高中學籍檔案電子注冊制度管理

　　這篇檔案管理論文發(fā)表了高中學籍檔案電子注冊制度管理，在學校管理上學籍檔案發(fā)揮著重要的作用，學籍占學校檔案的很大部分的比重，學籍檔案是學校及教師在全部教學活動中形成的文件材料，是教學管理的重要手段之一，論文探討了電子注冊制度如何為學籍檔案管理工作服務。

　　關鍵詞：檔案管理論文,學籍檔案,電子學籍

　　一、電子注冊制度及學籍檔案內容

　　(一)電子注冊制度

　　1.學籍電子注冊高中學生的學籍電子注冊是指在省級招辦錄取工作結束后，各高中學校將省級錄取的新生數(shù)據(jù)報教育部，教育部在網絡上公布各高中學校錄取新生的名單，在網上給予學生學籍注冊，確保學生能夠取得學籍。學籍電子注冊始于2008年，通過建立學籍學歷信息管理平臺，在網上獲取學生的錄取信息，將學生的姓名、性別、出生日期、民族、身份證號、入學年月及考生號等信息納入學歷信息管理平臺中。教育部、高中學校及省級通過建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對學生的網絡化管理，確保學歷注冊與學籍注冊數(shù)據(jù)的有效連接，為各級部門的操作提供權限，實現(xiàn)對學生在校期間全過程的信息化及規(guī)范化管理，確保學校學生數(shù)據(jù)信息庫的完善建立。學籍電子注冊對加強學生管理、監(jiān)督學校招生行為發(fā)揮了重要作用，為深化教育改革工作奠定了良好的基礎。

　　2.學歷電子注冊學歷電子注冊是為了適應高等教育改革而出現(xiàn)的，提升了學歷證書及學歷制度的嚴肅性，有效地打擊了社會不法分子偽造學歷證書現(xiàn)象。高中學校通過對畢業(yè)生進行資格認定及數(shù)據(jù)整理，將畢業(yè)數(shù)據(jù)打包成壓縮文件上報省教育廳，由省教育廳對數(shù)據(jù)信息進行審核，例如，錄簡表、戶籍證明、轉學審批表等，由人工核對無誤后，提交給教育部，由教育部對上報的數(shù)據(jù)進行終端審核，最終在畢業(yè)信息網上公布。

　　(二)學籍檔案內容

　　高中學籍檔案內容包括高中畢業(yè)生紙質檔案及高考電子檔案。高中畢業(yè)后，每一位高中生的學籍檔案主要包括：一是學籍信息，主要記錄學生從進入高中起一直到畢業(yè)時的成績單、體檢報告、畢業(yè)生登記表、高考填報的志愿等信息。二是政治面貌信息，主要包括入黨、入團申請書、轉正申請書、思想匯報、自傳等。

　　三是獎懲材料，主要包括學生在高中階段

　　所獲得的“三好學生”、“優(yōu)秀團干”、科技發(fā)明競賽等各種獎勵證明材料。要做好學生信息管理，由學生處和教務處將畢業(yè)學生的信息錄入計算機，結合學生信息管理的實際現(xiàn)狀，對學生信息管理系統(tǒng)方案進行科學設計。學生信息管理模塊關系圖如圖1所示。

　　二、電子注冊制度對學籍檔案管理工作提出的新要求

　　(一)對學籍管理部門的要求

　　要求學籍管理部門在引進信息管理系統(tǒng)時，應確保系統(tǒng)能夠完成電子注冊任務，自身具有較強的兼容性及可擴展性。新學籍管理系統(tǒng)和電子注冊輔助系統(tǒng)為檔案學籍管理工作的開展提供了渠道，通過輔助系統(tǒng)能夠完成對數(shù)據(jù)的合法性校驗，確保上報數(shù)據(jù)的準確性及合理性。另外，要求學歷證書電子注冊應有嚴格的時間限制，需對操作內容及操作程序進行合理規(guī)范，構建健全的學籍管理制度，以提升學籍管理部門工作質量，維護高中學校的正常教學秩序。

　　(二)對學籍管理人員的要求

　　高中學校的學籍管理是一項規(guī)范性及政策性較強的工作，工作內容需向社會公示，具有較高的透明性，對工作的細致性有較高要求，不允許出現(xiàn)絲毫差錯和疏漏。要求學籍管理人員要充分利用學籍信息管理系統(tǒng)，熟悉業(yè)務范圍，保證工作的連續(xù)性，掌握一定的專業(yè)技能，提升自身的服務意識。

　　(三)對學籍檔案材料的要求

　　學籍卡作為學籍檔案的基礎，應按照教育部學籍學歷信息管理平臺的要求規(guī)范填制學生信息。要嚴格按照教育部學籍學歷信息管理平臺中的要求，對畢業(yè)生及新生學籍信息進行規(guī)范管理，以確保學籍檔案的真實可靠性。構建學生成績管理數(shù)據(jù)庫，教師會在數(shù)據(jù)庫中真實填制學生的各科成績，成績合格者方可畢業(yè)。

　　三、電子注冊制度如何為學籍檔案管理工作服務

　　(一)提高學籍管理人員的專業(yè)素質

　　學籍管理人員的專業(yè)素質直接決定著學籍管理質量及管理效果，電子注冊制度及學籍檔案管理制度是一項政策性較強的工作，要求管理人員自身要具備較強的道德素質，確保學籍管理制度的真實性和客觀性，不斷完善法制觀念，提高學籍管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，在思想上認識到學籍管理工作的嚴肅性，在根源上杜絕社會不良風氣對學籍管理工作的影響。在加強學籍管理人員專業(yè)素質培養(yǎng)中，要制定學習計劃，加強網絡及計算機知識學習，為學籍管理人員提供更多參與國家及省級部門培訓的機會，掌握專業(yè)化的知識和技能，提升學籍管理工作質量。

　　(二)為學籍管理提供資金和技術支持

　　隨著高中學校的擴招，學生數(shù)量呈現(xiàn)出逐漸上升趨勢，以往的學籍檔案管理方式已經無法滿足現(xiàn)階段學籍管理要求。教育主管部門需要加大資金及技術投入，劃撥專項經費，配備掃描儀、打印機、計算機等設備，為學籍管理提供軟硬件支持。指派相關技術人員為學籍管理人員提供技術上的支持，確保數(shù)據(jù)庫結構、數(shù)據(jù)接口的合理設計，利用網絡獲取大量的數(shù)據(jù)信息，與教育部學籍學歷信息管理平臺完成對接和數(shù)據(jù)兼容，以達到數(shù)據(jù)資源共享的目的，減少學籍管理人員的工作量，確保注冊數(shù)據(jù)的準確性及完整性。

　　(三)構建完善的電子注冊制度

　　檔案管理工作的有序發(fā)展，與完善的電子注冊制度有直接關系，需要建立學籍電子注冊制度，促使注冊工作機制更為完善、各項管理工作有章可循、管理渠道暢通，以規(guī)范的管理制度確保學籍電子注冊工作的順利開展。一切工作都應該以為學生服務為中心，將教務處、就業(yè)處、學生處、成教處納入學籍管理工作領導小組中，并合理安排相關部門人員工作，確保各項任務的有效落實。我校非常重視學籍檔案電子注冊工作，不僅成立了機構，而且落實了責任，同時還加大了督促檢查的力度，要求相關部門必須按時完成電子注冊任務。截止2017年9月底已經完成了2121名高中學生的學籍檔案電子注冊，為提高學籍檔案管理水平，更好地服務學生奠定了堅實基礎。

　　作者：唐風華

　　推薦閱讀：《山西檔案》(ArchivesofShanxi)雜志創(chuàng)刊于1984年，由山西省檔案局主管，山西省檔案學會主辦的檔案類期刊。

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