hù)手動(dòng)輸入具體信息，自行編制目錄，文件輸出也不能按照用戶(hù)需要轉(zhuǎn)換格式。 此外，在用戶(hù)傳少或傳錯(cuò)檔案資料的情況下，普查電子檔案系統(tǒng)不支持已上傳內(nèi)容的直接增加或移動(dòng)，需要全部刪除重新上傳。
3.系統(tǒng)欄目設(shè)置方面。 檔案系統(tǒng)的欄目設(shè)置不全面。 在2019年初設(shè)計(jì)普查電子檔案系統(tǒng)時(shí)，全云南省各級(jí)普查機(jī)構(gòu)都還未開(kāi)始對(duì)檔案資料進(jìn)行全面梳理，電子檔案系統(tǒng)的子目錄設(shè)置并未涵蓋所有的檔案內(nèi)容，造成上傳的檔案資料不對(duì)應(yīng)欄目或檔案資料上傳不完整。 非管理員的用戶(hù)不能按照實(shí)際情況自行增刪目錄，只能在設(shè)定好的欄目下增設(shè)子目錄，導(dǎo)致部分州市上傳的檔案與欄目要求內(nèi)容不匹配，企業(yè)基礎(chǔ)信息內(nèi)容不全面。
4.系統(tǒng)用戶(hù)操作方面。 在普查工作中，大部分普查機(jī)構(gòu)沒(méi)有熟悉檔案收集整理的工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案管理，因此普查電子檔案的用戶(hù)大多為各級(jí)生態(tài)環(huán)境部門(mén)負(fù)責(zé)普查業(yè)務(wù)工作的兼職同志，在使用新搭建的檔案系統(tǒng)時(shí)，存在分類(lèi)不清晰、上傳不完整、操作不熟練等問(wèn)題。
三、電子檔案系統(tǒng)優(yōu)化建議
基于上述存在問(wèn)題，對(duì)污染源普查電子檔案系統(tǒng)提供以下幾個(gè)優(yōu)化建議。
1.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方面。 電子檔案系統(tǒng)在使用中呈現(xiàn)的大部分問(wèn)題是由于前期系統(tǒng)建構(gòu)不合理、程序編寫(xiě)不準(zhǔn)確導(dǎo)致的，解決這些問(wèn)題需要參考其他成熟的檔案系統(tǒng)，做好最基礎(chǔ)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作。 研發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)要結(jié)合實(shí)際檔案內(nèi)容，考慮數(shù)據(jù)應(yīng)用的功能性需求，確保系統(tǒng)具備再開(kāi)發(fā)能力和可擴(kuò)展性。 開(kāi)發(fā)系統(tǒng)要具有前瞻性，在滿(mǎn)足目前需求的前提下，綜合考慮到與相關(guān)軟件的同步開(kāi)發(fā)，避免在后續(xù)的維護(hù)中進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。 此外，需加大對(duì)軟硬件設(shè)施的資金投入，配備性能更優(yōu)的硬件設(shè)備，如存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，確保系統(tǒng)的正常使用及高效運(yùn)行。
2.系統(tǒng)功能方面。 在系統(tǒng)功能上，電子檔案系統(tǒng)已經(jīng)具備檔案數(shù)據(jù)上傳與管理、目錄檢索查詢(xún)、附件查看下載等功能，而軟件功能還需要滿(mǎn)足工作人員的不同使用需求和檔案精細(xì)化管理需求，增加檔案全文搜索、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)、檔案信息發(fā)布和檔案數(shù)字化加工等功能模塊。 檔案管理軟件要以需求為導(dǎo)向，隨著環(huán)保工作職能的轉(zhuǎn)變及業(yè)務(wù)的增加，系統(tǒng)需要不斷地將新的應(yīng)用、數(shù)據(jù)集成進(jìn)來(lái)，形成新的業(yè)務(wù)流程，需深層次細(xì)化功能設(shè)計(jì)，不斷促進(jìn)功能的完善和提升。 除此之外，還需考慮系統(tǒng)的容錯(cuò)性，當(dāng)軟件出現(xiàn)故障時(shí)，具備自我處理能力，提高系統(tǒng)的易用性、可維護(hù)性，進(jìn)而提升檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。
3.管理制度方面。 在優(yōu)化系統(tǒng)軟硬件的同時(shí)，要加強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)，尤其是檔案工作人員的信息化水平，通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)等措施提高工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用、自動(dòng)化辦公能力及檔案收集整理素質(zhì)等專(zhuān)業(yè)技能水平，構(gòu)建污染源檔案信息共享工作制度，明確檔案產(chǎn)生人員、檔案管理人員及檔案使用人員的權(quán)限，確保各類(lèi)檔案資料的安全與保密。
檔案管理論文：試論如何加強(qiáng)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理
污染源普查檔案是各級(jí)生態(tài)環(huán)境保護(hù)部門(mén)在開(kāi)展大量工作后形成的具有保存價(jià)值的不同形式和載體的歷史記錄，具有來(lái)源廣泛性、形式多樣性、數(shù)量龐大性等特點(diǎn)。 云南省第二次全國(guó)污染源普查電子檔案系統(tǒng)對(duì)這些重要的信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和代碼化，實(shí)現(xiàn)污染源基本信息、治理信息及排放信息的統(tǒng)一管理，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)全省三級(jí)生態(tài)環(huán)境部門(mén)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。 為更好地提高云南省污染源檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用和共享，適應(yīng)新形勢(shì)下生態(tài)環(huán)境保護(hù)工作的迫切需求，污染源普查電子檔案系統(tǒng)還需進(jìn)一步優(yōu)化及完善。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳雪竹.初探電子檔案管理系統(tǒng)[J].科海故事博覽(科教創(chuàng)新)，2010(3)：128.
作者：王怡丹 孫瑋霞 李立坤
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